ManageBac+ propose deux types de suivi des présences. Les professeurs principaux enregistrent les présences en classe une fois par jour dans Mon espace de travail > Classe principale > Présence. Les enseignants enregistrent les présences par cours et par période dans Classes > sélectionner la classe > Présence. Les administrateurs configurent ce suivi dans Paramètres > Présence et calendrier.
Pour les écoles disposant du module complémentaire « Présence » : comment configurer votre compte, enregistrer les présences, gérer les emplois du temps et tenir les parents informés.
| Je veux | Allez à |
|---|---|
| Choisissez la classe principale ou la présence en classe. | Paramètres > Présence et calendrier > Paramètres |
| Présence record en classe | Mon espace de travail > Salle de classe > Présence |
| Taux de présence en classe record | Cours > sélectionnez le cours > Présence |
| Configurer le compte pour la gestion des présences | Paramètres |
| Changer ou revoir les conseillers de classe | Groupes d'année > Membres |
| Gérer les emplois du temps des classes, des élèves et des enseignants | Cours > Gestionnaire de cours |
| Utilisez le gestionnaire de présence | Statistiques > Gestionnaire de présence |
| Communiquer les présences aux élèves et aux parents | Statistiques > Rapports, Mon espace de travail, Paramètres |
Présence en classe ou en salle de classe principale ?
| Présence en classe | Présence en classe | |
|---|---|---|
| Qui l'enregistre ? | Le conseiller principal de l'élève | professeurs de classe |
| Où | Mon espace de travail > Salle de classe > Présence > le programme | Cours > sélectionnez le cours > Présence |
| Installation nécessaire | Pas d'horaires ni de périodes | Rotation (jours de semaine ou cycle de rotation), périodes et horaires de cours |
| Utilisez-le lorsque | Vous faites l'appel une fois par jour. | Vous prenez les présences plus d'une fois par jour, ou dans des classes spécialisées. |
Si vous ne prenez les présences qu'une fois par jour, activez l'option « Salle de classe uniquement » dans vos paramètres de présence du Programme primaire (PYP) et enregistrez tout sous l'onglet « Salle de classe ».
Une classe peut être nommée « Salle principale ». Les présences enregistrées dans l'onglet « Présence » de cette classe sont toujours sauvegardées sous l'appellation « Présence en classe ».
Présence record en classe
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Accédez à Mon espace de travail > Classe principale > Présence et sélectionnez le programme. Vous verrez vos élèves inscrits, filtrés par niveau scolaire et triés par nom de famille.
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Attribuez une catégorie à chaque élève : P : Présent, A : Absent ou L : En retard. Survolez un bouton pour afficher sa catégorie. Pour marquer tous les élèves simultanément, sélectionnez « Marquer tous les élèves comme ». Cliquez sur l’ icône en forme de bulle pour ajouter un commentaire. Si votre établissement utilise le contrôle de présence, sélectionnez « Confirmer la présence » une fois terminé.
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Sélectionnez l' icône de calendrier à côté d'un élève pour consulter son récapitulatif de présence pour un trimestre, avec les totaux pour chaque catégorie et un pourcentage. Pour enregistrer une autre journée, sélectionnez la date au-dessus de la liste.
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Utilisez le panneau de droite pour consulter le résumé quotidien de la classe, exporter vers Excel les journaux quotidiens, hebdomadaires ou mensuels et les coordonnées, et voir quand la présence a été mise à jour pour la dernière fois.
Le terme « salle de classe » est personnalisable et peut donc apparaître sous les appellations « conseil », « section » ou tout autre nom utilisé dans votre établissement.
- Les absences non enregistrées sont automatiquement comptabilisées comme présentes à minuit, heure locale de votre établissement. Il vous suffit d'enregistrer les élèves absents.
- Un élève marqué comme absent en classe principale apparaît également comme absent dans ses autres cours ce jour-là, ce qui permet aux professeurs d'avoir le contexte nécessaire.
- Si un parent a soumis une demande d'exemption d'absence, celle-ci figure sur la liste des élèves.
- Si l'enregistrement des remplaçants est activé, vous verrez également les élèves de tous les cours que vous enseignez.
