OpenApply ve ManageBac+ Senkronizasyonu Sürekli Yönetim

OpenApply ve ManageBac+ Senkronizasyonu Sürekli Yönetim

Kullanım Senaryoları

Senkronizasyon sırasında üç olası işlem gerçekleşebilir:

1. Kullanıcı Güncellemesi: Bir kullanıcının demografik bilgileri (örneğin telefon numarası) bir sistemde güncellenmiş olabilir. Senkronizasyon sırasında bu bilgiler diğer sisteme aktarılacaktır.
2. Kullanıcı Oluşturma: Bir öğrenci mevcut akademik yıl veya daha önceki bir yıl için OpenApply Kayıtlı olarak işaretlenmişse, ebeveynleriyle birlikte ManageBac+ da bir hesap oluşturulacaktır. ManageBac+ da oluşturulan tüm yeni öğrenciler, Kayıtlı öğrenciler olarak OpenApply senkronize edilecektir.
3. Kullanıcı Arşivi : Bir öğrenci her iki sistemde de Kaydı Silindi veya Mezun Oldu olarak işaretlenirse, bir sonraki senkronizasyonda ebeveynleriyle birlikte (eğer bu ebeveynlerin artık okulda aktif çocukları yoksa) arşivlenir.

Bu dokümantasyon bölümü, bu eylemlerin her biri için beklenen davranışları, yaygın hataları ve yöneticilerin gözden geçirmesi gereken alanları ayrıntılı olarak açıklamaktadır.

Yöneticilerin destek ekibimizle yakın işbirliği içinde çalışmasını önemle tavsiye ediyoruz:

• ManageBac+ ve OpenApply üzerindeki tüm kullanıcılar için erişim ve düzenleme ayrıcalıklarını dikkatlice gözden geçirin.
• Ebeveynlerin temel demografik bilgileri düzenleme erişimine sahip oldukları yerleri doğrulamak için OpenApply başvuru formlarını dikkatlice inceleyin ve
• Sistemlerinde verilerin nasıl güncelleneceğine dair en iyi uygulama akışını geliştirmek.

1. Kullanıcı Güncellemesi

Bu, ManageBac+ veya OpenApply kullanıcının demografik bilgilerinin güncellendiği ve verilerin senkronize edildiği zamandır.

Verilere yapılan bu güncellemelerin kontrol altında tutulması için yöneticilerin her iki sistemdeki erişim ve izinleri gözden geçirmelerini önemle tavsiye ederiz.

ManageBac+

Varsayılan olarak, ManageBac+ taki tüm kullanıcılar temel senkronizasyon alanlarındaki verileri değiştirebilir:

• Yöneticiler : ManageBac+ genelindeki tüm verilere erişim ve düzenleme haklarına sahiptirler.
• Öğretmenler : Düzenleme erişimine sahip olmaları durumunda öğrenci profili bilgilerini güncelleyebilirler.
• Ebeveynler : Düzenleme erişimine sahip olmaları durumunda kendi profil bilgilerini güncelleyebilirler.
• Öğrenciler : Düzenleme erişimine sahip olmaları durumunda kendi profil bilgilerini güncelleyebilirler.

Senkronizasyon özelliğini etkinleştirdiyseniz, öğretmenler, veliler ve öğrenciler için erişim ve izinleri kısıtlamanızı şiddetle tavsiye ederiz. (ManageBac+ hesabınızdaki Ayarlar > Erişim ve İzinler bölümüne bakın veya bu ManageBac+ 6. sayfasına göz atın.)

OpenApply

OpenApply verilerde değişiklikler şu nedenlerle ortaya çıkabilir:

(A) "Başvuru sahibi profillerini oluşturma, düzenleme ve silme" yetkisine sahip yöneticiler

Personel izinlerini incelemek için Ayarlar > Personel Rehberi'ne gidin .

(B) OpenApply aşağıdaki temel alanları diledikleri zaman doğrudan düzenleyebilen veliler:

• İlk adı
• Soy isim
• Cinsiyet
• E-posta
• Profil Fotoğrafı
• Ev Adresi (Sokak Adresi) 1
• Ev Adresi Sokak 2
• Şehir
• Durum
• Posta Kodu
• Ülke

Ebeveynler, OpenApply hesapları üzerinden > Profilinizi Yönetin > Profili Düzenle bölümünden temel profil bilgilerine erişebilirler.

