Ce guide présente la configuration d'un compte ManageBac+ et son utilisation quotidienne pour le suivi des présences, la génération d'horaires et de calendriers.

Que comprend l'abonnement complémentaire de gestion des présences ?

Il existe deux types de présence sur ManageBac+ : la présence en classe et la présence en salle de classe .

Présence en classe

La présence en classe est enregistrée par les conseillers de classe via la section « Classe » > « Présence » > le programme.

• Ne nécessite pas la configuration des horaires ni des périodes.
• Peut être mis à jour par le conseiller principal attitré de l'élève.

Présence en classe :

Si cette option est activée sur le compte de votre établissement, la présence en classe est enregistrée via Classes > sélectionnez votre classe > Présence. (Remarque : même si votre classe s’appelle « Salle principale », l’enregistrement ici comptabilisera la présence.)

• On utilise généralement cette méthode si vous enregistrez les présences plus d'une fois par jour, ou si vous souhaitez enregistrer les présences dans des cours spécialisés.
• Cela nécessite la configuration de la rotation des présences (jours de la semaine ou cycle de rotation), des périodes et des horaires de cours .

Quel est le meilleur choix pour votre école ?

Si vous ne prenez les présences qu'une fois par jour, il est recommandé d'activer uniquement l'option « Classe principale » dans vos paramètres de présence du Programme primaire (PP) et d'enregistrer toutes les entrées sous la rubrique « Classe principale ». Onglet Salle de classe .

Présence en classe

Dans le tableau de bord, sous « Classe principale » > « Présence » , les professeurs principaux pourront consulter la liste des élèves dont ils doivent enregistrer la présence. Les élèves sont filtrés par niveau scolaire et triés par ordre alphabétique de nom de famille.

Remarque : Le terme « classe principale » est personnalisable dans les paramètres de terminologie de votre établissement ; il peut donc apparaître sous différentes formes : classe principale, groupe de tutorat, section, etc.

Pour enregistrer la présence, cliquez sur l'une des catégories de présence disponibles ( P : Présent, A : Absent, L : En retard, etc.). Survolez le bouton pour afficher la catégorie. Marquez les élèves individuellement ou sélectionnez « Tous » dans le menu déroulant. Cliquez sur l' icône en forme de bulle pour laisser un commentaire.

Cliquez sur l' icône Calendrier pour consulter les statistiques de présence en classe par trimestre et en pourcentage.

Dans le panneau de navigation de droite, vous pourrez :

• Consultez le résumé quotidien des présences en classe d'aujourd'hui.
• Exporter vers Excel les journaux de présence quotidiens, hebdomadaires et mensuels
• Consultez l'heure de la dernière mise à jour des présences.

Conseils pour une bonne assiduité en classe :

• Les absences signalées en classe seront prises en compte dans les cours de l'élève pour la journée, afin de fournir un contexte aux enseignants.
• Si l'enregistrement des suppléants a été activé dans vos paramètres de présence, les conseillers de classe verront non seulement les élèves qui leur sont assignés, mais aussi tous les élèves qui se trouvent dans une classe où ils sont enseignants .
• Les absences non enregistrées sont automatiquement marquées comme présentes à minuit sur le compte de votre établissement. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur les élèves absents et mettre à jour les informations en conséquence.
• Si vous ne trouvez pas dans votre liste un élève pour lequel vous devez enregistrer la présence, vérifiez si vous êtes désigné comme son conseiller principal , soit via le profil de l'élève, soit via l'onglet Membres du groupe d'âge, comme nous le verrons plus loin dans ce guide.

Présence en classe

Si la fonction de présence en classe est activée sur le compte de votre école, vous pouvez rapidement ajouter la présence via Classes > sélectionnez votre classe > Présence .

Remarque : Bien que votre classe puisse être nommée « Salle de classe principale », l'onglet « Présence » ici, dans votre classe, enregistre la présence en classe .

Vous devrez configurer initialement la rotation et les horaires de votre classe si aucun administrateur ne l'a fait. Cochez les cases des horaires et, si vous le souhaitez, indiquez la salle .

