Qu'est-ce que ManageBac+ <> OpenApply Sync ?
L'intégration entre ManageBac+ et OpenApply permet la synchronisation des données démographiques essentielles des élèves et de leurs parents. Une fois activée, la synchronisation s'effectue toutes les deux à quatre heures.
La synchronisation ManageBac+ OpenApply est activée via notre plateforme Faria Sync Hub. Pour ce faire, veuillez contacter notre équipe d'assistance afin que nous l'activions pour votre établissement.
L'intégration entre ManageBac+ et OpenApply permet aux établissements scolaires de :
- Création automatique de nouveaux comptes ManageBac+ pour les nouveaux élèves inscrits et leurs parents
- Création automatique de nouveaux comptes OpenApply pour les élèves et parents déjà inscrits ManageBac+
- Étudiants se retirant ou diplômés dans l'un ou l'autre système
- Surveillez les chiffres d'inscription en temps réel
- Accédez à des données démographiques cohérentes pour les élèves et les parents
- Surveiller et résoudre les informations de compte dupliquées ou contradictoires
- Connexion via l'authentification unique pour les administrateurs et les parents dans les deux systèmes
OpenApply , tout comme ManageBac+ , est un service de la suite Faria . Pour en savoir plus sur OpenApply et notre offre Expérience familiale unifiée , cliquez ici.
Comment ManageBac+ s'intègre-t-il à OpenApply ?
La synchronisation inclut les types d'élèves suivants, ainsi que leurs parents :
- Les étudiants ayant le statut « Inscrit » pour l’année universitaire en cours ou antérieure (par exemple, un étudiant marqué comme « Inscrit pour 2025-2026 » ne sera pas synchronisé).
- Étudiants ayant le statut « Retiré » * ou « Diplômé ».
L'intégration permet trois actions :
- Mise à jour des données utilisateur : Les informations démographiques d’un utilisateur (par exemple, son adresse) peuvent avoir été mises à jour dans un système. Lors de la synchronisation, ces modifications seront transférées vers l’autre système.
- Création d'un compte utilisateur : Si un étudiant est inscrit sur OpenApply pour l'année scolaire en cours ou antérieure, un compte sera créé sur ManageBac+ , ainsi que celui de ses parents. Si un nouvel étudiant est créé sur ManageBac+ , son compte sera synchronisé avec OpenApply , ainsi que celui de ses parents, en tant qu'étudiant inscrit. Les étudiants doivent posséder le même identifiant et la même adresse courriel dans les deux systèmes.
- Les nouveaux élèves créés dans ManageBac+ via la synchronisation apparaîtront dans le bon niveau scolaire, mais ne seront pas affectés à des groupes d'âge ou à des classes.
- Les e-mails de bienvenue ne sont pas envoyés lors de la création d'un compte utilisateur. Les administrateurs doivent les générer séparément après la création du compte.
- Archives des utilisateurs : Si un élève est marqué comme Retiré* ou Diplômé dans l’un ou l’autre système, il est automatiquement archivé, ainsi que les comptes parents ManageBac+ (si ces parents n’ont pas d’autres enfants inscrits à l’école).
Nous proposons également l'authentification unique gratuite via notre portail de comptes Faria . Ce portail permet aux utilisateurs disposant d'une adresse e-mail vérifiée dans nos systèmes et/ou ceux de nos partenaires de passer facilement d'un système à l'autre sans avoir à se connecter séparément. Les administrateurs et les parents disposant d'une adresse e-mail vérifiée dans les deux systèmes pourront utiliser cette fonctionnalité.
Veuillez noter que le statut « Retiré » désigne un étudiant inscrit qui a quitté l'établissement. Si votre service des admissions utilise ce statut pour les étudiants ayant abandonné leur candidature (par exemple, un étudiant dont le statut passe de « En attente » à « Candidature déposée » puis à « Retiré »), nous vous conseillons d'utiliser plutôt le statut « Refusé » afin que les données ne soient pas synchronisées avec ManageBac+ .
