Guide de démarrage rapide sur la présence

Accédez à Paramètres > Paramètres de l'établissement > Nom, adresse et logo > Fuseau horaire. ManageBac+ utilise ce fuseau horaire pour envoyer les récapitulatifs et rappels quotidiens et hebdomadaires ; à minuit (heure locale), les présences non enregistrées sont automatiquement marquées comme présentes.

Accédez à Paramètres > Trimestres académiques et sélectionnez le programme. Sélectionnez Modifier pour une année académique afin de changer les dates des trimestres et de les faire correspondre à votre calendrier de présence, ou sélectionnez Ajouter une année académique.

Accédez à Paramètres > Présence > Paramètres.

1. Sous « Disponible pour », choisissez « Salle de classe », « Cours » ou les deux.

2. Activer la fonction « Excuses parentales » pour permettre aux parents de soumettre des demandes d’excuses d’absence.

3. Activer l'option « Envoyer l'absence en classe aux parents » pour que les parents reçoivent un courriel lorsque leur enfant est marqué absent en classe.

4. Activez l'option « Envoyer les récapitulatifs quotidiens de présence en classe aux administrateurs » pour recevoir la liste quotidienne des élèves absents. Vous serez également informé(e) lorsque tous les élèves sont présents.

5. Activez l'option « Envoyer le rapport de présence hebdomadaire aux administrateurs » pour recevoir un récapitulatif hebdomadaire des élèves ayant manqué un certain nombre de cours ou d'heures de classe.

   

Sélectionnez l'onglet « Niveau du programme ».

1. Sélectionnez le programme et l'année universitaire.

2. Configurez la planification sur les jours de la semaine ou selon un cycle de rotation personnalisé (par exemple, 10 jours). Vous pouvez choisir d'inclure les jours fériés dans la rotation.

3. Sélectionnez les catégories que les enseignants peuvent utiliser, telles que Retard, Santé ou Code vestimentaire. Utilisez la fonction Personnaliser les catégories pour modifier les couleurs et les libellés.

4. Sélectionnez des dates dans le calendrier pour définir les jours fériés. Sélectionnez à nouveau une date pour la supprimer. Les jours fériés apparaissent en jaune, ne sont pas comptabilisés dans les effectifs et les enseignants ne peuvent pas faire l'appel ces jours-là.

Accédez à Paramètres > Présence et calendrier > Niveau du programme > Années primaires de l'IB.

• Activation de l'enregistrement par un remplaçant : tout enseignant d'une classe du Programme primaire (PP) peut prendre l'appel. Il voit les élèves dont il a la charge ainsi que tous les élèves des classes du PP qu'il enseigne.
• Limiter à la classe principale uniquement : utilisez cette option si les élèves du programme PYP restent dans la même classe toute la journée, afin de n’enregistrer qu’une seule entrée de présence par jour.

1. Dans le calendrier des programmes, sélectionnez le numéro rouge correspondant au premier jour du trimestre.

   

2. Choisissez le jour de rotation où commence le semestre.

   

Accédez à Paramètres > Paramètres scolaires > Terminologie et consultez le nom de l'onglet Salle de classe, le titre du conseiller de salle de classe, le titre du conseiller de salle de classe supplémentaire et le titre des conseillers de salle de classe supplémentaires.

1. Depuis le tableau de bord, accédez à Groupes d'années, sélectionnez le groupe d'années et ouvrez Membres. Attribuez des conseillers dans l'onglet Conseillers de chaque catégorie.

   

2. Pour obtenir la liste des conseillers supplémentaires, ouvrez Membres > Conseillers de classe.

   

3. Pour attribuer le même conseiller à chaque étudiant, choisissez le conseiller du premier étudiant, sélectionnez l'icône de flèche déroulante pour le copier vers le bas, puis enregistrez les modifications.

   

4. Faites de même pour le conseiller principal supplémentaire.

   

5. Pour attribuer plusieurs conseillers en masse, allez dans Membres > Étudiants > Attribution groupée d'étudiants.

   

Accédez à Paramètres > Paramètres de l'établissement > Terminologie et définissez le terme « Période de cours de présence ».

Allez dans Présence et calendrier > Périodes et sélectionnez le programme.

1. Sélectionnez l' année académique.

2. Choisissez si vous souhaitez personnaliser les périodes par jour ou par cycle de rotation, et si vous souhaitez démarrer le comptage des périodes à partir de 0.

3. Pour définir des périodes par niveau scolaire, activez l'option « Différencier les périodes par niveau scolaire », puis choisissez chaque niveau.

4. Définissez le nombre de périodes par jour et leurs horaires. Cochez « Périodes personnalisées » pour les moments sans cours. Vous pouvez nommer librement ces périodes et leur attribuer une image de fond à partir d'une liste prédéfinie.

