Une fois la synchronisation activée, trois actions se produisent : les modifications de profil effectuées dans un système sont répercutées dans l’autre, les nouveaux étudiants inscrits (et leurs parents activés) sont créés, et les étudiants ayant quitté le système ou obtenu leur diplôme sont archivés. Les suppressions ne sont pas synchronisées. Pour garantir la sécurité des données, limitez les personnes autorisées à modifier les champs principaux du profil dans ManageBac+ et OpenApply .
Pour les administrateurs gérant les données une fois la synchronisation ManageBac+ et OpenApply lancée : ce qui est synchronisé, ce qui ne l’est pas et comment résoudre les problèmes courants.
| Ce qui se produit | Quand |
|---|---|
| Mise à jour utilisateur | Les informations d'un utilisateur (par exemple, son numéro de téléphone) changent dans un système et sont transférées à l'autre. |
| Création d'utilisateur | Un élève est inscrit sur OpenApply pour l'année scolaire en cours ou antérieure : un compte est créé sur ManageBac+ avec ses parents. Les nouveaux élèves créés sur ManageBac+ sont automatiquement synchronisés avec OpenApply en tant qu'élèves inscrits. |
| Archives des utilisateurs | Un élève est marqué comme retiré ou diplômé dans l'un ou l'autre système : il est archivé lors de la prochaine synchronisation, avec ses parents si ceux-ci n'ont pas d'autres enfants scolarisés dans l'établissement. |
| Suppressions | Non synchronisé. |
Nous vous encourageons vivement à collaborer avec notre équipe d'assistance pour examiner les droits d'accès et de modification de tous les utilisateurs dans les deux systèmes, vérifier où les parents peuvent modifier les champs principaux de vos formulaires OpenApply et convenir d'une procédure optimale pour la mise à jour des données.
Mise à jour utilisateur
Lorsqu'une information utilisateur est mise à jour dans ManageBac+ ou OpenApply , la modification est synchronisée avec l'autre système. Vérifiez les accès et les autorisations dans les deux systèmes afin de maîtriser ces modifications.
Qui peut modifier les champs de synchronisation dans ManageBac+
Par défaut, tous les utilisateurs de ManageBac+ peuvent modifier les données dans les champs de synchronisation principaux :
- Administrateurs : peuvent consulter et modifier toutes les données.
- Enseignants : peuvent mettre à jour les profils des élèves s'ils disposent des droits de modification.
- Parents : peuvent mettre à jour leur propre profil s'ils disposent des droits de modification.
- Étudiants : peuvent mettre à jour leur propre profil s'ils disposent des droits de modification.
Si la synchronisation est activée, nous vous recommandons vivement de restreindre l'accès et les autorisations des enseignants, des parents et des élèves. Consultez la section Paramètres > Sécurité et autorisations dans ManageBac+ et la section Gestion des autorisations et de la sécurité des utilisateurs.
Qui peut modifier les champs de synchronisation dans OpenApply
Les administrateurs disposant de l'autorisation de créer, modifier et supprimer les profils des candidats doivent consulter les autorisations du personnel dans Paramètres > Annuaire du personnel.
Les parents peuvent modifier ces champs principaux à tout moment dans Gérer votre profil > Modifier le profil : Prénom, Nom, Sexe, Adresse e-mail, Photo de profil, Adresse du domicile 1, Adresse du domicile 2, Ville, État/Province, Code postal et Pays.
Les parents peuvent modifier les informations de leur enfant via des formulaires, lorsque les données sont accessibles et directement modifiables, ou lorsqu'ils remplissent un formulaire comportant des champs de synchronisation. Par exemple, lors d'une réinscription, un parent peut mettre à jour son adresse. Une fois enregistrée dans OpenApply , la modification est synchronisée avec ManageBac+ .