Comment configurer la synchronisation avec OpenApply
L'intégration ManageBac+ - OpenApply est actuellement gratuite. Veuillez contacter l'équipe d'assistance ManageBac+ pour demander l'intégration via le formulaire de demande.
Lors de cette phase de demande, notre équipe d'assistance aura besoin d'informations de la part de votre établissement scolaire et effectuera des vérifications de données sur vos comptes ManageBac+ et OpenApply avant d'activer la synchronisation entre eux.
Comment gérer la synchronisation OpenApply
Où est gérée l'intégration ?
Dans ManageBac+ , accédez à Paramètres > Intégrations > Synchronisation
Dans OpenApply , accédez à Paramètres > Intégrations > ManageBac+
Révision de la priorité des notes
Vous pouvez ici vérifier si l'intégration entre ManageBac+ et OpenApply est activée pour votre compte, et configurer la priorité de vos notes le cas échéant.
Quels champs synchroniser ?
Champs obligatoires pour la synchronisation
Où pouvez-vous consulter les données ?
Accédez au profil d'un utilisateur individuel via Paramètres > Annuaire de l'établissement.
Les champs affichés dans cette capture d'écran sont synchronisés avec OpenApply , à l'exception de :
- Langage d'interface utilisateur
- Maîtrise de l'anglais
- SSN
Profil du parent
Les champs affichés dans la capture d'écran ci-dessus se synchronisent avec OpenApply , à l'exception de :
- Deuxième prénom
- Langage d'interface utilisateur
Veuillez noter que dans la section Travail du parent, seul le champ Téléphone professionnel se synchronise avec OpenApply .
Remarque importante : par défaut, les parents et les élèves peuvent modifier leurs propres informations de profil. Pour verrouiller cette fonctionnalité et limiter les modifications aux seuls administrateurs, veuillez accéder à Paramètres > Sécurité et autorisations > Général.
Les enseignants peuvent également avoir accès en modification aux profils des élèves. Nous recommandons de limiter leur accès à l'annuaire des élèves en lecture seule via Paramètres > Sécurité et autorisations > Enseignants et conseillers, puis d'enregistrer les modifications.
OpenApply Mini Profiles dans ManageBac
Une section Mini Profil repliable apparaît dans la barre latérale de chaque profil étudiant ManageBac , pour les étudiants synchronisés avec OpenApply .
Le mini-profil affiche jusqu'à trois sections en fonction de la configuration de l'administrateur :
- Étiquettes — Libellés attribués à l'étudiant dans OpenApply (par exemple, ESL, SEN, alerte médicale)
- Historique du candidat — Chronologie des changements de statut de la candidature de l'étudiant
- Généralités — Valeurs des champs personnalisés, y compris les champs groupés tels que les informations sur les parents/tuteurs
Si un étudiant n'est pas synchronisé avec OpenApply , la section Mini Profil n'apparaît pas.
Paramètres d'échange de données dans ManageBac
Un module d'échange de données apparaît sous Paramètres > SyncHub (visible uniquement pour les écoles ayant activé SyncHub ).
La page Faria SyncHub contient quatre onglets :
- Champs intégrés — Un tableau de référence en lecture seule indiquant quels champs standard se synchronisent automatiquement entre ManageBac et OpenApply (nom, courriel, identifiant étudiant, note, statut d'inscription, coordonnées des parents).
- Champs configurables — Choisissez les étiquettes OpenApply , les statuts de l’historique des candidatures et les champs personnalisés affichés dans le mini-profil. Vous pouvez sélectionner les champs que les enseignants ManageBac peuvent consulter dans le profil étudiant (à gauche, sous « Étiquettes disponibles »), puis cliquer sur « Ajouter » et enfin sur « Enregistrer les modifications ».
- Présentation — Aperçu en direct : sélectionnez une année scolaire et un élève pour voir exactement à quoi ressemblera leur mini-profil.
- Planification — Indique quand la synchronisation nocturne s'exécute et quand elle s'est terminée pour la dernière fois.
Toutes les informations sur OpenApply sont stockées dans des champs, qui figurent dans les formulaires. Les champs de chaque formulaire peuvent être personnalisés dans l'éditeur de formulaires, accessible à l'administrateur via Paramètres > Formulaires .
