OpenApply 및 ManageBac+ 동기화 지속 관리
사용 사례
동기화 중에 발생할 수 있는 작업은 세 가지입니다.
- 사용자 업데이트: 사용자의 인구 통계 정보(예: 전화번호)가 한 시스템에서 업데이트되었을 수 있습니다. 동기화 과정에서 이 정보는 다른 시스템으로 전송됩니다.
- 사용자 생성: 학생이 현재 학년도 또는 이전 학년도에 OpenApply 에 등록됨으로 표시되면, 학부모 정보와 함께 ManageBac+ 에 계정이 생성됩니다. ManageBac+ 에서 새로 생성되는 모든 학생은 OpenApply 에 등록된 학생으로 동기화됩니다 .
- 사용자 아카이브 : 학생이 어느 시스템에서든 자퇴 또는 졸업으로 표시되면, 다음 동기화 시 해당 학생과 학부모 정보(해당 학부모에게 더 이상 학교에 재학 중인 자녀가 없는 경우)가 함께 아카이브됩니다.
이 문서 섹션에서는 이러한 각 작업에 대한 예상 동작과 일반적인 문제점 및 관리자가 검토해야 할 영역에 대해 자세히 설명합니다.
관리자 여러분께서는 다음 사항을 위해 저희 지원팀과 긴밀히 협력해 주시기를 강력히 권장합니다.
- ManageBac+ 및 OpenApply 에 대한 모든 사용자의 액세스 및 편집 권한을 신중하게 검토하십시오.
- 학부모가 주요 인구 통계 정보를 수정할 수 있는 권한이 있는지 확인하기 위해 OpenApply 의 지원서를 꼼꼼히 검토하십시오.
- 시스템 내 데이터 업데이트 방법에 대한 최적의 실행 프로세스를 개발합니다.
1. 사용자 업데이트
사용자의 인구 통계 정보가 ManageBac+ 또는 OpenApply 에서 업데이트되고 데이터가 동기화될 때 이러한 현상이 발생합니다.
관리자께서는 두 시스템 모두의 접근 권한 및 허가 사항을 검토하여 데이터 업데이트가 통제되도록 하는 것이 좋습니다.
ManageBac+
기본적으로 ManageBac+ 의 모든 사용자는 핵심 동기화 필드의 데이터를 수정할 수 있습니다.
- 관리자 : ManageBac+ 의 모든 데이터에 대한 접근 및 편집 권한을 가집니다.
- 교사 : 편집 권한이 있는 경우 학생 프로필 정보를 업데이트할 수 있습니다.
- 학부모 : 편집 권한이 있는 경우 본인의 프로필 정보를 직접 업데이트할 수 있습니다.
- 학생 : 편집 권한이 있는 경우 자신의 프로필 정보를 직접 업데이트할 수 있습니다.
동기화 기능을 사용 설정한 경우, 교사, 학부모 및 학생의 접근 권한을 제한하는 것을 강력히 권장합니다. ( ManageBac+ 계정 의 설정 > 접근 및 권한으로 이동 ManageBac+ 이 문서의 6페이지를 참조하십시오.)
OpenApply
OpenApply 의 데이터 변경은 다음과 같은 경로로 발생할 수 있습니다.
(A) "지원자 프로필 생성, 편집 및 삭제" 권한을 가진 관리자
설정 > 직원 디렉토리 로 이동하여 직원 권한을 검토하세요 .
(B) OpenApply 에서 학부모는 언제든지 다음 핵심 필드를 직접 편집할 수 있습니다.
- 이름
- 성
- 성별
- 이메일
- 프로필 사진
- 집 주소 1
- 홈 스트리트 주소 2
- 도시
- 상태
- 우편번호
- 국가
학부모는 OpenApply 계정 > 프로필 관리 > 프로필 편집을 통해 자녀의 주요 프로필 정보를 확인할 수 있습니다.