Création d'utilisateur
Un nouvel étudiant inscrit sur OpenApply
L'élève doit être inscrit pour l'année scolaire en cours (ou une année antérieure) et avoir des parents.
| OMS | Se synchronise avec ManageBac+ si |
|---|---|
| Étudiant | L'identifiant étudiant est valide et unique, et l'adresse électronique étudiante est valide et unique. |
| Mère | L'adresse courriel du parent est valide et unique, et ce parent possède un compte OpenApply activé. Consultez la procédure d'activation des comptes parents. |
Si le parent existe déjà dans ManageBac+ :
- Si toutes les informations correspondent, les comptes sont automatiquement liés. C'est le cas le plus fréquent pour les frères et sœurs. Par exemple, Anne possède déjà un compte ManageBac+ car sa fille Chloé y est inscrite. Lorsque le frère de Chloé, Samuel, s'inscrit, le compte d'Anne est mis à jour pour inclure l'enfant supplémentaire.
- Si les informations ne correspondent pas, le compte est signalé comme doublon et n'est pas lié. Samuel est synchronisé avec ManageBac+ en tant qu'enfant inscrit sans mère. Résolvez le problème de doublon dans la console d'administration.
Problème de synchronisation avec un élève ou un parent ? Dans ManageBac+ , accédez à Paramètres > Annuaire scolaire, sélectionnez les trois points et choisissez Exporter les élèves et les parents. Recherchez l’identifiant et l’adresse e-mail de l’élève dans le fichier. Généralement, l’adresse e-mail est déjà utilisée (souvent par un parent) ou l’élève existe déjà et son dossier est archivé. ManageBac+ n’accepte pas les adresses e-mail contenant des accents.
Un nouvel élève ou parent dans ManageBac+
- Nouvel étudiant : synchronisé avec OpenApply en tant qu'étudiant inscrit avec un profil de base.
- Nouveau parent : synchronise le compte avec OpenApply avec un profil de base. Le compte parent doit ensuite être activé.
Dans ManageBac+ , tous les administrateurs peuvent créer des profils d'étudiants et de parents. Dans OpenApply , tout administrateur disposant des droits de création, de modification et de suppression peut créer des comptes et modifier le statut des candidats.
Archives des utilisateurs
Modifications apportées à ManageBac+
| Dans ManageBac+ | Ce qui se produit |
|---|---|
| L'ensemble d'une promotion est archivé via Modifier les paramètres du groupe (généralement lors de la remise des diplômes). | Tous les étudiants de cette promotion sont archivés et marqués comme diplômés, avec la date d'archivage. Leur statut est mis à jour dans OpenApply lors de la synchronisation. |
| Un étudiant est marqué comme retiré. | Les mises à jour de statut dans OpenApply sont effectuées lors de la synchronisation. |
| Un parent est archivé | Il ne se passe rien dans OpenApply . |
| Un étudiant se retire ou obtient son diplôme | Les parents n'ayant aucun autre enfant inscrit à ManageBac+ sont automatiquement archivés. Si au moins un enfant est toujours inscrit, le parent conserve son compte actif. Par exemple, si Chloé obtient son diplôme mais que Samuel est toujours inscrit, leurs parents conservent leurs comptes ManageBac+ . |
OpenApply n'archive jamais les informations des parents. Lorsqu'ils se connectent à OpenApply , les parents peuvent toujours consulter le statut de leur enfant et accéder aux formulaires demandés par l'établissement, comme les formulaires pour les anciens élèves.
Modifications apportées à OpenApply
Lorsqu'un étudiant est marqué comme diplômé ou ayant abandonné ses études dans OpenApply , son dossier est archivé dans OpenApply . Lors de la synchronisation, la date et le statut sont mis à jour dans ManageBac+ .
Suppressions
La synchronisation ne prend pas en charge les suppressions. Une fois par jour, le système vérifie les utilisateurs supprimés et cesse de les synchroniser.
J'ai créé un étudiant par erreur dans ManageBac+ et il a été synchronisé avec OpenApply . Puis-je le supprimer ?
