مزامنة OpenApply و ManageBac+ للإدارة المستمرة
حالات الاستخدام
هناك ثلاثة إجراءات قد تحدث أثناء المزامنة:
- تحديث بيانات المستخدم: قد تكون بيانات المستخدم الديموغرافية (مثل رقم الهاتف) قد تم تحديثها في أحد الأنظمة. أثناء المزامنة، سيتم نقل هذه البيانات إلى النظام الآخر.
- إنشاء حساب: إذا تم تسجيل الطالب في OpenApply للعام الدراسي الحالي أو ما قبله، فسيتم إنشاء حساب له على ManageBac+ ، بالإضافة إلى حساب والديه. وسيتم مزامنة أي طالب جديد يتم إنشاؤه على ManageBac+ مع OpenApply كطالب مسجل.
- أرشيف المستخدم : إذا تم وضع علامة "منسحب" أو "متخرج" على الطالب في أي من النظامين، فسيتم أرشفة بياناته في عملية المزامنة التالية، مع بيانات والديه (إذا لم يعد لدى هؤلاء الوالدين أي أطفال نشطين في المدرسة).
يوضح هذا القسم من الوثائق السلوك المتوقع لكل إجراء من هذه الإجراءات، بالإضافة إلى المخاطر الشائعة والمجالات التي يجب على المسؤولين مراجعتها.
نشجع بشدة المسؤولين على العمل عن كثب مع فريق الدعم لدينا من أجل:
- قم بمراجعة صلاحيات الوصول والتعديل لجميع المستخدمين على ManageBac+ و OpenApply بعناية.
- يرجى مراجعة استمارات التقديم الخاصة بهم على OpenApply بعناية للتأكد من إمكانية وصول أولياء الأمور إلى تعديل الحقول الديموغرافية الأساسية،
- تطوير أفضل الممارسات لكيفية تحديث البيانات في أنظمتهم.
1. تحديث المستخدم
يحدث هذا عندما يتم تحديث التفاصيل الديموغرافية للمستخدم في ManageBac+ أو OpenApply ، وتتم مزامنة البيانات.
نوصي بشدة أن يقوم المسؤولون بمراجعة الوصول والأذونات عبر كلا النظامين لضمان التحكم في هذه التحديثات للبيانات.
ManageBac+
بشكل افتراضي، يستطيع جميع المستخدمين على ManageBac+ تعديل البيانات في حقول المزامنة الأساسية:
- المسؤولون : لديهم صلاحيات الوصول والتعديل لجميع البيانات عبر ManageBac+
- المعلمون : يمكنهم تحديث معلومات ملف تعريف الطالب إذا كانت لديهم صلاحية التعديل.
- يمكن للوالدين تحديث معلومات ملفهم الشخصي إذا كان لديهم صلاحية التعديل.
- يمكن للطلاب تحديث معلومات ملفاتهم الشخصية إذا كانت لديهم صلاحية التعديل.
إذا كنت قد فعّلت خاصية المزامنة، فإننا نوصي بشدة بتقييد الوصول والصلاحيات للمعلمين وأولياء الأمور والطلاب. (راجع الإعدادات > الوصول والصلاحيات في حساب ManageBac+ الخاص بك، أو راجع الصفحة 6 من هذه الوثيقة).
OpenApply
قد تُجرى تغييرات على البيانات في OpenApply عن طريق:
(أ) المسؤولون الذين لديهم صلاحية "إنشاء وتعديل وحذف ملفات تعريف المتقدمين"
انتقل إلى الإعدادات > دليل الموظفين لمراجعة صلاحيات الموظفين .
(ب) أولياء الأمور على OpenApply الذين يمكنهم تعديل الحقول الأساسية التالية مباشرة في أي وقت:
- الاسم الأول
- اسم العائلة
- جنس
- بريد إلكتروني
- صورة الملف الشخصي
- عنوان المنزل 1
- عنوان المنزل 2
- مدينة
- ولاية
- رمز بريدي
- دولة
يمكن للوالدين الوصول إلى معلومات ملفهم الشخصي الأساسية عبر حسابهم OpenApply > إدارة ملفك الشخصي > تعديل الملف الشخصي .
