Avant de pouvoir synchroniser ManageBac+ et OpenApply , les niveaux scolaires doivent correspondre parfaitement, chaque élève inscrit doit posséder une adresse courriel et un identifiant étudiant uniques dans les deux systèmes, les comptes parents dans OpenApply doivent être activés et les deux systèmes doivent être à jour pour la même année scolaire. Lorsque vous serez prêt, contactez l'assistance ManageBac+ pour une analyse gratuite de la qualité des données.
Pour les établissements scolaires utilisant à la fois ManageBac+ et OpenApply et qui s'apprêtent à activer la synchronisation entre les deux.
Liste de contrôle
| Exigence | Où vérifier |
|---|---|
| Les niveaux scolaires correspondent en nombre et en ordre | Paramètres ManageBac+ > Paramètres de l'établissement > Niveaux et notes et Paramètres OpenApply > Admissions > Programme |
| Chaque étudiant inscrit possède une adresse électronique unique dans les deux systèmes. | Paramètres OpenApply > Formulaires et paramètres > Importer et exporter |
| Chaque étudiant inscrit possède un identifiant étudiant unique dans les deux systèmes. | Vos exportations étudiantes |
| Les comptes parents des élèves inscrits sont activés sur OpenApply | Listes OpenApply > Familles |
| Les deux systèmes sont sur la même année scolaire en cours. | Paramètres de l'année universitaire dans chaque système |
| L'assistance ManageBac+ a effectué une analyse gratuite de la qualité des données | Soumettre une demande |
Délai : prévoyez en moyenne 2 à 3 semaines pour confirmer les six étapes et mettre en service. Ce délai est beaucoup plus court si l’un ou les deux systèmes sont de nouveaux comptes.
Examen de la cartographie par année
Dans ManageBac+
Accédez à Paramètres > Paramètres scolaires > Niveaux et notes et vérifiez les niveaux scolaires activés.
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Vérifiez OpenApply a bien activé le même nombre et la même séquence de niveaux d'année, avec une correspondance parfaite entre les deux systèmes.
Dans OpenApply
Accédez à Paramètres > Admissions > Programme pour consulter les années activées.
La synchronisation nécessite une correspondance un à un entre les niveaux d'études. Par exemple, il est impossible de faire correspondre une note OpenApply à deux notes ManageBac+ .
Vérifier les adresses e-mail des étudiants
Assurez-vous OpenApply collecte les adresses électroniques des étudiants.
Dans OpenApply , accédez à Paramètres > Formulaires et vérifiez que le champ Adresse électronique de l'étudiant figure bien sur vos formulaires de candidature.
Vérifiez les paramètres du champ, notamment l'étiquette, le statut requis et les instructions.
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Enregistrez vos modifications et vérifiez que le champ est bien placé sur le formulaire.
Exporter et vérifier les courriels des étudiants
Dans OpenApply , allez dans Paramètres > Importer et exporter.
Exportez les données des étudiants selon leur statut : Inscrit, Diplômé et Abandonné. Veillez à inclure les étudiants archivés.
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Veuillez inclure les champs suivants concernant l'étudiant : identifiant OpenApply, prénom, nom, adresse e-mail et numéro d'étudiant.
Vérifiez l'exportation pour détecter les adresses e-mail vides ou en double.
Les élèves et les parents dont l'adresse électronique est vide ou en double ne sont pas synchronisés jusqu'à ce que les données soient corrigées.
L'assistance OpenApply peut vous aider à créer des adresses e-mail provisoires si nécessaire, à mettre à jour en masse les adresses e-mail vides et à vérifier les doublons.
Vérifier les cartes d'étudiant
Les identifiants étudiants doivent être uniques et correspondre exactement dans les deux systèmes avant que la synchronisation puisse être activée. Veuillez vérifier les identifiants étudiants dans les deux systèmes avant de demander la synchronisation.
Si votre établissement n'utilise pas le champ « Identifiant étudiant », notre équipe d'assistance peut générer des identifiants uniques et mettre à jour vos systèmes pour vous.