5. Utilisez la fonction « Copier les configurations de périodes » pour copier les périodes entre deux jours ou entre deux jours de rotation. Les jours dont les périodes sont enregistrées sont cochés en vert. Vous pouvez également copier les configurations de périodes des années scolaires précédentes.

6. Sélectionnez Enregistrer les modifications.

Allez dans Cours > Voir tous les cours > Gestionnaire de cours > Importer les horaires pour importer en masse les périodes et les lieux.

1. Sélectionnez « Télécharger notre modèle CSV ».

2. Veuillez indiquer l'identifiant complet du cours (unique pour chaque cours), l'année scolaire, le jour de rotation, le numéro de période et, éventuellement, le lieu. Utilisez une ligne par jour. Pour les jours de semaine, lundi correspond au numéro 1, mardi au numéro 2, etc. Pour les jours de rotation, indiquez le numéro du jour.

   

3. Enregistrez le fichier au format CSV, sélectionnez Choisir un fichier puis Suivant.

   

Après le téléchargement, vérifiez le planning et sélectionnez « Continuer » pour terminer.

Une classe n'est importée que si son ID correspond exactement à celui de ManageBac+ . Exportez les ID de classe depuis Classes > Voir toutes les classes > Exporter vers Excel, corrigez les ID non concordants et sélectionnez Importer un nouveau fichier CSV.

Configurez ou modifiez les périodes et les jours dans les paramètres de présence. Les doubles périodes et les cours répétés sont possibles.

Les enseignants peuvent définir les jours et les horaires de leurs cours, et ajouter un lieu ou un lien de réunion en ligne.

Accédez à Cours > Voir tous les cours > Gestionnaire de cours > Générer les emplois du temps. ManageBac+ crée un fichier ZIP contenant des fichiers PDF, classés par niveau scolaire et par nom d'élève, affiché à droite de la page. Téléchargez-le pour partager les fichiers avec les élèves par courriel ou message.

Les étudiants peuvent également consulter leur emploi du temps en direct ou au format PDF une fois connectés.

1. Utilisez la recherche globale en haut de la page pour trouver et sélectionner l'enseignant.

   

2. Sélectionnez « Emploi du temps » sur leur profil. Parcourez les emplois du temps hebdomadaires, envoyez un courriel à l’enseignant au sujet d’un cours ou sélectionnez « Exporter les emplois du temps au format PDF ».

   

Consultez les relevés de notes semestriels et annuels de tous les élèves, toutes années confondues.

Vérifiez et corrigez les dossiers avant de générer les bulletins scolaires.

En masse : accédez à Paramètres > Sécurité et autorisations > Enseignants et conseillers > Autorisations individuelles.

Pour une personne : ouvrez son profil, sélectionnez Modifier le profil > Accès et autorisations, cochez Présence et sélectionnez Enregistrer les modifications.

Leur emploi du temps affiche les cours et les lieux, le statut de présence en temps réel, ainsi que le nombre de présences par classe et par salle de classe principale. Ils peuvent contacter leurs professeurs pour signaler un retard, consulter les horaires à venir et exporter leur emploi du temps au format PDF.

Sur leur tableau de bord, les parents peuvent consulter en direct les statuts de présence et les commentaires.

Dans l'espace emploi du temps, les parents peuvent consulter et exporter les emplois du temps au format PDF et voir le nombre de présences en classe. Les statuts sont mis à jour en temps réel et les contacts importants sont répertoriés.

Chaque parent peut choisir sa propre langue d'interface, parmi lesquelles le chinois, l'arabe, le français, le japonais et l'espagnol.

1. Sur leur tableau de bord, les parents sélectionnent « Soumettre une excuse d’absence ».

   

   

2. Ils choisissent les jours d'absence de leur enfant, donnent une raison (par exemple un séjour de camping de 10 jours) et sélectionnent « Soumettre ».

3. L'autorisation d'absence est transmise au conseiller principal de l'élève et envoyée par courriel aux administrateurs ManageBac+ , qui reçoivent une notification.

   

4. Les administrateurs peuvent consulter les absences pour absence en classe et en salle de classe principale dans le Gestionnaire de présence.

   

Les dispenses parentales doivent d’abord être activées (voir A1).

Allez dans Rapports > Modèles, sélectionnez votre modèle et ouvrez Présence.

• Afficher la présence en classe principale, la présence en cours ou les deux.
• Choisissez les étiquettes à inclure, par exemple uniquement Présent et Absent.
• Afficher les pourcentages (facultatif).
• Utilisez des relevés trimestriels ou annuels.
• Indiquez les présences sur la page de couverture ou sur la page récapitulative.

Les administrateurs peuvent recevoir un récapitulatif quotidien des présences en classe, et les parents peuvent être avertis par courriel lorsque leur enfant est absent. Activez ces options dans A1.