(C) Aşağıdaki durumlarda, OpenApply üzerinden Formlar aracılığıyla Ebeveynlerden :

• Öğrenci bilgileri kilidi açılmış durumda ve bu nedenle doğrudan düzenlenebilir.
• Ebeveynler, senkronizasyon alanları içeren (herhangi bir türdeki) formları doldururlar.

Örneğin, yeniden kayıt sırasında bir veliden adres bilgilerini gözden geçirmesi veya güncellemesi istenebilir. OpenApply kaydedildikten sonra, bu güncellenmiş bilgiler ManageBac+ a senkronize edilecektir.

2. Kullanıcı Oluşturma

ManageBac+ veya OpenApply yeni bir öğrenci veya veli hesabının oluşturulma koşulları.

(A). OpenApply Yeni Kayıt Yaptıran Öğrenci

Öğrenci, mevcut akademik yıl (veya önceki bir yıl) için kayıtlıdır ve ebeveynleri vardır.

Öğrenci aşağıdaki durumlarda ManageBac+ ile senkronize olacaktır:

• Öğrenci kimlik numarası geçerli ve benzersizdir.
• Öğrenci e-postası geçerli ve benzersizdir.

Öğrencinin velileri aşağıdaki durumlarda ManageBac+ ile senkronize edilecektir:

• Ebeveyn e-postası geçerli ve benzersizdir.
• Ebeveynin aktif bir OpenApply hesabı var.

Ebeveyn hesaplarının nasıl etkinleştirileceği hakkında daha fazla bilgi için buraya bakın.

Üst öğe ManageBac+ 'da zaten mevcutsa

İki olasılık var:

1. Tüm bilgiler eşleşirse , hesaplar otomatik olarak birbirine bağlanır. Bu durum en sık kardeşler arasında görülür. Örneğin, Ann Epelbuam'ın kızı Chloe okula kayıtlı olduğu için zaten bir ManageBac+ hesabı bulunmaktadır.

Chloe'nin erkek kardeşi Samuel kayıt olduğunda, Anne'nin ManageBac+ hesabı ek çocuğu yansıtacak şekilde güncellenecektir.

2. Tüm ayrıntılar EŞLEŞMEZSE , hesap mükerrer olarak işaretlenecek ve bağlanmayacaktır. Samuel, ManageBac+ a annesi olmayan kayıtlı bir çocuk olarak senkronize edilecektir.

Lütfen yönetici konsolu üzerinden yinelenen kaydı düzeltin.

Yaygın Senaryolar

Öğrenci veya veli senkronizasyonunu göremiyorsanız, lütfen Ayarlar > Okul Rehberi üzerinden ManageBac+ tan dışa aktarma işlemi gerçekleştirin. Üç noktaya tıklayın ve Öğrencileri ve Velileri Dışa Aktar'ı seçin. Dosyada "Bul" işlevini kullanarak Öğrenci Kimliklerini ve E-posta Adreslerini kontrol edebilirsiniz.

Öğrencinin e-posta adreslerinin senkronize edilmemesinin en yaygın nedeni, e-posta adresinin daha önce alınmış olması (çoğu zaman sistemdeki mevcut bir veli tarafından) veya öğrencinin daha önce sistemde mevcut olması (ve şu anda arşivlenmiş olması) olabilir.

Lütfen ayrıca aksanlı e-posta adreslerinin ManageBac+ tarafından kabul edilmediğini de unutmayın.

(B). ManageBac+ 'da Yeni Bir Öğrenci

ManageBac+ üzerinde yeni bir öğrenci oluşturulur. Öğrenci OpenApply temel bir profille kayıtlı öğrenci olarak OpenApply'e senkronize edilir.

(C). ManageBac+ 'da Yeni Bir Ebeveyn

ManageBac+ üzerinde yeni bir üst öğe oluşturulur. Üst öğe, temel bir profil ile OpenApply senkronize edilir.

Lütfen bu ebeveyn hesabının etkinleştirilmesi gerektiğini unutmayın.

Son Notlar :

- ManageBac+ 'da tüm yöneticiler yeni öğrenci veya veli oluşturabilir.

