Integración de ManageBac+ con OpenApply para admisiones, matrícula y la experiencia familiar unificada de Faria.

¿Qué es ManageBac+ <> OpenApply Sync?

La integración entre ManageBac+ y OpenApply permite la sincronización de los datos demográficos básicos de estudiantes y padres. Una vez activada, la sincronización se realizará cada dos o cuatro horas.

La sincronización ManageBac+ OpenApply se habilita a través de nuestro Faria Sync Hub. Para ello, debe solicitar a nuestro equipo de soporte que la habilite para su centro educativo.

La integración entre ManageBac+ y OpenApply permite a las escuelas:

• Crear automáticamente nuevas cuentas ManageBac+ para los alumnos recién matriculados y sus padres.
• Crear automáticamente nuevas cuentas OpenApply para los estudiantes y padres que ya participan ManageBac+ .
• Retirar o graduar a los estudiantes en cualquiera de los dos sistemas.
• Supervise las cifras de matriculación en tiempo real.
• Acceso a datos demográficos consistentes para estudiantes y padres.
• Supervisar y resolver la información de cuenta duplicada o conflictiva.
• Iniciar sesión mediante inicio de sesión único para administradores y padres en ambos sistemas.

OpenApply , al igual que ManageBac+ , es un servicio de la suite Faria . Obtenga más información sobre OpenApply y nuestra oferta de Experiencia Familiar Unificada.

¿Cómo se integra ManageBac+ con OpenApply ?

La sincronización incluye los siguientes tipos de estudiantes, junto con sus padres:

• Estudiantes matriculados para el presente año académico o anterior. (Por ejemplo, un estudiante matriculado para el curso 2025-2026 no se sincronizará).
• Estudiantes con estatus de Retirado * o Graduado.

La integración permite tres acciones:

• Actualización de usuario: Es posible que los datos demográficos de un usuario (por ejemplo, la dirección) se hayan actualizado en un sistema. Durante la sincronización, esta información se transferirá al otro sistema.
• Creación de usuario: Si un estudiante está inscrito en OpenApply para el presente año académico o anterior, se creará una cuenta en ManageBac+ junto con la de sus padres. Si se crea un nuevo estudiante en ManageBac+ , la cuenta se sincronizará con OpenApply , junto con la de sus padres, como estudiante inscrito. Los estudiantes deben tener un número de identificación de estudiante y una dirección de correo electrónico que coincidan en ambos sistemas.
  • Los nuevos alumnos creados en ManageBac+ mediante sincronización aparecerán en el nivel de curso correcto, pero no se les asignará a grupos de curso ni a clases.
  • Los correos electrónicos de bienvenida no se envían al crear los usuarios. Los administradores deben generarlos por separado después de la creación de la cuenta.
• Archivo de usuarios: Si un estudiante está marcado como Retirado* o Graduado en cualquiera de los sistemas, se archiva automáticamente, junto con las cuentas de padres ManageBac+ (si esos padres no tienen otros hijos matriculados en la escuela).

Además, ofrecemos inicio de sesión único gratuito a través de nuestro portal de cuentas Faria . Este portal permite a los usuarios con direcciones de correo electrónico verificadas en nuestros sistemas o en los de nuestros socios cambiar fácilmente entre ellos sin necesidad de iniciar sesión por separado. Los administradores y padres con direcciones de correo electrónico verificadas en ambos sistemas podrán utilizar esta función.

* Tenga en cuenta que "Retirado" se interpreta como un estudiante matriculado que abandonó la escuela. Si su oficina de admisiones está utilizando el estado para estudiantes que abandonaron el proceso de solicitud (por ejemplo, un estudiante que pasa de Pendiente > Solicitado > Retirado), le recomendamos que utilice el estado "Rechazado" en su lugar, para que los registros no se sincronicen con ManageBac+ .

