Gestion continue de la synchronisation OpenApply & ManageBac+

Gestion continue de la synchronisation OpenApply & ManageBac+

Cas d'utilisation

Trois actions peuvent se produire pendant la synchronisation :

1. Mise à jour des données utilisateur : Les informations démographiques d’un utilisateur (par exemple, son numéro de téléphone) peuvent avoir été mises à jour dans un système. Lors de la synchronisation, ces modifications seront transférées vers l’autre système.
2. Création d'un compte utilisateur : Si un élève est inscrit sur OpenApply pour l'année scolaire en cours ou antérieure, un compte sera créé sur ManageBac+ , ainsi que celui de ses parents. Tout nouvel élève créé sur ManageBac+ sera automatiquement ajouté à OpenApply en tant qu'élève inscrit.
3. Archivage des utilisateurs : Si un élève est marqué comme ayant quitté l'établissement ou comme diplômé dans l'un ou l'autre système, il est archivé lors de la prochaine synchronisation, ainsi que ses parents (si ces derniers n'ont plus d'enfants scolarisés dans l'établissement).

Cette section de la documentation détaille le comportement attendu pour chacune de ces actions, ainsi que les pièges courants et les points que les administrateurs doivent examiner.

Nous encourageons vivement les administrateurs à collaborer étroitement avec notre équipe de soutien afin de :

• Examinez attentivement les droits d'accès et de modification de tous les utilisateurs sur ManageBac+ et OpenApply .
• Examinez attentivement leurs formulaires de candidature sur OpenApply pour confirmer où les parents ont accès à la modification des champs démographiques de base, et
• élaborer un processus optimal pour la mise à jour des données dans leurs systèmes.

1. Mise à jour utilisateur

C’est à ce moment que les informations démographiques d’un utilisateur sont mises à jour dans ManageBac+ ou OpenApply , et que les données sont synchronisées.

Nous recommandons vivement aux administrateurs de vérifier les accès et les autorisations dans les deux systèmes afin de s'assurer que ces mises à jour de données sont bien contrôlées.

ManageBac+

Par défaut, tous les utilisateurs de ManageBac+ peuvent modifier les données dans les champs de synchronisation principaux :

• Administrateurs : Disposent d'un accès et de droits de modification à toutes les données de ManageBac+
• Enseignants : Peuvent mettre à jour les informations du profil des élèves s'ils disposent des droits de modification.
• Parents : Peuvent mettre à jour leurs propres informations de profil s'ils disposent des droits de modification.
• Étudiants : Peuvent mettre à jour leurs propres informations de profil s'ils disposent des droits de modification.

Si la synchronisation est activée, nous vous recommandons vivement de restreindre l'accès et les autorisations aux enseignants, aux parents et aux élèves. (Consultez Paramètres > Accès et autorisations de votre compte ManageBac+ ou reportez-vous à la page 6 de ce document.)

OpenApply

Les modifications apportées aux données dans OpenApply peuvent être introduites par :

(A) Administrateurs disposant des droits « Créer, modifier et supprimer les profils des candidats »

Accédez à Paramètres > Annuaire du personnel pour consulter les autorisations du personnel .

(B) Les parents inscrits sur OpenApply peuvent modifier directement les champs principaux suivants à tout moment :

• Prénom
• Nom de famille
• Genre
• E-mail
• Photo de profil
• Adresse du domicile 1
• Adresse du domicile 2
• Ville
• État
• Code Postal
• Pays

Les parents peuvent accéder aux informations de profil principales via leur compte OpenApply > Gérer votre profil > Modifier le profil .

(C) De la part des parents via les formulaires sur OpenApply , dans les cas suivants :

• Les informations concernant les étudiants sont déverrouillées et donc directement modifiables.
• Les parents remplissent des formulaires (de tout type) qui incluent des champs de synchronisation

Par exemple, lors d'une réinscription, il peut être demandé à un parent de vérifier ou de mettre à jour ses coordonnées. Une fois enregistrées sur OpenApply , ces informations mises à jour seront synchronisées avec ManageBac+ .

2. Création d'un utilisateur

Les conditions dans lesquelles un nouveau compte étudiant ou parent est créé dans ManageBac+ ou OpenApply .

(A). Un nouvel étudiant inscrit sur OpenApply

L'élève est inscrit pour l'année scolaire en cours (ou une année précédente) et a des parents.

L'élève sera synchronisé avec ManageBac+ si :

• La carte d'étudiant est valide et unique.
• L'adresse e-mail de l'étudiant est valide et unique.

Les parents de l'élève synchroniseront leurs données avec ManageBac+ si :

• L'adresse e-mail du parent est valide et unique
• Le parent possède un compte OpenApply activé

Pour plus d'informations sur l'activation des comptes parents, cliquez ici.