(ج) من أولياء الأمور عبر النماذج على OpenApply ، في الحالات التالية:
- معلومات الطالب متاحة للجميع، وبالتالي يمكن تعديلها مباشرة.
- يقوم الآباء بتعبئة النماذج (أي نوع) التي تتضمن حقول المزامنة
على سبيل المثال، أثناء إعادة التسجيل، قد يُطلب من أحد الوالدين مراجعة معلومات العنوان أو تحديثها. وبمجرد حفظ هذه المعلومات المحدثة على OpenApply ، ستتم مزامنتها مع ManageBac+ .
2. إنشاء المستخدم
الشروط التي يتم بموجبها إنشاء حساب طالب أو ولي أمر جديد في ManageBac+ أو OpenApply .
(أ). طالب جديد مسجل في OpenApply
الطالب مسجل للعام الدراسي الحالي (أو عام سابق)، ولديه والدان.
سيتم مزامنة بيانات الطالب مع ManageBac+ في الحالات التالية:
- بطاقة هوية الطالب صالحة وفريدة من نوعها
- البريد الإلكتروني للطالب صالح وفريد
سيقوم والدا الطالب بمزامنة بياناتهما مع ManageBac+ في الحالات التالية:
- البريد الإلكتروني للوالدين صالح وفريد
- يمتلك الوالد حساب OpenApply مفعل
للمزيد من المعلومات حول كيفية تفعيل حسابات الوالدين، انظر هنا.
إذا كان الأصل موجودًا بالفعل في ManageBac+
هناك احتمالان:
١. إذا تطابقت جميع البيانات ، فسيتم ربط الحسابات تلقائيًا. يحدث هذا غالبًا مع الأشقاء. على سبيل المثال، لدى آن إيبلبوم حساب ManageBac+ لأن ابنتها كلوي مسجلة في المدرسة.
عندما يتم تسجيل شقيق كلوي، صموئيل، سيتم تحديث حساب آن ManageBac+ ليعكس الطفل الإضافي.
٢. إذا لم تتطابق جميع التفاصيل ، فسيتم تصنيف الحساب على أنه مكرر ولن يتم ربطه. سيتم مزامنة سامويل مع ManageBac+ كطفل مسجل بدون أم.
يرجى حل مشكلة التكرار من خلال لوحة تحكم المسؤول.
سيناريوهات شائعة
إذا لم يظهر لك أي طالب أو ولي أمر تتم مزامنته، يُرجى تصدير البيانات من ManageBac+ عبر الإعدادات > دليل المدرسة. انقر على النقاط الثلاث واختر "تصدير الطلاب وأولياء الأمور". يمكنك البحث في الملف للتحقق من أرقام الطلاب وعناوين بريدهم الإلكتروني.
في أغلب الأحيان عندما لا تتم مزامنة الطالب، يكون عنوان البريد الإلكتروني قد تم استخدامه مسبقًا (غالبًا من قبل أحد الوالدين الموجودين في النظام) أو أن الطالب كان موجودًا مسبقًا في النظام (وهو مؤرشف حاليًا).
يرجى ملاحظة أن عناوين البريد الإلكتروني التي تحتوي على علامات تشكيل غير مقبولة من قبل ManageBac+ .
(ب). طالب جديد في ManageBac+
يتم إنشاء طالب جديد على ManageBac+ . سيتم مزامنة الطالب مع OpenApply كطالب مسجل بملف تعريف أساسي.
(ج) أب جديد في ManageBac+
يتم إنشاء حساب أب جديد على ManageBac+ . سيتم مزامنة حساب الأب مع OpenApply باستخدام ملف تعريف أساسي.
يرجى ملاحظة أنه يجب تفعيل حساب الوالدين هذا.
ملاحظات ختامية :
- في ManageBac+ ، يمكن لجميع المسؤولين إنشاء طلاب أو أولياء أمور جدد.
- في OpenApply ، يمكن لأي مسؤول لديه "القدرة على الإنشاء والتعديل والحذف" (انظر الصفحة 28 للمزيد) إنشاء حسابات جديدة وتغيير حالات المتقدمين.
3. أرشيف المستخدم
الشروط التي بموجبها يمكن أرشفة حساب الطالب أو ولي الأمر الحالي في ManageBac+ أو OpenApply .
