بمجرد تفعيل المزامنة، تحدث ثلاثة أمور: تحديث التغييرات في ملف تعريف أحد النظامين في النظام الآخر، وإنشاء حسابات للطلاب المسجلين حديثًا (وأولياء أمورهم المفعلين)، وأرشفة حسابات الطلاب المنسحبين أو المتخرجين. لا تتم مزامنة عمليات الحذف. وللحفاظ على أمان البيانات، يجب تقييد صلاحيات تعديل حقول ملف التعريف الأساسية في كل من ManageBac+ و OpenApply .
للمسؤولين الذين يديرون البيانات بمجرد تشغيل مزامنة ManageBac+ و OpenApply : ما الذي تتم مزامنته، وما الذي لا تتم مزامنته، وكيفية إصلاح المشكلات الشائعة.
| ماذا يحدث؟ | متى |
|---|---|
| تحديث المستخدم | تتغير بيانات المستخدم (على سبيل المثال، رقم الهاتف) في نظام واحد وتنتقل إلى النظام الآخر. |
| إنشاء المستخدم | يتم تسجيل الطالب في OpenApply للعام الدراسي الحالي أو ما قبله: حيث يتم إنشاء حساب له على ManageBac+ مع والديه. ويتم مزامنة بيانات الطلاب الجدد الذين تم إنشاء حساباتهم على ManageBac+ مع نظام OpenApply كطلاب مسجلين. |
| أرشيف المستخدم | يتم وضع علامة "منسحب" أو "متخرج" على الطالب في أي من النظامين: يتم أرشفة بياناته في عملية المزامنة التالية، مع بيانات والديه إذا لم يكن لدى الوالدين أطفال آخرون نشطون في المدرسة. |
| عمليات الحذف | غير متزامن. |
نشجعك بشدة على العمل مع فريق الدعم لدينا لمراجعة حقوق الوصول والتحرير لجميع المستخدمين في كلا النظامين، والتحقق من مكان قيام أولياء الأمور بتحرير الحقول الأساسية في نماذج OpenApply الخاصة بك، والاتفاق على أفضل ممارسات عملية تحديث البيانات.
تحديث المستخدم
عند تحديث بيانات المستخدم في ManageBac+ أو OpenApply ، تتم مزامنة التغيير مع النظام الآخر. راجع صلاحيات الوصول في كلا النظامين لضمان التحكم في هذه التغييرات.
من يستطيع تغيير حقول المزامنة في ManageBac+
بشكل افتراضي، يمكن لجميع المستخدمين على ManageBac+ تغيير البيانات في حقول المزامنة الأساسية:
- المسؤولون: يمكنهم عرض جميع البيانات وتعديلها.
- يمكن للمعلمين تحديث ملفات تعريف الطلاب إذا كانت لديهم صلاحية التعديل.
- يمكن للوالدين تحديث ملفاتهم الشخصية إذا كان لديهم صلاحية التعديل.
- يمكن للطلاب تحديث ملفاتهم الشخصية إذا كانت لديهم صلاحية التعديل.
في حال تفعيل خاصية المزامنة، نوصي بشدة بتقييد الوصول والصلاحيات للمعلمين وأولياء الأمور والطلاب. راجع الإعدادات > الأمان والصلاحيات في ManageBac+ ، وإدارة صلاحيات المستخدمين والأمان.
من يستطيع تغيير حقول المزامنة في OpenApply
المسؤولون الذين لديهم صلاحية إنشاء وتعديل وحذف ملفات تعريف المتقدمين. راجع صلاحيات الموظفين في الإعدادات > دليل الموظفين.
يمكن للوالدين تعديل هذه الحقول الأساسية في أي وقت من خلال إدارة ملفك الشخصي > تعديل الملف الشخصي: الاسم الأول، اسم العائلة، الجنس، البريد الإلكتروني، صورة الملف الشخصي، عنوان الشارع 1، عنوان الشارع 2، المدينة، الولاية، الرمز البريدي، والبلد.
يمكن للوالدين تعديل بيانات الطالب من خلال النماذج ، عند فتح معلومات الطالب وإمكانية تعديلها مباشرةً، أو عند إكمال أي نموذج يتضمن حقول مزامنة. على سبيل المثال، أثناء إعادة التسجيل، قد يقوم أحد الوالدين بتحديث عنوانه. بمجرد حفظ التغيير في OpenApply ، تتم مزامنته مع ManageBac+ .