- OpenApply , "Oluşturma, düzenleme ve silme yeteneğine" sahip herhangi bir yönetici (daha fazla bilgi için 28. sayfaya bakın) yeni hesaplar oluşturabilir ve başvuru sahiplerinin durumlarını değiştirebilir.

3. Kullanıcı Arşivi

ManageBac+ veya OpenApply mevcut bir öğrenci veya veli hesabının arşivlenebileceği koşullar.

ManageBac+ aracılığıyla

1. ManageBac+ 'da tüm bir yıl grubu arşivlenir.

Bu durum en sık mezuniyetten sonra görülür.

Yıl grubundaki tüm öğrenciler arşivlenir ( Grup Ayarlarını Düzenle aracılığıyla ). Bu öğrenciler sistemde arşivlenecek ve arşivleme tarihiyle birlikte Mezun olarak işaretlenecektir.

Bu öğrencilerin durumları senkronizasyon tamamlandığında OpenApply güncellenecektir.

2. Öğrenci ManageBac+ sisteminde "Çekildi" olarak işaretlenmiştir.

Öğrenci durumu, senkronizasyon tamamlandığında OpenApply güncellenecektir.

3. Üst öğe ManageBac+ 'da arşivlenmiştir.

OpenApply hiçbir şey olmuyor.

4. Öğrenci ManageBac+ sisteminden kaydını sildirdi veya mezun oldu. Peki ya veliler?

Eğer bir ebeveynin ManageBac+ ta aktif çocuğu yoksa, hesap otomatik olarak arşivlenir. Ebeveyn hesabı, okulda kayıtlı en az bir çocuk olduğu sürece aktif kalır.

Örneğin, Chloe mezun olsa bile küçük kardeşi Samuel hâlâ kayıtlıysa, ebeveynleri ManageBac+ hesaplarını korumaya devam edeceklerdir.

OpenApply hiçbir koşulda velilerin bilgilerini arşivlemez. Bir veli OpenApply giriş yaptığında, öğrencinin durumunu görebilir ve okulun talep ettiği tüm formlara (örneğin, mezun formları) erişebilir.

OpenApply aracılığıyla

5. Öğrenci OpenApply sisteminde Mezun olarak işaretlenmiştir.

Bunlar OpenApply arşivlenir. Senkronizasyon gerçekleştiğinde, ManageBac+ 'da tarih ve durum güncellenir.

6. Öğrenci OpenApply sisteminde kaydını sildirmiş olarak işaretlenmiştir.

Yukarıdakiyle aynı.

4. Silme İşlemleri

Senkronizasyon, kullanıcı silme işlemlerini desteklemiyor.

Sistemimiz günde bir kez silinmiş kullanıcıları kontrol eder ve ardından sistemler arası senkronizasyonu durdurur. Başka bir deyişle, silinen kullanıcılar senkronize edilmeyecektir.

(A) ManageBac+ ta yanlışlıkla bir öğrenci oluşturdum ve bu öğrenci OpenApply senkronize edildi. Bu öğrenciyi silebilir miyim?

ManageBac+ ta öğrenciyi silerseniz, OpenApply öğrenciye hiçbir şey olmaz. Geriye kalan profil senkronizasyondan çıkarılır. (Tersine de aynı durum geçerlidir.)

Bu durumda, öğrenciyi her iki sistemden de doğrudan silmenizi öneririz.

(B) ManageBac+ 'da bir öğrenci oluşturdum ve bu öğrenci OpenApply senkronize edildi. Yanlışlıkla OpenApply sildim!

ManageBac+ taki profilde herhangi bir değişiklik olmayacak, ancak daha sonraki senkronizasyonlardan hariç tutulacaktır. (Tersine durum da geçerlidir.)

Eğer bu bir hata ise ve senkronizasyonu yeniden etkinleştirmeniz gerekiyorsa, lütfen bize bildirin, biz de akışı manuel olarak yeniden etkinleştirelim.

OpenApply ve ManageBac+ Senkronizasyonu Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Öğrenciler

• OpenApply üzerinden yeni bir öğrenci kaydettim. İki saatten fazla oldu ve ManageBac+ ta öğrenciyi göremiyorum. Ne oldu?