- Si un élève est absent de votre liste, vérifiez que vous êtes bien son conseiller principal sur son profil ou dans l'onglet Membres du groupe d'année (voir conseillers principaux).
Taux de présence en classe record
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Dans Mon espace de travail, le widget Mes cours permet d'accéder rapidement à chaque cours et à ses présences.
Allez dans Cours, sélectionnez votre cours et ouvrez Présence.
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Si aucun administrateur n'a configuré votre emploi du temps, cochez les cases correspondant aux jours de cours. Vous pouvez également indiquer la salle.
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Attribuez une catégorie à chaque élève ou utilisez l'option « Marquer tous les élèves comme ». Recherchez un élève si nécessaire. Cliquez sur l' icône en forme de bulle pour ajouter un commentaire.
Pour mettre à jour un enregistrement antérieur, sélectionnez la date dans le calendrier.
- Les élèves absents en classe principale sont signalés par une croix rouge. Les absences justifiées par les parents sont également indiquées ici.
- Vous ne pouvez choisir que les dates où le cours a lieu selon son emploi du temps. Si vous choisissez un autre jour, le calendrier passe au jour de cours précédent ou suivant.
- L'absence non enregistrée est automatiquement comptabilisée comme « Présent » à minuit.
Configurez votre compte pour la présence
Suivez ces instructions dans l'ordre. Ouvrez chaque option pour connaître les étapes.
| Étape | Qui en a besoin ? | Allez à |
|---|---|---|
| P1. Vérifier le fuseau horaire | Toutes les écoles | Paramètres > Paramètres de l'établissement > Nom, adresse et logo |
| P2. Révision des termes académiques | Toutes les écoles | Paramètres > Semestres universitaires |
| A1. Paramètres de présence à l'échelle de l'établissement | Toutes les écoles | Paramètres > Présence et calendrier > Paramètres |
| A2. Présence au programme et congés | Toutes les écoles | Onglet Niveau du programme |
| A3. Paramètres des années primaires | Écoles avec primaire | Niveau du programme > Années primaires de l'IB |
| A4. Premier jour du cycle de rotation | Écoles utilisant un cycle de rotation | Calendrier au niveau du programme |
| HR1. Terminologie de la salle de classe | Présence en classe | Paramètres > Paramètres de l'établissement > Terminologie |
| HR2. Affecter les étudiants à des conseillers | Présence en classe | Groupes d'année > Membres |
| C1. Terminologie de la leçon | Présence en classe | Paramètres > Paramètres de l'établissement > Terminologie |
| C2. Configurer les périodes | Présence en classe | Paramètres > Présence et calendrier > Périodes |
| C3. Importer les horaires de cours | Présence en classe | Gestionnaire de classes > Importer les horaires |
| C4. Examiner les conflits d'horaires | Présence en classe | Importer les horaires |
Avant de commencer
P1. Vérifier le fuseau horaire
Accédez à Paramètres > Paramètres de l'établissement > Nom, adresse et logo > Fuseau horaire. ManageBac+ utilise ce fuseau horaire pour envoyer les récapitulatifs et rappels quotidiens et hebdomadaires ; à minuit (heure locale), les présences non enregistrées sont automatiquement marquées comme présentes.
P2. Révision des termes académiques
Accédez à Paramètres > Trimestres académiques et sélectionnez le programme. Sélectionnez Modifier pour une année académique afin de changer les dates des trimestres et de les faire correspondre à votre calendrier de présence, ou sélectionnez Ajouter une année académique.
Paramètres de présence
A1. Paramètres de présence à l'échelle de l'établissement
Accédez à Paramètres > Présence et calendrier > Paramètres.
Sous Disponible pour, choisissez Salle de classe uniquement, Cours ou Les deux.
Cochez la case « Activer la confirmation de présence » pour inciter les enseignants à vérifier et confirmer la présence pour chaque jour et chaque période, et pour voir quelles confirmations sont encore en attente.
Activez les notifications quotidiennes automatiques pour envoyer par courriel aux enseignants un récapitulatif des absences, à la fin de chaque journée scolaire, pour la classe principale et la classe par classe. Choisissez l'heure d' envoi.