Supprimer l'étudiant dans ManageBac+ n'a aucun effet dans OpenApply ; le profil restant est simplement exclu de la synchronisation. L'inverse est également vrai : supprimez l'étudiant directement dans les deux systèmes.
Un étudiant a synchronisé son ManageBac+ avec OpenApply et je l'ai supprimé par erreur OpenApply
Le profil ManageBac+ reste inchangé, mais il est exclu de la synchronisation. L'inverse est également vrai. Si vous souhaitez réactiver la synchronisation pour cet élève, contactez-nous et nous la réactiverons manuellement.
Foire aux questions
Étudiants
J'ai inscrit un étudiant sur OpenApply il y a plus de deux heures et il n'est pas encore inscrit sur ManageBac+
Vérifiez que l'étudiant est bien inscrit sur OpenApply :
- a un prénom et un nom de famille
- possède une adresse e-mail valide et unique (qui n'est pas celle d'un parent).
- possède une carte d'étudiant valide
- est marqué comme inscrit avec une date d'inscription actuelle
- est inscrit à l'année universitaire en cours
Si l'adresse électronique ou l'identifiant de l'étudiant est déjà utilisé sur ManageBac+ , l'étudiant ne sera pas synchronisé.
Un nouvel élève a été synchronisé avec ManageBac+ , mais des informations sont manquantes.
Vérifiez que vos formulaires utilisent les champs globaux appropriés. Les champs personnalisés ne sont pas synchronisés.
Un nouvel étudiant a synchronisé son compte ManageBac+ mais n'a pas reçu d'e-mail de bienvenue.
Les e-mails de bienvenue ne sont pas envoyés automatiquement. Envoyez-les depuis Paramètres > Annuaire de l'école.
Parents
Les nouveaux élèves se sont connectés, mais leurs parents sont portés disparus.
Seuls les parents disposant d'un compte OpenApply activé sont synchronisés avec ManageBac+ .
Les parents ont synchronisé leur compte ManageBac+ mais n'ont pas reçu d'e-mail de bienvenue.
Les e-mails de bienvenue ne sont pas envoyés automatiquement. Envoyez-les depuis Paramètres > Annuaire de l'école.
Pourquoi un parent a-t-il reçu une notification de changement d'adresse électronique ?
Par mesure de sécurité, ManageBac+ et OpenApply notifient tout parent dont l'adresse électronique a changé.
Autres questions
Je dois ajouter ou supprimer un niveau d'année
Veuillez ne pas effectuer cette opération vous-même. Contactez-nous et nous vous aiderons à ajouter ou à supprimer le niveau d'année.
Quelle est la différence entre l'activation et la vérification d'un e-mail ?
Il est possible de créer des comptes individuellement ou en masse dans les deux systèmes, mais les utilisateurs ne peuvent se connecter qu'après activation de leur compte. L'activation se fait par le biais d'un courriel de bienvenue invitant l'utilisateur à se connecter et à définir un mot de passe. Lors de la première connexion, un courriel de vérification est envoyé afin de confirmer l'exactitude de l'adresse. Seuls les comptes vérifiés peuvent utiliser le portail d'authentification unique.
Puis-je mettre à jour les informations de compte en masse ?
Oui. Les deux systèmes permettent de mettre à jour les informations essentielles en masse, soit via un écran de modification groupée, soit par importation CSV. Nous vous recommandons de contacter notre équipe d'assistance pour effectuer cette opération.
J'ai changé le statut d'un étudiant de « Inscrit » à « Liste d'attente » dans OpenApply , mais il figure toujours dans ManageBac+
Seuls les étudiants ayant le statut « Inscrit », « Diplômé » ou « Retiré du programme » sont synchronisés. Les étudiants en liste d'attente n'ont pas de statut correspondant dans ManageBac+ et ne peuvent donc pas être synchronisés. Supprimez ou archivez l'enregistrement ManageBac+ jusqu'à ce que l'étudiant soit inscrit.