(C) 다음의 경우 OpenApply 의 양식을 통해 학부모가 제출하는 경우:
- 학생 정보는 잠금 해제되어 있으므로 직접 편집할 수 있습니다.
- 부모는 동기화 필드가 포함된 양식(모든 유형)을 작성합니다.
예를 들어, 재등록 과정에서 학부모는 주소 정보를 검토하거나 업데이트하라는 요청을 받을 수 있습니다. OpenApply 에 저장된 업데이트된 정보는 ManageBac+ 와 동기화됩니다.
2. 사용자 생성
ManageBac+ 또는 OpenApply 에서 새로운 학생 또는 학부모 계정이 생성되는 조건.
(A) OpenApply 에 새로 등록한 학생
해당 학생은 현재 학년도(또는 이전 학년도)에 등록되어 있으며, 부모가 있습니다.
학생은 다음과 같은 경우 ManageBac+ 와 동기화됩니다.
- 학생증은 유효하며 고유합니다.
- 학생 이메일 주소는 유효하며 고유합니다.
학생의 학부모는 다음과 같은 경우 ManageBac+ 에 정보를 동기화합니다.
- 부모 이메일 주소는 유효하며 고유합니다.
- 학부모는 OpenApply 계정을 활성화했습니다.
부모 계정 활성화 방법에 대한 자세한 내용은 여기를 참조하세요.
부모 항목이 ManageBac+ 에 이미 존재하는 경우
두 가지 가능성이 있습니다.
1. 모든 정보가 일치하면 계정이 자동으로 연결됩니다. 이는 형제자매 간에 가장 자주 발생합니다. 예를 들어, 앤 에펠부암은 딸 클로이가 같은 학교에 재학 중이므로 이미 ManageBac+ 계정을 가지고 있습니다.
클로이의 남동생 사무엘이 등록되면 앤의 ManageBac+ 계정은 추가된 자녀를 반영하여 업데이트됩니다.
2. 모든 세부 정보가 일치하지 않으면 해당 계정은 중복 계정으로 표시되어 연결되지 않습니다. 사무엘은 어머니 정보가 없는 등록된 자녀로 ManageBac+ 에 동기화됩니다.
관리자 콘솔에서 중복된 항목을 해결해 주세요.
일반적인 시나리오
학생 또는 학부모 정보가 동기화되지 않는 경우, ManageBac+ 의 설정 > 학교 디렉토리에서 내보내기를 실행해 주세요. 점 세 개 아이콘을 클릭하고 학생 및 학부모 내보내기를 선택하세요. 내보내기 파일에서 "찾기" 기능을 사용하여 학생 ID와 이메일 주소를 확인할 수 있습니다.
학생 정보가 동기화되지 않는 경우, 대부분 해당 이메일 주소가 이미 사용 중이거나(시스템에 등록된 기존 학부모가 사용하는 경우가 많음) 학생 정보가 이전에 시스템에 등록되어 있었지만 현재는 보관 처리된 상태입니다.
또한 악센트 기호가 포함된 이메일 주소는 ManageBac+ 에서 허용되지 않으니 유의하시기 바랍니다.
(B). ManageBac+ 의 새로운 학생
ManageBac+ 에 새 학생이 생성됩니다. 해당 학생은 OpenApply 에 등록된 학생으로 동기화되며, 기본적인 프로필 정보만 제공됩니다.
(C). ManageBac+ 의 새로운 부모
ManageBac+ 에 새로운 부모 계정이 생성됩니다. 이 부모 계정은 최소한의 프로필만 포함된 상태로 OpenApply 와 동기화됩니다.
참고로, 이 부모 계정은 활성화해야 합니다.
마지막으로 덧붙일 말씀 :
- ManageBac+ 에서는 모든 관리자가 새로운 학생이나 학부모를 생성할 수 있습니다.
- OpenApply 에서는 "생성, 편집 및 삭제 권한"을 가진 관리자(자세한 내용은 28페이지 참조)라면 누구나 새 계정을 만들고 지원자 상태를 변경할 수 있습니다.