Cochez la case « Activer les autorisations parentales » pour permettre aux parents de soumettre des demandes d’excuses d’absence.
Activer l'option « Envoyer l'absence en classe aux parents » pour que les parents reçoivent un courriel lorsque leur enfant est marqué absent en classe.
Activez l'option « Envoyer le récapitulatif quotidien des présences en classe aux administrateurs » pour recevoir la liste quotidienne des élèves absents. Vous serez également informé(e) lorsque tous les élèves sont présents.
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Activez l'option « Envoyer le rapport de présence hebdomadaire aux administrateurs » pour recevoir un récapitulatif hebdomadaire des élèves ayant manqué un certain nombre de cours ou d'heures de classe.
Pour les programmes primaires, vous pouvez limiter la fréquentation à la salle de classe uniquement dans les paramètres au niveau du programme (A3).
A2. Calendriers de présence aux programmes et aux vacances
Sélectionnez l'onglet « Niveau du programme ».
Sélectionnez le programme et l'année universitaire.
Configurez la planification sur les jours de la semaine ou selon un cycle de rotation personnalisé (par exemple, 10 jours). Vous pouvez choisir d'inclure les jours fériés dans la rotation.
Sélectionnez les catégories que les enseignants peuvent utiliser, telles que Retard, Santé ou Code vestimentaire. Utilisez la fonction Personnaliser les catégories pour modifier les couleurs et les libellés.
Sélectionnez des dates dans le calendrier pour définir les jours fériés. Sélectionnez à nouveau une date pour la supprimer. Les jours fériés apparaissent en jaune, ne sont pas comptabilisés dans les effectifs et les enseignants ne peuvent pas faire l'appel ces jours-là.
A3. Établissements d'enseignement primaire (écoles avec enseignement primaire)
Accédez à Paramètres > Présence et calendrier > Niveau du programme > Années primaires de l'IB.
- Activation de l'enregistrement par un remplaçant : tout enseignant d'une classe du Programme primaire (PP) peut prendre l'appel. Il voit les élèves dont il a la charge ainsi que tous les élèves des classes du PP qu'il enseigne.
- Classe principale uniquement : à utiliser si les élèves du PYP restent dans la même classe toute la journée, afin d’enregistrer une seule entrée de présence par jour.
Si cette option est activée, ce paramètre s'applique également à tous les enseignants de PYP Next.
A4. Premier jour du cycle de rotation (écoles à rotation)
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Dans le calendrier des programmes, sélectionnez le numéro rouge correspondant au premier jour du trimestre.
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Choisissez le jour de rotation où commence le semestre.
Définissez d'abord les dates de votre semestre, puis votre calendrier des vacances et leur rotation.
Présence en classe
HR1. Personnaliser la terminologie de la classe principale
Accédez à Paramètres > Paramètres scolaires > Terminologie et consultez Nom de l'onglet Salle de classe, Titre du conseiller de salle de classe, Titre du conseiller de salle de classe supplémentaire et Titre des conseillers de salle de classe supplémentaires.
HR2. Attribuer aux élèves leurs conseillers de classe.
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Accédez à la section « Groupes d'année », sélectionnez le groupe d'année et ouvrez la section « Membres ». Attribuez des conseillers dans l'onglet « Conseillers » de chaque catégorie.
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Pour obtenir d'autres conseillers, ouvrez Membres > Conseiller de classe.
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Pour attribuer le même conseiller à chaque étudiant, choisissez le conseiller du premier étudiant, sélectionnez l'icône de flèche déroulante pour le copier vers le bas, puis enregistrez les modifications.
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Faites de même pour le conseiller principal supplémentaire.
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Pour attribuer plusieurs conseillers en masse, allez dans Membres > Étudiants > Attribution groupée d'étudiants.
Présence en classe
C1. Personnaliser la terminologie des leçons
Accédez à Paramètres > Paramètres de l'établissement > Terminologie et définissez le terme « Période de cours de présence ».
C2. Configurer les périodes pour chaque programme
Accédez à Paramètres > Présence et calendrier > Périodes et sélectionnez le programme.