إنشاء المستخدم
طالب جديد مسجل في OpenApply
يجب أن يكون الطالب مسجلاً في العام الدراسي الحالي (أو عام سابق) وأن يكون لديه والدان.
| من | تتم المزامنة مع ManageBac+ إذا |
|---|---|
| طالب | رقم هوية الطالب صالح وفريد، وبريد الطالب الإلكتروني صالح وفريد. |
| أحد الوالدين | البريد الإلكتروني الخاص بالوالدين صحيح وفريد، ولديه حساب مُفعّل على OpenApply . راجع كيفية تفعيل حسابات الوالدين. |
إذا كان الأصل موجودًا بالفعل في ManageBac+ :
- إذا تطابقت جميع البيانات، يتم ربط الحسابات تلقائيًا. وهذا شائعٌ جدًا بين الأشقاء. على سبيل المثال، لدى آن حساب ManageBac+ لأن ابنتها كلوي مسجلة فيه. وعندما يسجل شقيق كلوي، صموئيل، يتم تحديث حساب آن ليظهر الطفل الإضافي.
- إذا لم تتطابق البيانات، يُصنّف الحساب على أنه مكرر ولا يتم ربطه. تتم مزامنة سامويل مع ManageBac+ كطفل مسجل بدون أم. حلّ مشكلة التكرار في لوحة تحكم المسؤول.
هل تواجه مشكلة في مزامنة بيانات الطالب أو ولي أمره؟ في ManageBac+ ، انتقل إلى الإعدادات > دليل المدرسة ، ثم انقر على النقاط الثلاث واختر "تصدير الطلاب وأولياء الأمور". ابحث في الملف عن رقم الطالب وعنوان بريده الإلكتروني. عادةً ما يكون عنوان البريد الإلكتروني مستخدمًا بالفعل (غالبًا من قبل ولي أمر حالي) أو أن الطالب موجود بالفعل ومؤرشف. لا يقبل ManageBac+ عناوين البريد الإلكتروني التي تحتوي على علامات تشكيل.
طالب جديد أو ولي أمر في ManageBac+
- طالب جديد: تتم مزامنته مع OpenApply كطالب مسجل بملف تعريف أساسي.
- الوالد الجديد: تتم مزامنته مع OpenApply باستخدام ملف تعريف أساسي. ثم يلزم تفعيل حساب الوالد.
في ManageBac+ ، يمكن لجميع المسؤولين إنشاء حسابات الطلاب وأولياء الأمور. أما في OpenApply ، فيمكن لأي مسؤول لديه صلاحية الإنشاء والتعديل والحذف إنشاء حسابات وتغيير حالات المتقدمين.
أرشيف المستخدم
التغييرات التي تم إجراؤها في ManageBac+
| في ManageBac+ | ماذا يحدث؟ |
|---|---|
| يتم أرشفة مجموعة كاملة من الطلاب من خلال "تعديل إعدادات المجموعة " (وهو الأكثر شيوعًا عند التخرج). | يتم أرشفة جميع بيانات الطلاب في هذه الدفعة الدراسية، ويتم وضع علامة " تخرج" عليها مع تاريخ الأرشفة. ويتم تحديث حالتهم في OpenApply بشكل متزامن. |
| تم تسجيل الطالب على أنه منسحب. | يتم تحديث الحالة في OpenApply عند المزامنة. |
| تمت أرشفة أحد الوالدين | لا يحدث شيء في OpenApply . |
| يتم سحب الطالب أو تخرجه | يتم أرشفة حسابات أولياء الأمور الذين ليس لديهم أطفال آخرون مسجلون في ManageBac+ تلقائيًا. إذا كان هناك طفل واحد على الأقل لا يزال مسجلاً، يبقى حساب ولي الأمر نشطًا. على سبيل المثال، إذا تخرجت كلوي بينما لا يزال صموئيل مسجلاً، يحتفظ أولياء الأمور بحساباتهم ManageBac+ . |
لا يقوم OpenApply بأرشفة بيانات أولياء الأمور. فعند تسجيل دخولهم إلى OpenApply ، يظل بإمكانهم رؤية حالة الطلاب وأي نماذج تطلبها المدرسة، مثل نماذج الخريجين.
التغييرات التي تم إجراؤها في OpenApply
عندما يتم تسجيل الطالب كمتخرج أو منسحب في OpenApply ، يتم أرشفة بياناته في OpenApply . وعند المزامنة، يتم تحديث التاريخ والحالة في ManageBac+ .
عمليات الحذف
لا يدعم نظام المزامنة عمليات الحذف. يقوم النظام بالتحقق من المستخدمين المحذوفين مرة واحدة يوميًا ويتوقف عن مزامنتهم.