Pour enregistrer la présence d'un élève , cliquez sur l'une des catégories disponibles ( P : Présent, A : Absent, L : En retard, etc.). Vous pouvez cocher les élèves individuellement ou sélectionner « Tous présents » dans le menu déroulant. Cliquez sur l' icône en forme de bulle pour laisser un commentaire.

Conseils pour une bonne assiduité en classe :

• Les élèves absents de leur classe seront signalés par une croix rouge.
• Vous ne pourrez sélectionner qu'une date correspondant à votre emploi du temps, c'est-à-dire un jour où votre cours est censé avoir lieu. Par exemple, si votre cours n'est pas programmé le jeudi, la sélection d'un jeudi dans le calendrier vous amènera à la date disponible précédente ou suivante pour la saisie des présences, afin d'éviter les erreurs de saisie.
• Les absences non enregistrées sont automatiquement marquées comme présentes à minuit sur le compte de votre établissement. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur les élèves absents et mettre à jour les informations en conséquence.

Configuration du compte pour la gestion des présences

Vous trouverez ci-dessous les paramètres recommandés à vérifier lors de la configuration de votre compte pour le suivi des présences.

Pré-configuration

• P1. Révision du fuseau horaire
• P2. Révision des termes académiques

Paramètres de présence

• A1. Paramètres de présence à l'échelle de l'établissement
• A2. Calendrier des présences et des vacances au niveau du programme
• A3. Cadre des années primaires (Pour les écoles proposant un enseignement primaire)
• A4. Définir le cycle de rotation (Pour les écoles appliquant un cycle de rotation)

Suivi des élèves dans les écoles - Présence en classe

• HR1. Personnaliser la terminologie de la classe d'accueil
• HR2. Affecter les étudiants aux conseillers

Suivi des présences en classe pour les écoles

• C1. Personnaliser la terminologie des leçons
• C2. Configurer les périodes
• C3. Importer les horaires de cours
• C4. Examiner les conflits d'horaire

Configuration préalable requise

Fuseau horaire de la revue P1

Définissez le fuseau horaire de votre école via Paramètres > Paramètres de l'école > Nom, adresse et logo > Fuseau horaire .

Ce temps sera utilisé pour :

• Publication de résumés et de rappels quotidiens et hebdomadaires
• Minuit, heure locale, servira de point de contrôle pour mettre à jour automatiquement chaque jour les valeurs de présence vides à « Présent ».

P2 Révision des termes académiques

Consultez les années et semestres universitaires en cours via Paramètres > Semestres universitaires > sélectionnez le programme . Vous pouvez modifier les semestres universitaires ou ajouter une année universitaire.

Cliquez sur Modifier dans l'année universitaire si vous devez ajuster les dates des trimestres universitaires existants pour qu'elles correspondent à votre calendrier de présence.

Paramètres de présence

Paramètres de présence à l'échelle de l'établissement A1

Configurez vos paramètres de présence scolaire via Paramètres > Présence > Paramètres :

1. Configurez les paramètres de présence de l'ensemble de l'établissement : indiquez si la présence sera disponible pour la classe principale, les cours ou les deux.
2. Activer la fonction « Excuses parentales » pour permettre aux parents de soumettre des demandes d’excuses d’absence.
3. Activez l'option « Envoyer une notification d'absence aux parents » pour envoyer automatiquement des notifications par e-mail aux parents si leur enfant est marqué absent en classe.
4. Activez l'option « Envoyer les récapitulatifs quotidiens de présence en classe aux administrateurs » pour recevoir chaque jour la liste des élèves absents en classe. Vous recevrez également une notification si tous les élèves sont présents.
5. Activez l'option « Envoyer le rapport de présence hebdomadaire aux administrateurs » pour recevoir un récapitulatif hebdomadaire indiquant quels élèves ont manqué un nombre spécifié de périodes de cours ou d'heures de classe.

Conseil : Pour les programmes primaires, vous pouvez limiter davantage la présence aux seuls élèves de la classe principale via les paramètres au niveau du programme.

Taux de participation au programme A2 par année scolaire

Cliquez sur l' onglet « Niveau du programme » pour configurer les paramètres de présence pour chacun des programmes de votre école.

