Le flux de travail complet des rapports : saisie des notes, vérification des données, création de modèles, génération des rapports et choix des personnes autorisées à les consulter.
Pour les administrateurs qui génèrent des rapports en dehors des programmes de l'IB ou pour plusieurs programmes : suivez les étapes ci-dessous pour collecter les notes, créer un modèle, générer les rapports et les gérer après leur publication.
En un coup d'œil
| Scène | Que faites vous | Où |
|---|---|---|
| 1. Recueillir les notes | Les enseignants saisissent les notes et les commentaires du trimestre. Vous verrouillez les carnets de notes une fois terminés. | Carnet de notes > Notes du trimestre, Paramètres > Trimestres académiques |
| 2. Épreuve et révision | Vérifier et modifier les notes, les commentaires et les réflexions. | Rapports > Relecture et correction |
| 3. Concevoir le modèle | Configurez les sections et les composants, y compris les programmes supplémentaires. | Rapports > Modèles |
| 4. Prévisualiser et générer | Choisissez la durée, le modèle et les années, vérifiez les brouillons, puis générez. | Générer des rapports |
| 5. Consulter les rapports générés | Consultez les rapports sur les profils des étudiants et dans l'historique des rapports. | Profil de l'étudiant, Historique des rapports |
| 6. Mettre à jour un rapport | Régénérer le bulletin d'un élève après une modification de note. | Analyses > Rapports > Générer des rapports > Mettre à jour les rapports individuels |
| 7. Masquer les rapports et exclure | Cacher les rapports aux élèves et aux parents, ou exclure des classes et des élèves. | Profil étudiant, Gérer les exclusions de rapports |
| 8. Options supplémentaires | Alias des termes, Community Engagement , réflexions, modèles multi-programmes, photos d'étudiants. | Divers |
La page « Générer des rapports » vous permet de prévisualiser, de rédiger et de publier les bulletins scolaires.
Fonctionnement des rapports : d’où proviennent les données ?
Les bulletins scolaires compilent les informations des carnets de notes, des réflexions, de l'assiduité et d'autres éléments de rapport configurés. Le contenu du bulletin final dépend des données académiques saisies dans ManageBac+ et de la structure du modèle sélectionné.
Avant de générer les rapports, assurez-vous que les notes, les commentaires, les réflexions et tous les autres éléments requis par le modèle ont été complétés et vérifiés.
Selon le modèle choisi, les rapports peuvent également inclure des réflexions, les données de présence, les données Community Engagement , les signatures, les badges, les images, les données de classes multi-programmes et les photos des élèves.
1. Recueillir les notes et les commentaires
Saisissez les notes et les commentaires dans les carnets de notes
Les bulletins scolaires sont intégrés aux carnets de notes de la classe ; veuillez donc les compléter avant que les bulletins ne soient consultés ou générés.
- Les enseignants peuvent accéder à la section « Notes du trimestre » dans chaque classe, puis à « Carnet de notes » > « Notes du trimestre ».
- Ajoutez un commentaire. Saisissez le commentaire du rapport en utilisant les options de mise en forme nécessaires.
- Ajouter la note Saisissez la note qui doit apparaître sur le rapport.
- Complétez les grilles d'évaluation personnalisées. Remplissez toutes les grilles d'évaluation personnalisées utilisées pour les champs de rapport supplémentaires tels que la note prévue, l'effort ou la participation.
Verrouiller ou déverrouiller les carnets de notes
- Ouvrir les sessions académiques Accédez à Paramètres > Sessions académiques.
- Modifier le terme : Sélectionnez le programme concerné et ouvrez le bouton Modifier pour le semestre universitaire.
- Cocher « Verrouiller les carnets de notes » pour empêcher les enseignants de modifier les notes du trimestre.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications. Décochez la case et enregistrez pour déverrouiller.
La même option se trouve également dans Rapports > Vérification et révision > Sélectionner le programme > Verrouiller les carnets de notes du trimestre.
Le verrouillage ne restreint que les enseignants. Les administrateurs conservent un accès complet à la modification pour la relecture et la correction.
2. Vérification et révision des notes
Utilisez la fonction de vérification et de révision avant de verrouiller les carnets de notes et de nouveau avant de générer les rapports finaux.
- Ouvrir la section « Relecture et révision » : Accédez à Insights > Reporting > Relecture et révision.