3. 사용자 아카이브
ManageBac+ 또는 OpenApply 에서 기존 학생 또는 학부모 계정을 보관 처리할 수 있는 조건.
ManageBac+ 통해
- ManageBac+ 에는 전체 학년의 데이터가 보관됩니다.
이는 졸업 시점에 가장 흔하게 나타납니다.
해당 학년의 모든 학생은 ( 그룹 설정 편집을 통해 ) 보관 처리됩니다. 이 학생들은 시스템에 보관 처리되며, 보관 처리 날짜와 함께 졸업자 로 표시됩니다.
이 학생들의 상태는 동기화가 완료되면 OpenApply 에 업데이트됩니다.
- 학생이 ManageBac+ 에서 자퇴한 것으로 표시됩니다.
학생 상태는 동기화가 완료되면 OpenApply 에 업데이트됩니다.
- 부모 계정은 ManageBac+ 에 보관되어 있습니다.
OpenApply 에서는 아무 일도 일어나지 않습니다.
- 학생이 ManageBac+ 에서 자퇴했거나 졸업했습니다. 학부모에게는 어떤 일이 발생하나요?
학부모가 ManageBac+ 에 등록된 자녀가 없는 경우, 해당 자녀 정보는 자동으로 보관 처리됩니다. 단, 학교에 등록된 자녀가 한 명이라도 있는 경우에는 학부모 계정이 활성 상태로 유지됩니다.
예를 들어, 클로이가 졸업했지만 남동생 사무엘이 아직 재학 중인 경우, 클로이의 부모님은 ManageBac+ 계정을 계속 보유하게 됩니다.
OpenApply 어떠한 경우에도 학부모 정보를 보관하지 않습니다. 학부모는 OpenApply 에 로그인하면 학생의 학업 현황을 확인할 수 있으며, 학교에서 요청하는 모든 양식(예: 동창회 양식)에도 접근할 수 있습니다.
OpenApply 통해
- 해당 학생은 OpenApply 에서 졸업자로 표시됩니다.
해당 데이터는 OpenApply 에 보관됩니다. 동기화가 완료되면 ManageBac+ 에서 날짜와 상태가 업데이트됩니다.
- 해당 학생은 OpenApply 에서 자퇴한 것으로 표시됩니다.
위와 동일합니다.
4. 삭제
동기화 기능은 사용자 삭제를 지원하지 않습니다.
저희 시스템은 하루에 한 번 삭제된 사용자를 확인한 후, 시스템 간 추가 동기화를 중단합니다. 즉, 삭제된 사용자 정보는 동기화하지 않습니다.
(A) 실수로 ManageBac+ 에 학생을 생성했는데, 해당 학생 정보가 OpenApply 로 동기화되었습니다. 이 학생 정보를 삭제할 수 있나요?
ManageBac+ 에서 학생 정보를 삭제해도 OpenApply 의 학생 정보에는 아무런 변화가 없습니다. 남은 프로필은 동기화 대상에서 제외될 뿐입니다. (반대의 경우도 마찬가지입니다.)
이 경우에는 두 시스템 모두에서 학생 정보를 직접 삭제하는 것을 권장합니다.
(B) ManageBac+ 에서 학생을 생성했는데 OpenApply 와 동기화되었습니다. 그런데 실수로 OpenApply 에서 해당 학생을 삭제했습니다!
ManageBac+ 의 프로필에는 아무런 변화가 없지만, 이후 동기화에서 제외됩니다. (반대의 경우도 마찬가지입니다.)
만약 이것이 오류였고 동기화를 다시 활성화해야 한다면, 저희에게 알려주시면 수동으로 동기화 기능을 다시 활성화해 드리겠습니다.
OpenApply 및 ManageBac+ 동기화 관련 FAQ
재학생
- 방금 OpenApply 에 새 학생을 등록했는데 두 시간 넘게 지났는데 ManageBac+ 에서 학생 정보가 보이지 않아요. 무슨 문제인가요?