1. Sélectionnez le programme
2. Sélectionnez l'année universitaire
3. Configurez le calendrier de présence sur les jours de semaine ou sur un cycle de rotation personnalisé (par exemple, 10 jours).
   • Vous pouvez choisir d'inclure les jours fériés dans votre rotation.
4. Sélectionnez les catégories parmi lesquelles les enseignants peuvent choisir, notamment Retard, Santé, Code vestimentaire, etc.
5. Personnalisez les catégories pour modifier les couleurs et les étiquettes.
6. Les vacances sont également configurées par programme
   • Cliquez sur les dates du calendrier pour configurer vos vacances scolaires.
   • Pour supprimer un jour férié, cliquez à nouveau sur la date.
   • Les jours fériés et les jours de congé sont marqués en jaune et ne sont pas comptabilisés dans le total des présences.
   • Les enseignants ne pourront pas faire l'appel ces jours-là.

A3 Configurer les années primaires

Accédez à Paramètres > Présence et calendrier > Niveau du programme > Années primaires de l'IB :

Activation de la présence du conseiller principal suppléant dans le cadre du PYP
Il est possible d'autoriser les enseignants des classes du Programme primaire (PP) à enregistrer la présence des enseignants suppléants en classe. Cochez la case « Activer l'enregistrement des suppléants » pour permettre à tout enseignant affecté à la classe de prendre la présence du professeur principal.

Les élèves auxquels le conseiller est affecté en tant que conseiller de classe et tous les autres élèves de la ou des classes PYP dans lesquelles il est enseignant.

Réservé à la classe principale
Si vos élèves du programme PYP restent dans la même classe toute la journée, il est recommandé d'utiliser la configuration « Salle de classe uniquement » pour enregistrer une seule présence par jour.

Remarque : ce paramètre sera automatiquement activé pour tous les enseignants de PYP Next s'il est activé.

A4 Ajuster le premier jour du cycle de rotation

Les écoles appliquant un système de rotation peuvent cliquer sur le numéro rouge le premier jour de chaque trimestre scolaire.

Une fois que vous aurez cliqué, vous pourrez sélectionner le numéro de début du cycle de rotation sur lequel le terme commencera.

Cette fonctionnalité peut être utilisée pour un alignement rapide du cycle de rotation au début de chaque nouveau semestre universitaire.

Conseil : N’oubliez pas de régler d’abord les dates de votre semestre via Paramètres > Semestres , puis de configurer votre calendrier des jours fériés et la rotation en fonction des jours de la session.

Pour les écoles qui suivent l'assiduité en classe

HR1 Personnaliser la terminologie

Dans Paramètres > Paramètres de l'établissement > Terminologie , vous pouvez personnaliser le terme « classe principale » pertinent pour votre école.

Revoir:

• Nom de l'onglet Salle de classe
• Titre du conseil de classe
• Titre supplémentaire de conseiller de classe
• Titre supplémentaire des conseillers de classe

HR2 Affecter les élèves à leurs conseillers de classe

Depuis ManageBac+ tableau de bord ManageBac+ , accédez à la section « Groupes scolaires » et sélectionnez le groupe scolaire concerné. Vous pourrez ensuite attribuer manuellement des élèves via l'onglet « Membres » en cliquant sur l'onglet « Conseillers » de chaque catégorie.

Vous pouvez attribuer manuellement des élèves à des conseillers de classe supplémentaires via l'onglet Membres > onglet Conseillers de classe .

Vous pouvez attribuer en masse le même conseiller principal à tous les élèves de la même année scolaire en sélectionnant le conseiller du premier élève puis en cliquant sur l'icône de flèche déroulante > Enregistrer les modifications .

Vous pouvez attribuer en masse le même conseiller de classe supplémentaire à tous les élèves du même groupe d'âge en sélectionnant le conseiller de classe supplémentaire du premier élève, puis en cliquant sur l'icône de flèche déroulante > Enregistrer les modifications .

Vous pouvez affecter des étudiants en masse à différents conseillers via Membres > Étudiants > Affecter des étudiants en masse .

Pour les écoles qui suivent la présence en classe

C1 Personnaliser la terminologie des leçons

Dans Paramètres > Paramètres de l'établissement > Terminologie , vous pouvez personnaliser le terme « Période de cours de présence » qui convient à votre établissement.