Si le parent existe déjà dans ManageBac+

Il y a deux possibilités :

1. Si toutes les informations correspondent , les comptes seront automatiquement liés. Cela se produit généralement entre frères et sœurs. Par exemple, Ann Epelbuam possède déjà un compte ManageBac+ car sa fille Chloé est inscrite dans l'établissement.

Lorsque Samuel, le frère de Chloé, sera inscrit, le compte ManageBac+ d'Anne sera mis à jour pour refléter l'enfant supplémentaire.

2. Si toutes les informations ne correspondent pas , le compte sera considéré comme un doublon et ne sera pas lié. Samuel sera synchronisé avec ManageBac+ en tant qu'enfant inscrit sans sa mère.

Veuillez résoudre le doublon dans la console d'administration.

Scénarios courants

Si la synchronisation des élèves et des parents ne s'affiche pas, veuillez exporter les données depuis ManageBac+ via Paramètres > Annuaire scolaire. Cliquez sur les trois points, puis sélectionnez Exporter les élèves et les parents. Vous pouvez ensuite utiliser la fonction « Rechercher » pour consulter les identifiants et adresses e-mail des élèves.

Le plus souvent, lorsqu'un élève ne se synchronise pas, c'est que son adresse e-mail était déjà utilisée (souvent par un parent déjà présent dans le système) ou que l'élève existait déjà dans le système (et est actuellement archivé).

Veuillez noter également que ManageBac+ n'accepte pas les adresses e-mail contenant des accents.

(B). Un nouvel étudiant dans ManageBac+

Un nouvel étudiant est créé sur ManageBac+ . Cet étudiant sera synchronisé avec OpenApply en tant qu'étudiant inscrit avec un profil minimal.

(C). Un nouveau parent dans ManageBac+

Un nouveau parent est créé sur ManageBac+ . Ce parent sera synchronisé avec OpenApply avec un profil minimal.

Veuillez noter que ce compte parent devra être activé.

Remarques finales :

- Dans ManageBac+ , tous les administrateurs peuvent créer de nouveaux élèves ou parents.

- Dans OpenApply , tout administrateur disposant de la « Capacité de créer, modifier et supprimer » (voir page 28 pour plus d’informations) peut créer de nouveaux comptes et modifier le statut des candidats.

3. Archives des utilisateurs

Les conditions dans lesquelles un compte étudiant ou parent existant peut être archivé dans ManageBac+ ou OpenApply .

Via ManageBac+

1. L'ensemble d'une promotion est archivé dans ManageBac+ .

Cela se produit le plus souvent après l'obtention du diplôme.

Tous les élèves de cette promotion sont archivés (via Modifier les paramètres du groupe ). Leurs dossiers seront enregistrés dans le système et la mention « Diplômé » apparaîtra , avec la date d'archivage.

Le statut de ces étudiants sera mis à jour dans OpenApply lors de la synchronisation.

2. L'étudiant est indiqué comme ayant abandonné dans ManageBac+ .

Le statut de l'étudiant sera mis à jour dans OpenApply lors de la synchronisation.

3. Le parent est archivé dans ManageBac+ .

Il ne se passe rien dans OpenApply .

4. L'élève s'est retiré du programme ou a obtenu son diplôme dans ManageBac+ . Qu'advient-il des parents ?

Si un parent n'a aucun enfant inscrit dans ManageBac+ , ses comptes sont automatiquement archivés. Le compte parent reste actif tant qu'au moins un enfant est scolarisé dans l'établissement.

Par exemple, si Chloé obtient son diplôme mais que son jeune frère Samuel est toujours inscrit, ses parents conserveront leurs comptes ManageBac+ .

OpenApply ne conserve en aucun cas les dossiers des parents. Une fois connectés à OpenApply , les parents peuvent toujours consulter le statut de leur enfant et accéder aux formulaires (par exemple, les formulaires pour les anciens élèves) demandés par l'établissement.

Via OpenApply

5. L'étudiant est indiqué comme diplômé dans OpenApply .

Elles sont archivées dans OpenApply . Lors de la synchronisation, la date et le statut sont mis à jour dans ManageBac+ .

6. L'étudiant est indiqué comme ayant abandonné sa candidature sur OpenApply .

Idem ci-dessus.

4. Suppressions

La synchronisation ne prend pas en charge la suppression des utilisateurs.

Notre système vérifie quotidiennement la présence d'utilisateurs supprimés, puis interrompt toute synchronisation ultérieure entre les systèmes. Autrement dit, les suppressions ne sont pas synchronisées.

(A) J'ai créé par erreur un étudiant dans ManageBac+ qui a été synchronisé avec OpenApply . Puis-je supprimer cet étudiant ?

Si vous supprimez l'étudiant dans ManageBac+ , rien ne changera dans OpenApply . Le profil restant sera simplement exclu de la synchronisation. (L'inverse est également vrai.)