OpenApply 에서 다음 정보를 검토해 주십시오.
- 그들은 프로필에 이름과 성을 가지고 있습니다.
- 그들은 유효하고 고유한 이메일 주소를 가지고 있습니다 (부모의 이메일을 사용하지 않습니다).
- 그들은 유효한 학생증을 가지고 있습니다.
- 그들은 현재 등록일자로 등록된 것으로 표시됩니다.
- 그들은 현재 진행 중인 학년도에 등록되어 있습니다.
학생의 이메일 주소 또는 ID가 ManageBac+ 에서 이미 사용 중인 경우, 해당 학생은 동기화되지 않습니다.
- 방금 OpenApply 에 새 학생을 등록했습니다. ManageBac+ 로 정보가 동기화되긴 했는데, 일부 정보가 누락되었습니다.
폼에서 사용 중인 필드가 올바른 전역 필드인지 다시 한번 확인해 주세요. 사용자 지정 필드는 동기화에서 제외됩니다.
- 방금 OpenApply 에 새 학생을 등록했습니다. 학생 정보는 ManageBac+ 와 동기화되었지만, 환영 이메일을 받지 못했습니다.
환영 이메일은 자동으로 발송되지 않습니다. 환영 이메일을 보내려면 설정 > 학교 디렉토리 로 이동하세요.
부모
- 새로 등록한 학생들은 ManageBac+ 에 성공적으로 연동되었지만, 학부모 정보가 나타나지 않습니다.
OpenApply 계정이 활성화된 부모만 ManageBac+ 로 동기화됩니다.
- 학부모님들은 ManageBac+ 에 계정을 연동했지만, 환영 이메일을 받지 못했습니다.
환영 이메일은 자동으로 발송되지 않습니다. 환영 이메일을 보내려면 설정 > 학교 디렉토리 로 이동하세요.
- 학부모 변경 이메일 알림
보안 조치로, ManageBac+ 와 OpenApply 는 이메일 주소가 변경된 모든 학부모에게 이메일 변경 알림을 보냅니다.
여러 가지 잡다한
- 학년을 추가하거나 삭제해야 합니다.
새 학년도를 생성하거나 삭제하는 데 도움을 드리겠습니다. 직접 시도하지 마십시오.
- 이메일 활성화와 인증의 차이점은 무엇인가요?
ManageBac+ 와 OpenApply 모두에서 사용자 계정을 개별적으로 또는 일괄적으로 생성할 수 있지만, 계정이 활성화 될 때까지는 사용자가 로그인할 수 없습니다 .
계정은 사용자가 처음 로그인하고 비밀번호를 설정하도록 안내하는 환영 이메일을 통해 활성화됩니다.
사용자가 처음 로그인할 때, 해당 이메일 주소의 정확성을 독립적으로 확인하기 위해 인증 이메일을 사용자의 이메일 주소로 발송합니다.
인증된 계정만 싱글 사인온 런치패드에 접근할 수 있습니다.
- 계정 정보를 일괄적으로 업데이트할 수 있나요?
네, 물론입니다. 두 시스템 모두에서 일괄 편집 화면이나 CSV 가져오기를 통해 핵심 정보를 일괄 업데이트할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다. 이 문제를 해결하려면 저희 지원팀과 협력하시는 것을 권장합니다.
- OpenApply 에서 학생을 '등록됨'으로 표시한 후 '대기자'로 표시했습니다. 하지만 ManageBac+ 에는 여전히 해당 학생 정보가 표시됩니다.
유감스럽게도 저희 시스템은 다음과 같은 상태에 있는 학생들만 동기화합니다.
- 등록됨
- 졸업했습니다
- 빼는
OpenApply의 '대기자' 상태는 ManageBac OpenApply ManageBac+ 상응하는 상태가 없으므로 동기화가 불가능합니다. 이 경우, 학생이 추후에 (아마도) 등록될 때까지 ManageBac+ 기록을 삭제하거나 보관하는 것이 좋습니다 .