ManageBac+とOpenApplyを同期させることで、学校は両プラットフォーム間で生徒と家族に関する情報を一貫して管理できます。同期を有効にする前に、学校は主要な設定とデータ要件が一致していることを確認する必要があります。

このガイドでは、同期を成功させるために必要な準備手順について説明します。これには、学年レベルの設定、生徒情報の確認、保護者アカウントの有効化、データ品質レビューの完了などが含まれます。

概要

このガイドは、 ManageBac+とOpenApply両方を使用しており、両システム間の同期を有​​効にする準備をしている学校を対象としています。

同期を正常に有効にするには、両方のプラットフォームで設定が一致し、互換性のあるデータが必要です。ManageBac ManageBac+サポートでは、有効化前に無料のデータ品質分析を通じて設定内容の確認をお手伝いいたします。

チェックリスト

• ManageBac+とOpenApplyで設定されている年度レベルは、番号と順序が一致している必要があります。
• 登録するすべての学生は、両方のシステムで固有のメールアドレスを持っている必要があります。
• 登録済みの学生は全員、両方のシステムで固有の学生IDを取得する必要があります。
• OpenApplyの保護者アカウントを有効化する必要があります。（入学した生徒の保護者の方。）これにより、保護者のメールアドレスが一意であることが保証されます。
• ManageBac+アカウントとOpenApplyアカウントは、両方とも同じ（現在の）学年度に登録されている必要があります。
• ManageBac+サポートは、無料のデータ品質分析を提供します。

タイムライン

平均的には、6つの手順すべてを確認し、両システム間の同期を稼働させるには1～2週間かかることを推奨します。ただし、どちらか一方または両方のシステムが新規アカウントの場合は、この期間は大幅に短縮されます。

学年別マッピングの見直し

ManageBacの場合

ManageBac+ > 設定 > 学校設定 > 学年とレベル

1. ManageBacで有効になっている年度レベルを確認してください。
2. OpenApply有効になっている学年の数と順序が同じであることを確認してください。
3. 両システムにおいて、学年レベルが1対1で対応していることを確認してください。

OpenApply向け

OpenApply > 設定 > 入学

OpenApplyで有効になっている年度を確認するには、 [設定] > [入学] > [プログラム]に移動してください。

ヒントとベストプラクティス

• 同期を依頼する前に、生徒と保護者のデータを確認し、整理してください。
• ManageBac+とOpenApplyの間で、学生のメールアドレスと学生IDが完全に一致していることを確認してください。
• 同期を有効にする前に、特に学年度の開始時や終了時には、両方のシステムで学年度の移行を完了させてください。

警告および重要な注意事項

学生のメールアドレスと学生IDを確認してください。

学生のメールアドレスを確認する

OpenApply > 設定 > フォーム

1. OpenApply申請フォームに学生メールアドレス欄が追加されていることを確認してください。
2. ラベル、必須ステータス、指示など、フィールド設定を確認してください。
3. 変更を保存し、フィールドがフォーム上に正しく配置されていることを確認してください。

学生のメールデータをエクスポートして確認する

OpenApply > 設定 > インポートとエクスポート

1. 在籍中、卒業済み、退学済みのステータスを持つ学生をエクスポートします。
2. 以下のエクスポートフィールドを含めてください。
   • 学生分野
   • OpenApply ID
   • ファーストネーム
   • 苗字
   • メール
   • 学生証
3. メールアドレスに空白や重複がないか確認してください。

重要事項：メールアドレスが空白または重複しているユーザーは同期対象から除外されます。
アーカイブ済みの学生も必ず含めてください。

OpenApplyサポートは以下の事項についてサポートを提供します：

• 必要に応じてダミーのメールアドレスを作成します。
• 空白のメールアドレスを一括更新します。
• 重複するメールアドレスをチェックしています。

学生IDのエクスポートと確認

学生IDは一意である必要があります。同期を有効にする前に、学校側でシステム上の学生IDを確認することをお勧めします。

重要な注意：学生証を使用しない学校の場合 該当分野については、弊社のサポートチームが固有IDの生成やシステムの更新を直接お手伝いいたします。

同期を有効にする前に、両システム間で学生IDが完全に一致していることをご確認ください。

親アカウントの有効化

ManageBac+では各保護者が固有のメールアドレスを持つ必要があるため、 OpenApplyで有効化された保護者のみがManageBac+と同期されます。

保護者のアカウントが有効になっているか確認しています

OpenApply > 名簿 > 家族 > フィルター > 登録済みを選択。

名前の横に鍵のマークが付いている保護者の方は全員、アカウントが有効になっています。

この鍵のシンボルは、生徒のプロフィール > 保護者・後見人 のページで、保護者の名前の横にも表示されます。

アカウントが有効化されると、記録にログイン可能になり、保護者がシステムにログインできるようになります。ウェルカムメールを再送信できます。 有効化されているすべてのアカウントに対して。

