OpenApply和ManageBac+同步持续管理
用例
同步过程中可能会发生以下三种情况：
- 用户信息更新：用户的个人信息（例如电话号码）可能在一个系统中已更新。同步过程中，这些信息将传输到另一个系统。
- 用户创建：如果学生在本学年或之前已在OpenApply中被标记为“已注册”，则系统会在ManageBac+中为其及其家长创建一个账户。在ManageBac+系统中创建的任何新学生信息都将同步到OpenApply中，并显示为“已注册”学生。
- 用户存档：如果学生在任一系统中被标记为退学或毕业，则在下次同步时，该学生及其父母（如果这些父母不再有任何在校子女）将被存档。
本文档的这一部分详细介绍了每项操作的预期行为，以及常见的陷阱和管理员需要审查的方面。
我们强烈建议管理员与我们的支持团队密切合作，以：
- 仔细审查ManageBac+和OpenApply上所有用户的访问和编辑权限，
- 请仔细查看他们在OpenApply上的申请表，确认家长是否可以编辑核心人口统计信息字段，以及
- 制定系统数据更新的最佳实践流程。
1. 用户更新
当ManageBac+或OpenApply中更新用户的人口统计详细信息时，数据就会同步过来。
我们强烈建议管理员审查这两个系统的访问权限，以确保对这些数据更新进行控制。
ManageBac+
默认情况下， ManageBac+上的所有用户都可以更改核心同步字段中的数据：
- 管理员：拥有对ManageBac+中所有数据的访问和编辑权限
- 教师：如果拥有编辑权限，则可以更新学生个人资料信息。
- 家长：如果拥有编辑权限，则可以更新自己的个人资料信息。
- 学生：如果拥有编辑权限，则可以更新自己的个人资料信息。
如果您已启用同步功能，我们强烈建议您限制教师、家长和学生的访问权限。（请参阅ManageBac+ 帐户中的“设置”>“访问和权限” ManageBac+或参阅本文档第 6 页。）
OpenApply
OpenApply中的数据变更可能由以下原因引入：
（A）拥有“创建、编辑和删除申请人资料”权限的管理员
请前往“设置”>“员工目录”查看员工权限。
（B） OpenApply上的家长可以随时直接编辑以下核心字段：
- 名
- 姓
- 性别
- 电子邮件
- 个人资料照片
- 家庭街道地址 1
- 家庭街道地址 2
- 城市
- 状态
- 邮政编码
- 国家
家长可以通过OpenApply帐户 >管理个人资料>编辑个人资料访问其核心个人资料信息。
（C）在以下情况下OpenApply家长可通过 OpenApply 上的表格提交申请：
- 学生信息已解锁，因此可以直接编辑。
- 家长填写包含同步字段的表单（任何类型）
例如，在重新注册时，可能会要求家长查看或更新地址信息。一旦在OpenApply上保存，更新后的信息将同步到ManageBac+ 。
2. 用户创建
在ManageBac+或OpenApply中创建新学生或家长帐户的条件。
（A） OpenApply中的新注册学生
该学生已注册本学年（或上一学年），并且有父母。
如果满足以下条件，学生将同步到ManageBac+ ：
- 学生证有效且唯一
- 学生电子邮箱地址有效且唯一
如果满足以下条件，学生的家长将同步到ManageBac+ ：
- 家长邮箱地址有效且唯一
- 家长已激活OpenApply帐户
有关如何激活家长帐户的更多信息， 请参阅此处。
如果父级已存在于ManageBac+中
有两种可能性：
1. 如果所有信息都匹配，账户将自动关联。这种情况最常发生在兄弟姐妹之间。例如，安·埃佩尔布阿姆已经拥有一个ManageBac+账户，因为她的女儿克洛伊在该校就读。
当 Chloe 的弟弟 Samuel 入学后，Anne 的ManageBac+账户将会更新，以反映新增的子女。
2. 如果所有信息不匹配，则该账户将被标记为重复账户，并且不会关联。Samuel 将作为已注册的子女（没有母亲）同步到ManageBac+ 。
请在管理控制台中解决重复问题。
常见场景
如果您看不到学生或家长信息的同步，请通过ManageBac+的“设置”>“学校目录”导出学生和家长信息。点击三个点，然后选择“导出学生和家长”。您可以在导出的文件中查找学生 ID 和电子邮件地址。
通常情况下，当学生无法同步时，该电子邮件地址已被占用（通常是系统中已有的家长占用），或者该学生之前已存在于系统中（但目前已被存档）。
另请注意， ManageBac+不接受带有重音符号的电子邮件地址。
（B） ManageBac+的一名新生
在ManageBac+上创建了一名新学生。该学生OpenApply已注册学生的身份同步到OpenApply，并拥有一个基本个人资料。
（C） ManageBac+中的新家长
在ManageBac+上创建了一个新的父级账户。该父级账户将以最基本的配置文件同步到OpenApply 。
请注意，此家长帐户需要激活。
最后说明：
- 在ManageBac+中，所有管理员都可以创建新的学生或家长。
- 在OpenApply中，任何具有“创建、编辑和删除权限”（详见第 28 页）的管理员都可以创建新帐户并更改申请人状态。
3. 用户存档
