同期が有効になると、次の3つのことが起こります。一方のシステムでのプロファイルの変更がもう一方のシステムに反映され、新規登録された学生（および登録済みの保護者）が作成され、退学または卒業した学生がアーカイブされます。削除は同期されません。データの管理を徹底するため、 ManageBac+とOpenApply両方で、コアプロファイルフィールドを編集できるユーザーを制限してください。
- ManageBac+
- ハウツー
- 管理者
OpenApplyとManageBac+同期による継続的な管理
ManageBac+とOpenApply同期が実行された後、データを管理する管理者向けに、同期されるものとされないもの、およびよくある問題の解決方法について説明します。
| 何が起こるのですか | いつ |
|---|---|
| ユーザーアップデート | ユーザーの詳細情報（例えば、電話番号）が一方のシステムで変更され、もう一方のシステムに転送される。 |
| ユーザー作成 | 学生がOpenApplyに現在の学年度またはそれ以前の学年度で登録されている場合：保護者のアカウントがManageBac+に作成されています。ManageBac ManageBac+で作成された新しい学生は、登録済みとしてOpenApplyに同期されます。 |
| ユーザーアーカイブ | どちらのシステムでも、生徒が「退学」または「卒業」とマークされた場合、次回の同期時にアーカイブされ、保護者に他に在籍中の子供がいない場合は、保護者の記録とともに保存されます。 |
| 削除 | 同期されていません。 |
弊社のサポートチームと協力して、両システムにおける全ユーザーのアクセス権限と編集権限を見直し、保護者がOpenApplyフォームの主要項目を編集できる場所を確認し、データ更新のための最適な手順を合意することを強くお勧めします。
ユーザーアップデート
ManageBac+またはOpenApplyでユーザー情報が更新されると、その変更はもう一方のシステムにも同期されます。これらの変更が適切に管理されるよう、両方のシステムでアクセス権限を確認してください。
ManageBac+で同期フィールドを変更できるのは誰ですか？
デフォルトでは、 ManageBac+のすべてのユーザーがコア同期フィールドのデータを変更できます。
- 管理者：すべてのデータを閲覧および編集できます。
- 教師：編集権限があれば、生徒のプロフィールを更新できます。
- 保護者：編集権限があれば、自分のプロフィールを更新できます。
- 学生：編集権限があれば、自分のプロフィールを更新できます。
同期が有効になっている場合は、教師、保護者、生徒のアクセス権限を制限することを強くお勧めします。ManageBac ManageBac+の[設定] > [アクセスと権限] 、および[ユーザー権限とセキュリティの管理] を参照してください。
OpenApplyで同期フィールドを変更できるのは誰ですか？
応募者プロファイルの作成、編集、削除権限を持つ管理者。スタッフの権限については、「設定」>「スタッフディレクトリ」で確認してください。
保護者は、 [プロフィールの管理] > [プロフィールの編集]で、名、姓、性別、Eメール、プロフィール写真、自宅住所 1、自宅住所 2、市区町村、都道府県、郵便番号、国といった主要な項目をいつでも編集できます。
保護者がフォームを通じて生徒情報にアクセスし、直接編集できる状態になった場合、または保護者が同期フィールドを含むフォームに入力した場合、保護者は変更内容を変更できます。たとえば、再登録時に保護者が住所を更新する場合、 OpenApplyに保存された変更内容はManageBac+に同期されます。
ユーザー作成
OpenApplyに新規登録した学生
学生は、現在の学年度（またはそれ以前の学年度）に在籍しており、かつ両親がいる必要があります。
| 誰が | ManageBac+に同期する場合 |
|---|---|
| 学生 | 学生証番号は有効かつ固有のものであり、学生のメールアドレスも有効かつ固有のものである。 |
| 親 | 保護者のメールアドレスは有効かつ一意であり、保護者はOpenApplyアカウントを有効化しています。保護者アカウントの有効化方法については、こちらをご覧ください。 |
ManageBac+に親が既に存在する場合：
- すべての情報が一致すれば、アカウントは自動的にリンクされます。これは兄弟姉妹の場合によく見られます。例えば、アンは娘のクロエが既にManageBac+登録しているため、既にアカウントを持っています。クロエの弟のサミュエルが登録すると、アンのアカウントが更新され、追加された子供が表示されます。
- 詳細情報が一致しない場合、アカウントは重複としてフラグ付けされ、リンクされません。Samuelは、母親が登録されていない登録済みの子供としてManageBac+に同期されます。管理コンソールで重複を解決してください。
生徒または保護者が同期しない場合は、 ManageBac+で、 [設定] > [学校ディレクトリ]に移動し、3 つのドットを選択して [生徒と保護者のエクスポート]を選択します。ファイル内で生徒 ID とメールアドレスを検索します。通常、メールアドレスは既に使用されている (多くの場合、既存の保護者によって使用されている) か、生徒が既に存在してアーカイブされている可能性があります。アクセント記号を含むメールアドレスはManageBac+では受け付けられません。
ManageBac+の新入生または保護者
- 新入生：基本プロフィールを持つ在籍学生としてOpenApplyに同期されます。
- 新規保護者：基本プロファイルでOpenApplyと同期します。その後、保護者アカウントを有効化する必要があります。