Activer les comptes parents
ManageBac+ exige que chaque parent possède une adresse courriel unique. Par conséquent, seuls les comptes parents activés dans OpenApply sont synchronisés avec ManageBac+ . Un compte est considéré comme activé si le parent peut s'y connecter. Les parents n'ont pas besoin de se connecter à OpenApply .
Vérifiez quels parents sont activés
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Dans OpenApply , allez dans Listes > Familles > Filtrer et sélectionnez Inscrits.
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Les parents dont le nom est accompagné d'un symbole de clé ont activé leur compte.
Le symbole de la clé apparaît également à côté du nom des parents dans le profil de l'élève, sous « Parents et tuteurs ». Vous pouvez renvoyer un courriel de bienvenue à tout compte activé.
Activer les comptes parents en masse
L'activation d'un compte parent s'accompagne généralement de l'envoi d'un courriel de bienvenue invitant le parent à se connecter à OpenApply . La plupart des établissements scolaires qui activent la synchronisation n'exigent pas que les parents se connectent à OpenApply ; vous pouvez donc désactiver l'envoi du courriel de bienvenue au préalable.
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Rendez-vous dans OpenApply > Paramètres > Admissions > Statut et notifications et désactivez l'option « E-mail de bienvenue aux parents » si vous ne souhaitez pas que les parents reçoivent d'invitations à se connecter.
Allez dans Listes > Familles et filtrez pour afficher les élèves inscrits.
Sélectionnez toutes les familles concernées.
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Sélectionnez Activer les comptes parents. Un symbole de clé apparaît à côté de chaque compte parent activé.
Réactivez l'option « Courriel de bienvenue aux parents » pour que les nouveaux candidats et leurs familles reçoivent leur courriel de bienvenue.
Mettez les deux systèmes à l'année universitaire en cours.
ManageBac+ et OpenApply doivent tous deux être configurés pour la même année scolaire et le niveau scolaire des élèves doit correspondre. Par exemple, un élève de terminale (12e année) dans OpenApply doit également être en terminale (12e année) dans ManageBac+ . Si vous êtes en début ou en fin d'année scolaire, veuillez d'abord effectuer la transition d'année dans les deux systèmes.
- Transition vers une nouvelle année scolaire dans ManageBac+
- Passage à une nouvelle année universitaire sur OpenApply
Demander une analyse de la qualité des données
Lorsque vos systèmes seront prêts, contactez le support ManageBac+ pour demander une analyse gratuite de la qualité des données. Veuillez inclure :
- Nom de l'école
- Sous-domaine ManageBac+
- Sous-domaine OpenApply
- Titre de la requête : Analyse de la qualité des données MB-OA
L'assistance ManageBac+ vérifiera que :
- Les niveaux scolaires ont pu correspondre en nombre et en séquence.
- Les adresses électroniques et les identifiants des étudiants correspondent dans les deux systèmes.
- Les comptes parents ont été activés.
- Les deux systèmes sont sur l'année universitaire en cours.
Veuillez prévoir un délai de 3 à 4 jours ouvrables pour que le support ManageBac+ effectue votre analyse de la qualité des données.
Foire aux questions
ManageBac+ et OpenApply peuvent-ils se synchroniser si les niveaux scolaires ne correspondent pas ?
Non. Les niveaux d'année doivent correspondre un à un en numéro et en séquence avant que la synchronisation puisse être activée.
Seules certaines années scolaires peuvent-elles être synchronisées ?
La synchronisation partielle est prise en charge.
Les étudiants ayant des adresses électroniques en double seront-ils synchronisés ?
Non. Les élèves et les parents dont l'adresse électronique est vide ou en double ne sont pas synchronisés tant que les données ne sont pas corrigées.
Les parents doivent-ils se connecter à OpenApply avant la synchronisation ?
Non, mais leurs comptes OpenApply doivent être activés pour que leurs dossiers se synchronisent avec ManageBac+ .
Combien de temps dure la préparation ?
Les établissements scolaires doivent généralement prévoir de deux à trois semaines pour effectuer les vérifications et préparer les deux systèmes. Ce délai peut être plus court pour les nouveaux comptes.