Antes de sincronizar ManageBac+ y OpenApply , los niveles de año deben coincidir, cada estudiante matriculado debe tener una dirección de correo electrónico y un ID de estudiante únicos en ambos sistemas, las cuentas de los padres en OpenApply deben estar activadas y ambos sistemas deben estar actualizados al mismo año académico. Cuando esté listo, póngase en contacto con el soporte de ManageBac+ para obtener un análisis gratuito de la calidad de los datos.
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Requisitos de configuración de sincronización OpenApply y ManageBac+
Para los centros educativos que utilizan tanto ManageBac+ como OpenApply y que se están preparando para activar la sincronización entre ambos.
Lista de verificación
| Requisito | Dónde comprobarlo |
|---|---|
| Los niveles de año coinciden en número y secuencia. | Configuración ManageBac+ > Configuración de la escuela > Grados y niveles y Configuración OpenApply > Admisiones > Programa |
| Cada estudiante matriculado tiene una dirección de correo electrónico única en ambos sistemas. | Configuración OpenApply > Formularios y configuración > Importar y exportar |
| Cada estudiante matriculado tiene un ID de estudiante único en ambos sistemas. | Exportaciones de estudiantes |
| Las cuentas de los padres de los estudiantes matriculados se activan en OpenApply | Listas OpenApply > Familias |
| Ambos sistemas corresponden al mismo año académico en curso. | Configuración del año académico en cada sistema |
| El soporte de ManageBac+ ha completado un análisis gratuito de la calidad de los datos. | Enviar una solicitud |
Plazo: En promedio, se necesitan de 1 a 2 semanas para confirmar los seis pasos y ponerlo en marcha. Este plazo es mucho menor si uno o ambos sistemas son cuentas nuevas.
Revisar la cartografía por niveles de año
En ManageBac+
Ve a Configuración > Configuración escolar > Grados y niveles y revisa los niveles de año habilitados.
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Confirme que OpenApply tenga habilitados el mismo número y la misma secuencia de niveles de año, con una correspondencia uno a uno entre ambos sistemas.
En OpenApply
Ve a Configuración > Admisiones > Programa para revisar los años habilitados.
Sync requiere una correspondencia uno a uno entre los niveles de año. Por ejemplo, no se puede hacer coincidir una calificación OpenApply con dos calificaciones ManageBac+ .
Comprobar las direcciones de correo electrónico de los estudiantes
Asegúrate de que OpenApply recopile los correos electrónicos de los estudiantes.
En OpenApply , ve a Configuración > Formularios y confirma que el campo Correo electrónico del estudiante esté presente en tus formularios de solicitud.
Revise la configuración del campo, incluyendo la etiqueta, el estado requerido y las instrucciones.
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Guarda los cambios y comprueba que el campo esté en el lugar correcto del formulario.
Exportar y consultar los correos electrónicos de los estudiantes.
En OpenApply , vaya a Configuración > Importar y exportar.
Exporta los estudiantes con los estados Inscrito, Graduado y Retirado. Asegúrate de incluir a los estudiantes archivados.
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Incluya estos campos de estudiante: ID OpenApply, Nombre, Apellido, Correo electrónico e ID de estudiante.
Compruebe que la exportación no contenga direcciones de correo electrónico en blanco o duplicadas.
Los estudiantes y padres con direcciones de correo electrónico en blanco o duplicadas quedan desincronizados hasta que se corrijan los datos.
El servicio de asistencia OpenApply puede ayudarle a crear direcciones de correo electrónico provisionales cuando sea necesario, actualizar masivamente direcciones de correo electrónico en blanco y comprobar si hay duplicados.
Verificar las identificaciones de los estudiantes
Los identificadores de estudiante deben ser únicos y coincidir exactamente en ambos sistemas antes de que se pueda activar la sincronización. Revise los identificadores de estudiante en ambos sistemas antes de solicitar la sincronización.
