La synchronisation ManageBac+ et OpenApply permet aux établissements scolaires de garantir la cohérence des informations relatives aux élèves et à leurs familles sur les deux plateformes. Avant d'activer la synchronisation, les établissements scolaires doivent s'assurer que les paramètres clés et les exigences en matière de données sont identiques.

Ce guide décrit les étapes de préparation nécessaires pour garantir une synchronisation réussie, notamment la configuration par niveau scolaire, la vérification des informations des élèves, l'activation du compte parent et la réalisation d'un contrôle de la qualité des données.

Aperçu

Ce guide est destiné aux établissements scolaires utilisant à la fois ManageBac+ et OpenApply et qui se préparent à activer la synchronisation entre les deux systèmes.

Pour que la synchronisation fonctionne, les deux plateformes doivent avoir une configuration identique et des données compatibles. L'assistance ManageBac+ peut vous aider à vérifier votre configuration grâce à une analyse gratuite de la qualité des données avant l'activation.

Liste de contrôle

• Les niveaux d'année configurés dans ManageBac+ et OpenApply doivent correspondre en nombre et en séquence.
• Tous les étudiants inscrits doivent avoir une adresse électronique unique dans les deux systèmes.
• Tous les étudiants inscrits doivent posséder un identifiant étudiant unique dans les deux systèmes.
• Les comptes parents sur OpenApply doivent être activés (parents des élèves inscrits). Cela garantit l'unicité de leurs adresses électroniques.
• Les comptes ManageBac+ et OpenApply doivent tous deux être sur la même année universitaire (en cours).
• L'assistance ManageBac+ fournira une analyse gratuite de la qualité des données.

Chronologie

En moyenne, nous recommandons de prévoir 1 à 2 semaines pour confirmer les six étapes et activer la synchronisation entre les deux systèmes. Ce délai est considérablement réduit si l'un des systèmes, voire les deux, sont des comptes nouveaux.

Cartographie des niveaux scolaires

Pour ManageBac

ManageBac+ > Paramètres > Paramètres de l'établissement > Niveaux et notes

1. Vérifiez les niveaux d'année activés dans ManageBac .
2. Vérifiez que OpenApply a bien activé le même nombre et la même séquence de niveaux d'études.
3. Assurez-vous qu'il existe une corrélation univoque entre les niveaux annuels dans les deux systèmes.

Pour OpenApply

OpenApply > Paramètres > Admissions

Pour consulter les années que vous avez activées sur OpenApply , veuillez vous rendre dans Paramètres > Admissions > Programme .

Conseils et bonnes pratiques

• Vérifiez et nettoyez les données des élèves et des parents avant de demander la synchronisation.
• Assurez-vous que les adresses e-mail et les identifiants étudiants correspondent exactement entre ManageBac+ et OpenApply .
• Effectuez la transition de l'année scolaire dans les deux systèmes avant d'activer la synchronisation, en particulier au début ou à la fin de l'année scolaire.

Avertissements et notes importantes

Vérifier les adresses courriel et les numéros d'identification des étudiants

Vérifier les adresses courriel des étudiants

OpenApply > Paramètres > Formulaires

1. Veuillez vérifier que le champ « Adresse électronique de l’étudiant » a bien été ajouté à vos formulaires de candidature OpenApply .
2. Vérifiez les paramètres du champ, notamment l'étiquette, le statut obligatoire et les instructions.
3. Enregistrez les modifications et assurez-vous que le champ est correctement placé sur le formulaire.

Exporter et examiner les données de messagerie des étudiants

OpenApply > Paramètres > Importer et exporter

1. Exporter les étudiants ayant les statuts Inscrit , Diplômé et Retiré .
2. Incluez les champs d'exportation suivants :
   • Domaines d'études des étudiants
   • OpenApply ID
   • Prénom
   • Nom de famille
   • E-mail
   • Carte d'étudiant
3. Vérifiez que les adresses e-mail ne sont pas vides ou en double.

Remarque importante : les utilisateurs dont l’adresse électronique est vide ou en double seront exclus de la synchronisation.
Veuillez vous assurer d'inclure les étudiants archivés.

L'assistance OpenApply peut vous aider avec :

• Création d'adresses électroniques fictives lorsque cela est nécessaire.
• Mise à jour en masse des adresses e-mail vides.
• Vérification des adresses e-mail en double.

Exporter et vérifier les identifiants étudiants

Les identifiants étudiants doivent être uniques. Avant d'activer la synchronisation, nous recommandons aux établissements scolaires de vérifier les identifiants étudiants enregistrés dans leurs systèmes.

Remarque importante : Pour les écoles qui n’utilisent pas d’ identifiant étudiant Sur place, notre équipe d'assistance peut vous aider à générer des identifiants uniques et à mettre à jour vos systèmes directement.

Nous demandons que les identifiants des étudiants correspondent exactement dans les deux systèmes avant d'activer la synchronisation.

Activation des comptes parents

Étant donné que ManageBac+ exige que chaque parent possède une adresse e-mail unique, seuls les parents activés dans OpenApply seront synchronisés avec ManageBac+ .

Vérification des parents activés

OpenApply > Listes > Familles > Filtrer > sélectionner Inscrits.

