Les rapports dans ManageBac+ sont générés à partir des carnets de notes et des modèles de rapports. Avant de pouvoir générer un rapport, les établissements scolaires doivent s'assurer que les notes, les commentaires, les réflexions et tous les autres éléments nécessaires au modèle sélectionné ont été complétés et vérifiés.

Cet article rassemble en un seul endroit les principaux flux de travail de génération de rapports, notamment le verrouillage des carnets de notes, la vérification des notes, la conception de modèles, la prévisualisation des rapports, la génération des PDF finaux, la mise à jour des rapports individuels et la configuration des options connexes telles que les exclusions, les réflexions, l'apprentissage par le service, les modèles multi-programmes et les photos des étudiants.

Aperçu

Le flux de travail standard de génération de rapports dans ManageBac+ suit les étapes suivantes :

• Les enseignants saisissent les notes et les commentaires dans les carnets de notes de la classe.
• Les administrateurs examinent les données et, si nécessaire, verrouillent les carnets de notes du trimestre.
• Les établissements scolaires créent ou modifient des modèles de rapports et configurent les composants requis.
• Les rapports sont prévisualisés, rédigés, puis générés pour publication.
• Les établissements scolaires peuvent consulter l'historique des rapports, masquer des rapports, mettre à jour des rapports individuels ou gérer les exclusions si nécessaire.

Selon le modèle choisi, les rapports peuvent également inclure des réflexions, les données de présence, les données d'apprentissage par le service, les signatures, les badges, les images, les données de classes multi-programmes et les photos des élèves.

Concepts clés

D'où proviennent les données du rapport ?

Les bulletins scolaires compilent les informations des carnets de notes, des réflexions, de l'assiduité et d'autres éléments de rapport configurés. Le format final du bulletin dépend à la fois des données académiques saisies dans ManageBac+ et de la structure du modèle sélectionné.

Les enseignants saisissent les notes et les commentaires dans le Carnet de notes > Notes du trimestre . Ces valeurs peuvent ensuite être vérifiées et modifiées via la fonction Vérification et correction avant la génération des bulletins.

Que peuvent contenir les modèles de rapports ?

Les modèles peuvent être construits à partir de sections et de composants. Les composants courants comprennent les informations sur les étudiants, les détails des rapports, les signatures, les zones de texte, les tableaux d'évaluation, l'assiduité, les réflexions, l'apprentissage par le service, l'apprentissage par projet, les badges, les images et les descripteurs de notes.

Le contenu des rapports PDF existants peut généralement être recréé en ajoutant les composants appropriés à une ou plusieurs sections du modèle.

options d'affichage de l'évaluation

Les composantes d'évaluation peuvent inclure les notes, les grilles d'évaluation, les tâches, les commentaires des enseignants, l'assiduité et d'autres informations relatives à l'évaluation. Si les étudiants suivent des cours dans plusieurs programmes, il est possible d'ajouter ces programmes au modèle afin que tous les cours apparaissent dans le même rapport.

Composants et ressources spécialisés

Les écoles peuvent également utiliser des explications sur l'évaluation, des descripteurs de notes, des éléments liés à la présence et des ressources de rapport telles que des badges, des signatures et des images.

Navigation étape par étape

Saisissez les notes et les commentaires dans les carnets de notes

1. Les enseignants accèdent à Carnet de notes > Notes du trimestre dans chaque classe.
2. Saisissez le commentaire du rapport, en utilisant les options de mise en forme nécessaires.
3. Saisissez la note qui doit apparaître sur le bulletin.
4. Remplissez toutes les grilles d'évaluation personnalisées utilisées pour les champs de rapport supplémentaires tels que la note prévue, l'effort ou la participation.

Les bulletins scolaires sont intégrés aux carnets de notes de la classe ; cette étape doit donc être effectuée avant que les bulletins ne soient consultés ou générés.

Verrouiller ou déverrouiller les carnets de notes

1. Accédez à Paramètres scolaires > Trimestres académiques .
2. Sélectionnez le programme concerné et ouvrez la fonction Modifier pour le semestre universitaire souhaité.
3. Cochez la case « Empêcher les enseignants de modifier les notes du trimestre » pour verrouiller les carnets de notes.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications .

