Una vez activada la sincronización, ocurren tres cosas: los cambios de perfil en un sistema actualizan el otro, se crean los estudiantes recién matriculados (y sus padres activados) y se archivan los estudiantes dados de baja o graduados. Las eliminaciones no se sincronizan. Para mantener el control de los datos, restrinja quién puede editar los campos de perfil principales tanto en ManageBac+ como OpenApply .
- ManageBac+
- Cómo hacerlo
- Administración
OpenApply y ManageBac+ sincronizan la gestión continua
Para los administradores que gestionan datos una vez que ManageBac+ y la sincronización OpenApply están en funcionamiento: qué se sincroniza, qué no y cómo solucionar problemas comunes.
| Lo que sucede | Cuando |
|---|---|
| Actualización del usuario | Los datos de un usuario (por ejemplo, el número de teléfono) cambian en un sistema y se transfieren al otro. |
| Creación de usuarios | Un estudiante está inscrito en OpenApply para el presente año académico o anterior: se crea una cuenta en ManageBac+ con sus padres. Los nuevos estudiantes creados en ManageBac+ se sincronizan con OpenApply como inscritos. |
| Archivo de usuarios | En cualquiera de los dos sistemas, un alumno aparece marcado como "Retirado" o "Graduado": en la siguiente sincronización, se archiva junto con sus padres si estos no tienen otros hijos matriculados en el centro. |
| Eliminaciones | No sincronizado. |
Le recomendamos encarecidamente que colabore con nuestro equipo de soporte para revisar los permisos de acceso y edición de todos los usuarios en ambos sistemas, comprobar dónde pueden editar los padres los campos principales de sus formularios OpenApply y acordar un proceso de buenas prácticas para la actualización de datos.
Actualización del usuario
Cuando se actualizan los datos de un usuario en ManageBac+ u OpenApply , el cambio se sincroniza con el otro sistema. Revise el acceso y los permisos en ambos sistemas para que estos cambios permanezcan bajo control.
¿Quién puede cambiar los campos de sincronización en ManageBac+
Por defecto, todos los usuarios de ManageBac+ pueden modificar los datos en los campos de sincronización principales:
- Administradores: pueden ver y editar todos los datos.
- Profesores: pueden actualizar los perfiles de los alumnos si tienen permisos de edición.
- Padres: pueden actualizar su propio perfil si tienen acceso de edición.
- Estudiantes: pueden actualizar su propio perfil si tienen acceso de edición.
Si la sincronización está activada, recomendamos encarecidamente restringir el acceso y los permisos para profesores, padres y alumnos. Consulte Configuración > Acceso y permisos en ManageBac+ y Gestión de permisos y seguridad de usuarios.
¿Quién puede cambiar los campos de sincronización en OpenApply
Administradores con permiso para crear, editar y eliminar perfiles de solicitantes. Revise los permisos del personal en Configuración > Directorio de personal.
Los padres, que pueden editar estos campos principales en cualquier momento en Administrar su perfil > Editar perfil: Nombre, Apellido, Género, Correo electrónico, Foto de perfil, Dirección postal 1, Dirección postal 2, Ciudad, Estado, Código postal y País.
Los padres pueden realizar cambios a través de formularios, cuando la información del estudiante se desbloquea y se puede editar directamente, o cuando completan cualquier formulario que incluya campos de sincronización. Por ejemplo, durante la reinscripción, un padre puede actualizar su dirección. Una vez guardado en OpenApply , el cambio se sincroniza con ManageBac+ .
Creación de usuarios
Un nuevo estudiante matriculado en OpenApply
El estudiante debe estar matriculado para el presente año académico (o uno anterior) y tener padres.
| OMS | Se sincroniza con ManageBac+ si |
|---|---|
| Alumno | El carné de estudiante es válido y único, y el correo electrónico del estudiante también es válido y único. |
| Padre | El correo electrónico del padre/madre es válido y único, y el padre/madre tiene una cuenta OpenApply activada. Consulta cómo activar las cuentas de los padres/madres. |
Si el padre ya existe en ManageBac+ :
- Si todos los datos coinciden, las cuentas se vinculan automáticamente. Esto es más común entre hermanos. Por ejemplo, Anne ya tiene una cuenta ManageBac+ porque su hija Chloe está inscrita. Cuando Samuel, el hermano de Chloe, se inscribe, la cuenta de Anne se actualiza para incluir al segundo hijo.
- Si los datos no coinciden, la cuenta se marca como duplicada y no se vincula. Samuel se sincroniza con ManageBac+ como un niño inscrito sin madre. Resuelva el problema del duplicado en la consola de administración.
¿El alumno o el padre no se sincronizan? En ManageBac+ , vaya a Configuración > Directorio de la escuela, seleccione los tres puntos y elija Exportar alumnos y padres. Busque en el archivo el ID del alumno y la dirección de correo electrónico. Normalmente, la dirección de correo electrónico ya está en uso (a menudo por un padre existente) o el alumno ya existe y está archivado. ManageBac+ no acepta direcciones de correo electrónico con acentos.
Un nuevo estudiante o padre en ManageBac+
- Estudiante nuevo: se sincroniza con OpenApply como estudiante matriculado con un perfil básico.
- Nuevo perfil principal: se sincroniza con OpenApply con un perfil básico. A continuación, es necesario activar la cuenta principal.
