إعداد مزامنة ManageBac+ و OpenApply
تعرف على كيفية إعداد حسابات ManageBac+ و OpenApply الخاصة بك للمزامنة من خلال مراجعة متطلبات التكوين الرئيسية، وفحوصات جودة البيانات، وإعدادات الحساب.
تساعد مزامنة ManageBac+ و OpenApply المدارس على الحفاظ على اتساق معلومات الطلاب وأسرهم عبر كلا النظامين. قبل تفعيل المزامنة، ينبغي على المدارس التأكد من توافق الإعدادات الرئيسية ومتطلبات البيانات.
يشرح هذا الدليل خطوات التحضير المطلوبة لضمان مزامنة ناجحة، بما في ذلك تكوين مستوى السنة الدراسية، والتحقق من معلومات الطلاب، وتفعيل حساب الوالدين، وإكمال مراجعة جودة البيانات.
ملخص
هذا الدليل مخصص للمدارس التي تستخدم كلاً من ManageBac+ و OpenApply والتي تستعد لتمكين المزامنة بين النظامين.
لتفعيل المزامنة بنجاح، يجب أن تتطابق إعدادات كلا النظامين الأساسيين وأن تكون البيانات متوافقة. يمكن لفريق دعم ManageBac+ مساعدتك في مراجعة إعداداتك من خلال تحليل مجاني لجودة البيانات قبل التفعيل.
قائمة التحقق
- يجب أن تتطابق مستويات السنة التي تم تكوينها في ManageBac+ و OpenApply من حيث العدد والتسلسل.
- يجب أن يكون لدى جميع الطلاب المسجلين عناوين بريد إلكتروني فريدة في كلا النظامين.
- يجب أن يكون لدى جميع الطلاب المسجلين أرقام تعريف طلابية فريدة في كلا النظامين.
- يجب تفعيل حسابات أولياء الأمور في OpenApply . (أولياء أمور الطلاب المسجلين). هذا يضمن أن تكون عناوين بريدهم الإلكتروني فريدة.
- يجب أن يكون كل من حسابي ManageBac+ و OpenApply في نفس السنة الدراسية (الحالية).
- سيقدم فريق دعم ManageBac+ تحليلاً مجانياً لجودة البيانات.
الجدول الزمني
ننصح في المتوسط بتخصيص أسبوع إلى أسبوعين لتأكيد جميع الخطوات الست وتفعيل المزامنة بين النظامين. ويتقلص هذا الوقت بشكل ملحوظ إذا كان أحد النظامين أو كلاهما حسابين جديدين.
مراجعة تخطيط مستوى السنة
لـ ManageBac
ManageBac+ > الإعدادات > إعدادات المدرسة > الصفوف والمستويات
- راجع مستويات السنوات المفعّلة في ManageBac .
- تأكد من أن OpenApply يحتوي على نفس عدد وتسلسل مستويات السنوات المفعلة.
- تأكد من وجود تطابق تام بين مستويات السنة في كلا النظامين.
لتقديم OpenApply
OpenApply > الإعدادات > القبول
للاطلاع على سنواتك المفعلة على OpenApply ، يرجى الانتقال إلى الإعدادات > القبول > البرنامج .
نصائح وأفضل الممارسات
- قم بمراجعة وتنظيف بيانات الطلاب وأولياء الأمور قبل طلب المزامنة.
- تأكد من تطابق عناوين البريد الإلكتروني للطلاب وأرقام هوياتهم الطلابية تمامًا بين ManageBac+ و OpenApply .
- أكمل عملية الانتقال إلى السنة الدراسية في كلا النظامين قبل تفعيل المزامنة، وخاصة خلال بداية أو نهاية العام الدراسي.
تحذيرات وملاحظات هامة
التحقق من عناوين البريد الإلكتروني للطلاب وبطاقات هويتهم
التحقق من عناوين البريد الإلكتروني للطلاب
OpenApply > الإعدادات > النماذج
- تأكد من إضافة حقل البريد الإلكتروني للطالب إلى نماذج طلب التقديم الخاصة بك على منصة OpenApply .
