Guide de démarrage rapide pour l'inscription à l'examen IBIS

Ce guide fournit des instructions étape par étape pour inscrire les élèves à leurs examens IB via ManageBac+ .

Inscrivez les élèves à leurs examens IB via ManageBac+

Principaux avantages de l'utilisation ManageBac+

• Les étudiants peuvent consulter et même contribuer à ajouter leurs propres informations personnelles
• Identifiez rapidement les personnes pour lesquelles des informations supplémentaires sont encore nécessaires.
• Un processus d'inscription en un clic une fois les informations de l'étudiant enregistrées dans le système.
• Créez des calendriers d'examens faciles à suivre en fonction des inscriptions des étudiants.
• Facturez les parents en utilisant notre option d'exportation au format PDF.

Configuration des paramètres de l'établissement et du diplôme

Cadre scolaire

1. Consultez votre session d'examen via Paramètres > Paramètres de l'établissement > Nom, adresse et logo

2. Vérifiez que votre code d'établissement IB est exact/à jour.

Veuillez noter que, par mesure de sécurité des données, ces champs ne sont pas configurables. Pour toute modification de votre code d'établissement ou de votre session IB, veuillez nous contacter via la page « Soumettre une demande » .

Conseil : L’inscription aux examens via ManageBac+ ne peut se faire que pour une seule session. La session disponible pour votre établissement sera celle qui correspond à ses paramètres.

3. Configurez la langue d'enseignement via Paramètres > Paramètres de l'établissement > Nom, adresse et logo

Si votre établissement propose le diplôme de l'IB dans plusieurs langues de travail, vous devrez d'abord activer les langues d'enseignement supplémentaires dans les paramètres de votre établissement pour pouvoir définir les matières dans ces langues.

Conseil : Plusieurs langues sont désormais également une option pour les inscriptions IBIS à la théorie de la connaissance, alors assurez-vous d’activer d’abord la langue d’enseignement supplémentaire !

Paramètres du diplôme

1. Configurez les matières du diplôme via Paramètres > Diplôme IB > Matières

• Confirmez vos matières autorisées via Paramètres > Diplôme de l'IB > Matières
• Vos matières sur ManageBac+ doivent correspondre exactement à vos matières IBIS, sinon un code d'erreur s'affichera lors de l'inscription des élèves.

2. Configurez les options et les niveaux via Paramètres > Diplôme IB > Matières > Options et niveaux

• Précisez les options (ex. : ab initio) et les niveaux (ex. : SL) de vos matières.
• Seuls les sujets activés dans votre compte, sous « Sujets », apparaîtront ici.

Conseil : N’oubliez pas de sélectionner vos sujets en fonction des matières concernées. Exemple : Individus et sociétés > Histoire, activez les options SL/HL et les filières HL appropriées, par exemple « Asie et Océanie ».

3. Configurez les sujets de dissertation via Paramètres > Diplôme IB > Matières >

Sujets de dissertation

• Activer l' option « Sujets de dissertation » pour permettre aux élèves de faire leur choix via leurs feuilles de travail dédiées à la dissertation et sur leurs feuilles de travail de planification.
• Seuls les sujets activés dans votre compte, sous « Sujets » , apparaîtront ici.

Conseil : Si des élèves signalent qu’ils ne peuvent pas sélectionner de sujet via leur proposition de mémoire, assurez-vous que cette option est activée à la fois dans les matières du programme du diplôme et dans les matières du mémoire.

4. Configurez le nombre de matières supplémentaires autorisées via Paramètres > Diplôme IB > Matières

• Si le nombre de matières est fixé à 0, les élèves ne pourront pas ajouter de matières supplémentaires à leur feuille de planification.
• Choisissez 0, 1, 2 ou 3 matières supplémentaires

Conseil : L’onglet « Matières supplémentaires » est destiné aux élèves qui suivent plus de six matières obligatoires et qui ne seront pas comptabilisées dans le calcul du diplôme de l’IB. Si votre élève suit deux matières qui compteront pour ses crédits du diplôme de l’IB dans les groupes 1, 3 ou 4, vous pouvez utiliser le bouton « Ajouter une nouvelle matière » dans sa feuille de planification.

Feuilles de travail des plans

Organisation des informations personnelles des candidats et de leurs choix d'examens

Paramètres du groupe d'année

Grâce à l'intégration entre ManageBac+ et IBIS, les coordinateurs peuvent envoyer directement les informations d'inscription aux examens des étudiants dans IBIS, inscrivant ainsi les étudiants en masse en un seul clic !