Cómo configurar la sincronización con OpenApply

La integración ManageBac+ con OpenApply es actualmente gratuita. Para solicitar la integración, póngase en contacto con el equipo de soporte ManageBac+ a través de la opción "Enviar una solicitud".

En esta fase de solicitud, nuestro equipo de soporte requerirá información de su escuela y realizará comprobaciones de datos en sus cuentas ManageBac+ y OpenApply antes de habilitar la sincronización entre ellas.

Cómo gestionar la sincronización OpenApply

¿Dónde se gestiona la integración?

En ManageBac+ , vaya a Configuración > Integraciones > Sincronización
En OpenApply , navegue a Configuración > Integraciones > ManageBac+

Revisión de la prioridad de calificaciones

Aquí puede comprobar si la integración entre ManageBac+ y OpenApply está habilitada para su cuenta, así como configurar la prioridad de sus calificaciones cuando corresponda.

¿Qué campos se sincronizan?

*Campos obligatorios para la sincronización

¿Dónde se pueden ver los datos?

Acceda al perfil de un usuario individual a través de Configuración > Directorio escolar.

Los campos que se muestran en esta captura de pantalla se sincronizan con OpenApply , con la excepción de:

• Lenguaje de interfaz de usuario
• Dominio del inglés
• Número de Seguro Social

Perfil de los padres

Los campos que se muestran en la captura de pantalla anterior se sincronizan con OpenApply , con la excepción de:

• Segundo nombre
• Lenguaje de interfaz de usuario

Tenga en cuenta que en la sección Trabajo principal, solo el campo Teléfono del trabajo se sincroniza con OpenApply .

Nota importante: De forma predeterminada, los padres y los estudiantes pueden editar su propia información de perfil. Para bloquear esta opción y restringir la edición solo a los administradores, vaya a Configuración > Seguridad y permisos > General.

Los profesores también pueden tener acceso de edición a los perfiles de los alumnos. Recomendamos restringir el acceso de los profesores al directorio de alumnos a modo de solo lectura a través de Configuración > Seguridad y permisos > Profesores y asesores y Guardar cambios.

OpenApply Mini Perfiles en ManageBac

En la barra lateral de cada perfil de estudiante ManageBac , para aquellos estudiantes que están sincronizados con OpenApply , aparece una sección desplegable de Mini Perfil.

El mini perfil muestra hasta tres secciones dependiendo de la configuración del administrador:

• Etiquetas: etiquetas aplicadas al estudiante en OpenApply (por ejemplo, ESL, SEN, Alerta médica).
• Historial del solicitante: cronología de los cambios en el estado de la solicitud del estudiante.
• General: Valores de campos personalizados, incluidos campos agrupados como la información de padres/tutores.

Si un estudiante no está sincronizado con OpenApply , la sección Mini Perfil no aparecerá.

Configuración de intercambio de datos en ManageBac

Aparece un módulo de Intercambio de datos en Configuración > SyncHub (visible solo para los centros educativos con SyncHub activado).

La página Faria SyncHub contiene cuatro pestañas:

• Campos integrados: una tabla de referencia de solo lectura que muestra qué campos estándar se sincronizan automáticamente entre ManageBac y OpenApply (nombre, correo electrónico, ID del estudiante, calificación, estado de inscripción, datos de los padres).
• Campos configurables: elige qué etiquetas OpenApply , estados del historial de solicitudes y campos personalizados se muestran en el mini perfil. Puedes seleccionar los campos que los profesores ManageBac pueden ver en el perfil del estudiante a la izquierda, en Etiquetas disponibles, y luego seleccionar Agregar y Guardar cambios.
• Presentación: vista previa en vivo: seleccione un grupo de años y un estudiante para ver exactamente cómo se verá su mini perfil.
• Horario: muestra cuándo se ejecuta la sincronización nocturna y cuándo se completó por última vez.