- Choisissez le programme. Sélectionnez le programme académique dans le menu déroulant.
- Choisissez un affichage : Choisissez « Par élève » pour consulter l’historique d’un élève dans toutes ses classes, ou « Par matière » pour consulter l’historique de plusieurs élèves par matière et par classe.
Toute modification effectuée dans la section « Relecture et correction » met également à jour les données du carnet de notes de la classe correspondante.
Avis d'un étudiant
- Choisissez le semestre. Sélectionnez le semestre académique.
- Choisissez le conseiller. Sélectionnez le conseiller principal.
- Choisissez l'élève. Sélectionnez l' élève.
- Consulter, modifier ou revoir les notes et les commentaires dans tous les cours de l'élève.
Avis par sujet
Cliquez sur « Par matière » et sélectionnez l’icône de la matière pour filtrer les classes et les élèves affichés. Cette vue vous permet de vérifier l’homogénéité des résultats de plusieurs élèves dans une même matière.
Réflexions sur la révision
La vignette « Réflexions » indique les rôles (étudiants et personnel) ayant ajouté des commentaires pour chaque élève. Une coche verte signifie qu'une réflexion a été ajoutée. Veuillez les consulter avant de décider de les inclure dans le modèle.
3. Concevez ou modifiez votre modèle de rapport
Les modèles sont composés de sections, et chaque section contient des composants. Le contenu des anciens rapports PDF peut généralement être recréé en ajoutant les composants appropriés à une ou plusieurs sections.
Créer ou modifier un modèle
- Ouvrir les modèles Accédez à Insights > Reporting > Templates.
- Choisissez le programme. Sélectionnez le programme dans le menu déroulant.
- Choisissez un point de départ : sélectionnez un modèle existant à modifier ou cliquez sur « Ajouter un nouveau modèle » ou « Ajouter un modèle de la bibliothèque ». Les types de modèles disponibles dans la bibliothèque sont : rapport d’avancement, rapport de fin de semestre, rapport narratif, rapport de tronc commun et rapport d’évaluation par compétences.
- Configurez le modèle : définissez le nom du modèle, son type, son image de fond, l’objectif du rapport, ses sections, ses paramètres PDF et tous les programmes supplémentaires.
- Ajoutez des composants. Ajoutez des composants à chaque section et configurez-les selon vos besoins.
- Enregistrez au fur et à mesure. Cliquez sur « Enregistrer les modifications » ou « Enregistrer et suivant » après chaque modification.
Enregistrez régulièrement les modifications apportées au modèle. Si le rapport nécessite des classes provenant de plusieurs programmes, configurez d'abord les programmes supplémentaires dans le modèle.
Quel composant utiliser
| Pour montrer | Utiliser |
|---|---|
| Contenu de type couverture | Informations sur l'élève, détails du rapport et signatures |
| Lettres ou contenu narratif | Zone de texte |
| Notes de classe, grilles d'évaluation, tâches, présence et commentaires de l'enseignant | Évaluation |
| Explications de la rubrique | Explication de l'évaluation et descripteurs de niveau |
| Contenu spécifique au programme | Community Engagement (appelé apprentissage par le service dans certains programmes non IB), l’apprentissage par projet, les réflexions et d’autres composantes propres au programme |
| Insignes, signatures et images | Ressources du rapport (voir ci-dessous) |
Couverture, détails et éléments de la lettre
Les composants « Détails de l’étudiant » et « Détails du rapport » offrent différentes options de mise en page pour une personnalisation accrue.
Utilisez les composants de zone de texte pour ajouter des lettres de motivation ou d'autres contenus narratifs formatés à n'importe quelle section.
options d'affichage de l'évaluation
Les éléments d'évaluation peuvent afficher les notes de cours, les grilles d'évaluation, les tâches, les commentaires des enseignants, l'assiduité et d'autres informations d'évaluation.
Vous pouvez afficher chaque classe dans son propre tableau :
Vous pouvez inclure les tâches évaluées au cours du trimestre sélectionné :
Si les étudiants suivent des cours dans plusieurs programmes, ajoutez ces programmes en tant que programmes supplémentaires afin que leurs cours apparaissent sur le même rapport.
descripteurs de notes et assiduité
Les explications relatives à l'évaluation et les descripteurs de notes peuvent être ajoutés en tant que composants distincts.
Les données de présence peuvent être affichées via les composants Évaluation, Informations sur la classe ou Détails de l'élève.