Astuce : Vous ne voyez pas l’onglet « Plans » dans le menu de votre groupe d’année ? Activez-le via Groupe d’année > Modifier les paramètres du groupe d’année.

Feuilles de travail des plans

Via la section Groupes d'année > Sélectionner un groupe d'année > Plans , les coordinateurs peuvent consulter la liste de leurs élèves et les exigences qui ont été satisfaites.

• Les étudiants sont regroupés par défaut par conseiller, la section « Vos étudiants » figurant en haut de la page.
• Cliquez sur le menu déroulant « Affichage » pour trier votre liste d'étudiants par ordre alphabétique.

Conseil : Utilisez le registre des plans pour vérifier si vos élèves ont rempli leurs obligations.

Les feuilles de travail relatives aux plans, comprenant les informations personnelles du candidat ainsi que les matières et les niveaux, doivent être remplies avant l'inscription des élèves aux examens IBIS.

• Cliquez sur « Déverrouiller toutes les feuilles de travail » pour permettre aux élèves de compléter leurs propres feuilles de travail « Plans ».
• Si vous cliquez sur le nom d'un élève, vous verrez sa fiche de plan de diplôme.

Conseil : Si vous préférez remplir vous-même les feuilles de travail, verrouillez-les afin que les élèves ne puissent pas les modifier.

Verrouiller ou déverrouiller les profils des élèves via Paramètres > Autorisations, sécurité et confidentialité

• Les données personnelles sont synchronisées entre la feuille de travail du plan de l'élève et son profil utilisateur.

Remarque : Même si les feuilles de travail des plans sont déverrouillées, si les profils des élèves sont également verrouillés, les élèves ne pourront pas modifier leurs informations personnelles.

Les élèves ou leurs conseillers peuvent remplir leurs feuilles de travail de planification via l'onglet « Plans » de la section « Gestionnaire de groupe d'année » de leur propre compte, en renseignant leurs informations personnelles ainsi que leurs matières et niveaux.

• Les administrateurs ou les conseillers peuvent effectuer des modifications supplémentaires non accessibles aux étudiants, telles que des changements de codes de session ou de numéros PIN.

Conseil : Utilisez le compte de démonstration pour vos séances avec vos élèves. Connectez-vous via « Rôles et liens du navigateur » et sélectionnez le nom de l’élève. Contactez-nous via « Demander l’accès à un compte de démonstration ».

Remarque : Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque rouge. Veuillez saisir vos nom et prénom tels qu’ils figurent sur votre pièce d’identité officielle.

Astuce : Mettez à jour les informations en masse via Paramètres > Importer > Étudiants > cochez « Mettre à jour les utilisateurs existants » pour préremplir les informations personnelles.

En tant qu'administrateur, vous pouvez saisir le code personnel IBIS d'un élève. Ce code permet d'identifier les élèves précédemment inscrits comme candidats anticipés ou au programme MYP. Ce champ est obligatoire si l'élève a déjà été inscrit.

Vous pouvez également saisir le numéro de session du candidat. Les étudiants ne peuvent pas modifier ces champs.

Sélectionnez le statut du candidat : Diplôme ou Programme du diplôme (DP) . Veuillez noter que les étudiants du Programme du diplôme ne peuvent pas s’inscrire aux modules EE, ToK ou CAS via ManageBac+ . Si vos étudiants choisissent ces modules, ils devront s’inscrire directement via IBIS.

Conseil : Le statut de cours DP ne peut être combiné avec les inscriptions anticipées.

Sous « Matières et niveaux » , cliquez sur « Modifier ». Cliquez sur le groupe de matières et utilisez les menus déroulants.

pour sélectionner le sujet, le niveau (HL ou SL) ou la langue appropriés, puis cliquez sur Confirmer le sujet .

• Cliquez sur le nom d'un élève pour consulter et modifier une feuille de travail complétée.
• Les plans peuvent être verrouillés individuellement via la feuille de verrouillage, empêchant ainsi les élèves d'y apporter des modifications.

Conseil : Évitez de verrouiller les feuilles de travail dont les informations personnelles sont incomplètes ou obsolètes. Les informations personnelles du candidat serviront à l’inscription à l’examen et doivent être exactes.

Conforme aux exigences du Baccalauréat International

Conseils et scénarios : Diplôme ou formation ?

En tant que candidat au diplôme complet, ManageBac+ vérifiera automatiquement que vous avez sélectionné au moins 3 matières de niveau supérieur.

Vous devrez donc compléter vos matières et niveaux en une seule fois, en n'oubliant pas de cliquer sur « Enregistrer les modifications » pour confirmer.