عبر ManageBac+
- يتم أرشفة مجموعة كاملة من السنوات في ManageBac+ .
هذا الأمر شائع جداً عند التخرج.
يتم أرشفة جميع الطلاب في هذه الدفعة الدراسية (عبر تعديل إعدادات المجموعة ). سيتم أرشفة هؤلاء الطلاب في النظام وسيتم وضع علامة " متخرج" عليهم مع تاريخ الأرشفة.
سيتم تحديث حالات هؤلاء الطلاب في OpenApply عند المزامنة.
- تم وضع علامة "منسحب" على الطالب في ManageBac+ .
سيتم تحديث حالة الطالب في OpenApply عند المزامنة.
- تمت أرشفة الأصل في ManageBac+ .
لا يحدث شيء في OpenApply .
- تم سحب الطالب أو تخرجه من ManageBac+ . ماذا يحدث للوالدين؟
إذا لم يكن لدى ولي الأمر أطفال مسجلون في ManageBac+ ، فسيتم أرشفة حساباتهم تلقائيًا. وسيظل حساب ولي الأمر نشطًا إذا كان هناك طفل واحد على الأقل لا يزال مسجلاً في المدرسة.
على سبيل المثال، إذا تخرجت كلوي ولكن شقيقها الأصغر صموئيل لا يزال مسجلاً، فسيظل والداها يحتفظان بحسابات ManageBac+ الخاصة بهما.
لا يقوم OpenApply بأرشفة بيانات أولياء الأمور تحت أي ظرف من الظروف. عند تسجيل الدخول إلى OpenApply ، سيظل بإمكان ولي الأمر رؤية حالة الطالب والوصول إلى أي نماذج (مثل نماذج الخريجين) تطلبها المدرسة.
عبر OpenApply
- تم تصنيف الطالب على أنه متخرج في OpenApply .
يتم أرشفة هذه البيانات في OpenApply . عند المزامنة، يتم تحديث التاريخ والحالة في ManageBac+ .
- تم وضع علامة "منسحب" على الطالب في OpenApply .
كما هو مذكور أعلاه.
4. عمليات الحذف
لا تدعم عملية المزامنة حذف المستخدمين.
يقوم نظامنا بالتحقق من المستخدمين المحذوفين مرة واحدة يومياً، ثم يوقف أي مزامنة إضافية بين الأنظمة. بعبارة أخرى، لن تتم مزامنة عمليات الحذف.
(أ) لقد أنشأتُ طالبًا عن طريق الخطأ في ManageBac+ وتمت مزامنته مع OpenApply . هل يمكنني حذف هذا الطالب؟
إذا حذفت الطالب من ManageBac+ ، فلن يتغير شيء في OpenApply . سيتم استبعاد الملف الشخصي المتبقي من المزامنة. (وينطبق الأمر نفسه في الاتجاه المعاكس).
في هذه الحالة، نوصي بحذف الطالب مباشرة من كلا النظامين.
(ب) أنشأتُ طالبًا في ManageBac+ وتمت مزامنته مع OpenApply . ثم حذفته من OpenApply عن طريق الخطأ!
لن يحدث أي تغيير في الملف الشخصي في ManageBac+ ، ولكن سيتم استبعاده من المزامنة اللاحقة. (وينطبق الأمر نفسه في الاتجاه المعاكس).
إذا كان هذا خطأً وتحتاج إلى إعادة تفعيل المزامنة، فيرجى إخبارنا وسنقوم بإعادة تفعيل التدفق يدويًا.
الأسئلة الشائعة حول مزامنة OpenApply و ManageBac+
طلاب
- لقد قمتُ بتسجيل طالب جديد في OpenApply . مرّ أكثر من ساعتين ولم أجده في ManageBac+ . ما الذي حدث؟
يرجى مراجعة المعلومات التالية في OpenApply :
- يحتوي ملفهم الشخصي على اسم أول واسم عائلة
- لديهم عنوان بريد إلكتروني صالح وفريد (لا يستخدمون بريدًا إلكترونيًا لأحد الوالدين)
- لديهم بطاقة هوية طالب سارية المفعول
- يتم وضع علامة عليهم كمسجلين بتاريخ التسجيل الحالي
- هم مسجلون في عام دراسي حالي
إذا تم استخدام البريد الإلكتروني أو رقم هوية الطالب بالفعل على ManageBac+ ، فلن تتم مزامنة الطالب.