Toda la información de OpenApply se almacena en campos incluidos en los formularios. Los campos de cada formulario se pueden personalizar en el Editor de formularios, al que un administrador puede acceder a través de Configuración > Formularios.

Todos los campos que se sincronizan entre ManageBac+ y OpenApply son campos globales, lo que significa que están estandarizados en todos nuestros sistemas. En el editor de formularios, puede hacer doble clic en un campo para editarlo. Si el campo es global, verá una pantalla como esta:

Tenga en cuenta que ciertos campos son globales y obligatorios; por ejemplo, el nombre y los apellidos son siempre campos obligatorios para todos los solicitantes.

Nota importante: Dado que OpenApply permite campos personalizados, es importante revisar sus formularios para asegurarse de que está utilizando campos globales para almacenar sus datos. Nuestro equipo de soporte puede ayudarle con esta verificación. Tenga en cuenta que puede cambiar el nombre de las etiquetas de los campos globales, por ejemplo, si prefiere solicitar Apellido en lugar de Apellido. Si desea recopilar información como el teléfono de trabajo de los padres a través de OpenApply y no desea que se sincronice con ManageBac+ , le recomendamos utilizar un campo personalizado en OpenApply en lugar del campo global. Al editar un campo, también tiene la opción de hacer que ciertos campos globales sean de uso exclusivo de la oficina, por ejemplo, si no desea que los padres proporcionen un correo electrónico del estudiante y prefiere que un administrador ingrese estos datos. Para obtener más información, consulte las preguntas frecuentes.

Transición al nuevo año académico con sincronización habilitada

Se recomienda a los centros educativos que tengan Sync habilitado que sigan estos pasos para el proceso de transición al nuevo año académico.

1. Generar informes de fin de período en ManageBac+ (si la opción de informes está habilitada).
2. Realice la transición OpenApply como se describe en el tutorial "Transición de años" para OpenApply .
3. Siga con el resto de los pasos de transición tal como se describen en el tutorial ManageBac+ Transición al próximo año académico.

¿Qué es la experiencia familiar unificada Faria ?

Faria Education Group proporciona un conjunto de tecnología integrada que abarca la gestión de admisiones ( OpenApply ), el aprendizaje y la enseñanza ( ManageBac+ ) y la gestión de actividades y pagos en línea ( SchoolsBuddy para más de 3000 escuelas en 120 países.

Ofrecemos a estudiantes y familias una experiencia de usuario coherente, moderna e intuitiva, desde la primera consulta hasta la matriculación, la vida escolar y más allá. Descubra más sobre la Experiencia Familiar Unificada y cómo puede beneficiar a su centro educativo hoy mismo.

Preguntas y asistencia sobre integraciones

¿Puedo actualizar la información de la cuenta de forma masiva?

Sí, por supuesto. En ambos sistemas existen varias opciones para actualizar información principal de forma masiva, ya sea mediante una pantalla de edición masiva o importando un archivo CSV. Le recomendamos que se ponga en contacto con nuestro equipo de soporte para solucionar este problema.

Estoy trabajando en la configuración y necesito agregar o eliminar un nivel de año. ¿Puedo ajustar esto?

Le ayudaremos a crear o eliminar este nuevo nivel de año. Por favor, no lo haga por su cuenta.

Marqué a un estudiante como inscrito en OpenApply y luego lo marqué como en lista de espera.

Sin embargo, sigo viendo el registro en ManageBac+ . Lamentablemente, nuestros sistemas solo sincronizan a los estudiantes con los siguientes estados: matriculado, graduado y dado de baja.

Dado que el estado "En lista de espera" en OpenApply no tiene un estado correspondiente en ManageBac+ , no se puede sincronizar. En este caso, recomendamos eliminar o archivar el registro ManageBac+ hasta que el estudiante sea (posiblemente) matriculado en el futuro.

Para obtener orientación adicional sobre consultas relacionadas con Sync, póngase en contacto con nosotros enviando una solicitud.