Ressources pour le rapport : badges, signatures et images
Avant d'insérer les éléments dans les modèles, téléchargez les badges, signatures et images dans la section Ressources du rapport. Cliquez sur Ressources du rapport en haut de la page Modèles. Vous y trouverez des onglets pour les badges, les signatures et les images.
Les éléments téléchargés peuvent ensuite être ajoutés aux modèles de rapports en tant que composants.
4. Prévisualiser et générer des rapports
Choisissez les paramètres de votre rapport
- Ouvrir Générer des rapports Accéder à Générer des rapports.
- Sélectionnez le terme correct.
- Modèle Sélectionnez le modèle.
- Années : Choisissez les années concernées ou incluez les notes hors IB si nécessaire.
- Titre : Saisissez le titre du rapport.
- Ordre de tri et nom de fichier : Choisissez les paramètres d’ordre de tri et de nom de fichier.
- Date de préparation : Définissez la date de préparation.
- Publication et notifications Si nécessaire, choisissez une date de publication future et décidez s'il faut informer les parents et les élèves.
Prévisualiser, rédiger et générer
- Prévisualiser un rapport Sélectionnez « Prévisualiser le rapport individuel » pour consulter le rapport d'un seul élève.
- Pour créer des brouillons, sélectionnez « Générer un brouillon » ou « Générer un brouillon compressé » afin de créer plusieurs fichiers PDF. Les brouillons ne sont pas enregistrés sur les profils des élèves et ne sont visibles ni par les élèves ni par les parents. Vous les trouverez dans l’historique des rapports.
- Générer les rapports finaux Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Générer les rapports. Un PDF consolidé est également enregistré dans l'historique des rapports.
Prévisualisez au moins un rapport individuel avant le traitement final en masse. Utilisez les brouillons pour tester un nouveau modèle ou vérifier le bon déroulement d'un traitement de rapport important.
Les tâches de génération de rapports sont traitées une à la fois et peuvent prendre plus de temps pendant les périodes de forte activité.
5. Consulter les rapports générés
- Un élève ouvre son profil et accède à la section « Bulletins ». Les bulletins scolaires générés y sont disponibles.
- Tous les rapports d'une exécution sont disponibles dans l'historique des rapports ouverts. Celui-ci conserve les versions brouillon et finale des rapports.
- Téléchargement groupé : Ouvrez le menu à trois points de l’exécution et choisissez « Télécharger les PDF » pour télécharger les rapports individuels des élèves.
6. Mettre à jour un rapport individuel
- Ouvrir la mise à jour des rapports individuels Après avoir corrigé les données de notes de l'élève, accédez à Insights > Reporting > Generate Reports > Update Individual Reports.
- Programme et semestre Sélectionnez le programme et le semestre.
- Élève et bulletin : Sélectionnez l’ élève et le bulletin scolaire à mettre à jour.
- Vérifiez-le. Téléchargez le rapport existant si vous souhaitez confirmer qu'il s'agit du bon.
- Mettre à jour les paramètres : Sélectionnez le modèle de bulletin scolaire, le titre du rapport, la date de préparation et les options de nom de fichier.
- Aperçu Prévisualisez la version mise à jour.
- Cliquez sur « Mettre à jour le rapport individuel » pour remplacer le rapport sur le profil de l'étudiant.
La mise à jour d'un rapport ne le modifie que dans le profil de l'étudiant. Le PDF consolidé et les relevés de notes ne sont pas mis à jour. Pour imprimer la nouvelle version, téléchargez-la directement depuis le profil de l'étudiant.
Il n'est pas nécessaire de désarchiver les cours pour mettre à jour un bulletin scolaire précédent. Utilisez l'onglet « Bulletins scolaires mis à jour » pour consulter et télécharger les versions mises à jour.
7. Masquer les rapports et exclure des classes ou des élèves
Afficher ou masquer les rapports destinés aux élèves et aux parents
- Ouvrir le profil Ouvrir le profil étudiant.
- Modifier Cliquez sur Modifier le profil.
- Masquer les rapports Sous Options supplémentaires, cochez Masquer les rapports.
- Enregistrer Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Les administrateurs et les enseignants peuvent toujours consulter les rapports masqués. Les élèves et les parents n'ont pas accès à l'onglet « Rapports » et les notifications par courriel ne sont pas envoyées. Pour afficher à nouveau les rapports masqués, décochez l'option correspondante et enregistrez.
