Configuration des paramètres de présence

Définir les options de présence à l'échelle de l'école

1. Accédez à Paramètres > Présence et calendrier > Paramètres.

2. Choisissez vos options :

   • que la présence soit disponible pour la classe principale, les cours ou les deux.
   • la possibilité pour les parents de soumettre des demandes d'excuses d'absence
   • Les parents sont-ils informés de l'absence de leur enfant en classe ?
   • si les administrateurs reçoivent des courriels de présence quotidiens et hebdomadaires
   • le jour où les courriels hebdomadaires de synthèse des présences sont envoyés aux administrateurs (à minuit)

   

3. Enregistrez vos modifications. Elles s'appliquent à tous les programmes.

Configurer les présences par programme et année universitaire

1. Accédez à Paramètres > Présence et calendrier > Niveau du programme.

2. Sélectionnez le programme, puis l'année universitaire.

3. Définissez le calendrier de présence sur les jours de semaine ou un cycle de rotation personnalisé (par exemple, 5 jours).

4. Choisissez les catégories que les enseignants peuvent sélectionner, telles que Retard, Santé ou Code vestimentaire. Vous pouvez personnaliser les noms et les couleurs des catégories pour qu'elles correspondent à votre établissement.

5. Définissez vos jours fériés : sélectionnez une date dans le calendrier pour la marquer comme jour férié, puis sélectionnez-la à nouveau pour la supprimer. Les jours fériés et les jours de congé apparaissent en jaune, ne sont pas comptabilisés dans les effectifs et les enseignants ne peuvent pas faire l’appel ces jours-là.

6. Définissez les jours du week-end pour le programme. Cela détermine le premier jour de la semaine dans les calendriers des élèves et des enseignants :

   • Week-end du samedi et du dimanche : l’horaire commence le lundi.
   • Week-end du vendredi et du samedi : l’horaire commence le dimanche.

   

Choisissez les catégories considérées comme absentes.

1. Accédez à Paramètres > Présence et calendrier > Niveau du programme > Personnaliser les catégories.

2. Activez l'option « Marquer comme absent » pour chaque catégorie correspondant à une absence. Désactivez-la pour les catégories correspondant à une présence.

3. Confirmez la modification lorsque vous y êtes invité.

   

Une catégorie marquée comme « absent » est considérée comme telle dans les pourcentages de présence, les tableaux de classe, la liste des élèves, le profil de l'élève et la page d'accueil. Le récapitulatif quotidien des présences, le rapport hebdomadaire des présences et les notifications d'absence aux parents et aux coordinateurs utilisent les mêmes catégories.

Activer la présence des remplaçants en classe (PYP)

1. Allez dans Paramètres > Présence et calendrier > Niveau du programme et sélectionnez Années primaires de l'IB.

2. Cochez la case Activer l'enregistrement de remplacement.

3. Enregistrez vos paramètres.

   

Modifier le premier jour du cycle de rotation

1. Accédez à Paramètres > Présence et calendrier > Niveau du programme, puis sélectionnez le programme, l'année universitaire et le calendrier des vacances.

2. Sélectionnez la première date du cycle dans le calendrier des jours fériés.

3. Enregistrez vos modifications.

   

Définir les périodes de présence

Accédez à Paramètres > Présence et calendrier > Périodes. Vous pouvez définir le nombre et la durée des périodes pour l'année scolaire. Vous pouvez également ajouter des périodes personnalisées qui ne sont pas des cours et les faire varier selon le niveau scolaire et le jour de rotation.

1. Cochez les cases si vous souhaitez :

   • modifier le nombre de périodes de cours par jour (ou dans un horaire rotatif)
   • ajouter une classe précoce (Période 0)
   • avoir des horaires différents pour chaque niveau scolaire

2. En fonction des options que vous avez cochées, choisissez les niveaux scolaires auxquels s'applique l'emploi du temps, puis copiez la configuration des périodes sur les jours de la semaine ou les jours de rotation.

3. Sélectionnez le nombre de périodes pour chaque jour et définissez leurs horaires.

4. Facultatif : ajoutez des périodes personnalisées pour les blocs sans cours, comme le rassemblement du matin ou le déjeuner.

   

Configurer les notifications de présence

Courriels d'absence aux parents

1. Accédez à Paramètres > Présence et calendrier > Paramètres.

2. Activez l'envoi automatique d'e-mails aux parents en cas d'absence en classe.

3. Enregistrez vos paramètres.

   

Le courriel concernant l'absence en classe comprend un lien permettant aux parents de soumettre un justificatif d'absence.

Si un parent a soumis un justificatif d'absence avant l'envoi du courriel, celui-ci inclut une copie de ce justificatif.

Résumés de présence pour les administrateurs

1. Accédez à Paramètres > Présence et calendrier > Paramètres.

2. Activez les e-mails récapitulatifs quotidiens ou hebdomadaires des présences en classe.

3. Enregistrez vos modifications.

   

Foire aux questions