Conseil : Si vous avez fait une erreur et devez recommencer, cliquez sur « Réinitialiser le plan » en bas de la page pour effectuer vos sélections à nouveau.

Conseils et scénarios : Ajout de matières supplémentaires

Les étudiants inscrits au programme de diplôme qui suivent plus d'une matière du même groupe de matières doivent ajouter la matière en tant que matière artistique ou en cliquant sur Ajouter une nouvelle matière .

Si vous passez deux examens de langue A, vous pouvez sélectionner la deuxième matière de langue A en cliquant sur « Ajouter une nouvelle matière » et en sélectionnant « Langue et littérature secondes ».

Les étudiants inscrits au diplôme qui suivent des cours supplémentaires en dehors ou en plus de leurs 6 matières d'examen, ou les étudiants inscrits au cours qui suivent plusieurs matières du même groupe, doivent les ajouter en cliquant sur Matière supplémentaire .

Conseils et scénarios : Candidats potentiels

Pour les élèves qui passent des examens en première année de DP, veuillez cocher la case « Candidat prévu ».

cocher la case via l'onglet DP 1 .

Sélectionnez la matière et le niveau de l'examen prévu, cochez la case « Matière d'examen » et confirmez la matière . Un « E » apparaîtra à côté de la matière correspondante.

Sur votre feuille de travail DP2, vous devez soit cocher les matières d'examen prévues (par exemple, chinois B HL), soit sélectionner une nouvelle matière et un nouveau niveau pour vos examens finaux du diplôme.

Veuillez vérifier attentivement votre programme de cours et vous assurer que les examens concernés sont bien indiqués comme « Examen prévu » . La lettre A apparaîtra à côté de chaque matière.

Conseils et scénarios : Programme bilingue

Pour les étudiants du programme bilingue, vous devez choisir deux matières de langue et littérature, ou choisir une matière d'une langue différente dans le groupe 3 ou 4.

Cours en ligne Pamoja : Prochaines étapes

• Étant donné que toutes les soumissions sur IBIS pour les étudiants de Pamoja de mai 2021 seront effectuées par Pamoja Education, Pamoja soumettra les notes IA de vos étudiants, les notes prévues et générera et téléchargera des échantillons de modération et tous les composants évalués en externe, le cas échéant, sur IBIS.
• Il est donc impératif, lors de l'inscription de vos élèves via ManageBac+ à leurs examens IB, d'indiquer que les élèves ont suivi leurs cours en ligne.
• Cette information doit être indiquée via l'option « Cours en ligne du DP » . Après avoir finalisé l'inscription des candidats à une session, accédez à IBIS et sélectionnez l'option « Cours en ligne du DP ».
• Recherchez le candidat à l'aide des options de recherche proposées ou sélectionnez « Liste de tous les candidats » pour afficher toutes les inscriptions aux matières proposées par un organisme de formation en ligne du Programme du diplôme. Cliquez sur le bouton « Rechercher des candidats ». Les résultats de la recherche s'afficheront dans le tableau.
• Cochez la case « Indiquer le cours en ligne » , sélectionnez le fournisseur de cours, puis cliquez sur le bouton « Enregistrer les modifications ».

Gestion de l'effectif

• Invitez les élèves à remplir leurs feuilles de travail en cliquant sur « Envoyer des rappels par courriel » dans le panneau de navigation de droite de la liste des cours.

• Les étudiants recevront une notification par courriel conformément aux instructions ci-dessus.
• Ils peuvent accéder à leurs feuilles de travail et les compléter via l'onglet « Plans » de leur compte.

Conseil : Envoyez des rappels pendant que les élèves sont en classe, afin de pouvoir passer en revue les étapes ensemble !

• Au fur et à mesure que les élèves remplissent leurs feuilles de travail, suivez leurs progrès grâce aux coches sur la liste de présence.
• Faites un suivi auprès des personnes dont les informations sont manquantes et qui pourraient avoir besoin d'une aide supplémentaire.
• La coche CAS apparaîtra lorsque la feuille de travail CAS de l'élève sera marquée comme « L'élève a réussi le programme CAS ».

Conseil : Il n'est pas nécessaire de cocher la case CAS pour inscrire un étudiant avec succès, car les étudiants inscrits au programme de diplôme sont automatiquement inscrits au CAS.

• Les coordinateurs peuvent consulter en masse la progression de tous les élèves en cliquant sur Exporter au format PDF.

Conseil : Utilisez la fonction d’exportation pour vérifier les informations personnelles des candidats et leurs choix de matières !