親アカウントの一括有効化

保護者アカウントを有効化すると、通常、保護者にはOpenApplyへの初回ログインを促すウェルカムメールが送信されます。

ManageBac+とOpenApply同期を有​​効にしているほとんどの学校では、保護者がOpenApplyにログインする必要はありません。この場合、アカウントを有効化する前にウェルカムメールを無効にすることができます。

1. OpenApply > 設定 > 入学 > ステータスと通知に移動してください。
2. 保護者に新しいログイン招待状を送付したくない場合は、アカウントを有効化する前に「保護者向けウェルカムメール」オプションを無効にしてください。

保護者アカウントの有効化が完了したら、再度有効化してください。これにより、新規申請者とそのご家族がウェルカムメールを受信できるようになります。

1. 「名簿」＞「家族」に移動し、登録済みの生徒を絞り込みます。
2. 該当するすべてのファミリーを選択してください。
3. 「親アカウントを有効にする」を選択してください。

有効化された保護者の名前の横に鍵のマークが表示されます。保護者向けのウェルカムメールを再度有効にすることを忘れないでください！（上記の手順を逆に行ってください。）

現在の学年度

同期を有効にする前に、 ManageBac+とOpenApply両方が同じ最新の学年度に移行していることを確認してください。

学生の学年は、両方のシステムで一致している必要があります。例えば、 OpenApplyで12年生として登録されている学生は、 ManageBac+でも12年生として表示される必要があります。

チュートリアルは弊社のオンラインサポートセンターでご覧いただけます。リンクは下記をご覧ください。

• ManageBac+で新学年度に移行する
• OpenApplyで新学年度に移行する

データ品質分析

システムのレビュー準備が整いましたら、 ManageBac+サポートにご連絡いただき、無料のデータ品質分析をご依頼ください。

リクエストには以下の情報を含めてください。

• 学校名
• ManageBac+サブドメイン
• OpenApplyサブドメイン
• リクエストタイトル: MB-OAデータ品質分析

ManageBac+サポートが以下を確認します：

• ManageBac+とOpenApplyで有効化されている年度レベルは、番号と順序が一致しています。
• 学生のメールアドレスとIDは両方のシステムで一致しています。
• 保護者アカウントが有効になりました
• 両システムとも現在の学年度に基づいています

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よくある質問

ManageBac+とOpenApply 、年度レベルが一致しない場合でも同期できますか？

いいえ。同期を有効にするには、学年が番号と順序の両方において完全に一致している必要があります。

一部の学年レベルのみ同期させることは可能ですか？

部分的な同期がサポートされています。

メールアドレスが重複している学生同士は、同期されるのでしょうか？

いいえ。メールアドレスが空白または重複している生徒および保護者は、データが修正されるまで同期の対象から除外されます。

同期を行う前に、保護者はOpenApplyにログインする必要がありますか？

保護者は積極的にログインする必要はありませんが、保護者の記録がManageBac+と同期されるようにするには、 OpenApplyアカウントを有効化する必要があります。

同期準備プロセスにはどれくらい時間がかかりますか？

学校は通常、必要な確認作業を完了し、両方のシステムを準備するために2～3週間を見込んでおく必要があります。新規アカウントの場合は、期間が短縮される可能性があります。

データ品質分析を依頼する際に、どのような情報を提供すればよいですか？

学校名、 ManageBac+サブドメイン、 OpenApplyサブドメイン、およびリクエストタイトル「MB-OA データ品質分析」を含めてください。

要約すれば

• 同期を有効にする前に、 ManageBac+とOpenApply設定が一致していることを確認してください。
• 同期の問題を防ぐため、生徒、保護者、学年度のデータを確認してください。
• 本番稼働前に、 ManageBac+サポートチームと協力してデータ品質分析を実施してください。

これらの準備手順に従うことでManageBac+とOpenApply間のスムーズな同期が保証されます。