Ce guide est destiné aux administrateurs ManageBac+ qui ont besoin d'aide concernant la facturation, les factures, les modes de paiement, les bons de commande, les contrats pluriannuels et les modifications d'abonnement.

Veuillez noter que ces informations concernent l'abonnement ManageBac+ de votre établissement scolaire. Si vous êtes un parent et souhaitez obtenir des informations sur les factures scolaires, veuillez contacter directement l'établissement.

Aperçu

Les factures ManageBac+ sont émises annuellement en fonction du mois de renouvellement de votre établissement et sont adressées au contact de facturation désigné. Ce guide explique le fonctionnement de la facturation, la procédure de soumission des bons de commande, les modes de paiement acceptés et la gestion des contrats pluriannuels.

Il comprend également des indications sur les contacts de facturation, les reçus, le nombre d'étudiants, les retards de paiement et les personnes à contacter pour les questions relatives aux abonnements, à la facturation et à l'assistance.

Concepts clés / Nouveautés

• Les factures sont émises annuellement et sont normalement envoyées au moins 30 jours avant la date de renouvellement.
• Les conditions de paiement standard sont de 30 jours nets, ce qui signifie que le paiement est dû dans les 30 jours suivant la date d'émission de la facture.
• Tout administrateur peut payer par carte de crédit via Paramètres > Facturation .
• Les écoles peuvent soumettre des bons de commande et mettre à jour leurs coordonnées de facturation via Paramètres > Facturation .
• Des contrats pluriannuels sont disponibles, avec une réduction de 5 % pour un paiement anticipé de deux ans et une réduction de 10 % pour un paiement anticipé de trois ans.
• La facturation de certaines écoles peut être basée sur un nombre d'élèves ajusté plutôt que sur le seul nombre de comptes actifs dans le système.

Navigation étape par étape

Réglez une facture par carte de crédit

Paramètres > Facturation

1. Connectez-vous à votre compte ManageBac+ en tant qu'administrateur.
2. Accédez à Paramètres > Facturation .
3. Saisissez ou mettez à jour les informations de votre carte de crédit.
4. En cas de facture impayée, le paiement sera traité immédiatement. Les cartes de crédit enregistrées sont débitées à la date de renouvellement du compte.

Soumettre un bon de commande

Paramètres > Facturation > Carte de crédit > Numéro de commande > Enregistrer les modifications

1. Accédez à Paramètres > Facturation .
2. Cochez la case Carte de crédit .
3. Saisissez le numéro de commande et téléchargez le fichier de commande.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications .
5. Si vous n’avez pas accès au compte, veuillez envoyer le bon de commande par courriel à invoice@managebac.com .

Mettez à jour les coordonnées de facturation de votre établissement scolaire.

Paramètres > Facturation

1. Connectez-vous au compte ManageBac+ de votre école.
2. Accédez à Paramètres > Facturation .
3. Mettez à jour les coordonnées du contact de facturation et enregistrez les modifications. Veuillez noter qu'un seul contact de facturation est autorisé par compte.

Sélectionnez une option de réduction pluriannuelle

Paramètres > Facturation > Option de réduction > S'abonner

1. Accédez à Paramètres > Facturation .
2. Sélectionnez votre option de réduction préférée.
3. Cliquez sur S'abonner .
4. Une fois la demande confirmée, l'équipe financière vous enverra la facture. Vous pouvez également confirmer un plan pluriannuel en envoyant un courriel à invoice@managebac.com .

Conseils et bonnes pratiques

• Tenez à jour les informations de votre contact de facturation afin que les factures et la correspondance relative à la facturation parviennent à la bonne personne.
• Archivez les dossiers des étudiants diplômés, des étudiants qui se sont retirés et des autres étudiants inactifs au début de chaque année scolaire afin d'éviter les erreurs de facturation.
• Si vous avez besoin d'une facture anticipée, veuillez contacter invoice@managebac.com et indiquer le nombre d'étudiants par programme.
• Veuillez soumettre les bons de commande et les documents fournisseurs requis le plus tôt possible afin d'éviter les retards.
• Examinez attentivement les avantages et les modalités de paiement des contrats pluriannuels avant de confirmer un forfait à prix réduit.

Avertissements et notes importantes

Foire aux questions

Quand les factures sont-elles émises et à quelle date sont-elles dues ?

Les factures sont établies annuellement en fonction du mois de renouvellement et sont généralement adressées au responsable de la facturation de l'établissement au moins 30 jours avant la date de renouvellement. Les conditions de paiement standard sont de 30 jours nets, ce qui signifie que le paiement est dû dans les 30 jours suivant la date d'émission de la facture.

Quels modes de paiement acceptez-vous ?

ManageBac+ accepte les paiements par carte bancaire, chèque et virement bancaire. Les paiements par carte bancaire s'effectuent via Paramètres > Facturation . Les instructions pour les paiements par chèque et virement bancaire figurent sur la facture. Le virement bancaire est actuellement disponible uniquement pour les établissements scolaires en Chine.

Comment puis-je soumettre ma commande ?

Les bons de commande peuvent être soumis via Paramètres > Facturation en cochant la case Carte de crédit , en saisissant le numéro de bon de commande, en téléchargeant le fichier et en enregistrant les modifications. Si vous n'avez pas accès au compte, veuillez envoyer le bon de commande par courriel à invoice@managebac.com .

Le nombre d'étudiants indiqué sur ma facture est incorrect. Comment puis-je le corriger ?

Si vous constatez une anomalie, veuillez contacter invoice@managebac.com . Si le nombre d'étudiants est trop élevé, assurez-vous d'avoir archivé les comptes des utilisateurs inactifs avant de contacter l'équipe. Pour toute assistance concernant l'archivage des utilisateurs, veuillez nous contacter via le formulaire de demande .