在ManageBac+或OpenApply中，现有学生或家长帐户可以被存档的条件。
通过ManageBac+
- ManageBac+中存档了整个年级的数据。
这种情况在毕业时最为常见。
该年级所有学生的信息均已存档（通过“编辑组设置”）。这些学生的信息将在系统中存档，并标记为“已毕业” ，同时记录存档日期。
这些学生的状态将在同步后在OpenApply中更新。
- 在ManageBac+中，该学生被标记为已退学。
同步后，学生状态将在OpenApply中更新。
- Parent 已归档到ManageBac+中。
OpenApply中什么也没发生。
- 学生在ManageBac+中退学或毕业后，家长会面临什么情况？
如果家长在ManageBac+中没有活跃的子女信息，则该账户将被自动存档。如果学校中至少还有一名子女在读，则家长账户将保持活跃状态。
例如，如果 Chloe 毕业了，但她的弟弟 Samuel 仍在就读，她的父母仍将保留他们的ManageBac+账户。
OpenApply在任何情况下都不会存档家长信息。家长登录OpenApply后，仍然可以看到学生的学习状态，并可以访问学校要求的任何表格（例如校友表格）。
通过OpenApply
- 该学生在OpenApply中被标记为已毕业。
它们已存档于OpenApply中。同步后，日期和状态将在ManageBac+中更新。
- 该学生在OpenApply中被标记为已退学。
同上。
4. 删除
同步功能不支持用户删除。
我们的系统每天检查一次已删除的用户，如果检查完毕，则停止所有跨系统同步。换句话说，我们不会同步已删除的用户。
（A）我不小心在ManageBac+中创建了一个学生，该学生信息已同步到OpenApply 。我可以删除该学生吗？
如果在ManageBac+中删除学生， OpenApply中的学生信息不会受到影响。剩余的个人资料将被排除在同步之外。（反之亦然。）
在这种情况下，我们建议直接在两个系统中删除该学生。
（B）我在ManageBac+中创建了一个学生，并将其同步到了OpenApply 。我不小心在OpenApply中将其删除了！
ManageBac+中的配置文件不会发生任何变化，但将被排除在后续同步之外。（反之亦然。）
如果这是个错误，您需要重新启用同步，请告知我们，我们将手动重新启用该流程。
OpenApply和ManageBac+同步常见问题解答
学生
- 我刚刚在OpenApply中注册了一名新学生。已经过去两个多小时了，但我还没有在ManageBac+中看到他/她的信息。这是怎么回事？
请在OpenApply中查看以下信息：
- 他们的个人资料上有姓名。
- 他们拥有有效且唯一的电子邮件地址（未使用父母的电子邮件地址）。
- 他们持有有效的学生证。
- 他们被标记为已注册，注册日期为当前日期。
- 他们目前就读于本学年。
如果学生的电子邮件或 ID 已在ManageBac+上使用，则该学生将不会同步。
- 我刚在OpenApply中注册了一名新学生。他们的信息已经同步到ManageBac+ ，但是缺少一些信息。
请仔细检查表单中使用的字段，确认它们是正确的全局字段。如果是自定义字段，则会被排除在同步之外。
- 我刚刚在OpenApply中注册了一名新学生。他们的信息已经同步到ManageBac+ ，但他们没有收到欢迎邮件。
欢迎邮件不会自动发送。请前往“设置”>“学校目录”发送欢迎邮件。
父母
- 我新注册的学生已成功同步到ManageBac+ ，但我没有看到家长信息。
只有激活了OpenApply帐户的家长才能同步到ManageBac+ 。
- 家长已将信息同步到ManageBac+ ，但尚未收到欢迎电子邮件。
欢迎邮件不会自动发送。请前往“设置”>“学校目录”发送欢迎邮件。
- 家长变更电子邮件通知
作为一项安全措施， ManageBac+和OpenApply会向电子邮件地址发生变更的任何家长发送电子邮件变更通知。
各种各样的
- 我需要添加或删除一个年级。
我们将协助您创建或删除新的年级级别。请勿自行操作。
- 电子邮件激活和验证有什么区别？
我们允许在ManageBac+和OpenApply上单独或批量创建用户帐户，但用户必须激活帐户后才能登录。
用户账户将通过欢迎电子邮件激活，该邮件邀请用户首次登录并设置密码。
当用户首次登录时，我们会向其电子邮件地址发送一封验证电子邮件，以独立确认该电子邮件地址是否准确。
只有经过验证的帐户才能访问单点登录启动平台。
- 我可以批量更新账户信息吗？
是的，完全可以。两个系统中都有一些地方可以批量更新核心信息，可以通过批量编辑界面或 CSV 导入来实现。我们建议您与我们的支持团队合作解决此问题。
- 我在OpenApply中将一名学生标记为“已注册”，然后又将其标记为“候补名单”。但是，我仍然在ManageBac+中看到该学生的记录。
遗憾的是，我们的系统只能同步以下状态的学生：
- 已注册
- 毕业
- 已撤回
由于OpenApply 中的“候补名单”状态OpenApply ManageBac+中没有对应状态，因此无法同步。在这种情况下，我们建议删除或存档ManageBac+记录，直到该学生将来（可能）被录取为止。