Vous pouvez également accéder à cette commande via Rapports > Vérification et révision > Sélectionner le programme > Verrouiller les carnets de notes du trimestre .

Lorsque les carnets de notes sont verrouillés, les administrateurs conservent toujours un accès en modification pour la relecture et la révision.

Vérifier et examiner les notes des enseignants

1. Ouvrir le rapport > Relecture et révision .
2. Sélectionnez le programme académique souhaité dans le menu déroulant.
3. Choisissez « Par élève » pour consulter le profil d'un élève dans toutes ses classes, ou « Par matière » pour consulter le profil de plusieurs élèves par matière et par classe.
4. Utilisez la tuile « Réflexions » pour consulter les réflexions des étudiants et des membres du personnel.

Toute modification effectuée dans la section « Relecture et correction » met également à jour les données du carnet de notes de la classe correspondante.

1. Pour consulter les résultats par étudiant, sélectionnez le semestre universitaire .
2. Sélectionnez le conseiller de classe .
3. Sélectionnez l' étudiant requis.
4. Consulter ou modifier les notes et les commentaires dans tous les cours de l'élève.

Pour effectuer une recherche par matière, cliquez sur « Par matière » et sélectionnez l'icône de la matière souhaitée pour filtrer les classes et les élèves visibles.

La vignette « Réflexions » indique les rôles ayant ajouté des commentaires pour chaque étudiant. Une coche verte signale l'ajout d'une réflexion.

Concevoir ou modifier des modèles de rapports

1. Ouvrir Rapports > Modèles .
2. Sélectionnez le programme approprié dans le menu déroulant.
3. Choisissez un modèle existant à modifier, ou cliquez sur Ajouter un nouveau modèle ou Ajouter un modèle à partir de la bibliothèque .
4. Définissez le nom du modèle, son type, l'image de fond, l'objectif du rapport, les sections, les paramètres PDF et les programmes supplémentaires requis.
5. Ajoutez des composants à chaque section et configurez-les selon vos besoins.
6. Cliquez sur « Enregistrer les modifications » ou « Enregistrer et suivant » après chaque modification.

Les types de documents disponibles pour la bibliothèque comprennent le rapport d'avancement, le rapport de fin de trimestre, le rapport narratif, le rapport de tronc commun et le rapport d'évaluation basé sur les normes.

Utilisez les composants suivants pour recréer les sections de rapport courantes :

• Informations sur l'élève , détails du rapport et signatures pour le contenu de la couverture.
• Zone de texte pour lettres ou contenu narratif.
• Évaluation des notes, grilles d'évaluation, tâches, présence et commentaires de l'enseignant.
• Explications et descripteurs de notes pour les explications des grilles d'évaluation.
• Apprentissage par le service , apprentissage par projet , réflexions et autres composantes spécifiques au programme, le cas échéant.

Prévisualiser et générer des rapports

1. Ouvrir Générer des rapports .
2. Sélectionnez le terme correct.
3. Sélectionnez le modèle requis.
4. Choisissez les années concernées, ou incluez les notes hors IB si nécessaire.
5. Saisissez le titre du rapport.
6. Choisissez les paramètres d'ordre de tri et de nom de fichier.
7. Définir la date de préparation .
8. Si nécessaire, choisissez une date de publication ultérieure et décidez s'il faut en informer les parents et les élèves .

Avant la publication des rapports définitifs, les établissements scolaires peuvent utiliser la fonction « Prévisualiser les rapports individuels » ou générer des rapports provisoires en masse.

1. Sélectionnez « Aperçu des rapports individuels » pour consulter le rapport d'un seul élève.
2. Sélectionnez « Générer un brouillon » ou « Générer un brouillon avec fichier Zip » pour créer des brouillons PDF en masse sans les enregistrer sur les profils des étudiants.
3. Lorsque vous serez prêt, cliquez sur Générer les rapports pour créer les rapports finaux.

Un PDF consolidé est également enregistré dans l'historique des rapports après sa génération.

