Inscrivez les élèves aux examens de l'IB via ManageBac+ : vérifiez les paramètres de votre école et de votre diplôme, demandez aux élèves de remplir leurs feuilles de travail Plans, vérifiez-les, puis soumettez les inscriptions à IBIS à partir de l'option « S'inscrire via IBIS ».
Pour les coordinateurs du programme du diplôme : les élèves et leurs conseillers remplissent les feuilles de planification, vous les vérifiez, et ManageBac+ transmet les inscriptions à IBIS en une seule étape. Vous pouvez également générer les calendriers d’examens et les factures à partir de ces mêmes informations.
En un coup d'œil
| Scène | Que faites vous | Où |
|---|---|---|
| 1. Vérifier les paramètres | Session d'examens, code de l'établissement, langues, matières du DP | Paramètres |
| 2. Fiches de planification | Les étudiants ou les conseillers saisissent leurs informations personnelles et les matières. | Groupe d'âge > Plans |
| 3. Examiner la liste | Envoyer des rappels, vérifier les progrès, verrouiller les feuilles de travail | Groupe d'âge > Plans |
| 4. Inscrivez-vous via IBIS | Effacer les inscriptions précédentes, puis inscrire les élèves inscrits. | Formules > S'inscrire via IBIS |
| 5. Calendriers d'examens | Horaires, lieux et surveillants pour chaque examen | Plans > Calendrier des examens |
| 6. Facturation (facultatif) | Frais d'examen indiqués sur chaque feuille de travail et PDF | Forfaits > Options de facturation et de paiement |
Pourquoi s'inscrire via ManageBac+ ?
- Les élèves peuvent consulter et ajouter leurs propres informations personnelles.
- Vous pouvez rapidement voir qui doit encore ajouter des informations.
- L'inscription est une étape parmi d'autres une fois que les informations concernant l'étudiant ont été recueillies.
- Les calendriers d'examens sont établis à partir des inscriptions de chaque étudiant.
- Vous pouvez facturer les familles grâce à l'exportation au format PDF.
1. Vérifiez les paramètres de votre école et de votre diplôme
milieu scolaire
- Vérifiez la session d'examen et le code de l'établissement. Accédez à Paramètres > Paramètres de l'établissement > Nom, adresse et logo. Dans la section Informations sur l'établissement, vérifiez votre code d'établissement IB et votre session (mai ou novembre).
- Définissez vos langues d'enseignement. Sur cette même page, choisissez votre langue d'enseignement. Si vous proposez le diplôme de l'IB dans plusieurs langues de travail, cochez-les dans la section « Langues supplémentaires » afin de pouvoir définir les matières dans ces langues. La théorie de la connaissance peut également être enregistrée dans plusieurs langues.
Pour des raisons de sécurité des données, le code et la session de l'établissement IB ne peuvent être modifiés ici. Pour les modifier, veuillez soumettre une demande. Vous ne pouvez vous inscrire qu'à une seule session d'examen via ManageBac+ : celle qui correspond aux paramètres de votre établissement.
Cadre du diplôme
- Confirmez vos matières. Accédez à Paramètres > Diplôme de l'IB > Matières et cochez les matières autorisées. Elles doivent correspondre exactement à vos matières IBIS, sinon l'inscription générera une erreur.
- Sur la même page, dans la section « Matières supplémentaires » , choisissez le nombre de matières (de 0 à 3) que les élèves peuvent ajouter en plus de leurs six matières principales. Si vous choisissez 0, les élèves ne peuvent pas ajouter de matières supplémentaires à leur feuille de travail.
- Dans l'onglet Options et niveaux , définissez les options (par exemple, ab initio), les niveaux (SL ou HL) et les thèmes pour les matières qui en possèdent, par exemple Histoire HL « Asie et Océanie ». Seules les matières cochées dans l'onglet Matières apparaissent ici.
- Choisissez les sujets de dissertation. Dans l'onglet « Sujets de dissertation », cochez les sujets que les élèves peuvent choisir dans leurs feuilles de travail « Dissertation » et « Plan ».
Si un étudiant ne peut pas choisir de sujet dans sa proposition de mémoire, vérifiez que la case correspondante est cochée à la fois dans les onglets « Sujets » et « Sujets du mémoire ».
Matière supplémentaire ou ajouter une nouvelle matière ?
Matière supplémentaire : pour les matières au-delà des six qui comptent pour le diplôme. Si un élève suit deux matières comptant pour son diplôme dans les groupes 1, 3 ou 4, utilisez plutôt l’option « Ajouter une nouvelle matière » sur sa feuille de travail.
