Los administradores deben actualizar ManageBac+ al nuevo año académico cada año, siguiendo los pasos en orden, para mantener la precisión de los datos.
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Prepara tu escuela para el nuevo año académico.
Haz esto una vez al año, en el orden que se indica a continuación. La mayoría de las escuelas reservan unos días antes de que empiecen las clases, en un momento tranquilo para los usuarios.
ManageBac+ también incluye una lista de verificación integrada para el nuevo año académico. Vaya a Configuración > Periodos académicos y seleccione Configuración del nuevo año académico. Esta lista enlaza con cada parte del proceso de transición (periodos académicos, grupos de años, clases, importación de clases, importación de estudiantes y asignación de clases), muestra un tiempo estimado para cada una y las marca a medida que las completa.
- Antes de realizar la transición, exporte los informes y registros, y revise la configuración del programa. Pasos recomendados antes de migrar su cuenta.
- Transición (esta guía) Pasos del 1 al 6 a continuación.
- Después de transferir los permisos, realizar las comprobaciones finales y abrir la cuenta a su comunidad. Pasos recomendados después de transferir su cuenta.
- Si las cuentas de usuario provienen de otro sistema (un SIS como iSAMS u OpenApply ), primero realice la transición a ese sistema: actualice los niveles de grado y archive a los estudiantes que abandonan el sistema allí, y luego realice la transición ManageBac+ .
- Si tu escuela está inscrita en los cursos en línea de Pamoja, realiza el cambio de grupo de alumnos antes de enviar nuevas solicitudes de cursos.
Los seis pasos de un vistazo
| Paso | Que haces | Saltar si |
|---|---|---|
| 1. Términos académicos | Agregue el nuevo año académico y las fechas de los trimestres para cada programa. | |
| 2. Cursos y alumnos | Bloquear el acceso (opcional), cambiar grupos de curso, archivar a los alumnos que se marchan, añadir nuevos alumnos. | 2C: La sincronización OpenApply agrega a tus nuevos estudiantes. |
| 3. Asignaturas y clases | Repase los temas y los estándares, luego haga la transición o archive las clases. | |
| 4. Calendario de asistencia | Vacaciones, periodos, horarios y fechas límite del IB | No utilizas el complemento de Asistencia. |
| 5. Miembros de la clase y del aula | Agregar estudiantes y profesores a las clases, asignar tutores de aula, generar horarios. | |
| 6. Abra ManageBac+ | Desbloquea el acceso y envía correos electrónicos de bienvenida. |
Lista de verificación de transición imprimible
Antes de empezar
¿Por qué necesitamos hacer la transición?
Cada año es necesario establecer los periodos académicos y los días festivos, promover a los alumnos de un curso a otro, revisar los cambios en las asignaturas o el plan de estudios, añadir o eliminar personal y conservar los registros del año anterior. La transición se encarga de todo esto manteniendo los datos históricos.
¿Quién debería hacerlo?
Cualquier administrador puede completar todos los pasos. Sugerimos que lo haga su responsable de tecnología, los coordinadores del programa o el administrador que se encarga de ManageBac+ .
Los colegios grandes suelen dividir el trabajo: un administrador por programa o por campus. Los pasos pueden realizarse por separado y en momentos diferentes, por ejemplo, si el DP y el PYP comienzan el nuevo curso en fechas distintas.
¿Deben hacer algo los profesores, los alumnos o los padres?
No. Una vez finalizada la transición, los alumnos y sus padres verán sus nuevas clases y grupos de curso, y los profesores encontrarán sus unidades, tareas y recursos en su banco de recursos. Comparta la Guía del Nuevo Año Académico para Docentes con su personal.
¿Cuándo deberíamos hacerlo y cuánto tiempo lleva?
Una vez al año, a finales de año, al comienzo del año nuevo o en cualquier momento intermedio. Elija un momento en el que poca gente esté usando ManageBac+ , para que nadie se confunda con los cambios de clases o de año académico.
El tiempo necesario depende del número de usuarios y programas, de las integraciones que tengas (como OpenApply o un SIS) y de los complementos que utilices (Asistencia, Informes). La mayoría de los centros educativos suelen prever unos días antes del inicio de las clases, incluyendo el tiempo para comprobar los permisos y las listas de alumnos.