Dans ce cas, nous recommandons de supprimer directement l'étudiant dans les deux systèmes.

(B) J'ai créé un étudiant dans ManageBac+ qui a été synchronisé avec OpenApply . Je l'ai supprimé d' OpenApply par accident !

Le profil dans ManageBac+ ne subira aucune modification, mais il sera exclu des synchronisations ultérieures. (L'inverse est également vrai.)

S'il s'agit d'une erreur et que vous devez réactiver la synchronisation, veuillez nous le faire savoir et nous réactiverons manuellement le flux.

FAQ OpenApply et ManageBac+ Sync

Étudiants

• Je viens d'inscrire un nouvel étudiant sur OpenApply . Cela fait plus de deux heures et je ne le vois toujours pas dans ManageBac+ . Que s'est-il passé ?

Veuillez consulter les informations suivantes sur OpenApply :

• Ils ont un nom et un prénom sur leur profil
• Ils possèdent une adresse électronique valide et unique (qui n'utilise pas l'adresse électronique d'un parent).
• Ils possèdent une carte d'étudiant valide
• Ils sont marqués comme inscrits avec la date d'inscription actuelle
• Ils sont inscrits à une année universitaire qui est en cours

Si l'adresse électronique ou l'identifiant de l'étudiant est déjà utilisé sur ManageBac+ , l'étudiant ne sera pas synchronisé.

• Je viens d'inscrire un nouvel étudiant sur OpenApply . Ses données ont été synchronisées avec ManageBac+ , mais il manque des informations.

Veuillez vérifier attentivement les champs utilisés dans vos formulaires afin de confirmer qu'il s'agit bien des champs globaux. Les champs personnalisés sont exclus de la synchronisation.

• Je viens d'inscrire un nouvel étudiant sur OpenApply . Son dossier a été synchronisé avec ManageBac+ , mais il n'a pas reçu d'e-mail de bienvenue.

Les courriels de bienvenue ne sont pas envoyés automatiquement. Veuillez vous rendre dans Paramètres > Annuaire de l'école pour envoyer des courriels de bienvenue.

Parents

• Mes nouveaux élèves inscrits ont été synchronisés avec succès sur ManageBac+ , mais je ne vois pas les parents apparaître.

Seuls les parents disposant d'un compte OpenApply activé seront synchronisés avec ManageBac+ .

• Les parents ont synchronisé leurs comptes avec ManageBac+ mais ils n'ont pas reçu d'e-mail de bienvenue.

Les courriels de bienvenue ne sont pas envoyés automatiquement. Veuillez vous rendre dans Paramètres > Annuaire de l'école pour envoyer des courriels de bienvenue.

• Notifications par e-mail concernant les changements des parents

Par mesure de sécurité, ManageBac+ et OpenApply envoient des notifications de changement d'adresse électronique à tous les parents dont l'adresse électronique a changé.

Divers

• Je dois ajouter ou supprimer un niveau d'année.

Nous vous aiderons à créer ou à supprimer ce nouveau niveau d'année. Veuillez ne pas le faire vous-même.

• Quelle est la différence entre l'activation et la vérification d'un e-mail ?

Nous autorisons la création de comptes utilisateurs sur ManageBac+ et OpenApply , individuellement ou en masse, mais les utilisateurs ne peuvent se connecter qu'une fois leurs comptes activés .

Les comptes sont activés par le biais d'un courriel de bienvenue invitant l'utilisateur à se connecter et à définir son mot de passe pour la première fois.

Lorsqu'un utilisateur se connecte pour la première fois, nous lui envoyons un courriel de vérification à son adresse électronique, afin de confirmer indépendamment que celle-ci est exacte.

Seuls les comptes vérifiés ont accès au portail d'authentification unique.

• Puis-je mettre à jour les informations de compte en masse ?

Oui, tout à fait. Il existe plusieurs endroits dans les deux systèmes où vous pouvez mettre à jour les informations essentielles en masse, soit via un écran de modification groupée, soit par importation CSV. Nous vous recommandons de contacter notre équipe d'assistance pour résoudre ce problème.

• J'ai indiqué qu'un étudiant était inscrit via OpenApply , puis je l'ai placé sur liste d'attente. Cependant, son dossier apparaît toujours dans ManageBac+ .

Malheureusement, nos systèmes ne synchroniseront que les étudiants ayant les statuts suivants :

• Inscrit
• Diplômé
• Retiré

Comme le statut « Sur liste d'attente » dans OpenApply n'a pas de correspondance dans ManageBac+ , la synchronisation est impossible. Dans ce cas, nous recommandons de supprimer ou d'archiver ManageBac+ enregistrement ManageBac+ jusqu'à ce que l'étudiant soit (éventuellement) inscrit.