Tous les parents dont le nom est accompagné d'un symbole de clé ont un compte activé.

Ce symbole clé apparaît également à côté des noms des parents sur le profil de l'élève > Parents et tuteurs.

Un compte activé signifie que le dossier est accessible, c'est-à-dire que les parents peuvent se connecter au système. Vous pouvez renvoyer un courriel de bienvenue. à tout compte activé.

Activation en masse des comptes parents

L'activation d'un compte parent signifie généralement que le parent recevra un courriel de bienvenue l'invitant à se connecter à OpenApply pour la première fois.

Pour la plupart des établissements scolaires qui activent la synchronisation ManageBac+ et OpenApply , il n'est pas nécessaire que les parents se connectent à OpenApply . Dans ce cas, vous pouvez désactiver l'e-mail de bienvenue avant d'activer les comptes.

1. Accédez à OpenApply > Paramètres > Admissions > Statut et notifications
2. Désactivez l'option « Courriel de bienvenue aux parents » avant d'activer les comptes si vous ne souhaitez pas que les parents reçoivent de nouvelles invitations de connexion.

Veuillez noter qu'une fois l'activation des comptes parents terminée, il faudra réactiver cette option. Cela permettra aux nouveaux candidats et à leurs familles de recevoir leur courriel de bienvenue.

1. Accédez à Liste > Familles et filtrez pour afficher les élèves inscrits.
2. Sélectionnez toutes les familles concernées.
3. Sélectionnez Activer les comptes parents .

Un symbole de clé apparaîtra à côté du nom des parents inscrits. N'oubliez pas de réactiver les e-mails de bienvenue pour les parents ! (Procédez en sens inverse des étapes précédentes).

Année universitaire en cours

Avant d'activer la synchronisation, assurez-vous que ManageBac+ et OpenApply sont tous deux passés à la même année universitaire en cours.

Le niveau scolaire des élèves doit correspondre dans les deux systèmes. Par exemple, un élève indiqué comme étant en 12e année dans OpenApply doit également apparaître comme étant en 12e année dans ManageBac+ .

Des tutoriels sont disponibles dans notre centre d'assistance en ligne et accessibles via les liens ci-dessous :

• Transition vers une nouvelle année scolaire dans ManageBac+
• Passage à une nouvelle année universitaire sur OpenApply

Analyse de la qualité des données

Lorsque vos systèmes seront prêts pour l'examen, contactez le support ManageBac+ pour demander une analyse gratuite de la qualité des données.

Veuillez inclure les informations suivantes dans votre demande :

• Nom de l'école
• Sous-domaine ManageBac+
• Sous-domaine OpenApply
• Titre de la requête : Analyse de la qualité des données MB-OA

L'assistance ManageBac+ vérifiera :

• Les niveaux d'année activés sur ManageBac+ et OpenApply correspondent en nombre et en séquence.
• Les adresses électroniques et les identifiants des étudiants correspondent dans les deux systèmes.
• Les comptes parents ont été activés.
• Les deux systèmes sont sur l'année scolaire en cours.

Articles connexes

• Intégration de ManageBac+ avec OpenApply pour les admissions, l'inscription et l'expérience familiale unifiée Faria
• Gestion continue de la synchronisation OpenApply & ManageBac+
• Profil OpenApply Mini dans ManageBac : Configurer et afficher les informations de l'étudiant

Foire aux questions

ManageBac+ et OpenApply peuvent-ils se synchroniser si les niveaux scolaires ne correspondent pas ?

Non. Les niveaux d'année doivent correspondre exactement, tant au niveau du numéro que de la séquence, avant que la synchronisation puisse être activée.

Seules certaines années scolaires peuvent-elles être synchronisées ?

La synchronisation partielle est prise en charge.

Les étudiants ayant des adresses électroniques en double vont-ils synchroniser leurs comptes ?

Non. Les élèves et les parents dont l'adresse électronique est vide ou en double seront exclus de la synchronisation jusqu'à ce que les données soient corrigées.

Les parents doivent-ils se connecter à OpenApply avant la synchronisation ?

Les parents n’ont pas besoin de se connecter activement, mais leurs comptes OpenApply doivent être activés pour que leurs dossiers soient synchronisés avec ManageBac+ .

Combien de temps dure le processus de préparation de la synchronisation ?

Les établissements scolaires doivent généralement prévoir de deux à trois semaines pour effectuer les vérifications nécessaires et préparer les deux systèmes. Ce délai peut être plus court pour les nouveaux comptes.

Quelles informations dois-je fournir lors d'une demande d'analyse de la qualité des données ?

Veuillez inclure le nom de votre école, le sous-domaine ManageBac+ , le sous-domaine OpenApply et le titre de la requête : Analyse de la qualité des données MB-OA .

En résumé

• Vérifiez que les configurations ManageBac+ et OpenApply correspondent avant d'activer la synchronisation.
• Vérifiez les données relatives aux élèves, aux parents et à l'année scolaire afin d'éviter les problèmes de synchronisation.
• Effectuez une analyse de la qualité des données avec le support ManageBac+ avant la mise en production.

Le respect de ces étapes préparatoires permet de garantir une synchronisation fluide entre ManageBac+ et OpenApply .