Paso 1. Añadir términos académicos
- Agregar el nuevo año académico Vaya a Configuración > Términos académicos, elija el programa en la parte superior (por ejemplo, Diploma IB) y seleccione Agregar año académico.
- Establezca las fechas de los trimestres. Las fechas de los trimestres no deben superponerse. Deben ser consecutivas, incluyendo los días festivos, para que no haya interrupciones entre trimestres. Las fechas de los trimestres agrupan los plazos de entrega y las calificaciones de cada asignatura.
- Repite esto para cada programa. Cada programa en tu escuela necesita su propio año académico y trimestres.
El nuevo año académico solo se considera vigente cuando comienza su primer trimestre. A partir de entonces, las tareas correspondientes a esas fechas aparecerán en los planificadores de unidades y se aplicarán las nuevas normas de asistencia.
Paso 2. Grupos de edad y alumnos
2A. Acceso restringido para estudiantes y padres (opcional)
Bloquea ManageBac+ si no quieres que los alumnos y los padres vean las listas de clase y los tutores mientras finalizas la transición. Omite este paso si no te importa que mantengan el acceso.
- Abra la configuración Vaya a Configuración > Seguridad y permisos > General.
- Bloquear y establecer una fecha En Iniciar sesión, marque Impedir el acceso a ManageBac para estudiantes y padres hasta, establezca la fecha de desbloqueo y seleccione Guardar cambios.
Los alumnos y los padres ven entonces un mensaje que les indica que su cuenta está bloqueada mientras el colegio se prepara para el nuevo curso, junto con la fecha en la que podrán volver a iniciar sesión.
2B. Avanzar los grupos de años y archivar a los alumnos que abandonan los estudios.
Trabaje desde el nivel de grado más alto hacia abajo, para que los estudiantes nunca se mezclen entre diferentes grupos de años. Comience archivando el grupo de estudiantes que se gradúan. Si los estudiantes que se marchan aún necesitan acceso por ahora (por ejemplo, los estudiantes de DP2 que esperan sus resultados), archívelos más adelante.
Grupos de los años IB DP, CP y MYP
- Transición de año escolar: Vaya a Años escolares > Transición de años escolares. También encontrará un enlace en la Lista de verificación del nuevo año académico.
- Empiece con el programa de mayor nivel. Seleccione el programa, por ejemplo, el Diploma IB.
- Archivar a los que se van, mover el resto hacia arriba En 1 Archivar grupos de año, marque el grupo de año que se gradúa. En 2 Grupos de año de transición, elija el nuevo grado de cada grupo de año y marque Transición. También puede ingresar un nuevo nombre de grupo de año.
- Continuar. Seleccione Pasar al siguiente paso. Repita para cada programa.
Solo se archivan los grupos de alumnos que abandonan la escuela. Los estudiantes que cambian de programa (por ejemplo, MYP 5 a DP 1) pasan a través de los Años Intermedios del IB:
Esto traslada a todo el grupo de alumnos, sus debates, archivos, eventos y fechas límite. Para trasladar solo a los alumnos y mantener el contenido del nivel correspondiente, siga los pasos que se indican en la sección «Otros programas» a continuación.
Los grupos de años archivados se encuentran en Grupos de años > Mostrar grupos de años archivados, con todos sus datos Community Engagement y proyectos.
Grupos de años del programa PEP del IB
- Crea el siguiente grupo de año En el programa anterior a PYP (por ejemplo IB MYP), ve a Grupos de año > Agregar grupo de año.
- Trasladar a los alumnos que se gradúan del programa PYP. Ve a Configuración > Directorio de la escuela > Membresías. Selecciona a los alumnos por nivel de grado en Alumnos disponibles a la izquierda y agrégalos al nuevo grupo de año a la derecha.
- Mueva las demás calificaciones del PYP hacia arriba. Haga lo mismo para cada calificación restante y luego seleccione Confirmar asignaciones.