2. Fiches de planification
Activez l'onglet Plans
Si l'onglet « Plans » n'est pas disponible pour votre année du programme DP, accédez à cette année, sélectionnez « Modifier les paramètres de l'année » et cochez « Plan du diplôme ». Cette section contient également les options de facturation et de cours en ligne Pamoja.
Ouvrir la liste des plans
Accédez à la section « Années scolaires », sélectionnez l’année scolaire et ouvrez « Plans ». Les élèves sont regroupés par conseiller, vos élèves apparaissant en haut de la liste. Utilisez « Par conseillers » pour passer à un classement alphabétique. Les coches dans les colonnes « DP 1 », « DP 2 », « CAS », « EE », « EX », « TOK » et « Informations sur le candidat » indiquent les travaux réalisés par chaque élève.
Le panneau Détails à droite contient les outils de gestion des effectifs : Gérer les codes personnels IBIS, Options de facturation et de paiement, Envoyer un rappel par e-mail, Configurer le rappel par e-mail, Exporter les plans vers IBIS Excel, Exporter les plans vers PDF et, pour Pamoja, Gérer les demandes de cours.
Décidez qui remplira les feuilles de travail.
Les sections « Informations personnelles du candidat » et « Matières et niveaux » doivent être remplies avant que vous puissiez inscrire un étudiant.
- Pour permettre aux élèves de remplir leurs propres feuilles de travail, déverrouillez-les dans la liste des plans ( L'option « Verrouiller toutes les feuilles de travail » permet de basculer entre verrouillé et déverrouillé).
- Pour les compléter vous-même, verrouillez-les afin que les étudiants ne puissent rien modifier.
- Les données personnelles sont synchronisées entre la feuille de calcul « Plans » et le profil de l’élève. Si l’option « Verrouiller les profils des élèves » est activée dans Paramètres > Sécurité et autorisations > Général, les élèves ne peuvent pas modifier leurs informations personnelles, même lorsque la feuille de calcul est déverrouillée.
Complétez une feuille de travail
Sélectionnez le nom d'un étudiant dans la liste pour ouvrir sa fiche de travail. Les étudiants et leurs conseillers peuvent l'ouvrir depuis l'onglet « Plans » de leur compte.
- Informations personnelles du candidat : sélectionnez « Modifier les informations personnelles du candidat ». Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque rouge. Le nom et le prénom doivent correspondre à ceux figurant sur la pièce d’identité officielle de l’étudiant.
- Codes et statut (administrateurs) : Les administrateurs peuvent saisir le code personnel IBIS (nécessaire si l’élève a déjà été inscrit, par exemple comme candidat anticipé ou candidat au PEI) et le numéro de session du candidat. Les élèves ne peuvent pas modifier ces informations. Définissez le statut du candidat sur « Diplôme » ou « Cours du DP ».
- Dans la section « Matières et niveaux », sélectionnez « Modifier les matières ». Choisissez l’onglet DP 1 ou DP 2, sélectionnez un groupe de matières à gauche, puis la matière et son niveau (HL ou SL). Cliquez sur « Enregistrer les modifications ».
- Verrouiller une fois terminé : Sélectionnez « Verrouiller la feuille de travail » pour empêcher toute modification ultérieure de la feuille de travail de cet élève.
- Ne verrouillez pas les feuilles de travail dont les renseignements personnels sont incomplets ou obsolètes. Les renseignements personnels des candidats servent à l’inscription et doivent être exacts.
- Pour préremplir les informations personnelles en masse, utilisez Paramètres > Gestionnaire d'importation > Étudiants et cochez Mettre à jour les utilisateurs existants.
- Les élèves du Programme du diplôme (DP) ne peuvent pas s'inscrire aux modules EE, TOK ou CAS via ManageBac+ . Ils doivent s'inscrire directement dans IBIS. Le statut de participant au Programme du diplôme ne peut être cumulé avec une inscription anticipée.
- Vous animez une séance avec des étudiants ? Utilisez le compte de démonstration pour leur montrer la feuille de travail. Soumettez une demande d’accès de démonstration.
Exigences et scénarios courants du secteur de l'information
candidats au diplôme complet
ManageBac+ vérifie que les candidats au diplôme complet choisissent au moins trois matières de niveau supérieur (HL). Veuillez donc compléter la section « Matières et niveaux » en une seule fois et sélectionner « Enregistrer les modifications ». Pour recommencer, sélectionnez « Réinitialiser le plan » en bas de la page.
