OpenApplyとManageBac+同期による継続的な管理
ユースケース
同期中に発生する可能性のあるアクションは3つあります。
- ユーザー情報の更新：ユーザーの個人情報（電話番号など）が一方のシステムで更新された場合、同期処理中に他方のシステムにも反映されます。
- ユーザー作成：学生がOpenApplyで当該学年度またはそれ以前の学年度に「入学済み」とマークされている場合OpenApply保護者とともにManageBac+にアカウントが作成されます。ManageBac ManageBac+で新たに作成された学生はすべて、入学済み学生としてOpenApplyに同期されます。
- ユーザーアーカイブ：いずれかのシステムで生徒が退学または卒業とマークされた場合、次回の同期時に、保護者（その保護者が学校に在籍する子供がいなくなった場合）とともにアーカイブされます。
このドキュメントのこのセクションでは、これらの各操作における想定される動作の詳細、よくある落とし穴、および管理者が確認すべき事項について説明します。
管理者の方々には、弊社のサポートチームと緊密に連携して以下の点に取り組むことを強くお勧めします。
- ManageBac+およびOpenApply上のすべてのユーザーのアクセス権限と編集権限を慎重に確認してください。
- OpenApplyの申請フォームを注意深く確認し、親が主要な人口統計フィールドを編集できる場所を確認し、
- システム内のデータ更新方法に関するベストプラクティスフローを策定する。
1. ユーザーアップデート
これは、 ManageBac+またはOpenApplyのいずれかでユーザーの人口統計情報が更新され、データが同期されたときに発生します。
管理者の方々には、両システムにおけるアクセス権限とアクセス許可を見直し、データの更新が適切に管理されていることを確認することを強くお勧めします。
ManageBac+
デフォルトでは、 ManageBac+のすべてのユーザーはコア同期フィールドのデータを変更できます。
- 管理者： ManageBac+全体のすべてのデータへのアクセス権と編集権限を持ちます。
- 教師：編集権限があれば、生徒のプロフィール情報を更新できます。
- 保護者：編集権限があれば、自分のプロフィール情報を更新できます。
- 学生：編集権限があれば、自分のプロフィール情報を更新できます。
同期機能を有効にしている場合は、教師、保護者、生徒のアクセス権限を厳しく制限することを強くお勧めします。（ ManageBac+アカウントの「設定」＞「アクセスと権限」を参照するManageBac+ 、本書の6ページをご覧ください。）
OpenApply
OpenApplyのデータへの変更は、以下の方法で導入される可能性があります。
（A） 「応募者プロフィールの作成、編集、削除」権限を持つ管理者
スタッフの権限を確認するには、 「設定」＞「スタッフディレクトリ」に移動してください。
（B） OpenApplyの保護者は、以下の主要項目をいつでも直接編集できます。
- ファーストネーム
- 苗字
- 性別
- Eメール
- プロフィール写真
- 自宅住所 1
- 自宅住所2
- 市
- 州
- 郵便番号
- 国
保護者は、 OpenApplyアカウント >プロフィールの管理>プロフィールの編集から、主要なプロフィール情報にアクセスできます。
（C） OpenApplyのフォームを通じて保護者から提出する場合、以下のケースに該当します。
- 学生情報はロック解除されているため、直接編集可能です。
- 保護者は同期フィールドを含むフォーム（種類は問わない）に記入する
例えば、再登録の際に、保護者は住所情報の確認または更新を求められる場合があります。OpenApply OpenApply保存された更新情報は、 ManageBac+に同期されます。
2. ユーザー作成
ManageBac+またはOpenApplyで新しい学生または保護者アカウントが作成される条件。
（A） OpenApplyに新規登録した学生
生徒は現在の学年度（または前年度）に在籍しており、両親がいる。
学生がManageBac+と同期するのは、以下の条件を満たす場合です。
- 学生証は有効かつ固有のものである。
- 学生のメールアドレスは有効かつ固有のものである。
生徒の保護者は、以下の条件を満たす場合にManageBac+と同期します。
- 親のメールアドレスは有効かつ一意です
- 親はOpenApplyアカウントを有効化しています
保護者アカウントの有効化方法の詳細については、 こちらをご覧ください。