Para un programa PYP con los grados 1 a 5, mueva a los estudiantes en este orden:
- Programa de la Escuela Primaria (PEP) de 5.º grado a Programa de los Años Intermedios (PAI) de
- Programa de la Escuela Primaria (PEP) de 4.º a 5.º grado
- Programa de la Escuela Primaria (PEP) de 3.º a 4.º grado
- Programa de la Escuela Primaria (PEP) de 2.º a 3.er grado
- Programa de la Escuela Primaria (PEP) Grado 1 a Grado 2
Otros programas (Reino Unido, EE. UU., planes de estudio nacionales)
Ve a Configuración > Directorio de la escuela > Membresías.
Seleccione a los estudiantes de la izquierda ( Estudiantes disponibles, por nivel de grado o tutor) y agréguelos a su nuevo grupo de curso de la derecha ( Administrar sus estudiantes). Luego, seleccione Confirmar asignaciones (vea la captura de pantalla de Membresías en Grupos de curso del IB PYP).
2C. Agregar estudiantes recién matriculados
Omita este paso. Los estudiantes nuevos se sincronizan desde OpenApply , y los estudiantes marcados como retirados allí se archivan en ManageBac+ .
Cree cuentas para nuevos estudiantes de forma masiva o de uno en uno:
Paso 3. Asignaturas y clases
3A. Repasar temas, fases y niveles.
Ve a Configuración, elige el programa (por ejemplo, IB Primary Years) y abre Asignaturas.
- Activa las asignaturas que ofrecerás. Solo puedes crear clases en las asignaturas que estén activadas.
- La opción Agregar grupo temático (en el panel derecho) crea una categoría, por ejemplo, Ciencias con Biología, Química y Física.
- Agregar asignatura añade tus propias asignaturas, e Importar asignaturas las añade en bloque.
- Seleccione Guardar cambios en la parte inferior de la página.
Programa de la Escuela Primaria del Bachillerato Internacional (PEP): ejes temáticos
Seleccione Editar en un tema para establecer sus líneas temáticas. En S&S basado en, elija Fases o Años, luego marque a qué fases o años se aplica cada línea temática.
IB MYP: fases de las asignaturas
Una vez elegidas las asignaturas, configure las fases que se ofrecen en Configuración > Años Intermedios del IB > Asignaturas > Opciones y Niveles.
Programa del Diploma del Bachillerato Internacional: opciones, niveles y temas para el Ensayo Extendido.
Ve a Configuración > Diploma IB > Asignaturas > Opciones y niveles para configurar las opciones (por ejemplo, ab initio) y los niveles (por ejemplo, SL).
Si impartes el Diploma en más de un idioma, puedes configurar el idioma para cada asignatura. Selecciona la pestaña «Asignaturas del Ensayo Extendido» para elegir las asignaturas que los alumnos pueden seleccionar en su hoja de trabajo del Ensayo Extendido.
Curriculum First (EE. UU., Reino Unido, fuera del Bachillerato Internacional): opciones y niveles
En Opciones y niveles, configure las opciones (por ejemplo, Básico) y los niveles (por ejemplo, Avanzado) para sus asignaturas.
3B. Revisar las normas
Puedes cambiar los estándares (y el alcance y la secuencia del PEP) en cualquier momento, pero la transición es un buen momento, especialmente para un cambio importante. Importa conjuntos de la base de datos Faria (más de 600 conjuntos) o solicita una importación personalizada en Configuración > tu programa > Currículo > Estándares. Consulta Agregar estándares como administrador.
3C. Clases de transición o archivo
Cada clase tiene una duración determinada, vinculada a los periodos académicos, y se archiva al finalizar. Elija una de las cuatro opciones para transferir cada clase al nuevo año. Puede usar diferentes opciones para cada clase.
Todas las herramientas de clase se encuentran en Clases > Gestor de clases: Actualización masiva de clases (archivar clases y cambiar profesores), Transición de clases e Importar clases.
| Opción | Lo mejor para |
|---|---|
| 1. Archivar y recrear desde cero | Un nuevo comienzo o una nueva lista de clases de tu SIS. |
| 2. Archivar y duplicar en el siguiente grado. | Clases que continúan con los mismos alumnos (no DP ni IGCSE) |
| 3. Archivar y duplicar en el mismo grado. | Programas que ofrecen las mismas clases en cada grado todos los años. |
| 4. Transición al año siguiente | Cursos de dos años: IB DP, IB CP, IGCSE y A level |
Mira: enfoque recomendado para clases de programación dinámica
Mira: enfoque recomendado para las clases del PAI (también para los currículos del Reino Unido, EE. UU. y otros programas nacionales).