Sélectionnez l' année académique.
Choisissez si vous souhaitez personnaliser les périodes par jour ou par cycle de rotation, et si vous souhaitez démarrer le comptage des périodes à partir de 0.
Pour définir des périodes par niveau scolaire, activez l'option « Différencier par niveau scolaire », puis choisissez chaque niveau.
Définissez le nombre de périodes par jour et leurs horaires. Cochez « Périodes personnalisées » pour les moments sans cours. Vous pouvez nommer librement ces périodes et leur attribuer une image de fond à partir d'une liste prédéfinie.
Utilisez la fonction « Copier les configurations de périodes » pour copier les périodes entre deux jours ou entre deux jours de rotation. Les jours dont les périodes sont enregistrées sont cochés en vert. Vous pouvez également copier les configurations de périodes des années scolaires précédentes.
Sélectionnez Enregistrer les modifications.
C3. Importer les horaires de cours
Pour importer en masse les périodes et les lieux, allez dans Classes > Gestionnaire de classes > Importer les horaires.
Sélectionnez « Télécharger le modèle CSV ».
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Veuillez indiquer l'identifiant complet du cours (unique pour chaque cours), l'année scolaire, le jour de rotation, le numéro de période et, éventuellement, le lieu. Utilisez une ligne par jour. Pour les jours de semaine, lundi correspond au numéro 1, mardi au numéro 2, etc. Pour les jours de rotation, indiquez le numéro du jour.
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Enregistrez le fichier au format CSV, sélectionnez Choisir un fichier puis Suivant.
Utilisez le Gestionnaire de classes > Exporter les horaires comme référence pour les horaires de cours actuels.
C4. Examiner les conflits d'horaires
Après le téléchargement, vérifiez le planning et sélectionnez « Continuer » pour terminer.
Une classe n'est importée que si son ID correspond exactement à celui de ManageBac+ . Exportez les ID de classe depuis Classes > Parcourir toutes les classes : ouvrez le panneau Détails à droite et sélectionnez Exporter > Exporter vers Excel, corrigez les ID non concordants et sélectionnez Importer un nouveau fichier CSV.
Vous pouvez également consulter les identifiants de classe dans Classes > Gestionnaire de classes et mettre à jour l'emploi du temps directement dans la classe au lieu de l'importer.
Changer ou revoir les conseillers de classe
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Un élève : ouvrez son profil, sélectionnez Modifier le profil, ouvrez le panneau Membres à droite et choisissez dans la liste des conseillers de classe.
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Par niveau scolaire : allez dans Niveaux scolaires, sélectionnez le niveau scolaire, puis Membres > Conseiller principal et choisissez dans la liste des conseillers principaux.
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En masse : accédez à Membres du groupe d’année > Étudiants > Affecter des étudiants en masse.
Gérer les horaires
Emplois du temps des cours
Configurez ou modifiez les périodes et les jours dans les paramètres de présence. Les doubles périodes et les cours répétés sont possibles.
Si aucun emploi du temps n'a été importé, les enseignants peuvent sélectionner les jours et les périodes de cours de leur classe dans l'onglet « Présence » et ajouter un lieu.
Emplois du temps des étudiants
Accédez à Classes > Gestionnaire de classes > Générer les emplois du temps. ManageBac+ crée un fichier ZIP contenant des fichiers PDF, classés par niveau scolaire et par nom d'élève, affiché à droite de la page. Téléchargez-le pour partager les fichiers avec vos élèves par courriel ou message.
Les étudiants peuvent également consulter leur emploi du temps en direct ou au format PDF une fois connectés.
Emplois du temps des enseignants
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Utilisez la recherche globale en haut de la page pour trouver et sélectionner l'enseignant.
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Sélectionnez l'onglet « Emploi du temps » sur leur profil. Parcourez les emplois du temps hebdomadaires, envoyez un courriel à l'enseignant au sujet d'un cours ou sélectionnez « Exporter au format PDF » dans le panneau « Détails ».