أنشأتُ طالبًا في ManageBac+ عن طريق الخطأ، وتمت مزامنته مع OpenApply . هل يُمكنني حذفه؟
حذف الطالب من ManageBac+ لا يؤثر على OpenApply ؛ إذ يتم استبعاد ملفه الشخصي المتبقي من المزامنة. وينطبق الأمر نفسه في الاتجاه المعاكس. احذف الطالب مباشرةً من كلا النظامين.
قام أحد الطلاب بمزامنة بياناته من ManageBac+ إلى OpenApply وقمتُ بحذفها من OpenApply عن طريق الخطأ.
لا يحدث أي تغيير في ملف تعريف ManageBac+ ، ولكنه مستثنى من المزامنة اللاحقة. وينطبق الأمر نفسه في الاتجاه المعاكس. إذا كنت بحاجة إلى إعادة تفعيل المزامنة لهذا الطالب، فتواصل معنا وسنقوم بإعادة تفعيلها يدويًا.
الأسئلة الشائعة
طلاب
قمت بتسجيل طالب في OpenApply منذ أكثر من ساعتين، وهو غير موجود في ManageBac+
تأكد من أن الطالب في OpenApply :
- له اسم أول واسم عائلة
- لديه عنوان بريد إلكتروني صالح وفريد (ليس بريدًا إلكترونيًا لأحد الوالدين)
- يحمل هوية طالب سارية
- تم وضع علامة "مسجل" مع تاريخ التسجيل الحالي
- مسجل في السنة الدراسية الحالية
إذا تم استخدام البريد الإلكتروني أو رقم هوية الطالب بالفعل على ManageBac+ ، فلن تتم مزامنة الطالب.
طالب جديد قام بمزامنة بياناته مع ManageBac+ لكن المعلومات مفقودة.
تأكد من أن نماذجك تستخدم الحقول العامة الصحيحة. الحقول المخصصة غير متزامنة.
قام طالب جديد بمزامنة بياناته مع ManageBac+ لكنه لم يتلق رسالة ترحيب عبر البريد الإلكتروني
لا يتم إرسال رسائل الترحيب تلقائيًا. أرسلها من الإعدادات > دليل المدرسة.
آباء
تمت مزامنة الطلاب الجدد، لكن أولياء أمورهم غير موجودين.
لا تتم مزامنة حسابات OpenApply إلا مع ManageBac+ .
قام الآباء بمزامنة بياناتهم مع ManageBac+ لكنهم لم يتلقوا رسالة ترحيب عبر البريد الإلكتروني
لا يتم إرسال رسائل الترحيب تلقائيًا. أرسلها من الإعدادات > دليل المدرسة.
لماذا تلقى أحد الوالدين إشعاراً بتغيير البيانات عبر البريد الإلكتروني؟
كإجراء أمني، يقوم كل ManageBac+ و OpenApply بإخطار أي والد قام بتغيير عنوان بريده الإلكتروني.
أسئلة أخرى
أحتاج إلى إضافة أو إزالة مستوى السنة
يرجى عدم القيام بذلك بنفسك. تواصل معنا وسنساعدك في إضافة أو إزالة مستوى السنة الدراسية.
ما الفرق بين تفعيل البريد الإلكتروني والتحقق منه؟
يمكن إنشاء الحسابات بشكل فردي أو جماعي في كلا النظامين، ولكن لا يمكن للمستخدمين تسجيل الدخول إلا بعد تفعيل حساباتهم. يتم التفعيل عبر رسالة ترحيبية تدعو المستخدم لتسجيل الدخول وتعيين كلمة مرور. عند تسجيل دخول المستخدم لأول مرة، نرسل إليه رسالة تأكيد للتحقق من صحة عنوان بريده الإلكتروني. ولا يُسمح باستخدام منصة تسجيل الدخول الموحد إلا للحسابات التي تم التحقق منها.
هل يمكنني تحديث معلومات الحساب دفعة واحدة؟
نعم. يتيح لك كلا النظامين تحديث المعلومات الأساسية دفعة واحدة، إما من خلال شاشة التحرير الجماعي أو استيراد ملف CSV. ننصحك بالتواصل مع فريق الدعم لدينا للقيام بذلك.
قمت بتغيير حالة طالب من "مسجل" إلى "قائمة الانتظار" في OpenApply ، لكنه لا يزال مسجلاً في ManageBac+
تتم مزامنة بيانات الطلاب المسجلين أو المتخرجين أو المنسحبين فقط. لا توجد حالة مطابقة لحالة "مدرج في قائمة الانتظار" في ManageBac+ ، لذا لا يمكن مزامنتها. احذف سجل ManageBac+ أو أرشفه حتى يتم تسجيل الطالب.