Mira: enfoque recomendado para las clases del programa PYP.
Opción 1. Archivar y recrear las clases desde cero.
Utilice esta opción cuando desee empezar de cero, no quiera que se transfieran debates, archivos o listas de alumnos, ya tenga las clases del próximo año de otro sistema o esté cambiando las asignaturas o la cantidad de clases que ofrece.
- Abra la actualización masiva de clases. Vaya a Clases > Administrador de clases > Actualización masiva de clases y seleccione la pestaña del programa y del grado.
- Archivar las clases una por una, o marcar la casilla "Archivar" en la parte superior para seleccionarlas todas.
- Guardar. Seleccionar. Guardar cambios. Repetir para cada programa.
- Crea las nuevas clases Ve a Clases > Administrador de clases > Importar clases. Consulta Agregar clases mediante importación masiva.
Opción 2. Archivar y duplicar en el siguiente grado.
Esto archiva cada clase, conservando su historial, y crea una copia del siguiente nivel. Puedes transferir debates, archivos y alumnos. Por ejemplo, una clase de Biología de Bachillerato de dos años puede conservar sus debates, archivos y configuración del primer año al segundo.
- Archive primero la calificación más alta Vaya a Clases > Administrador de clases > Actualización masiva de clases, seleccione el programa y la pestaña del nivel de año más alto, archive todo y seleccione Guardar cambios.
- Abrir clases de transición Vaya a Clases > Gestor de clases > Clases de transición, seleccione el programa y elija Archivar y duplicar en el siguiente grado.
- Verifique los términos. Confirme las fechas de inicio y finalización de las nuevas clases. Las clases del Programa del Diploma (PD) pueden durar dos años; las demás, un año.
- Añada un ID de clase. Asigne a cada clase un ID de clase único. Le recomendamos encarecidamente que lo haga, ya que lo necesitará para asignar alumnos de forma masiva más adelante.
- Seleccione qué elementos transferir (marque Discusiones, Archivos y Estudiantes según sea necesario) y cambie el profesor si va a ser diferente.
- Repite este procedimiento para cada asignatura del programa.
Opción 3. Archivar y duplicar en el mismo grado.
Esto archiva cada clase y crea una copia en el mismo nivel de grado. Es la opción más rápida cuando se ofrecen prácticamente las mismas clases en cada grado cada año, por ejemplo, Diseño del PAI (Programa de los Años Intermedios) de 9.º grado. No es necesario crear clases nuevas si está satisfecho con su estructura actual.
- Abrir clases de transición Vaya a Clases > Gestor de clases > Clases de transición.
- Elija la opción Seleccionar el programa, luego Archivar y duplicar en el grado existente, luego la asignatura y las clases.
- Verifique los términos y agregue los ID de clase. Confirme los términos de inicio y fin y asigne a cada clase un ID de clase único.
- Seleccione qué información transferir (Discusiones y Archivos de Tick) según sea necesario.
- Repita. Utilice el menú desplegable de Asignatura para cada asignatura.
Opción 4. Trasladar las clases de dos años al año siguiente.
Para cursos de dos años donde la clase permanece junta, como IB DP, IB CP e IGCSE Año 1 a Año 2. La clase no se archiva después del Año 1, por lo que todo el trabajo de los estudiantes y los datos de la clase se transfieren con ella.
- Archivar las clases del segundo año del año pasado Vaya a Clases > Administrador de clases > Actualización masiva de clases, seleccione el programa y la pestaña del nivel de año más alto (DP 2 o IGCSE 2), marque Archivo en la parte superior y seleccione Guardar cambios.
- Exportar clases de Año 1 Vaya a Clases > Explorar todas las clases, filtre por el programa y Año 1, abra el panel Detalles y seleccione Exportar > Exportar a plantilla CSV, luego guarde el archivo.
- Para cambiar las clases de primer año, ve a Clases > Gestor de clases > Cambiar clases. Selecciona el programa, Cambia las clases al año siguiente (para cursos de 2 años), la asignatura y las clases de primer año. Comprueba que el último trimestre sea el último del curso, actualiza a los profesores y selecciona Guardar cambios. Repite el proceso para cada asignatura.