Consultez les rapports et téléchargez l'historique des rapports

1. Pour consulter le rapport d'un seul élève, ouvrez le profil de l'élève et cliquez sur Rapports .
2. Pour accéder en masse aux fichiers générés précédemment, ouvrez l'historique des rapports .
3. Utilisez le menu à trois points pour télécharger un fichier zip contenant les rapports individuels des élèves pour cette session.

Afficher ou masquer les rapports destinés aux élèves et aux parents

1. Ouvrez le profil de l'étudiant et accédez à la section Rapports .
2. Cliquez sur Modifier le profil .
3. Dans la zone d'accès aux rapports, cochez la case « Masquer l'onglet Rapports aux élèves et aux parents » .
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications .

Lorsque ce paramètre est activé, les administrateurs et les enseignants peuvent toujours consulter les rapports, mais les élèves et les parents ne peuvent pas accéder à l'onglet Rapports et les e-mails de notification ne seront pas envoyés.

Pour afficher à nouveau les rapports masqués, décochez la même option et enregistrez.

Pour exporter une liste d'étudiants pour lesquels ce paramètre est activé :

1. Accédez à Paramètres > Annuaire scolaire .
2. Sélectionnez Exporter les informations sur l'élève et le parent .
3. Consultez le tableau pour identifier les élèves ayant activé le masquage des rapports.

Vous pouvez également définir un alias de terme personnalisé pour les rapports via Paramètres > Termes académiques > Modifier l'année académique .

Gérer les exclusions de rapports

1. Accédez à Insights > Reporting > Generate Reports > Manage Report Exclusions .
2. Choisissez l'une des options d'exclusion disponibles :
   • Exclure les classes
   • Exclure les élèves
   • Exclure un élève d'une classe
3. Sélectionnez le programme, l'année et, le cas échéant, l'étudiant.
4. Cochez la case Exclure pour l'enregistrement souhaité.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications .

Cette option est disponible pour les rapports utilisant le modèle de rapport multi-programmes.

Mettre à jour un rapport individuel

1. Après avoir corrigé les données de notes de l'étudiant, ouvrez Insights > Reporting > Generate Reports > Update Individual Reports .
2. Sélectionnez le programme et le semestre .
3. Sélectionnez l' élève et le bulletin scolaire à mettre à jour.
4. Téléchargez le rapport existant si vous souhaitez vérifier que vous avez sélectionné le bon.
5. Sélectionnez le modèle de bulletin scolaire mis à jour, le titre du rapport , la date de préparation et les options de nom de fichier.
6. Aperçu de la version mise à jour.
7. Cliquez sur « Mettre à jour le rapport individuel » pour remplacer le rapport sur le profil de l'étudiant.

Activer l'évaluation de l'apprentissage par le service

1. Accédez à Paramètres > [Programme] > Évaluation > Modèles d'évaluation > Terme .
2. Activez la grille d'évaluation de l'apprentissage par le service requise en cochant l'option SL .
3. Ouvrez la tuile SL et utilisez l'icône en forme de crayon bleu pour modifier les valeurs ou les descripteurs de la rubrique si nécessaire.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications .

Pour saisir les notes et les commentaires relatifs à l'apprentissage par le service :

1. Allez dans Groupes d'années > Sélectionnez Groupe d'années > SL .
2. Cliquez sur « Soumettre les notes du trimestre » .
3. Saisissez les notes et les commentaires narratifs pour chaque élève.

Pour afficher l'apprentissage par le service dans les rapports, ouvrez Rapports > Modèles > Sélectionner un modèle > Apprentissage par le service et activez les options requises.

Ajouter des réflexions sur le semestre aux rapports

1. Accédez à Paramètres > Sélectionnez Programme académique > Réflexions .
2. Activer les questions de réflexion obligatoires sur le semestre.
3. Les étudiants peuvent ensuite répondre via Profil > Réflexions .
4. Pour afficher ces réponses dans les rapports, ajoutez le composant de réflexions dans Rapports > Modèles > Sélectionner un modèle > Réflexions .

Les objectifs du semestre sont consultables uniquement dans les profils des étudiants et ne peuvent pas figurer dans les rapports. Les réponses aux questions de réflexion peuvent être affichées dans les rapports.