C2 Configurer les périodes de présence par programme

Via Présence et calendrier > Périodes > le programme , personnalisez le nombre et la durée des périodes pour l'année scolaire.

1. Sélectionnez l' année académique .
2. Indiquez si vous souhaitez personnaliser les périodes de présence par jour ou par cycle de rotation .
3. Indiquez si vous souhaitez que le décompte des périodes commence à 0 .
4. Activez l'option « Différencier les périodes par niveau scolaire » si vous souhaitez que la configuration des périodes soit spécifique à chaque niveau scolaire . Une fois cette option activée, vous pourrez sélectionner le niveau scolaire pour configurer la présence.
5. Sélectionnez le nombre de périodes pour chaque jour et définissez leurs horaires. Cochez « Périodes personnalisées » pour les plages horaires sans cours. Vous pouvez nommer ces périodes personnalisées (texte libre) et choisir une image de fond parmi une sélection prédéfinie.
6. Vous pouvez également copier les configurations de périodes à partir des jours de la semaine ou des cycles de rotation. Les coches vertes indiquent les jours où les configurations de périodes ont été enregistrées après l'enregistrement des modifications.
7. Vous pouvez également copier les configurations de période des années universitaires précédentes pour chaque programme d'études.

Horaires des cours d'importation C3

Pour les écoles utilisant ManageBac+ pour le suivi des présences, les périodes de cours avec leurs lieux peuvent être importées en masse via Classes > Voir toutes les classes > Gestionnaire de classes > Importer les horaires .

Étape 1 : Cliquez sur « Télécharger notre modèle CSV ».

Étape 2 : Remplissez les champs obligatoires :

• Identifiant de classe (doit être unique pour chaque classe)
• Année académique
• Journée de rotation
• Numéro de période
• Lieu (facultatif)

Étape 3 : Enregistrez le fichier au format CSV.

Étape 4 : Cliquez sur Choisir un fichier pour télécharger votre fichier, puis cliquez sur Suivant.

Il ne doit y avoir qu'une seule ligne par jour. Pour les jours de la semaine (colonne B), le lundi est le jour 1, le mardi le jour 2, le mercredi le jour 3, etc. Pour les jours de rotation, il suffit d'ajouter le numéro du jour de rotation (par exemple : 1, 2, 3, etc.).

Conseil : Utilisez l’exportation d’horaires existante comme référence pour les listes de classes actuelles. Accédez à Gestionnaire de classes > Exporter les horaires .

Consultez la feuille « Format d'importation » en bas de page.

Conflits d'horaires pour la revue C4

Téléchargez le fichier CSV et vérifiez le calendrier avant de cliquer sur « Continuer » pour terminer l’importation.

Les classes ne peuvent pas être importées avec succès si l'identifiant de la classe ne correspond pas exactement à celui indiqué dans ManageBac+ .

Pour consulter les identifiants de classe de l'établissement, rendez-vous dans Classes > Voir toutes les classes > Exporter vers Excel . Corrigez les identifiants qui ne correspondent pas à ceux de votre compte et cliquez sur Importer un nouveau fichier CSV pour réessayer.

Conseil:

- Vérifiez les identifiants de classe existants via Classes > Gérer les classes
Les emplois du temps peuvent être importés en masse ou mis à jour individuellement via la classe spécifique.

Présence en classe

Enregistrement de la présence en classe

Via la section « Classe principale » > « Présence » > le programme , les conseillers de classe verront la liste des élèves qui leur sont assignés et pour lesquels ils doivent enregistrer la présence.

• Si le parent de l'élève a soumis une demande d'excuse d'absence, celle-ci apparaîtra ici. Vous pouvez également consulter le récapitulatif de la classe et la date et l'heure de la dernière mise à jour des présences.
• Téléchargez les rapports de présence quotidiens, hebdomadaires ou mensuels et les coordonnées via l'exportation vers Excel.
• Les enseignants peuvent sélectionner une étiquette parmi celles proposées, telles que Présent, Absent, En retard, Sortie scolaire, etc., et laisser un commentaire.
• Consultez les présences sur l'ensemble des jours de la semaine ou sélectionnez un jour précis dans le calendrier.