Tous les champs synchronisés entre ManageBac+ et OpenApply sont des champs globaux, c'est-à-dire qu'ils sont standardisés dans nos systèmes. Dans l'éditeur de formulaire, vous pouvez double-cliquer sur un champ pour le modifier. Si le champ est un champ global, vous verrez un écran similaire à celui-ci :
Notez que certains champs sont à la fois globaux et obligatoires – par exemple, le prénom et le nom de famille sont toujours des champs obligatoires pour tous les candidats.
Remarque importante : OpenApply autorisant les champs personnalisés, il est essentiel de vérifier vos formulaires afin de vous assurer d’utiliser des champs globaux pour stocker vos données. Notre équipe d’assistance peut vous aider dans cette vérification. Notez que vous pouvez renommer les libellés des champs globaux, par exemple si vous préférez demander le nom de famille plutôt que le prénom. Si vous souhaitez recueillir des informations telles que le numéro de téléphone professionnel des parents via OpenApply et que vous ne souhaitez pas qu’elles soient synchronisées avec ManageBac+ , nous vous recommandons d’utiliser un champ personnalisé sur OpenApply plutôt qu’un champ global. Lors de la modification d’un champ, vous pouvez également rendre certains champs globaux réservés à l’usage interne, par exemple si vous ne souhaitez pas que les parents fournissent l’adresse e-mail de l’élève et préférez qu’un administrateur saisisse ces données. Pour plus d’informations, veuillez consulter la FAQ .
Transition vers la nouvelle année universitaire avec la synchronisation activée
Les écoles ayant activé la synchronisation sont encouragées à suivre ces étapes pour le processus de transition vers la nouvelle année scolaire.
- Générez des rapports de fin de trimestre dans ManageBac+ (si les rapports sont activés).
- Effectuez la transition OpenApply comme décrit dans le tutoriel « Années de transition » pour OpenApply .
- Suivez ensuite les autres étapes de transition décrites dans le tutoriel ManageBac+ « Transition vers l’année scolaire suivante ».
Qu’est-ce que l’expérience familiale unifiée Faria ?
Faria Education Group fournit une suite technologique intégrée couvrant la gestion des admissions ( OpenApply ), l'apprentissage et l'enseignement ( ManageBac+ ) et la gestion des activités et les paiements en ligne ( SchoolsBuddy pour plus de 3000 écoles dans 120 pays.
Nous offrons aux élèves et à leurs familles une expérience utilisateur cohérente, moderne et intuitive, de la première prise de contact à l'inscription, en passant par la vie scolaire et au-delà. Découvrez l' Expérience Familiale Unifiée et comment elle peut aider votre établissement dès aujourd'hui.
Intégrations - Questions et assistance
Puis-je mettre à jour les informations de compte en masse ?
Oui, tout à fait. Il existe plusieurs endroits dans les deux systèmes où vous pouvez mettre à jour les informations essentielles en masse, soit via un écran de modification groupée, soit par importation CSV. Nous vous recommandons de contacter notre équipe d'assistance pour résoudre ce problème.
Je suis en train de configurer le système et je dois ajouter ou supprimer une année. Est-ce possible ?
Nous vous aiderons à créer ou à supprimer ce nouveau niveau d'année. Veuillez ne pas le faire vous-même.
J'ai indiqué qu'un étudiant était inscrit via OpenApply , puis je l'ai indiqué comme étant sur liste d'attente.
Cependant, je vois toujours l'enregistrement dans ManageBac+ . Malheureusement, nos systèmes ne synchronisent que les étudiants ayant les statuts suivants : Inscrit, Diplômé, Abandon.
Comme le statut « Sur liste d'attente » dans OpenApply n'a pas de correspondance dans ManageBac+ , la synchronisation est impossible. Dans ce cas, nous recommandons de supprimer ou d'archiver l'enregistrement ManageBac+ jusqu'à ce que l'étudiant soit (éventuellement) inscrit.
Pour toute question relative à la synchronisation, veuillez nous contacter via le formulaire de demande d' assistance.