Matières supplémentaires
Les élèves inscrits au diplôme qui suivent plusieurs matières du même groupe les ajoutent comme matière artistique ou via l'option « Ajouter une nouvelle matière ». Pour deux examens de langue A, sélectionnez le second via l' option « Ajouter une nouvelle matière ».
Les étudiants en diplôme qui suivent des matières au-delà de leurs six matières d'examen, ou les étudiants en cours qui suivent plusieurs matières d'un même groupe, utilisent la matière supplémentaire.
Candidats pressentis
Pour les élèves passant des examens en DP 1, cochez « Candidat pressenti » dans l’onglet DP 1, choisissez la matière et le niveau, puis indiquez-la comme matière d’examen. Un « E » apparaîtra à côté de la matière.
Dans l'onglet DP 2, conservez la matière d'examen prévue (en cochant « Appliquer l'examen prévu ») ou choisissez une nouvelle matière et un nouveau niveau pour les examens finaux. Consultez attentivement le programme : les examens prévus sont signalés par un A à côté de la matière.
Programme bilingue
Les élèves du programme bilingue choisissent deux matières de langue et littérature, ou une matière du groupe 3 ou du groupe 4 dans une langue différente.
Auto-apprentissage, programme scolaire et matières pilotes
Vous pouvez les indiquer sur la feuille de calcul des plans, mais ManageBac+ ne peut pas les enregistrer. Veuillez contacter le service d'assistance IBIS pour confirmer ces enregistrements.
Cours en ligne Pamoja
Pamoja soumet les notes d'évaluation interne, les notes prévisionnelles, les échantillons de modération et les composantes évaluées en externe pour ses élèves inscrits à IBIS. Après leur inscription via ManageBac+ , veuillez indiquer que ces élèves suivent un cours en ligne à IBIS.
- Dans IBIS, ouvrez les cours DP Online.
- Recherchez le candidat ou sélectionnez Lister tous les candidats, puis Rechercher les candidats.
- Cochez la case « Indiquer un cours en ligne », choisissez le fournisseur de cours et sélectionnez « Enregistrer les modifications ».
3. Examiner la liste
- Pour rappeler aux élèves leur travail, sélectionnez « Envoyer un rappel par courriel » dans le panneau Détails. Les élèves reçoivent un courriel et complètent leurs feuilles de travail depuis l’onglet « Planification ». L’envoi de ce rappel pendant un cours vous permet de parcourir les étapes ensemble.
- Suivez les progrès et contactez les élèves dont la fiche CAS n'est pas cochée. La coche CAS apparaît lorsque la fiche CAS de l'élève est marquée comme terminée. Cette étape n'est pas nécessaire pour l'inscription, car les élèves inscrits au programme de diplôme sont automatiquement inscrits au programme CAS.
- Vérifiez tout. Utilisez la fonction « Exporter les plans au format PDF » pour examiner ensemble toutes les informations personnelles et les choix relatifs aux sujets abordés.
- Verrouillez et effectuez une dernière vérification. Sélectionnez « Verrouiller toutes les feuilles de calcul », puis effectuez une dernière vérification avec « Exporter les plans au format PDF » ou « Exporter les plans vers IBIS Excel ».
- Sélectionnez « S’inscrire via IBIS ». La page d’inscription s’ouvre alors, vous permettant de choisir les personnes à inscrire.
L'IB exige toujours que les coordinateurs vérifient la feuille de travail de chaque élève. ManageBac+ détecte les erreurs courantes, comme le nombre insuffisant de matières de niveau supérieur (HL), mais l'absence de code personnel ou la présence d'une matière pour laquelle votre établissement n'est pas autorisé entraînera l'échec de l'inscription.
4. Inscrivez-vous via IBIS
La page « Détails d’inscription » affiche le code de votre établissement, les dates limites et cinq onglets.
- Effacer les inscriptions précédentes : si des étudiants étaient inscrits à des examens prévus l’année dernière, ouvrez l’onglet « Inscrits » et sélectionnez « Effacer les inscriptions précédentes ». Cela vous permet d’inscrire les candidats au diplôme à leurs examens finaux et les candidats aux cours aux examens suivants. Les étudiants dont les inscriptions n’ont pas été effacées ne peuvent pas être réinscrits.
- Corrigez les dossiers des étudiants en attente. La liste des étudiants en attente mentionne ceux pour lesquels il manque des matières d'examen ou des informations personnelles. Mettez à jour leurs feuilles de travail pour les faire passer à la section « Planifié ».