Quelle est la différence entre le nombre réel d'élèves et le nombre ajusté d'élèves ?

Le nombre réel correspond au nombre de comptes étudiants actifs dans le système pour un service donné. Le nombre ajusté correspond au nombre d'étudiants inscrits déclaré par l'établissement pour ce service. Certains établissements sont facturés sur la base du nombre ajusté, même si tous les étudiants ne sont pas enregistrés sur la plateforme.

J'ai besoin d'un devis avant de pouvoir régler la facture. Qui dois-je contacter ?

Veuillez envoyer vos demandes de devis à invoice@managebac.com . Prévoyez un délai de traitement de un à deux jours ouvrables.

J'ai des documents à remplir, comme un formulaire W-9, une attestation de fournisseur unique ou un formulaire de fournisseur. Qui dois-je contacter ?

Veuillez envoyer vos demandes de documentation à invoice@managebac.com .

Comment obtenir un reçu pour le paiement d'une facture ?

Les reçus sont générés automatiquement dans un délai de trois à cinq jours ouvrables suivant la réception du paiement. Ils sont envoyés par courriel au contact de facturation et également publiés sur la page de facturation. Pour les établissements scolaires en Chine, un Fapiao est fourni après réception du paiement, une fois que le nom officiel chinois, le numéro d'identification fiscale et l'adresse postale ont été communiqués.

Comment puis-je mettre à jour les coordonnées de facturation de notre école ?

Les établissements scolaires peuvent modifier les coordonnées du contact de facturation en se connectant et en accédant à Paramètres > Facturation . Un seul contact de facturation est autorisé par compte ; cette personne reçoit la facture initiale et les communications associées.

Des pénalités sont-elles prévues en cas de retard de paiement ?

Oui. Les factures impayées depuis plus de 30 jours sont majorées d'intérêts de retard de 2 % par mois jusqu'à leur règlement. Exceptionnellement, les comptes impayés depuis plus de 60 jours peuvent être suspendus si l'établissement scolaire ne communique pas régulièrement avec l'établissement et ne fournit pas de date de paiement prévue dans un délai de 10 jours ouvrables.

Je souhaite ajouter ou supprimer des modules sur mon compte ManageBac+ . Qui dois-je contacter ?

Les demandes de modification de votre abonnement peuvent être envoyées à sales@managebac.com .

Existe-t-il des plans pluriannuels ou des réductions disponibles ?

Oui. Les établissements scolaires qui souscrivent un abonnement de deux ans et paient d'avance bénéficient d'une réduction de 5 %. Ceux qui souscrivent un abonnement de trois ans et paient d'avance bénéficient d'une réduction de 10 %. Le paiement intégral est dû au début de l'abonnement. Pour plus d'informations, consultez la FAQ relative aux abonnements pluriannuels .

Quand dois-je effectuer le paiement d'un forfait pluriannuel ?

Le paiement d'un abonnement de deux ou trois ans doit être reçu au plus tard à la date de début de l'abonnement pour que la réduction s'applique.

Que se passera-t-il si le nombre de mes élèves augmente en deuxième ou troisième année ?

Si le nombre d'étudiants augmente au cours de la deuxième ou de la troisième année, une facture supplémentaire est émise au même tarif réduit pour le reste de la période d'abonnement.

Puis-je sélectionner un service partiel pour un forfait pluriannuel et conserver la facturation annuelle des services restants ?

Oui. ManageBac+ peut prendre en charge un plan pluriannuel pour un programme spécifique tout en conservant les autres services sur un cycle de renouvellement annuel.

J'ai déjà payé pour l'année universitaire en cours, mais je souhaiterais souscrire un abonnement pluriannuel pour les deux ou trois prochaines années. Est-ce possible dès maintenant ?

Oui. Une facture anticipée peut être émise pour couvrir les deux ou trois prochaines années universitaires. Veuillez contacter invoice@managebac.com pour obtenir de l'aide.

En quoi un plan pluriannuel est-il bénéfique pour mon école ?

Un plan pluriannuel permet de réduire les coûts de renouvellement annuel des services existants et d'assurer une plus grande stabilité des prix en bloquant la structure tarifaire actuelle pour toute la durée du plan, sauf en cas d'augmentation du nombre d'étudiants.

Comment puis-je souscrire à un forfait pluriannuel ?

Vous pouvez confirmer un abonnement pluriannuel en envoyant un courriel à invoice@managebac.com ou en contactant le service commercial ou le service d'assistance. Vous pouvez également sélectionner l' option de remise via Paramètres > Facturation , puis cliquer sur S'abonner . Le service financier émettra ensuite la facture.

Puis-je obtenir un remboursement si j'annule mon abonnement avant son expiration ?

Non. Conformément aux conditions générales d'utilisation, les frais de service ManageBac+ ne sont pas remboursables.

Qui dois-je contacter pour toute question relative à mon abonnement, à la facturation ou à l'assistance ?

Demandes d'abonnement : sales@managebac.com
Demandes de facturation : invoice@managebac.com
Demandes d'assistance : Soumettre une demande

En résumé

• La facturation ManageBac+ couvre les factures annuelles, les modes de paiement, les bons de commande, les ajustements du nombre d'étudiants et les contacts de facturation.
• Les contrats pluriannuels offrent des tarifs réduits en cas de paiement intégral au début de la période d'abonnement.
• Les établissements scolaires peuvent gérer les principales actions de facturation via Paramètres > Facturation ou en contactant l'équipe ManageBac+ appropriée.

Utilisez ce guide pour gérer vos processus de facturation ManageBac+ , consulter les options de paiement et comprendre le fonctionnement des accords pluriannuels.