ManageBac+ permet aux écoles de suivre la présence des élèves en classe et en salle de classe principale, offrant ainsi une flexibilité pour différents programmes et structures d'horaires.

Les paramètres de présence sont configurés par programme et par année universitaire, garantissant ainsi que chaque cohorte respecte la structure et les exigences de déclaration appropriées.

Aperçu

Ce guide est conçu pour les administrateurs qui configurent les paramètres de présence dans les différents programmes de ManageBac+ .

Les paramètres peuvent être personnalisés en fonction de l'année scolaire et du programme, permettant ainsi aux établissements scolaires d'aligner le suivi des présences sur leurs politiques et calendriers internes.

Quoi de neuf

• Configuration de la fréquentation au niveau du programme par année universitaire
• Prise en charge du suivi des présences en classe et en salle de classe principale
• Périodes de présence et cycles de rotation personnalisables
• Notifications automatiques par courriel pour les parents et les administrateurs
• Flexibilité accrue concernant la présence des suppléants en classe principale dans le cadre du Programme primaire (PYP).

Navigation étape par étape

Configurer les paramètres de présence à l'échelle de l'établissement

Paramètres > Présence et calendrier > Paramètres

1. Accédez à Présence et calendrier et ouvrez la section Paramètres .
2. Définir les préférences et les politiques de présence globales.
3. Enregistrez les modifications pour qu'elles s'appliquent à tous les programmes.

1. Indiquez si la présence sera disponible pour la classe principale, les cours ou les deux.
2. Que vous souhaitiez ou non que les parents soumettent des justificatifs d'absence.
3. Envoyer une notification aux parents lorsque leurs enfants sont absents de la classe.
4. Envoyer les relevés de présence quotidiens et hebdomadaires aux administrateurs.
5. Envoyer chaque semaine un courriel récapitulatif des présences aux administrateurs à minuit, le jour choisi.

Configurer la présence par programme et année universitaire

Paramètres > Présence et calendrier > Niveau du programme

1. Sélectionnez le programme approprié
2. Sélectionnez l'année universitaire.
3. Configurez le calendrier de présence sur les jours de semaine ou selon un cycle de rotation personnalisé (par exemple, 5 jours).
4. Sélectionnez les catégories parmi lesquelles les enseignants peuvent choisir, notamment Retard, Santé, Code vestimentaire, etc.
5. Personnalisez les catégories pour mieux les adapter aux conventions de dénomination et aux couleurs de votre établissement scolaire.
6. Configurer les vacances
   • Cliquez sur les dates du calendrier pour configurer vos vacances scolaires ; pour supprimer une journée de vacances, cliquez à nouveau sur la date.
   • Les jours fériés et les jours de congé sont marqués en jaune et ne sont pas comptabilisés dans le total des présences ; les enseignants ne pourront pas faire l'appel ces jours-là.
7. Définir les jours de week-end par programme afin de déterminer le premier jour de la semaine dans les calendriers des élèves et des enseignants.
   • Les écoles dont le week-end comprend le samedi et le dimanche verront le lundi comme premier jour de la semaine dans leur emploi du temps.
   • Les écoles dont le week-end comprend le vendredi et le samedi verront le dimanche comme premier jour de la semaine dans leurs emplois du temps.

Configurer les catégories de présence comme absent

Paramètres > Présence et calendrier > Niveau du programme > Personnaliser les catégories

1. Consultez les catégories de présence disponibles
2. Activez l'option « Marquer comme absent » pour toute catégorie devant être comptabilisée comme une absence.
3. Laissez ce paramètre désactivé pour les catégories qui doivent continuer à être comptabilisées comme présentes.
4. Confirmez la modification lorsque vous y êtes invité.

Une fois activée, cette catégorie sera traitée comme une absence dans tous les calculs et rapports de présence ManageBac+ .

Activer la présence des remplaçants en classe (PYP)

Paramètres > Présence et calendrier > Niveau du programme > Années primaires de l'IB

1. Sélectionnez les années primaires de l'IB via le programme de présence - Niveau
2. Cocher Activer l'enregistrement de remplacement
3. Enregistrez votre configuration.