Note: 

• Les absences signalées en classe seront prises en compte dans les cours de l'élève pour la journée, afin de fournir un contexte aux professeurs.

• Si l'enregistrement des suppléants est activé dans vos paramètres de présence, les professeurs principaux verront non seulement les élèves qui leur sont assignés, mais aussi tous les élèves qui se trouvent dans une classe où ils enseignent.

• Les absences non enregistrées sont automatiquement marquées comme présentes à minuit sur le compte de votre établissement. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur les élèves absents et mettre à jour les informations en conséquence.

Mettre à jour un conseiller désigné

Dans le profil de l'élève > Modifier le profil , vous pourrez sélectionner le conseiller dans le menu déroulant Conseiller principal .

Conseillers d'évaluation par groupe d'année

Accédez à la section Groupes d'années > sélectionnez un groupe d'années > Membres > Conseillers de classe .

Sélectionnez le conseiller dans la liste déroulante « Conseiller » .

Examiner les conseillers en masse

Accédez à Membres du groupe d'année > Étudiants > Affecter des étudiants en masse .

Présence en classe et horaires

Expérience utilisateur du tableau de bord

La conception du tableau de bord vous permet d'accéder rapidement aux informations les plus importantes concernant vos classes et vos groupes d'âge et d'en avoir une vue d'ensemble.

La vue d'ensemble des cours facilite l'accès à vos cours et le suivi de votre assiduité.

Enregistrement des présences en classe

Dans le menu Classe > Présence , les enseignants peuvent enregistrer la présence des élèves pour la journée. Recherchez un élève en particulier ou cochez « Tous les élèves ».

Mettez à jour les données historiques en sélectionnant la date dans le calendrier.

Si l'élève a été signalé comme absent dans sa classe ou si son parent a soumis une excuse pour absence, cela apparaîtra ici.

Gestion des emplois du temps

Définissez ou mettez à jour les périodes et les jours selon vos besoins via les paramètres de présence. Les périodes doubles ou les cours qui se répètent sont possibles.

Les enseignants peuvent définir leurs jours de rotation en indiquant les jours et les périodes précis où leur cours a lieu. Indiquez les lieux de cours ou les liens Zoom pour les cours en ligne.

Gestion des emplois du temps des étudiants

Générer des emplois du temps PDF pour les étudiants via Cours > Voir tous les cours > Gestionnaire de cours > Générer des emplois du temps.

Cela créera un fichier ZIP qui sera enregistré à droite. Vous pourrez ensuite télécharger et partager les fichiers PDF avec les étudiants par courriel ou message.
Le code postal sera organisé en fonction du niveau scolaire et du nom de l'élève.

Les étudiants peuvent également consulter directement leur emploi du temps en direct ou au format PDF lorsqu'ils se connectent à ManageBac+ .

Gestion des emplois du temps des enseignants

Utilisez la recherche globale en haut de la page, saisissez le nom de l'enseignant et sélectionnez-le.

Cliquez sur « Emploi du temps » dans le panneau de navigation supérieur du profil de l’enseignant :

• Consultez les horaires hebdomadaires.
• Envoyez un courriel au professeur d'un cours spécifique.
• Cliquez sur « Exporter les horaires au format PDF » pour télécharger leur horaire.

Le responsable des présences

Enregistrement via le gestionnaire de présence

Le Gestionnaire de présence permet aux administrateurs et aux enseignants autorisés d'accéder à l'onglet et d'enregistrer la présence quotidienne sans avoir à se rendre directement dans les classes ou les salles de classe.

Via la salle de classe par conseiller ou les cours par programme. Filtrez par niveau scolaire et statut de présence.

Exporter les formulaires de présence et de contact d'urgence de l'ensemble de l'école

Suivre l'état d'avancement de l'enregistrement des présences et envoyer des rappels aux conseillers qui ne l'ont pas encore fait.

Mise à jour groupée des données des élèves et consultation des dossiers par jour, semaine ou mois

Gestion des registres et rapports de présence

Consultez les relevés de notes trimestriels et annuels de tous les élèves, toutes années universitaires confondues.