ManageBac+に親が既に存在する場合
可能性は2つあります。
1. すべての情報が一致する場合、アカウントは自動的にリンクされます。これは兄弟姉妹の場合に最もよく発生します。たとえば、アン・エペルブアムは、娘のクロエがその学校に在籍しているため、既にManageBac+アカウントを持っています。
クロエの弟サミュエルが入学すると、アンのManageBac+アカウントが更新され、追加された子供が反映されます。
2. すべての詳細が一致しない場合、アカウントは重複としてフラグが立てられ、リンクされません。Samuelは、母親が登録されていない登録済みの子供としてManageBac+に同期されます。
管理コンソール内で重複を解消してください。
よくあるシナリオ
生徒または保護者の同期が表示されない場合は、 ManageBac+の設定 > 学校ディレクトリからエクスポートを実行してください。3 つの点をクリックし、「生徒と保護者のエクスポート」を選択します。エクスポートされたファイル内で「検索」を実行して、生徒 ID とメールアドレスを確認できます。
生徒のデータが同期されない場合、多くの場合、そのメールアドレスが既に使用されている（多くの場合、システムに登録されている保護者によって使用されている）か、生徒が以前システムに存在していた（そして現在はアーカイブされている）ことが原因です。
ManageBac+では、アクセント記号を含むメールアドレスは受け付けられませんのでご注意ください。
（B） ManageBac+の新入生
ManageBac+で新しい学生が作成されます。その学生はOpenApply最低限のプロフィールを持つ登録済み学生として OpenApply に同期されます。
（C） ManageBac+で新しい親になる
ManageBac+上に新しい親アカウントが作成されます。この親アカウントは、必要最低限のプロファイルでOpenApplyと同期されます。
なお、この親アカウントは有効化する必要があります。
最終的な注意事項：
- ManageBac+では、すべての管理者が新しい生徒または保護者を作成できます。
OpenApplyでは、「作成、編集、削除の権限」を持つ管理者（詳細は28ページを参照）は、新しいアカウントを作成したり、申請者のステータスを変更したりできます。
3. ユーザーアーカイブ
ManageBac+またはOpenApplyで既存の学生または保護者のアカウントをアーカイブできる条件。
ManageBac+経由
- ManageBac+には、学年全体のデータがアーカイブされています。
これは卒業時に最もよく見られる現象です。
該当学年の全生徒は（グループ設定の編集を通じて）アーカイブされます。これらの生徒はシステム上にアーカイブされ、アーカイブされた日付とともに「卒業」としてマークされます。
これらの学生のステータスは、同期時にOpenApplyで更新されます。
- 学生はManageBac+で「退学」としてマークされています。
学生のステータスは、同期時にOpenApplyで更新されます。
- 親ファイルはManageBac+にアーカイブされています。
OpenApplyでは何も起こりません。
- ManageBac+で学生が退学または卒業した場合、保護者はどうなりますか？
保護者がManageBac+に登録しているお子様がいない場合、そのお子様の情報は自動的にアーカイブされます。学校に少なくとも1人のお子様が在籍している場合は、保護者アカウントは有効なままです。
例えば、クロエが卒業しても、弟のサミュエルがまだ在籍している場合、両親は引き続きManageBac+アカウントを保持できます。
OpenApply 、いかなる場合でも保護者の情報をアーカイブしません。保護者はOpenApplyにログインすると、生徒のステータスを確認でき、学校が要求する各種フォーム（卒業生向けフォームなど）にアクセスできます。
OpenApply経由
- 学生はOpenApply上で卒業済みとしてマークされています。
それらはOpenApplyにアーカイブされます。同期されると、 ManageBac+で日付とステータスが更新されます。
- OpenApplyでは、学生は「退学」としてマークされています。
同上。
4. 削除
同期機能はユーザー削除をサポートしていません。
システムは1日に1回、削除されたユーザーをチェックし、その後、システム間での同期を停止します。つまり、削除されたユーザーは同期されません。
（A） ManageBac+で誤って学生を作成してしまい、それがOpenApplyに同期されてしまいました。その学生を削除できますか？