• Une fois satisfait(e) des feuilles de travail, retournez à Groupe d'année > Plans.
• Cliquez sur « Verrouiller toutes les feuilles de travail » pour empêcher les élèves d'apporter d'autres modifications.
• Effectuez une dernière vérification via Exporter au format PDF ou Exporter IBIS vers Excel

Lorsque vous serez prêt, cliquez sur « S'inscrire via IBIS » !

Conseil : Pas d’inquiétude, cliquer sur « S’inscrire via IBIS » ouvre une autre page où vous pouvez vérifier quels élèves inscrire.

Les étapes de l'inscription

Inscription via IBIS

• Tout d'abord, il est important de valider les candidats prévus via Inscription > Valider les candidats prévus pour vos groupes DP de 2 ans
• La validation des inscriptions anticipées vous permet d'inscrire les candidats au diplôme prévus à leurs examens finaux de deuxième année du programme de diplôme.

Conseil : Si vous avez déjà des candidats présélectionnés, nous vous recommandons de commencer par traiter les inscriptions prévues.

Sur la page d'inscription IBIS, les étudiants seront répartis dans l'une des cinq catégories, classées par différents onglets.

En attente

Ces étudiants n'ont pas terminé la saisie de leurs matières d'examen ni de leurs informations personnelles et ne sont actuellement pas admissibles à l'inscription à l'IBIS.

Retournez à leur feuille de travail et effectuez les corrections nécessaires pour les faire passer à l' étape « Planifié ».

Programmé

Ces étudiants sont prêts à s'inscrire aux examens et ont fourni toutes les informations requises.

• Une fois que vous avez vérifié leurs fiches de planification pour vous assurer que le choix des matières est correct, vous pouvez soit les inscrire individuellement en cliquant sur « S'inscrire maintenant » , soit en sélectionnant « Inscrire tous les candidats ».
• Après avoir cliqué sur l'une de ces options, votre inscription à l'examen sera lancée en toute sécurité.

Traitement

Une fois que vous aurez choisi d'inscrire des étudiants depuis l'onglet « Programme », ils apparaîtront temporairement sous l'onglet « Traitement » jusqu'à ce qu'ils soient déplacés vers « Inscrits » ou « Échecs ».

Remarque : Veuillez patienter et profitez-en pour prendre un café pendant l'attente. L'inscription d'un étudiant prendra 5 à 10 secondes, mais jusqu'à 60 minutes pour des centaines d'étudiants.

Inscrit

Ces étudiants ont été inscrits avec succès et aucune autre action n'est requise. Les étudiants déjà inscrits aux examens prévus apparaîtront également ici.

Échoué

Ces étudiants n'ont pas pu être inscrits, un message d'erreur s'étant affiché.

Conseil : Les écoles peuvent voir apparaître le message suivant : « La possibilité d’inscrire des candidats pour cette session a été retirée car votre école a des dettes impayées de plus de 90 jours. Veuillez contacter le service financier à l’adresse myaccount@ibo.org pour en discuter. »

Veuillez contacter directement l'IBO si vous voyez ce message.

Remarques supplémentaires concernant l'inscription

Une fois les élèves inscrits avec succès, les codes personnels seront automatiquement mis à jour immédiatement et les numéros de session seront automatiquement mis à jour dans ManageBac+ en janvier (pour les écoles de la session de mai) et avant la fin du mois d'août (pour les écoles de la session de novembre).

Vous pouvez également les mettre à jour manuellement ou par importation groupée en cliquant sur « Mettre à jour les codes personnels IBIS ».

Remarque : les codes PIN ne sont pas automatiquement extraits d’IBIS. Vous devrez les mettre à jour manuellement si vous souhaitez que les élèves puissent y accéder sur ManageBac+

Conseil : Il est important de vérifier individuellement les feuilles de travail de vos élèves avant de les inscrire. L’IB exige toujours cette vérification de la part des coordinateurs, et bien que ManageBac+ valide les enregistrements pour détecter les erreurs courantes (par exemple, moins de 3 matières de niveau supérieur), l’absence du code personnel, le choix d’une matière pour laquelle votre établissement n’est pas autorisé, etc., peuvent entraîner un échec d’inscription.

Gestion des scénarios courants

Gestion des élèves en échec

Cliquez sur « Échec » pour afficher la liste des étudiants dont l'inscription a échoué ; vous y trouverez des instructions pour résoudre le problème et vous réinscrire.

Le candidat est déjà inscrit dans un autre établissement et ne peut donc pas être réinscrit sur ManageBac+ . Veuillez l'inscrire via IBIS.