- Inscrivez les étudiants inscrits. La liste des étudiants inscrits indique ceux qui sont prêts. Après avoir vérifié leurs feuilles de travail, inscrivez-les un par un avec « S'inscrire maintenant » ou tous ensemble avec « Inscrire tous les candidats ».
- Veuillez patienter pendant le traitement. Les étudiants apparaissent sous « En cours de traitement » jusqu'à ce qu'ils passent à « Inscrits » ou « Échec ». Le traitement d'un étudiant prend de 5 à 10 secondes ; celui de plusieurs centaines peut prendre jusqu'à 60 minutes.
- Consultez les résultats. Les étudiants inscrits n'ont rien de plus à faire, y compris ceux qui s'étaient déjà inscrits aux examens prévus. Les étudiants ayant échoué verront un message d'erreur indiquant la marche à suivre.
- Les codes personnels sont mis à jour immédiatement après l'inscription. Les numéros de session sont mis à jour par IBIS en janvier (pour les établissements dont la session a lieu en mai) ou avant la fin août (pour les établissements dont la session a lieu en novembre). Vous pouvez également mettre à jour les codes via la section « Gérer les codes personnels IBIS » dans la liste des programmes.
- Les codes PIN ne sont pas extraits d'IBIS. Veuillez les saisir manuellement si vous souhaitez que les élèves les voient dans ManageBac+ .
- Si vous voyez un message indiquant que votre inscription a été retirée en raison de dettes impayées de plus de 90 jours, veuillez contacter IB Finance à l'adresse myaccount@ibo.org.
Résoudre les problèmes d'inscription
Le candidat est déjà inscrit dans un autre établissement et ne peut pas être réinscrit sur ManageBac+
L'élève a été transféré d'un autre établissement et y était inscrit en tant que candidat au PEI ou candidat anticipé. Demandez à son ancien établissement son code personnel IBIS (par exemple dmg891) et inscrivez-le directement dans IBIS.
Le candidat est déjà enregistré dans IBIS. Veuillez renseigner son code personnel.
L'élève était déjà inscrit par l'intermédiaire de votre établissement, en prévision d'examens ou de la modération du PEI. Trouvez son code personnel dans IBIS, ajoutez-le via « Gérer les codes personnels IBIS » dans la liste des élèves inscrits, puis réinscrivez-le via IBIS.
Ce candidat est déjà inscrit dans IBIS et ne peut pas être réinscrit depuis ManageBac+
L'élève a d'abord été inscrit directement dans IBIS. Veuillez effectuer toutes les modifications ultérieures le concernant dans IBIS. Vous pouvez conserver ses informations personnelles et ses matières dans ManageBac+ à titre de référence.
Plus d'informations : Consultez les codes d'erreur courants.
5. Calendriers d'examens
Créez des calendriers d'examens avec les horaires, les lieux et les surveillants pour les élèves et les enseignants. Les dates et la durée des épreuves des sessions de mai et de novembre sont intégrées chaque année.
- Ouvrez le calendrier des examens. Dans la liste des plans, sélectionnez Calendrier des examens.
- Ajoutez les horaires, les lieux et les surveillants. Pour chaque examen, indiquez le lieu, l'heure de début et de fin, ainsi que les surveillants. Sélectionnez « Enregistrer les modifications » en bas de la page.
- Partagez-le ! Utilisez le calendrier des examens quotidiens pour une vue au jour le jour, les examens assignés pour voir les devoirs de chaque enseignant, ou exportez le calendrier au format PDF.
Les étudiants peuvent consulter leur propre calendrier des examens dans l'onglet « Détails » de leur feuille de travail « Planification ». Les coordinateurs et les conseillers peuvent accéder à cette même vue depuis la feuille de travail d'un étudiant. Les examens ne s'affichent qu'une fois leurs horaires, lieux et surveillants définis.
6. Facturation (facultatif)
- Activez l'option « Facturation » dans les paramètres du groupe d'années.
- Dans la liste des forfaits, sélectionnez Options de facturation et de paiement dans le panneau Détails. Cochez Activer la facturation et définissez l' objet, la devise et les modalités de paiement.
- Vérifiez chaque feuille de calcul. La feuille de calcul de chaque élève indique les frais pour chaque matière d'examen et le montant total dû (voir la capture d'écran « Matières et niveaux » ci-dessus).
- Envoyez les factures. Utilisez l'option « Exporter les plans au format PDF » sur la liste ou sur une feuille de travail pour télécharger un PDF que vous pouvez envoyer aux familles.