- لقد قمتُ بتسجيل طالب جديد في OpenApply . تم نقل بياناته إلى ManageBac+ لكن بعض المعلومات مفقودة.
يرجى التحقق جيدًا من الحقول المستخدمة في نماذجك، للتأكد من أنها الحقول العامة الصحيحة. إذا كانت حقولًا مخصصة، فسيتم استبعادها من المزامنة.
- لقد قمتُ بتسجيل طالب جديد في OpenApply . وقد تمت مزامنة بياناته مع ManageBac+ لكنه لم يتلقَّ رسالة ترحيب عبر البريد الإلكتروني.
لا يتم إرسال رسائل الترحيب تلقائيًا. يرجى الانتقال إلى الإعدادات > دليل المدرسة لإرسال رسائل الترحيب.
آباء
- تمت مزامنة الطلاب المسجلين حديثًا بنجاح مع ManageBac+ ، لكنني لا أرى أولياء الأمور يظهرون.
سيتم مزامنة حسابات OpenApply الخاصة بالآباء فقط مع ManageBac+ .
- قام الوالدان بمزامنة بياناتهما مع ManageBac+ لكنهما لم يتلقيا رسالة بريد إلكتروني ترحيبية.
لا يتم إرسال رسائل الترحيب تلقائيًا. يرجى الانتقال إلى الإعدادات > دليل المدرسة لإرسال رسائل الترحيب.
- إشعارات البريد الإلكتروني لتغييرات الوالدين
كإجراء أمني، يتم إرسال إشعارات تغيير البريد الإلكتروني بواسطة ManageBac+ و OpenApply إلى أي ولي أمر تم تغيير عنوان بريده الإلكتروني.
متنوع
- أحتاج إلى إضافة أو إزالة مستوى سنة.
سنساعدك في إنشاء أو إزالة مستوى السنة الجديد هذا. يُرجى عدم القيام بذلك بشكل مستقل.
- ما الفرق بين تفعيل البريد الإلكتروني والتحقق منه؟
نحن نسمح بإنشاء حسابات المستخدمين على كل من ManageBac+ و OpenApply إما بشكل فردي أو بشكل جماعي، ولكن لا يمكن للمستخدمين تسجيل الدخول حتى يتم تفعيل حساباتهم .
يتم تفعيل الحسابات عبر رسالة بريد إلكتروني ترحيبية تدعو المستخدم إلى تسجيل الدخول وتعيين كلمة المرور الخاصة به لأول مرة.
عندما يقوم المستخدم بتسجيل الدخول لأول مرة، نرسل بريدًا إلكترونيًا للتحقق إلى عنوان بريده الإلكتروني، وذلك للتأكد بشكل مستقل من دقة عنوان البريد الإلكتروني.
لا يمكن الوصول إلى منصة إطلاق تسجيل الدخول الموحد إلا للحسابات الموثقة.
- هل يمكنني تحديث معلومات الحساب دفعة واحدة؟
نعم، بالتأكيد. توجد بعض المواقع في كلا النظامين حيث يمكنك تحديث المعلومات الأساسية دفعة واحدة، إما من خلال شاشة التحرير الجماعي أو من خلال استيراد ملف CSV. ننصحك بالتعاون مع فريق الدعم لدينا لحل هذه المشكلة.
- قمتُ بتحديد طالب على أنه مسجل في OpenApply ، ثم قمتُ بتحديده على أنه على قائمة الانتظار. ومع ذلك، ما زلت أرى سجله في ManageBac+ .
لسوء الحظ، لن تقوم أنظمتنا بمزامنة سوى الطلاب الذين لديهم الحالات التالية:
- مسجل
- تخرج
- تم سحبه
بما أن حالة "مُدرج في قائمة الانتظار" في OpenApply لا تُقابلها حالة مماثلة في ManageBac+ ، فلا يمكن مزامنتها. في هذه الحالة، نوصي إما ManageBac+ سجل ManageBac+ أو أرشفته إلى حين تسجيل الطالب (ربما) في المستقبل.