Cette erreur se produit si l'élève a été transféré d'un autre établissement et s'il était inscrit comme candidat au PEI ou aux examens anticipés lors de sa première année du Programme du diplôme. En tant que coordonnateur de l'IB, vous devrez contacter l'établissement d'origine de l'élève afin d'obtenir son code personnel IBIS (par exemple, dmg891), puis l'inscrire directement via IBIS.

Le candidat est déjà enregistré dans IBIS. Veuillez renseigner son code personnel dans IBIS et réessayer.

• Cela signifie que l'élève a déjà été inscrit à un examen du diplôme anticipé ou à une évaluation du PEI par l'intermédiaire de votre établissement. Vous devrez vérifier sur IBIS et vous assurer que le code personnel IBIS de l'élève est à jour dans l'onglet « Plans » via « Mettre à jour les codes personnels IBIS ».
• Cela permettra de vérifier l'identification de l'étudiant et vous pourrez ensuite soumettre à nouveau son inscription aux examens via la page « S'inscrire via IBIS » en cliquant sur le bouton « S'inscrire » à droite de son nom.

Ce candidat est déjà inscrit dans IBIS et ne peut pas être inscrit à nouveau depuis ManageBac+ .

Cette erreur se produit lorsque les élèves sont inscrits manuellement sur IBIS avant d'être inscrits sur ManageBac+ . Dans ce cas, vous devrez effectuer toutes les mises à jour concernant cet élève directement sur IBIS.

Afficher les codes d'erreur courants.

Conseil : Dans ce cas précis, vous pouvez conserver les informations personnelles des candidats et les matières sélectionnées des étudiants sur ManageBac+ à titre de référence.

Matières apprises en autodidacte / Programme scolaire / Matières pilotes

• Les inscriptions aux cours d'auto-apprentissage et aux autres demandes spéciales doivent être effectuées directement auprès du service d'assistance IBIS.
• Bien que les matières puissent être indiquées sur les feuilles de calcul du plan, ManageBac+ n'est pas en mesure d'automatiser et de confirmer ces inscriptions.
• Vous devez tout de même contacter le service d'assistance d'IBIS pour confirmer ces inscriptions.

Calendriers d'examens

Distribution des calendriers, des surveillants d'examen et des lieux pour les étudiants et les enseignants

Vous pouvez créer des calendriers d'examens via l'onglet « Planification » . Pour chaque examen, vous aurez la possibilité de choisir l'horaire, le surveillant et le lieu.

Sous l'onglet « Plans » , cliquez sur le lien « Calendrier des examens » dans la barre latérale.

Conseil : Les dates des examens sont intégrées chaque année pour les sessions de mai et de novembre, ainsi que la durée et les dates de chaque épreuve.

Vous serez invité à saisir l' heure de début de chaque examen, ainsi que le lieu et jusqu'à trois surveillants . Cliquez sur « Enregistrer les modifications » en bas de la page.

Les enseignants et les conseillers pédagogiques peuvent cliquer sur « Calendrier des examens » pour consulter les horaires, les surveillants et les lieux des examens. La section « Examens attribués » affiche les examens que chaque enseignant doit superviser.

Les élèves pourront consulter leur calendrier d'examens personnalisé dans le menu de droite de la feuille de travail du Programme du diplôme. En tant que coordonnateur du Programme du diplôme ou professeur principal, vous pourrez visualiser le calendrier d'examens d'un élève en cliquant sur son nom sous « Plans » .

Cliquez sur « Calendrier des examens » dans le menu de droite pour consulter le calendrier des examens de l'étudiant, qui affichera ses examens par ordre chronologique.

Remarque : Les dates, lieux et surveillants ne seront affichés dans le calendrier des examens de l'étudiant que lorsque ces informations auront été précisées.

Facturation

Factures automatisées et personnalisées pour vos familles DP

Activez la facturation des examens sélectionnés de vos élèves via Groupe d'année > Modifier les paramètres du groupe d'année > Options de facturation.

Après l'activation, configurez vos options de facturation via la liste des forfaits et le panneau de navigation de droite. Vous pouvez modifier les champs suivants :

• Frais d'inscription
• Devise
• Informations de paiement

En accédant à la feuille de travail des projets d'un élève, vous trouverez :

• Frais d'examen individuel
• Frais d'inscription, le cas échéant
• Total calculé automatiquement

En cliquant sur « Exporter au format PDF » depuis la liste des activités ou la feuille de travail, les informations seront incluses pour consultation par l'administrateur. Ce fichier PDF pourra être téléchargé et envoyé aux parents ou aux élèves.