قبل مزامنة ManageBac+ و OpenApply ، يجب أن تتطابق مستويات السنوات الدراسية تمامًا، وأن يكون لكل طالب مسجل بريد إلكتروني ورقم تعريف طالب فريد في كلا النظامين، وأن تكون حسابات أولياء الأمور مُفعّلة في OpenApply ، وأن يكون كلا النظامين على نفس السنة الدراسية الحالية. عندما تكون جاهزًا، تواصل مع دعم ManageBac+ للحصول على تحليل مجاني لجودة البيانات.
للمدارس التي تستخدم كلاً من ManageBac+ و OpenApply والتي تستعد لتشغيل المزامنة بينهما.
قائمة التحقق
| متطلبات | أين يمكنني التحقق؟ |
|---|---|
| تتطابق مستويات السنوات في العدد والتسلسل | إعدادات ManageBac+ > إعدادات المدرسة > الصفوف والمستويات وإعدادات OpenApply > القبول > البرنامج |
| لكل طالب مسجل عنوان بريد إلكتروني فريد في كلا النظامين | إعدادات OpenApply > النماذج والإعدادات > الاستيراد والتصدير |
| لكل طالب مسجل رقم تعريف طالب فريد في كلا النظامين | صادرات طلابك |
| يتم تفعيل حسابات أولياء أمور الطلاب المسجلين في OpenApply | قوائم OpenApply > العائلات |
| كلا النظامين يتبعان نفس السنة الدراسية الحالية | إعدادات السنة الدراسية في كل نظام |
| أكمل فريق دعم ManageBac+ تحليلًا مجانيًا لجودة البيانات | إرسال طلب |
الجدول الزمني: في المتوسط، يستغرق الأمر من أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع لتأكيد جميع الخطوات الست وبدء التشغيل. وتكون هذه المدة أقصر بكثير إذا كان أحد النظامين أو كلاهما حسابات جديدة.
مراجعة تخطيط مستوى السنة
في ManageBac+
انتقل إلى الإعدادات > إعدادات المدرسة > الصفوف والمستويات وقم بمراجعة مستويات السنوات المفعلة.
-
تأكد من أن OpenApply لديه نفس عدد وتسلسل مستويات السنة المفعلة، مع وجود تطابق واحد لواحد بين النظامين.
في OpenApply
انتقل إلى الإعدادات > القبول > البرنامج لمراجعة السنوات المفعّلة.
يتطلب نظام المزامنة تطابقًا تامًا بين مستويات السنوات الدراسية. على سبيل المثال، لا يمكنك مطابقة درجة واحدة OpenApply مع درجتين ManageBac+ .
تحقق من عناوين البريد الإلكتروني للطلاب
تأكد من أن OpenApply يجمع عناوين البريد الإلكتروني للطلاب.
في OpenApply ، انتقل إلى الإعدادات > النماذج وتأكد من وجود حقل البريد الإلكتروني للطالب في نماذج طلبك.
راجع إعدادات الحقل، بما في ذلك الملصق والحالة المطلوبة والتعليمات.
-
احفظ التغييرات وتأكد من أن الحقل في المكان الصحيح في النموذج.
تصدير رسائل البريد الإلكتروني للطلاب والتحقق منها
في OpenApply ، انتقل إلى الإعدادات > الاستيراد والتصدير.
قم بتصدير بيانات الطلاب الذين لديهم الحالات التالية: مسجل ، متخرج ، ومنسحب. تأكد من تضمين الطلاب المؤرشفين.
-
قم بتضمين حقول الطالب التالية: معرف OpenApply ، الاسم الأول ، اسم العائلة ، البريد الإلكتروني ، ومعرف الطالب.
تحقق من ملف التصدير بحثًا عن عناوين بريد إلكتروني فارغة أو مكررة.
يتم استبعاد الطلاب وأولياء الأمور الذين لديهم عناوين بريد إلكتروني فارغة أو مكررة من عملية المزامنة حتى يتم إصلاح البيانات.
يمكن لفريق دعم OpenApply مساعدتك في إنشاء عناوين بريد إلكتروني مؤقتة عند الحاجة، وتحديث عناوين البريد الإلكتروني الفارغة بشكل جماعي، والتحقق من وجود عناوين مكررة.
التحقق من هويات الطلاب
يجب أن تكون أرقام تعريف الطلاب فريدة ومتطابقة تمامًا في كلا النظامين قبل تفعيل المزامنة. راجع أرقام تعريف الطلاب في كلا النظامين قبل طلب المزامنة.
إذا كانت مدرستك لا تستخدم حقل رقم تعريف الطالب ، فيمكن لفريق الدعم لدينا إنشاء معرفات فريدة وتحديث أنظمتك نيابةً عنك.