- Crear nuevas clases de primer año. Vaya a Clases > Gestor de clases > Importar clases y seleccione el programa y los períodos académicos vinculados. Abra la exportación del paso 2, actualícela con las nuevas clases de primer año (se requieren Año, Grupo de asignaturas, Asignatura y Nivel; se recomienda encarecidamente un ID de clase), guárdela como CSV y cárguela.
- El ID de la clase ya está en uso: otra clase, activa o archivada, tiene el mismo ID. Cámbielo para que sea único.
- Los periodos lectivos deben corresponder al mismo año o al siguiente: edite los periodos lectivos para que comiencen y terminen en el año académico anterior o siguiente.
También puede crear nuevas clases desde cero: Agregar clases mediante importación masiva.
3D. Crea clases para el nivel de grado más bajo.
Dado que trabajaste desde el grado superior hacia abajo, es posible que aún necesites clases para tu grado más joven (por ejemplo, MYP 1 o PYP 1):
- Las escuelas que solo ofrecen el programa DP y que utilizaron la Opción 4 ya tienen todas sus clases.
- Si usaste la Opción 3 para tu calificación más baja, probablemente ya tengas todas las clases que necesitas.
- Si utilizó la Opción 1 o la Opción 2, cree ahora las clases del grado más bajo: Agregar clases mediante importación masiva.
Paso 4. Calendario de asistencia
Omita este paso si su escuela no utiliza ManageBac+ Attendance.
4A. Establecer los días festivos y el horario de asistencia.
Vaya a Configuración > Asistencia y calendario > Nivel de programa.
- Elige el programa y el año académico.
- Establezca el horario. Elija los días de la semana o un ciclo de rotación (por ejemplo, 10 días) y si los días festivos cuentan en la rotación.
- Establecer categorías Elija las categorías que los profesores pueden usar, como Tardanza o Salud. Seleccione Personalizar categorías para cambiar los colores y las etiquetas, y marque los días libres de su escuela (por ejemplo, sábado y domingo).
- Agregar días festivos Seleccione las fechas en el calendario para marcarlas como días festivos (en amarillo); vuelva a seleccionarlas para eliminarlas. Los días festivos no se contabilizan y los profesores no pueden pasar lista en ellos.
¿Utilizas un ciclo de rotación? Selecciona el número rojo del primer día de cada trimestre para elegir en qué día de rotación comienza el trimestre.
En el paso 1, primero establezca las fechas del trimestre y, a continuación, el calendario de vacaciones y la rotación.
4B. Establecer períodos
Ve a Configuración > Asistencia y Calendario > Periodos y elige el programa.
- Seleccione el año académico y si los periodos se establecen por día o por ciclo de rotación.
- Elige si el conteo de períodos comienza desde 0 y si los períodos varían según el nivel de grado.
- Establece el número y la duración de las clases cada día. Utiliza la opción "Períodos personalizados" para los momentos en que no haya clases, como la hora del almuerzo.
- Utilice la opción "Copiar período" para copiar entre días, o "Copiar configuración" en el panel derecho para copiar desde otro año académico. Una marca verde indica los días guardados.
4C. Agregar horarios de clases
Solo es necesario en los programas donde se toma asistencia a clase. Los programas que solo toman asistencia a la tutoría pueden omitir este paso.
Una clase a la vez
Abre la pestaña de Asistencia de cada clase, elige los días y los períodos, agrega una ubicación y selecciona Guardar cambios.
En grandes cantidades (más rápido)
Ve a Clases > Gestor de clases > Importar horarios.
- Descarga la plantilla CSV
- Se requieren el ID de la clase, el número del día de rotación y el número del período; el espacio es opcional. En una semana de cinco días, el lunes es el día 1 de la rotación.
- Cargar Guardar como CSV, cargar y seleccionar Siguiente.
ManageBac+ no se conecta directamente a los sistemas de gestión de horarios. Utilice los mismos ID de clase en ambos y, a continuación, copie la exportación de su horario en la plantilla. Encontrará más detalles en la sección «Configuración de horarios de clase y días de rotación».