Créer des modèles de rapports multi-programmes

1. Ouvrez la section « Rapports » et sélectionnez le modèle que vous souhaitez modifier, ou créez-en un nouveau.
2. Accédez aux paramètres du modèle.
3. Ajoutez les programmes supplémentaires requis.
4. Enregistrez le modèle.

Cela permet aux étudiants d'une même année scolaire de voir apparaître sur le même bulletin, le cas échéant, des cours d'autres programmes.

Afficher les photos des élèves sur les bulletins

1. Commencez par importer en masse les photos de profil des étudiants via Paramètres > Gestionnaire d'importation > Étudiants > Importer les photos des étudiants .
2. Téléversez un fichier zip dans lequel le nom de chaque fichier photo correspond à l'identifiant de l'étudiant.
3. Les photos doivent être au format PNG, JPEG ou JIF, idéalement de 300 x 300 pixels et de moins de 1 Mo.
4. Ouvrez ensuite le modèle de rapport et modifiez le composant « Détails de l’étudiant » .
5. Cochez la photo de l'élève .

Conseils et bonnes pratiques

• Veuillez compléter toutes les entrées du carnet de notes avant de générer les rapports finaux.
• Utilisez la fonction de vérification et de révision avant de verrouiller les carnets de notes et avant de générer les rapports finaux.
• Enregistrez régulièrement les modifications apportées au modèle à l'aide de l'option « Enregistrer les modifications » ou « Enregistrer et suivant » .
• Prévisualisez au moins un rapport individuel avant de lancer la génération finale en masse.
• Utilisez les rapports brouillons lors du test d'un nouveau modèle ou de la vérification d'un grand nombre de rapports.
• Pour les rapports nécessitant des classes issues de plusieurs programmes, configurez d'abord les programmes supplémentaires dans le modèle.
• Veuillez télécharger les badges, les signatures et les images dans les Ressources du rapport avant de placer ces éléments dans les modèles.
• Utilisez un alias de rapport dans la section « Termes académiques » si le nom du terme affiché dans les rapports doit différer du nom du terme dans le système.
• Lors de l'utilisation de photos d'élèves, assurez-vous que le nom du fichier corresponde exactement aux identifiants des élèves afin d'éviter les pertes d'images.

Avertissements et notes importantes

Lorsque les carnets de notes sont verrouillés, seuls les enseignants sont concernés par ces restrictions. Les administrateurs conservent un accès complet en modification pour la correction et la révision.

Les brouillons de rapports ne sont pas enregistrés sur les profils des élèves et ne sont visibles ni par les élèves ni par les parents. Ils sont accessibles via l'historique des rapports .

Les tâches de génération de rapports sont traitées individuellement et peuvent prendre plus de temps pendant les périodes de forte activité.

Lorsque les rapports sont cachés aux élèves et aux parents, les courriels de notification de rapports sont également supprimés.

La mise à jour d'un rapport individuel remplace celui du profil étudiant, mais ne modifie pas le PDF consolidé ni les relevés de notes. Pour imprimer la nouvelle version, téléchargez-la directement depuis le profil étudiant.

Il n'est pas nécessaire de désarchiver les cours pour mettre à jour un bulletin scolaire précédent.

Les objectifs du semestre peuvent être consultés dans les profils des étudiants, mais seules les réponses aux questions de réflexion peuvent être affichées dans les rapports.

En résumé

• Les rapports de ManageBac+ dépendent de données précises du carnet de notes, de réflexions et de modèles correctement configurés.
• Les administrateurs peuvent consulter, verrouiller, prévisualiser, générer, masquer, exclure et mettre à jour les rapports via les flux de travail de reporting.
• Les modèles peuvent être personnalisés avec des éléments pour l'évaluation, la présence, les réflexions, l'apprentissage par le service, les images, les signatures, les badges et les photos des étudiants.

Grâce à une structure de modèle et un processus de révision adaptés, ManageBac+ permet aux établissements scolaires de générer des rapports flexibles et cohérents répondant à un large éventail de besoins en matière de rapports.