- راجع إعدادات الحقل، بما في ذلك الملصق والحالة المطلوبة والتعليمات.
- احفظ التغييرات وتأكد من وضع الحقل بشكل صحيح في النموذج.
تصدير ومراجعة بيانات البريد الإلكتروني للطلاب
OpenApply > الإعدادات > الاستيراد والتصدير
- تصدير الطلاب ذوي الحالات التالية: مسجل ، متخرج ، ومنسحب .
- قم بتضمين حقول التصدير التالية:
- حقول الطلاب
- معرف OpenApply
- الاسم الأول
- اسم العائلة
- بريد إلكتروني
- هوية الطالب
- تحقق من وجود عناوين بريد إلكتروني فارغة أو مكررة.
ملاحظة هامة : سيتم استبعاد المستخدمين الذين لديهم عناوين بريد إلكتروني فارغة أو مكررة من عملية المزامنة.
يرجى التأكد من تضمين الطلاب المؤرشفين.
يمكن لفريق دعم OpenApply مساعدتك في:
- إنشاء عناوين بريد إلكتروني وهمية عند الحاجة.
- تحديث عناوين البريد الإلكتروني الفارغة بشكل جماعي.
- جارٍ التحقق من وجود عناوين بريد إلكتروني مكررة.
تصدير ومراجعة بطاقات هوية الطلاب
يجب أن تكون أرقام تعريف الطلاب فريدة. وكأفضل ممارسة قبل تفعيل المزامنة، نطلب من المدارس مراجعة أرقام تعريف الطلاب على أنظمتها.
ملاحظة هامة : بالنسبة للمدارس التي لا تستخدم هوية الطالب في هذا المجال، يمكن لفريق الدعم لدينا المساعدة في إنشاء معرفات فريدة وتحديث أنظمتك مباشرة.
نطلب أن تتطابق أرقام هوية الطلاب بدقة عبر كلا النظامين قبل تفعيل المزامنة.
تفعيل حسابات الوالدين
بما أن ManageBac+ يتطلب من كل والد أن يمتلك عنوان بريد إلكتروني فريد، فإن الآباء المفعلين فقط من OpenApply سيتزامنون مع ManageBac+ .
التحقق من الآباء المفعلين
OpenApply > قوائم الطلاب > العائلات > تصفية > حدد المسجلين.
جميع الآباء الذين يظهر رمز المفتاح بجوار أسمائهم قد قاموا بتفعيل حساباتهم.
يظهر رمز المفتاح هذا أيضًا بجوار أسماء أولياء الأمور في ملف تعريف الطالب > أولياء الأمور والأوصياء.
يعني تفعيل الحساب إمكانية تسجيل الدخول إلى السجل، أي يمكن للوالدين تسجيل الدخول إلى النظام. يمكنك إعادة إرسال بريد إلكتروني ترحيبي. إلى أي حساب مُفعّل.
تفعيل حسابات الوالدين بشكل جماعي
تفعيل حساب الوالدين يعني عادةً أن الوالد سيتلقى رسالة بريد إلكتروني ترحيبية تدعوه لتسجيل الدخول إلى OpenApply لأول مرة.
بالنسبة لمعظم المدارس التي تُفعّل خاصية مزامنة ManageBac+ و OpenApply ، لا يُشترط على أولياء الأمور تسجيل الدخول إلى OpenApply . في هذه الحالة، يُمكنك تعطيل رسالة الترحيب الإلكترونية قبل تفعيل الحسابات.
- انتقل إلى OpenApply > الإعدادات > القبول > الحالة والإشعارات
- قم بتعطيل خيار البريد الإلكتروني الترحيبي للوالدين قبل تفعيل الحسابات إذا كنت لا تريد أن يتلقى الآباء دعوات تسجيل دخول جديدة.
يرجى ملاحظة أنه بعد الانتهاء من تفعيل حسابات أولياء الأمور، يجب إعادة تشغيل هذه الخاصية. سيمكن هذا المتقدمين الجدد وعائلاتهم من استلام رسالة الترحيب الإلكترونية.
