Esta guía ofrece una descripción general de la configuración de la cuenta ManageBac+ y su uso diario para controlar la asistencia, generar horarios y calendarios.

¿Qué incluye la suscripción adicional de control de asistencia?

En ManageBac+ existen dos formas de registrar la asistencia: Asistencia a la tutoría y Asistencia a clase .

Asistencia al aula

La asistencia a clase la registran los tutores a través de Tutoría > Asistencia > el programa.

• No requiere configuración de horarios ni períodos.
• Puede ser actualizado por el tutor asignado al estudiante.

Asistencia a clase:

Si está habilitada en la cuenta de tu escuela, la asistencia a clase se registra a través de Clases > selecciona tu clase > Asistencia. (Nota: Tu clase podría llamarse "Aula", pero registrarla aquí guardará la asistencia a clase).

• Esto se usa generalmente si registra la asistencia más de una vez al día o si desea registrar la asistencia en clases especializadas.
• Requiere configurar la rotación de asistencia (día de la semana o ciclo de rotación), los períodos y los horarios de clase .

¿Cuál es la opción adecuada para tu escuela?

Si solo toma asistencia una vez al día, se recomienda habilitar solo el aula en la configuración de asistencia del PEP y registrar todas las entradas en el pestaña de aula .

Asistencia al aula

A través del Panel de control > Tutoría > Asistencia , los tutores verán la lista de alumnos a los que deben registrar la asistencia. Los alumnos se filtran por programa de curso y se ordenan alfabéticamente por apellido.

Nota: El término "Homeroom" es personalizable dentro de la configuración de terminología de su escuela, por lo que puede aparecer como "Homeroom", "Advisory", "Sección", etc.

Haz clic en una de las categorías de asistencia disponibles, como P: Presente, A: Ausente, L: Tarde, etc. (pasa el cursor sobre el botón para ver la categoría de asistencia), para registrar la asistencia. Marca a cada alumno individualmente o selecciona " Marcar como todos" en el menú desplegable. Haz clic en el icono de la burbuja para dejar un comentario.

Haz clic en el icono del calendario para ver los registros de asistencia a clase por trimestre y como porcentaje.

En el panel de navegación derecho podrá:

• Consulte el resumen diario de la asistencia a la clase de hoy.
• Exportar a Excel los registros de asistencia diarios, semanales y mensuales.
• Ver la hora de asistencia. Última actualización.

Consejos para la asistencia a clase:

• La asistencia a clase marcada como Ausente se reflejará en las clases del alumno para ese día, para dar contexto a los profesores.
• Si la función de registro de suplentes está habilitada en la configuración de asistencia, los tutores no solo verán a los alumnos que les han sido asignados, sino también a cualquier alumno que esté en una clase en la que sean profesores .
• La asistencia no registrada se marca automáticamente como presente a medianoche en la cuenta de tu escuela. Esto significa que puedes centrarte en quienes no estuvieron presentes y actualizar la información según corresponda.
• Si no encuentra en su lista a un estudiante del que deba registrar la asistencia, compruebe si se le ha asignado como su tutor de aula , ya sea a través del perfil del estudiante o a través de la pestaña de miembros del grupo de curso, como veremos más adelante en esta guía.

Asistencia a clase

Si la asistencia a clase está habilitada en la cuenta de su escuela, puede agregar asistencia rápidamente a través de Clases > seleccione su clase > Asistencia .

Nota: Aunque su clase se denomine "Aula", la pestaña "Asistencia" dentro de su clase registra la "Asistencia a clase" .

Deberá configurar inicialmente la rotación y los períodos de su clase si un administrador no lo ha hecho. Seleccione las casillas de los períodos y, opcionalmente, ingrese la ubicación del aula.

Haz clic en una de las categorías de asistencia habilitadas, como P: Presente, A: Ausente, L: Tarde, etc., para registrar la asistencia. Marca a cada estudiante individualmente o selecciona " Marcar como todos" en el menú desplegable. Haz clic en el icono de burbuja para dejar un comentario.

Consejos para asistir a clase:

• Los alumnos que falten a su aula serán marcados con una X roja.
• Solo podrás seleccionar una fecha según tu horario de clases, es decir, el día en que se impartirá tu clase. Por ejemplo, si tu clase no está programada para un jueves, si seleccionas un jueves en el calendario, se pasará a la fecha anterior/siguiente disponible para registrar la asistencia y evitar así errores.
• La asistencia no registrada se marca automáticamente como presente a medianoche en la cuenta de tu escuela. Esto significa que puedes centrarte en quienes no estuvieron presentes y actualizar la información según corresponda.

Configuración de cuenta para el control de asistencia

A continuación se muestran las configuraciones recomendadas que debe revisar al configurar su cuenta para el seguimiento de la asistencia.