Lütfen OpenApply aşağıdaki bilgileri inceleyin:

• Profillerinde ad ve soyadları yer alıyor.
• Geçerli ve benzersiz bir e-posta adresleri var (ebeveynlerinin e-posta adresini kullanmıyorlar).
• Geçerli bir öğrenci kimlik kartları var.
• Kayıt tarihleri ​​güncel olarak işaretlenmiştir.
• Onlar, içinde bulunduğumuz akademik yıla kayıtlıdırlar.

Öğrencinin e-posta adresi veya kimlik numarası ManageBac+ ta zaten kullanılıyorsa, öğrenci senkronize edilmeyecektir.

• OpenApply yeni bir öğrenci kaydettim. Öğrenci ManageBac+ a senkronize edildi ancak bazı bilgileri eksik.

Lütfen formlarınızda kullandığınız alanları tekrar kontrol ederek, bunların doğru genel alanlar olduğundan emin olun. Eğer bunlar özel alanlarsa, senkronizasyondan hariç tutulurlar.

• OpenApply üzerinden yeni bir öğrenci kaydettim. Öğrenci ManageBac+ 'a aktarıldı ancak hoş geldin e-postası almadı.

Hoş geldiniz e-postaları otomatik olarak gönderilmemektedir. Hoş geldiniz e-postalarını göndermek için lütfen Ayarlar > Okul Rehberi bölümüne gidin.

Ebeveynler

• Yeni kayıtlı öğrencilerim ManageBac+ a başarıyla senkronize edildi, ancak velilerini göremiyorum.

Yalnızca OpenApply hesapları etkinleştirilmiş olan ebeveynler ManageBac+ a senkronize edilecektir.

• Ebeveynler ManageBac+ a senkronize oldular ancak hoş geldin e-postası almadılar.

Hoş geldiniz e-postaları otomatik olarak gönderilmemektedir. Hoş geldiniz e-postalarını göndermek için lütfen Ayarlar > Okul Rehberi bölümüne gidin.

• Ebeveyn değişikliği e-posta bildirimleri

Güvenlik önlemi olarak, ManageBac+ ve OpenApply , e-posta adresi değişen tüm üst kullanıcılara e-posta değişikliği bildirimleri gönderir.

Çeşitli

• Yıl düzeyini eklemem veya çıkarmam gerekiyor.

Bu yeni yıl seviyesini oluşturmanıza veya kaldırmanıza yardımcı olacağız. Lütfen bunu kendi başınıza yapmayın.

• E-posta aktivasyonu ve doğrulama arasındaki fark nedir?

ManageBac+ ve OpenApply platformlarında kullanıcı hesaplarının bireysel veya toplu olarak oluşturulmasına izin veriyoruz, ancak kullanıcılar hesapları etkinleştirilene kadar giriş yapamazlar .

Hesaplar, kullanıcıyı ilk kez giriş yapmaya ve şifresini belirlemeye davet eden bir hoş geldin e-postası aracılığıyla etkinleştirilir.

Kullanıcı ilk kez giriş yaptığında, e-posta adresinin doğruluğunu bağımsız olarak teyit etmek amacıyla e-posta adresine bir doğrulama e-postası gönderiyoruz.

Yalnızca doğrulanmış hesaplar Tekli Oturum Açma Başlatma Paneline erişebilir.

• Hesap bilgilerini toplu olarak güncelleyebilir miyim?

Evet, kesinlikle. Her iki sistemde de, toplu düzenleme ekranı veya CSV içe aktarma yoluyla temel bilgileri toplu olarak güncelleyebileceğiniz birkaç yer var. Bunu düzeltmek için destek ekibimizle birlikte çalışmanızı öneririz.

• OpenApply bir öğrenciyi "Kayıtlı" olarak işaretledim, ardından "Bekleme Listesinde" olarak işaretledim. Ancak ManageBac+ 'da hala kaydını görüyorum.

Maalesef sistemlerimiz yalnızca aşağıdaki statülere sahip öğrencileri senkronize edecektir:

• Kayıtlı
• Mezun oldu
• Geri çekildi

OpenApply ManageBac+ Listesi durumu ManageBac+'da karşılık gelen bir duruma sahip olmadığından , senkronize edilemez. Bu durumda, öğrenci gelecekte (belki) Kayıtlı hale gelene kadar ManageBac+ kaydını silmenizi veya arşivlemenizi öneririz .