Utilisez le gestionnaire de présence
Le Gestionnaire de présence ( Statistiques > Gestionnaire de présence) permet aux administrateurs et aux enseignants autorisés d'enregistrer les présences quotidiennes sans avoir à ouvrir chaque classe. Il est particulièrement adapté aux assistants administratifs et au personnel des ressources humaines qui enregistrent les présences de nombreux élèves.
- Enregistrement par classe principale (par conseiller) ou par cours (par programme), filtré par niveau scolaire et statut de présence.
- Exporter les formulaires de présence de l'ensemble de l'établissement et les formulaires de contact d'urgence.
- Suivre l'avancement des dossiers et envoyer des rappels aux conseillers qui n'ont pas enregistré leur présence.
- Mettez à jour les dossiers des élèves en masse et consultez-les par jour, semaine ou mois.
Registres et rapports de présence
Dans l'onglet Rapports, consultez les données trimestrielles et annuelles de tous les étudiants pour toutes les années universitaires, et sélectionnez Exporter vers Excel si vous avez besoin d'une copie.
Sélectionnez l’icône Modifier (crayon) pour examiner et ajuster les enregistrements dans les colonnes Adj avant de générer les bulletins, puis sélectionnez Enregistrer les modifications.
Autoriser quelqu'un à utiliser le gestionnaire de présence
En masse : accédez à Paramètres > Sécurité et autorisations > Enseignants et conseillers > Autorisations individuelles.
Pour une personne : ouvrez son profil, sélectionnez Modifier le profil > Accès et autorisations, cochez Présence et sélectionnez Enregistrer les modifications.
Cette autorisation donne un accès complet à la consultation et à la mise à jour des données de présence de tous les élèves, tous programmes et niveaux confondus, passés et présents.
Communiquer les présences aux élèves et aux parents
Ce que les étudiants voient
Dans l'application Emploi du temps, les élèves consultent les cours et les lieux, les statuts de présence en temps réel, ainsi que les statistiques de présence par classe et par salle de classe principale. Ils peuvent contacter leurs professeurs pour signaler un retard, consulter les horaires à venir et exporter leur emploi du temps au format PDF.
Ce que les parents voient
Sur Mon Espace de Travail, les parents peuvent consulter un récapitulatif des présences en classe pour le trimestre en cours.
Dans l'onglet « Présence et emploi du temps » de leur enfant, les parents peuvent consulter et exporter les emplois du temps au format PDF et voir le récapitulatif des présences en classe. Les statuts sont mis à jour en temps réel et les contacts importants sont répertoriés.
Chaque parent peut choisir sa propre langue d'interface, parmi lesquelles le chinois, l'arabe, le français, le japonais et l'espagnol.
Justificatifs d'absence des parents
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Les parents sélectionnent « Soumettre une excuse d’absence » dans l’onglet « Présence et emploi du temps » de leur enfant, ou « Demande d’excuse » dans « Mon espace de travail ».
Ils choisissent la date et la durée, indiquent un motif (par exemple un séjour de camping de 10 jours) et sélectionnent « Envoyer ».
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L'autorisation d'absence est transmise au conseiller principal de l'élève et envoyée par courriel aux administrateurs ManageBac+ , qui reçoivent une notification.
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Les administrateurs et les professeurs principaux peuvent consulter les absences justifiées dans le widget « Présence en classe » de leur espace de travail. Ces absences sont également comptabilisées dans le Gestionnaire de présence.
Les dispenses parentales doivent d’abord être activées (voir A1).
Présence sur les bulletins scolaires
Accédez à Insights > Reporting > Templates, sélectionnez votre modèle et ouvrez Attendance.
- Afficher la présence en classe principale, la présence en cours ou les deux.
- Choisissez les étiquettes à inclure, par exemple uniquement Présent et Absent.
- Afficher les pourcentages (facultatif).
- Utilisez des relevés trimestriels ou annuels.
- Indiquez les présences sur la page de couverture ou sur la page récapitulative.
Résumés quotidiens et courriels d'absence
Les administrateurs peuvent recevoir un récapitulatif quotidien des présences en classe, et les parents peuvent être avertis par courriel lorsque leur enfant est absent. Activez ces options dans A1.