Ajuster le cycle de rotation Début du jour

Paramètres > Présence et calendrier > Niveau du programme

1. Sélectionner le programme > Année universitaire > Calendrier des vacances
2. Ajustez le premier jour du cycle en cliquant sur la première date du calendrier des jours fériés.
3. Enregistrer les modifications.

Configurer les périodes de présence

Paramètres du programme > Périodes de présence

Vous pouvez personnaliser le nombre et la durée des périodes pour l'année scolaire. Grâce aux options de personnalisation supplémentaires, vous pouvez désormais inclure des périodes personnalisées qui ne sont pas des cours ou dont le nombre et la durée sont spécifiques au niveau scolaire et au jour de rotation d'un programme.

1. Cochez les cases si vous souhaitez :
   • modifier le nombre de périodes de cours par jour (ou dans un horaire rotatif),
   • ajouter une classe supplémentaire plus précoce (Période 0),
   • ou avoir des horaires différents pour différents niveaux scolaires.

2. En fonction des paramètres que vous avez choisis précédemment, vous pouvez alors :

   • choisir les niveaux scolaires auxquels s'applique l'emploi du temps, et

   • Répétez l'organisation des cours sur différents jours de la semaine ou cycles de rotation.

3. Sélectionnez le nombre de périodes pour chaque jour et définissez les horaires de ces périodes.
   • Vous pouvez également inclure des périodes personnalisées, c'est-à-dire des plages horaires dans l'emploi du temps où aucun cours n'est dispensé, par exemple la réunion du matin ou la pause déjeuner.
4. Vous pouvez copier les configurations de périodes des années universitaires précédentes pour chaque programme d'études.

Activer les notifications par e-mail aux parents

Paramètres > Présence et calendrier > Paramètres

1. Activer l'envoi automatique d'e-mails aux parents pour les absences en classe principale
2. Enregistrer les paramètres.

Activer les récapitulatifs de présence quotidiens (Administrateurs)

Paramètres > Présence et calendrier > Paramètres

1. Activer les e-mails de récapitulatif quotidien ou hebdomadaire des présences en classe
2. Enregistrer les modifications.

Conseils et bonnes pratiques

• Revoir les paramètres de présence au début de chaque année scolaire.
• Alignez les périodes de présence avec votre emploi du temps pour un suivi précis.
• Utilisez les courriels automatisés pour améliorer la communication avec les parents.
• Vérifier régulièrement les catégories et les politiques de présence.

Avertissements et notes importantes

Articles connexes

Enregistrement de la présence en classe ou en salle de classe
Configuration des horaires de cours / jours de rotation
Réception des autorisations d'absence

Foire aux questions

Dois-je configurer les présences chaque année ?

Oui, les paramètres de présence sont liés aux années scolaires et doivent être revus ou mis à jour chaque année.

Puis-je décider quelles catégories de présence comptent comme des absences ?

Oui. Les administrateurs peuvent activer l'option « Marquer comme absent » pour toute catégorie de présence devant être prise en compte dans le calcul des absences.

Quelles zones utilisent le paramètre « Marquer comme absent » ?

Ce paramètre s'applique aux calculs de présence, aux graphiques, aux listes de classe, aux aperçus des étudiants, aux résumés de la page d'accueil, au récapitulatif quotidien des présences, aux rapports hebdomadaires de présence et aux notifications d'absence.

Puis-je suivre à la fois la présence en classe et en salle de classe principale ?

Oui, ManageBac+ prend en charge les deux types et vous permet de les activer indépendamment.

Qui reçoit les notifications de présence ?

Des notifications peuvent être configurées pour les parents (alertes d'absence) et les administrateurs (résumés quotidiens et hebdomadaires).

En résumé

• Les paramètres de présence sont configurés par programme et par année universitaire.
• ManageBac+ prend en charge le suivi flexible des présences et les notifications.
• Un examen régulier garantit une gestion des présences précise et efficace.

Ces outils permettent de simplifier le suivi des présences dans ManageBac+ .