En ManageBac+ , todos los administradores pueden crear estudiantes y padres. En OpenApply , cualquier administrador con permisos para crear, editar y eliminar puede crear cuentas y cambiar el estado de los solicitantes.
Archivo de usuarios
Cambios realizados en ManageBac+
| En ManageBac+ | Lo que sucede |
|---|---|
| Todo un grupo de un año se archiva a través de la opción "Editar configuración del grupo " (lo más común es en la graduación). | Todos los estudiantes del curso están archivados y marcados como graduados con la fecha de archivo. Su estado se actualiza en OpenApply al sincronizarse. |
| Un estudiante está marcado como retirado. | El estado se actualiza en OpenApply al sincronizarse. |
| Un padre está archivado | En OpenApply no ocurre nada. |
| Un estudiante se retira o se gradúa. | Los padres sin otros hijos activos en ManageBac+ se archivan automáticamente. Si al menos un hijo sigue matriculado, el padre o la madre permanece activo. Por ejemplo, si Chloe se gradúa pero Samuel sigue matriculado, sus padres conservan sus cuentas ManageBac+ . |
OpenApply nunca archiva la información de los padres. Cuando inician sesión en OpenApply , los padres siguen viendo el estado de los estudiantes y cualquier formulario que la escuela solicite, como los formularios para exalumnos.
Cambios realizados en OpenApply
Cuando un estudiante es marcado como Graduado o Retirado en OpenApply , se archiva en OpenApply . Al sincronizar, la fecha y el estado se actualizan en ManageBac+ .
Eliminaciones
La sincronización no admite eliminaciones. Una vez al día, el sistema comprueba si hay usuarios eliminados y deja de sincronizarlos.
Creé un estudiante en ManageBac+ por error y se sincronizó con OpenApply . ¿Puedo eliminarlo?
Eliminar al estudiante en ManageBac+ no tiene ningún efecto en OpenApply ; el perfil restante simplemente se excluye de la sincronización. Lo mismo ocurre a la inversa: elimine al estudiante directamente en ambos sistemas.
Un estudiante sincronizó sus datos de ManageBac+ a OpenApply y, por accidente, los eliminé de OpenApply
El perfil ManageBac+ no se ve afectado, pero se excluye de futuras sincronizaciones. Lo mismo ocurre a la inversa. Si necesita que se vuelva a activar la sincronización para este estudiante, póngase en contacto con nosotros y la reactivaremos manualmente.
Preguntas frecuentes
Estudiantes
Inscribí a un estudiante en OpenApply hace más de dos horas y aún no está registrado en ManageBac+
Verifique que en OpenApply el estudiante:
- tiene nombre y apellido
- Tiene una dirección de correo electrónico válida y única (no la de un padre).
- Tiene una identificación de estudiante válida.
- está marcado como inscrito con una fecha de inscripción actual
- está matriculado en un año académico actual
Si el correo electrónico o la identificación del estudiante ya se utilizan en ManageBac+ , el estudiante no se sincronizará.
Un nuevo estudiante se sincronizó con ManageBac+ , pero falta información.
Comprueba que tus formularios utilicen los campos globales correctos. Los campos personalizados no están sincronizados.
Un nuevo estudiante sincronizó su cuenta con ManageBac+ pero no recibió un correo electrónico de bienvenida.
Los correos electrónicos de bienvenida no se envían automáticamente. Envíelos desde Configuración > Directorio de la escuela.
Padres
Los nuevos alumnos se han sincronizado, pero sus padres están desaparecidos.
Solo los padres con cuentas OpenApply activadas se sincronizan con ManageBac+ .
Los padres sincronizaron su cuenta con ManageBac+ pero no recibieron un correo electrónico de bienvenida.
Los correos electrónicos de bienvenida no se envían automáticamente. Envíelos desde Configuración > Directorio de la escuela.
¿Por qué un padre recibió una notificación de cambio por correo electrónico?
Como medida de seguridad, ManageBac+ y OpenApply notifican a cualquier padre o madre cuya dirección de correo electrónico haya cambiado.
Otras preguntas
Necesito agregar o eliminar un nivel de año.
Por favor, no lo haga usted mismo. Póngase en contacto con nosotros y le ayudaremos a añadir o eliminar el nivel del curso.
¿Cuál es la diferencia entre la activación y la verificación del correo electrónico?
En ambos sistemas, las cuentas se pueden crear de una en una o en grupo, pero los usuarios no pueden iniciar sesión hasta que su cuenta esté activada. La activación se realiza mediante un correo electrónico de bienvenida que invita al usuario a iniciar sesión y establecer una contraseña. Cuando un usuario inicia sesión por primera vez, enviamos un correo electrónico de verificación para confirmar que su dirección es correcta. Solo las cuentas verificadas pueden usar la plataforma de inicio de sesión único.
¿Puedo actualizar la información de la cuenta de forma masiva?
Sí. Ambos sistemas permiten actualizar la información principal de forma masiva, mediante una pantalla de edición masiva o una importación de CSV. Recomendamos contactar con nuestro equipo de soporte para realizar esta tarea.
Cambié a un estudiante de Inscrito a Lista de espera en OpenApply , pero todavía aparece en ManageBac+
Solo se sincronizan los estudiantes con estado Inscrito, Graduado o Retirado. El estado Lista de espera no coincide en ManageBac+ , por lo que no se puede sincronizar. Elimine o archive el registro ManageBac+ hasta que el estudiante se inscriba.
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