ManageBac+で学生を削除しても、 OpenApply上の学生には何も影響はありません。残ったプロファイルは同期対象から除外されるだけです。（逆の場合も同様です。）
この場合は、両方のシステムで学生を直接削除することをお勧めします。
（B） ManageBac+で学生を作成し、 OpenApplyに同期させました。誤ってOpenApplyでその学生を削除してしまいました！
ManageBac+のプロファイルには何も変更はありませんが、今後の同期からは除外されます。（逆の場合も同様です。）
これが間違いで、同期を再度有効にする必要がある場合は、ご連絡ください。弊社で手動でフローを再度有効にします。
OpenApplyとManageBac+同期に関するよくある質問
学生
- OpenApplyに新しい学生を登録したのですが、2時間以上経ってもManageBac+に表示されません。どうしたのでしょうか？
OpenApplyに掲載されている以下の情報をご確認ください。
- プロフィールには氏名（姓と名）が記載されています。
- 有効かつ固有のメールアドレスを持っていること（親のメールアドレスを使用していないこと）。
- 彼らは有効な学生証を持っています
- 登録済みとしてマークされ、登録日は最新の日付となっています。
- 彼らは現在の学年度に在籍しています
学生のメールアドレスまたはIDが既にManageBac+で使用されている場合、学生は同期されません。
- OpenApplyに新しい学生を登録しました。ManageBac ManageBac+にも同期されていますが、情報が不足しています。
フォームで使用しているフィールドを再度確認し、それらが正しいグローバルフィールドであることを確認してください。カスタムフィールドは同期の対象外となります。
- OpenApplyに新しい学生を登録しました。ManageBac ManageBac+にも同期されていますが、ウェルカムメールが届いていません。
ウェルカムメールは自動送信されません。ウェルカムメールを送信するには、 「設定」＞「学校名簿」に移動してください。
両親
- 新しく入学した生徒の情報はManageBac+に正常に同期されましたが、保護者の情報が表示されません。
OpenApplyアカウントが有効になっている保護者のみがManageBac+に同期されます。
- 保護者はManageBac+に同期しましたが、ウェルカムメールを受信していません。
ウェルカムメールは自動送信されません。ウェルカムメールを送信するには、 「設定」＞「学校名簿」に移動してください。
- 保護者情報変更に関するメール通知
セキュリティ対策として、メールアドレスが変更された保護者には、 ManageBac+とOpenApplyからメールアドレス変更通知が送信されます。
その他
- 学年を追加または削除する必要があります。
新しい学年レベルの作成または削除については、弊社がお手伝いいたします。ご自身で操作しないでください。
- メールによるアクティベーションと認証の違いは何ですか？
ManageBac+とOpenApply両方で、ユーザーアカウントを個別に、または一括で作成できますが、アカウントが有効化されるまではユーザーはログインできません。
アカウントは、ユーザーが初めてログインしてパスワードを設定するよう促すウェルカムメールを通じて有効化されます。
ユーザーが初めてログインした際、メールアドレスが正確であることを独自に確認するため、そのメールアドレスに確認メールを送信します。
シングルサインオン・ローンチパッドにアクセスできるのは、認証済みのアカウントのみです。
- アカウント情報を一括更新することはできますか？
はい、もちろんです。両システムには、一括編集画面またはCSVインポートを通じて、コア情報を一括更新できる箇所がいくつかあります。この問題を解決するには、弊社のサポートチームにご相談いただくことをお勧めします。
- OpenApplyで学生を「登録済み」に設定し、その後「待機リスト」に設定しました。しかし、 ManageBac+にはまだその学生の記録が表示されています。
残念ながら、当システムでは以下のステータスの学生のみを同期します。
- 登録済み
- 卒業しました
- 撤回
OpenApplyの「待機リスト」 OpenApplyはManageBac+に対応するステータスがないため、同期できません。この場合ManageBac+学生が将来的に（おそらく）入学するまで、ManageBac+のレコードを削除またはアーカイブすることをお勧めします。