ManageBac+では、すべての管理者が学生と保護者を作成できます。OpenApply OpenApply 、作成、編集、削除の権限を持つ管理者であれば誰でもアカウントを作成したり、申請者のステータスを変更したりできます。
ユーザーアーカイブ
ManageBac+で行われた変更
| ManageBac+ | 何が起こるのですか |
|---|---|
| 学年全体は「グループ設定の編集」を通じてアーカイブされます（卒業式でよく見られます）。 | 当該学年の全学生はアーカイブされ、アーカイブ日とともに「卒業」とマークされます。同期時にOpenApplyでステータスが更新されます。 |
| 学生は退学扱いとなります | 同期時にOpenApplyのステータスが更新されます。 |
| 親ファイルはアーカイブされています | OpenApplyでは何も起こりません。 |
| 学生が退学または卒業する | ManageBac+に他のアクティブな子供がいない保護者は、自動的にアーカイブされます。少なくとも1人の子供がまだ在籍している場合は、保護者はアクティブな状態を維持します。たとえば、クロエが卒業してもサミュエルがまだ在籍している場合、保護者はManageBac+アカウントを保持します。 |
OpenApply保護者の情報をアーカイブしません。保護者がOpenApplyにログインすると、生徒のステータスや、卒業生向けフォームなど、学校が要求するあらゆるフォームを確認できます。
OpenApplyで行われた変更
OpenApplyで学生が卒業または退学とマークされると、その学生はOpenApplyにアーカイブされます。同期時に、 ManageBac+で日付とステータスが更新されます。
削除
同期機能は削除をサポートしていません。システムは1日に1回、削除されたユーザーをチェックし、削除されたユーザーの同期を停止します。
誤ってManageBac+で学生を作成してしまい、 OpenApplyに同期されてしまいました。削除できますか？
ManageBac+で学生を削除してもOpenApplyには何も影響しません。残ったプロファイルは同期対象から除外されるだけです。逆の場合も同様です。両方のシステムで学生を直接削除してください。
学生がManageBac+からOpenApplyに同期したのですが、私が誤ってOpenApplyでその学生を削除してしまいました。
ManageBac+プロファイル自体には何も変更はありませんが、以降の同期対象から除外されます。逆の場合も同様です。この学生の同期を再度有効にする必要がある場合は、弊社までご連絡ください。手動で有効化いたします。
よくある質問
学生
2時間以上前にOpenApplyで学生を登録しましたが、 ManageBac+には登録されていません。
OpenApplyで学生の情報が以下のようになっているか確認してください。
- 名字と姓がある
- 有効で固有のメールアドレスを持っていること（親のメールアドレスではないこと）
- 有効な学生証を所持している
- 登録済みとしてマークされ、現在の登録日が付けられています
- 現在の学年度に在籍している
学生のメールアドレスまたはIDが既にManageBac+で使用されている場合、学生は同期されません。
新規学生がManageBac+に同期されましたが、情報が欠落しています
フォームで正しいグローバルフィールドが使用されていることを確認してください。カスタムフィールドは同期されません。
新入生がManageBac+に同期したが、ウェルカムメールを受け取らなかった。
ウェルカムメールは自動送信されません。設定 > 学校名簿から送信してください。
両親
新入生は同期されたが、保護者が見当たらない
OpenApplyアカウントが有効になっている保護者のみがManageBac+と同期します。
保護者はManageBac+に同期したが、ウェルカムメールを受け取らなかった。
ウェルカムメールは自動送信されません。設定 > 学校名簿から送信してください。
保護者が変更通知メールを受け取ったのはなぜですか？
セキュリティ対策として、 ManageBac+とOpenApplyメールアドレスが変更された保護者に通知します。
その他の質問
学年を追加または削除する必要があります
ご自身で操作しないでください。弊社にご連絡いただければ、学年レベルの追加または削除をお手伝いいたします。
メールによる有効化と認証の違いは何ですか？
どちらのシステムでも、アカウントは1つずつ、またはまとめて作成できますが、アカウントが有効化されるまではユーザーはサインインできません。有効化は、サインインとパスワード設定を促すウェルカムメールによって行われます。ユーザーが初めてサインインすると、メールアドレスが正しいことを確認するための確認メールが送信されます。シングルサインオン・ローンチパッドは、認証済みのアカウントのみが使用できます。
アカウント情報を一括更新することはできますか？
はい。どちらのシステムでも、一括編集画面またはCSVインポートを使用して、主要情報を一括更新できます。この作業については、弊社のサポートチームにご相談いただくことをお勧めします。
OpenApplyで学生を「登録済み」から「待機リスト」に変更しましたが、 ManageBac+ではまだその学生が表示されています。
同期されるのは、ステータスが「登録済み」 、 「卒業済み」 、 「退学済み」の学生のみです。「待機リスト」はManageBac+に該当するステータスがないため、同期できません。学生が正式に登録されるまで、 ManageBac+レコードを削除またはアーカイブしてください。
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