Exporter une liste d'étudiants avec des rapports masqués
- Ouvrir l'annuaire scolaire Accédez à Paramètres > Annuaire scolaire.
- Dans le panneau de droite , sous Exportations , sélectionnez Informations sur l'élève et les parents.
- Consultez le tableau. Le tableau indique si le masquage des rapports est activé pour chaque élève.
Gérer les exclusions de rapports
Des exclusions sont possibles pour les rapports qui utilisent le modèle de rapport multi-programmes.
- Ouvrir les exclusions Accédez à Insights > Reporting > Generate Reports > Manage Report Exclusions.
- Choisissez une option : Exclure les cours, Exclure les élèves ou Exclure un élève d’un cours.
- Filtrer : Sélectionnez le programme, l’année et, le cas échéant, l’étudiant.
- Exclure Cochez la case Exclure pour chaque enregistrement.
- Enregistrer Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Captures d'écran de chaque option d'exclusion
Exclure des classes de l'exécution d'un rapport :
Utilisez l'option « Afficher uniquement les classes exclues » en haut de la page pour consulter les classes déjà marquées comme exclues.
Exclure les élèves d'un rapport généré :
Exclure un élève d'une classe sans exclure l'ensemble de l'élève ou de la classe :
8. Options supplémentaires
Utilisez-les lorsque votre école en aura besoin.
Afficher un nom de terme personnalisé dans les rapports (alias du terme)
Définissez un alias pour les rapports via Paramètres > Trimestres académiques > Modifier l'année académique si le nom du semestre dans les rapports doit différer du nom système. Cet alias apparaît uniquement dans les rapports.
Activer et rendre compte de l'évaluation Community Engagement
Activer la rubrique
- Ouvrir les modèles d'évaluation Accédez à Paramètres > [Programme] > Évaluation > Modèles d'évaluation > Trimestre.
- Activer SL Cochez l'option SL pour activer la grille d'évaluation Community Engagement .
- Modifiez si nécessaire. Ouvrez la tuile SL et utilisez l'icône en forme de crayon bleu pour modifier les valeurs ou les descripteurs de la rubrique.
- Enregistrer Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Saisissez vos notes et commentaires.
- Ouvrir la liste SL Aller à Groupes d'années > Sélectionner le groupe d'années > SL.
- Soumettre les notes Cliquez sur Soumettre les notes du trimestre.
- Saisissez les détails : Saisissez les notes et les commentaires narratifs pour chaque élève.
Afficher dans les rapports : ouvrez Rapports > Modèles > Sélectionner un modèle > Community Engagement et activez les options souhaitées.
Ajouter des réflexions sur le semestre aux rapports
- Activer les questions : Allez dans Paramètres > Sélectionnez Programme académique > Réflexions et activez les questions de réflexion sur le semestre.
- Les étudiants répondent via Profil > Réflexions.
- Afficher dans les rapports : Ajoutez le composant « Reflections » dans Rapports > Modèles > Sélectionner un modèle > Reflections.
Les objectifs du semestre sont consultables uniquement dans les profils des étudiants et ne peuvent pas figurer dans les rapports. Seules les réponses aux questions de réflexion peuvent être affichées.
Créer des modèles de rapports multi-programmes
Cela permet aux étudiants d'une même année scolaire d'avoir des cours d'autres programmes figurant sur le même bulletin, le cas échéant.
- Ouvrez le modèle, puis Ouvrez la section Rapports et sélectionnez le modèle à modifier ou créez-en un nouveau.
- Ouvrir les paramètres. Accéder aux paramètres du modèle.
- Ajouter des programmes Ajoutez les programmes supplémentaires dont vous avez besoin.
- Enregistrer le modèle.
Afficher les photos des élèves sur les bulletins
- Importez des photos en masse : transférez les photos de profil des étudiants via Paramètres > Gestionnaire d'importation > Étudiants > Importer les photos des étudiants. Téléversez un fichier zip dont le nom de chaque fichier photo correspond exactement à l'identifiant de l'étudiant, sinon certaines images seront manquantes.
- Vérifiez le format : utilisez PNG, JPEG ou GIF, idéalement 300 x 300 pixels et moins de 1 Mo.
- Activez les photos. Ouvrez le modèle de rapport, modifiez le composant Détails de l'étudiant et cochez la case Photo de l'étudiant.
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