تفعيل حسابات الوالدين
يتطلب ManageBac+ أن يمتلك كل ولي أمر عنوان بريد إلكتروني فريد، لذا فإن حسابات أولياء الأمور المُفعّلة فقط في OpenApply هي التي تتم مزامنتها مع ManageBac+ . الحساب المُفعّل هو الحساب الذي يمكن لولي الأمر تسجيل الدخول به. لا يحتاج أولياء الأمور إلى تسجيل الدخول فعليًا إلى OpenApply .
تحقق من الآباء الذين تم تفعيلهم
-
في OpenApply ، انتقل إلى قوائم الطلاب > العائلات > تصفية وحدد المسجلين.
-
قام الآباء الذين يظهر رمز المفتاح بجوار أسمائهم بتفعيل حساباتهم.
يظهر رمز المفتاح أيضًا بجوار أسماء أولياء الأمور في ملف تعريف الطالب ضمن قسم "أولياء الأمور والأوصياء". يمكنك إعادة إرسال رسالة ترحيب إلى أي حساب مُفعّل.
تفعيل حسابات الوالدين بشكل جماعي
عادةً ما يؤدي تفعيل حساب ولي الأمر إلى إرسال بريد إلكتروني ترحيبي إليه يدعوه لتسجيل الدخول إلى OpenApply . معظم المدارس التي تُفعّل خاصية المزامنة لا تشترط تسجيل دخول أولياء الأمور إلى OpenApply ، لذا يمكنك إيقاف إرسال البريد الإلكتروني الترحيبي أولاً.
-
انتقل إلى OpenApply > الإعدادات > القبول > الحالة والإشعارات وقم بإيقاف تشغيل البريد الإلكتروني الترحيبي للوالدين إذا كنت لا تريد أن يتلقى الآباء دعوات تسجيل الدخول.
انتقل إلى قوائم الطلاب > العائلات وقم بتصفية النتائج لعرض الطلاب المسجلين.
حدد جميع العائلات ذات الصلة.
-
حدد "تفعيل الحسابات الرئيسية". سيظهر رمز مفتاح بجوار كل حساب رئيسي مُفعّل.
أعد تفعيل خدمة البريد الإلكتروني الترحيبي للآباء حتى يتلقى المتقدمون الجدد وعائلاتهم رسالة الترحيب.
انقل كلا النظامين إلى السنة الدراسية الحالية
يجب أن يكون كل من ManageBac+ و OpenApply مسجلين في نفس السنة الدراسية الحالية، وأن تتطابق مستويات الطلاب الدراسية. على سبيل المثال، يجب أن يكون الطالب في الصف الثاني عشر في OpenApply مسجلاً أيضاً في الصف الثاني عشر في ManageBac+ . إذا كنتَ على وشك بدء أو انتهاء العام الدراسي، فأكمل عملية الانتقال بين النظامين أولاً.
اطلب تحليل جودة البيانات
عندما تصبح أنظمتك جاهزة، تواصل مع دعم ManageBac+ لطلب تحليل مجاني لجودة البيانات. يشمل ذلك:
- اسم المدرسة
- نطاق ManageBac+ الفرعي
- نطاق فرعي OpenApply
- عنوان الطلب: تحليل جودة بيانات MB-OA
سيقوم فريق دعم ManageBac+ بالتحقق مما يلي:
- تم تمكين مطابقة مستويات السنة في العدد والتسلسل
- تتطابق عناوين البريد الإلكتروني وأرقام هوية الطلاب في كلا النظامين
- تم تفعيل حسابات أولياء الأمور
- كلا النظامين يعملان في العام الدراسي الحالي
يرجى الانتظار من 3 إلى 4 أيام عمل حتى يتمكن فريق دعم ManageBac+ من إكمال تحليل جودة البيانات الخاص بك.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن لبرنامجي ManageBac+ و OpenApply المزامنة إذا لم تتطابق مستويات السنة؟
لا. يجب أن تتطابق مستويات السنة واحداً لواحد في العدد والتسلسل قبل أن يتم تشغيل المزامنة.
هل يمكن مزامنة مستويات بعض السنوات فقط؟
يدعم النظام التزامن الجزئي.
هل سيتم مزامنة بيانات الطلاب الذين لديهم عناوين بريد إلكتروني مكررة؟
لا. الطلاب وأولياء الأمور الذين لديهم عناوين بريد إلكتروني فارغة أو مكررة سيظلون غير متزامنين حتى يتم تصحيح البيانات.
هل يحتاج الآباء إلى تسجيل الدخول إلى OpenApply قبل المزامنة؟
لا، ولكن يجب تفعيل حساباتهم OpenApply حتى تتم مزامنة سجلاتهم مع ManageBac+ .
كم من الوقت يستغرق التحضير؟
ينبغي على المدارس عموماً منح فترة تتراوح بين أسبوعين وثلاثة أسابيع لإتمام عمليات التدقيق وإعداد كلا النظامين. وقد تكون هذه الفترة أقصر بالنسبة للحسابات الجديدة.