- انتقل إلى قائمة الطلاب > العائلات وقم بتصفية النتائج لعرض الطلاب المسجلين
- حدد جميع العائلات ذات الصلة.
- حدد تفعيل حسابات الوالدين .
سيظهر رمز مفتاح بجوار أسماء أولياء الأمور المُفعّلين. تذكر إعادة تفعيل رسائل الترحيب الإلكترونية الخاصة بأولياء الأمور! (اتبع الخطوات السابقة عكسياً).
العام الدراسي الحالي
قبل تفعيل المزامنة، تأكد من أن كلاً من ManageBac+ و OpenApply قد انتقلا إلى نفس السنة الدراسية الحالية.
يجب أن تتطابق مستويات الطلاب الدراسية في كلا النظامين. على سبيل المثال، يجب أن يظهر الطالب المسجل في الصف الثاني عشر في OpenApply أيضاً في الصف الثاني عشر في ManageBac+ .
تتوفر الدروس التعليمية في مركز الدعم الإلكتروني الخاص بنا، ويمكنكم الاطلاع على الروابط أدناه:
تحليل جودة البيانات
عندما تصبح أنظمتك جاهزة للمراجعة، اتصل بدعم ManageBac+ لطلب تحليل مجاني لجودة البيانات.
يرجى تضمين المعلومات التالية في طلبك:
- اسم المدرسة
- نطاق ManageBac+ الفرعي
- نطاق فرعي OpenApply
- عنوان الطلب: تحليل جودة بيانات MB-OA
سيقوم فريق دعم ManageBac+ بالتحقق مما يلي:
- تتطابق مستويات السنوات المفعّلة في ManageBac+ و OpenApply من حيث العدد والتسلسل.
- تتطابق عناوين البريد الإلكتروني وأرقام هوية الطلاب في كلا النظامين
- تم تفعيل حسابات أولياء الأمور
- كلا النظامين يعملان في العام الدراسي الحالي
مقالات ذات صلة
الأسئلة الشائعة
هل يمكن لبرنامجي ManageBac+ و OpenApply المزامنة إذا لم تتطابق مستويات السنة؟
لا. يجب أن تتطابق مستويات السنة تطابقاً تاماً في كل من الرقم والتسلسل قبل أن يتم تمكين المزامنة.
هل يمكن مزامنة مستويات بعض السنوات فقط؟
يدعم النظام التزامن الجزئي.
هل سيتم مزامنة حسابات الطلاب الذين لديهم عناوين بريد إلكتروني مكررة؟
لا. سيتم استبعاد الطلاب وأولياء الأمور الذين لديهم عناوين بريد إلكتروني فارغة أو مكررة من عملية المزامنة حتى يتم تصحيح البيانات.
هل يحتاج الآباء إلى تسجيل الدخول إلى OpenApply قبل المزامنة؟
لا يحتاج الآباء إلى تسجيل الدخول بنشاط، ولكن يجب تفعيل حساباتهم OpenApply حتى تتم مزامنة سجلاتهم مع ManageBac+ .
كم تستغرق عملية التحضير للمزامنة؟
ينبغي على المدارس عموماً منح فترة تتراوح بين أسبوعين وثلاثة أسابيع لإتمام الفحوصات المطلوبة وإعداد كلا النظامين. وقد تكون هذه الفترة أقصر بالنسبة للحسابات الجديدة.
ما المعلومات التي يجب عليّ تقديمها عند طلب تحليل جودة البيانات؟
قم بتضمين اسم مدرستك، والنطاق الفرعي ManageBac+ ، والنطاق الفرعي OpenApply ، وعنوان الطلب MB-OA Data Quality Analysis .
في ملخص
- تأكد من تطابق إعدادات ManageBac+ و OpenApply قبل تمكين المزامنة.
- قم بمراجعة بيانات الطلاب وأولياء الأمور والسنة الدراسية لمنع حدوث مشاكل في المزامنة.
- أكمل تحليل جودة البيانات مع دعم ManageBac+ قبل بدء التشغيل الفعلي.
اتباع خطوات التحضير هذه يساعد على ضمان تجربة مزامنة سلسة بين ManageBac+ و OpenApply .