Vérifier et ajuster les dossiers avant de générer les bulletins scolaires.

Autorisations du gestionnaire de subventions

Le Gestionnaire de présence permet aux administrateurs et aux enseignants autorisés d'accéder à l'onglet et d'enregistrer les présences quotidiennes sans se rendre directement dans les classes. Cette autorisation peut s'avérer utile pour les assistants administratifs ou les responsables des ressources humaines qui enregistrent quotidiennement les présences d'un grand nombre d'élèves.

Accorder en masse les autorisations de gestionnaire de présence

Vous pouvez configurer les autorisations de présence en accédant à Paramètres > Sécurité et autorisations > Enseignants et conseillers > Autorisations individuelles.

Remarque : Ceci confère à l'utilisateur un accès complet pour consulter et mettre à jour les registres de présence de tous les élèves, tous programmes et niveaux confondus, passés et présents.

Accorder individuellement les autorisations de gestionnaire de présence

Vous pouvez également accorder certaines autorisations à un utilisateur en accédant directement à son profil > Modifier le profil > Accès et autorisations

Cocher la case Présence, Enregistrer les modifications.

Remarque : Ceci confère à l'utilisateur un accès complet pour consulter et mettre à jour les registres de présence de tous les élèves, tous programmes et niveaux confondus, passés et présents.

Impliquer votre communauté scolaire

Vue étudiante

Vue étudiant via les horaires :

Vérifiez les horaires et les lieux ou contactez les enseignants pour signaler tout retard.

Exportez les horaires au format PDF ou consultez les horaires à venir.

Consultez les statistiques de présence par classe et par salle de classe.

Des statuts en direct partagés avec les étudiants pour encourager une présence en temps opportun.

Afficher les données de présence sur les bulletins scolaires

Via Rapports > Modèles > sélectionnez votre modèle > Présence.

Sélectionnez pour afficher :

• Présence en classe et/ou en salle de classe
• Configurez les étiquettes à inclure ou à exclure (par exemple, Présent et Absent uniquement).
• Afficher éventuellement les pourcentages de présence
• Sélectionnez les relevés de présence trimestriels ou annuels
• Configurer sur la page de couverture ou la page récapitulative

Portail parents multilingue

Offrir aux parents une interface en langue locale.

Chaque parent peut définir ses préférences linguistiques individuelles, avec prise en charge des éléments suivants :

Chinois | Arabe | Français | Japonais | Espagnol

Vue parent

Vue parent via le tableau de bord :

Les parents peuvent consulter en direct le statut des présences et voir les commentaires.

Vue parents via les horaires :

Via leur tableau de bord, les parents peuvent consulter et exporter les emplois du temps au format PDF et visualiser les présences en classe.

Les statuts sont mis à jour en temps réel dans les calendriers hebdomadaires, avec les contacts clés répertoriés pour les prochaines étapes.

Excuses de présence

Demande de justification d'absence :

Via le tableau de bord, les parents peuvent cliquer sur « Soumettre une demande d'excuse d'absence ».

Cela leur permettra d'indiquer les jours d'absence de leur enfant et d'en préciser le motif (par exemple, un séjour en camping de 10 jours). Après avoir cliqué sur « Envoyer » , l'information sera transmise au professeur principal désigné et envoyée par courriel aux administrateurs ManageBac+ .

 

Réception des autorisations d'absence

Lorsque les parents soumettent une demande d'excuse d'absence, les administrateurs en reçoivent la notification.

Les administrateurs peuvent consulter les excuses d'absence pour la classe principale et les cours via le gestionnaire de présence .

Résumés

Les récapitulatifs quotidiens de présence en classe peuvent être configurés et envoyés aux administrateurs.

De plus, activez les notifications pour avertir automatiquement les parents que leur enfant a été marqué comme absent de sa classe.

Ressources en libre-service

Liens utiles :

• Assistance aux utilisateurs pour l'accès à ManageBac+ (envoi d'e-mails de bienvenue ou modification des mots de passe)
• Configuration des paramètres de présence
• Configuration des horaires de cours / jours de rotation
• Enregistrement de la présence en classe ou en salle de classe
• Enregistrement des présences via le gestionnaire de présences
• Réception des autorisations d'absence