4D. Agregar fechas límite por grupo de año
Ve a Grupo de año > Calendario > Importar fechas límite de ejemplo. Filtra las fechas límite del IB por año de examen, marca las que quieras y selecciona Agregar recursos. Usa Agregar nueva fecha límite para crear la tuya.
Paso 5. Miembros de la clase y del aula
5A. Agregar estudiantes a las clases
Una clase a la vez
Abre la clase y usa la pestaña Miembros. Los estudiantes están agrupados por nivel y programa, y puedes agregar estudiantes de más de un nivel.
A granel
- Abrir asignación masiva Vaya a Clases > Explorar todas las clases > Asignar estudiantes masivamente.
- Rellena la plantilla Descarga la plantilla CSV y añade el ID del estudiante (o correo electrónico) y el ID de la clase.
- Cargue el archivo como CSV y cárguelo. Elija Asignación masiva para agregar estudiantes a clases nuevas (la opción habitual en la transición), o Asignación y eliminación masiva para reemplazar las listas existentes.
5B. Asignar tutores de aula
Necesario si los asesores han cambiado o algunos estudiantes no tienen uno. Vaya a Grupos de año > Asignación masiva de estudiantes, descargue la plantilla CSV, agregue el ID del estudiante (o correo electrónico) y el correo electrónico del asesor de aula (la plantilla también tiene columnas para asesores de aula adicionales y supervisores de proyectos), guarde como CSV y seleccione Asignación masiva. Los asesores verán a sus estudiantes en la pestaña Aula. Más información en Asignación de estudiantes a asesores.
5C. Agregar profesores a las clases
Dejen que los profesores se unan a las clases ellos mismos.
Si las clases no están bloqueadas, los profesores pueden encontrarlas en Clases > Explorar todas las clases, filtrar por programa, grado o grupo de asignaturas y seleccionar Unirse o Salir.
Agregar profesores a una clase
Abre la clase y usa la pestaña Miembros para agregar o eliminar profesores y elegir quién aparece en las boletas de calificaciones.
Agregar profesores a varias clases
Vaya a Clases > Administrador de clases > Actualización masiva de clases, elija a los profesores en los menús desplegables de Profesores y seleccione Guardar cambios.
Agregar profesores en bloque
Ve a Clases > Explorar todas las clases > Asignar profesores en masa. Descarga la plantilla, añade el correo electrónico del profesor y el ID de la clase, guarda el archivo como CSV y súbelo.
La asignación masiva de profesores reemplaza a los profesores existentes en cada clase.
5D. Generar horarios (opcional)
Los horarios aparecen automáticamente una vez que los alumnos y profesores están en sus clases. Para imprimir copias, ve a Clases > Gestor de clases > Generar horarios. La exportación se inicia al seleccionar esta opción y crea un archivo ZIP con archivos PDF ordenados por nivel y nombre del alumno, que puedes descargar y compartir.
Paso 6. Abra ManageBac+ a su comunidad.
6A. Desbloquear ManageBac+
Si bloqueaste el acceso en el paso 2A, desactiva el bloqueo en Configuración > Seguridad y permisos > General. Si lo olvidas, se desbloqueará automáticamente a las 00:00 GMT de la fecha que elegiste.
6B. Enviar correos electrónicos de bienvenida
Para reenviar correos electrónicos de bienvenida a todos los usuarios que aún no hayan iniciado sesión, ve a Configuración > Directorio escolar > Lista de usuarios y selecciona «Enviar correos electrónicos de bienvenida». Elige el tipo de usuario (y el curso para los alumnos) y confirma. También puedes reenviar el correo a una persona desde su perfil.
Las direcciones de correo electrónico distinguen entre mayúsculas y minúsculas. La mayoría están escritas completamente en minúsculas.
Cuando hayas terminado
Ahora, siga los pasos recomendados después de la transición de su cuenta para verificar los permisos y poner en marcha su comunidad.
- Revisión de la cuenta: los datos de su gestor de cuenta se encuentran en la sección "Gestor de servicios Faria, en la parte inferior del menú de la izquierda.
- Formación: reserva una sesión para administradores o profesores en las opciones de formación del Centro de Servicios Faria .
¿Tienes preguntas sobre tu transición?
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