Si su centro educativo no utiliza el campo de ID de estudiante, nuestro equipo de soporte puede generar identificadores únicos y actualizar sus sistemas.
Activar las cuentas de los padres
ManageBac+ requiere que cada padre tenga una dirección de correo electrónico única, por lo que solo las cuentas de padres activadas en OpenApply se sincronizan con ManageBac+ . Una cuenta activada es aquella con la que el padre puede iniciar sesión. Los padres no necesitan iniciar sesión en OpenApply .
Comprueba qué padres están activados
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En OpenApply , vaya a Listas > Familias > Filtro y seleccione Inscritos.
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Los padres que tienen un símbolo de llave junto a su nombre tienen cuentas activadas.
El símbolo de la llave también aparece junto a los nombres de los padres en el perfil del estudiante, en la sección Padres y tutores. Puede reenviar un correo electrónico de bienvenida a cualquier cuenta activada.
Activar cuentas de padres en bloque
Al activar una cuenta para padres, normalmente se les envía un correo electrónico de bienvenida invitándolos a iniciar sesión en OpenApply . La mayoría de las escuelas que activan la sincronización no requieren que los padres inicien sesión en OpenApply , por lo que puede desactivar primero el correo electrónico de bienvenida.
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Ve a OpenApply > Configuración > Admisiones > Estado y notificaciones y desactiva el correo electrónico de bienvenida para padres si no quieres que reciban invitaciones para iniciar sesión.
Ve a Listas > Familias y filtra por estudiantes matriculados.
Seleccione todas las familias pertinentes.
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Seleccione Activar cuentas de padres. Aparecerá un símbolo de llave junto a cada padre activado.
Reactive la opción de correo electrónico de bienvenida para padres para que los nuevos solicitantes y sus familias reciban dicho correo.
Trasladar ambos sistemas al año académico actual.
Tanto ManageBac+ como OpenApply deben estar en el mismo año académico, y los grados de los estudiantes deben coincidir. Por ejemplo, un estudiante de 12.º grado en OpenApply también debe estar en 12.º grado en ManageBac+ . Si se acerca el inicio o el final del año escolar, complete primero la transición de año en ambos sistemas.
Solicitar un análisis de calidad de datos
Cuando sus sistemas estén listos, póngase en contacto con el soporte de ManageBac+ para solicitar un análisis gratuito de la calidad de los datos. Incluya:
- Nombre de la escuela
- Subdominio ManageBac+
- Subdominio OpenApply
- Título de la solicitud: Análisis de calidad de datos MB-OA
El soporte de ManageBac+ comprobará que:
- Los niveles de año permitidos coinciden en número y secuencia.
- Los correos electrónicos y las identificaciones de los estudiantes coinciden en ambos sistemas.
- Las cuentas de los padres han sido activadas.
- Ambos sistemas corresponden al presente año académico.
El equipo de soporte ManageBac+ tardará entre 3 y 4 días hábiles en completar su análisis de calidad de datos.
Preguntas frecuentes
¿Pueden ManageBac+ y OpenApply sincronizarse si los años académicos no coinciden?
No. Los niveles de año deben coincidir uno a uno en número y secuencia antes de que se pueda activar la sincronización.
¿Solo se pueden sincronizar algunos niveles de años?
Se admite la sincronización parcial.
¿Se sincronizarán los estudiantes con direcciones de correo electrónico duplicadas?
No. Los estudiantes y padres con direcciones de correo electrónico en blanco o duplicadas quedan desincronizados hasta que se corrijan los datos.
¿Los padres necesitan iniciar sesión en OpenApply antes de sincronizar?
No, pero sus cuentas OpenApply deben estar activadas para que sus registros se sincronicen con ManageBac+ .
¿Cuánto tiempo lleva la preparación?
Por lo general, los centros educativos deberían disponer de entre dos y tres semanas para completar las comprobaciones y preparar ambos sistemas. Este plazo podría ser menor para las cuentas nuevas.
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