Preconfiguración

• P1. Revisar la zona horaria
• P2. Repaso de términos académicos

Configuración de asistencia

• A1. Configuración de asistencia en toda la escuela
• A2. Calendario de asistencia y vacaciones a nivel de programa
• A3. Configuración de los años de primaria (para escuelas que imparten educación primaria)
• A4. Establecer ciclo de rotación (Para escuelas que utilizan un ciclo de rotación)

Para el seguimiento de la asistencia escolar:

• HR1. Personalizar la terminología del aula
• HR2. Asignar estudiantes a asesores

Para el seguimiento de la asistencia escolar

• C1. Personalizar la terminología de la lección
• C2. Configurar períodos
• C3. Importar horarios de clases
• C4. Revisar los conflictos de horarios

Se requiere configuración previa.

Zona horaria de revisión P1

Configura la zona horaria de tu escuela a través de Configuración > Configuración de la escuela > Nombre, dirección y logotipo > Zona horaria .

Este tiempo se utilizará para:

• Publicar resúmenes y recordatorios diarios y semanales.
• La medianoche en esta zona horaria se utilizará como punto de control para actualizar automáticamente los valores de asistencia vacíos a Presente cada día.

P2 Revisión de Términos Académicos

Revise los años y trimestres académicos existentes a través de Configuración > Trimestres académicos > seleccione el programa . Puede editar los trimestres académicos o agregar un año académico.

Haz clic en Editar en el año académico si necesitas ajustar las fechas de los períodos académicos existentes para que coincidan con tu calendario de asistencia.

Configuración de asistencia

Configuración de asistencia en toda la escuela A1

Configura los ajustes de asistencia escolar a través de Ajustes > Asistencia > Ajustes:

1. Configure los ajustes de asistencia para toda la escuela: indique si la asistencia estará disponible para el aula, las clases o ambas.
2. Habilite la opción de justificantes para padres para permitir que los padres presenten justificantes de ausencia.
3. Habilite la opción "Enviar aviso de ausencia a los padres" para enviar automáticamente correos electrónicos de notificación a los padres si su hijo aparece como ausente en clase.
4. Habilita la opción " Enviar resúmenes diarios de asistencia a la clase a los administradores" para recibir un resumen diario con la lista de todos los alumnos que estuvieron ausentes. También recibirás una notificación si todos los alumnos aparecen como presentes.
5. Habilite la opción " Enviar asistencia semanal a los administradores" para recibir un resumen semanal que le notifique qué estudiantes faltaron a un número específico de horas de tutoría o clases.

Consejo: Para los programas de primaria, puede limitar aún más la asistencia a solo el aula a través de la configuración a nivel de programa.

Asistencia al programa A2 por año académico

Haz clic en la pestaña "Nivel de programa" para configurar los ajustes de asistencia de cada uno de los programas de tu centro educativo.

1. Seleccione el programa
2. Seleccione el año académico
3. Establezca el horario de asistencia en días laborables o en un ciclo de rotación personalizado (por ejemplo, 10 días).
   • Opcionalmente, puede optar por incluir los días festivos en su rotación.
4. Seleccione las categorías entre las que los profesores pueden elegir, incluyendo tardanzas, salud, código de vestimenta, etc.
5. Personaliza las categorías para cambiar los colores y las etiquetas.
6. Las vacaciones también se configuran por programa.
   • Haz clic en las fechas del calendario para configurar tus vacaciones escolares.
   • Para eliminar un día festivo, vuelva a hacer clic en la fecha.
   • Los días festivos y los días libres están marcados en amarillo y no se incluyen en el total de asistencia.
   • Los profesores no podrán pasar lista en estos días.

A3 Configurar años primarios

Navegue a Configuración > Asistencia y calendario > Nivel del programa > Años de primaria del IB:

Habilitación de la asistencia de tutores suplentes en el programa PYP.
Es posible permitir que los profesores de clase del programa PYP registren la asistencia de los tutores suplentes. Marque la casilla " Habilitar registro de suplentes" , lo que permitirá que cualquier profesor asignado a la clase registre la asistencia del tutor.

Los estudiantes a quienes el asesor tiene asignado como tutor de aula Y todos los demás estudiantes en la(s) clase(s) del PEP en la(s) que es profesor.

Restringido solo al aula
Si sus alumnos del programa PYP permanecen en la misma clase todo el día, se recomienda utilizar la configuración "Solo aula" para registrar una única asistencia diaria.

Nota: Esta configuración se habilitará automáticamente para todos los profesores en PYP Next si está habilitada.

A4 Ajustar el primer día del ciclo de rotación

Los centros educativos que utilizan un ciclo de rotación pueden hacer clic en el número rojo el primer día de cada trimestre académico.

Una vez que haga clic, podrá seleccionar el número de inicio del ciclo de rotación en el que comenzará el período.

Esta función se puede utilizar para alinear rápidamente el ciclo de rotación al comienzo de cada nuevo semestre académico.

Consejo: Recuerde ajustar primero las fechas de sus períodos a través de Configuración > Períodos y, a continuación, configurar su calendario de vacaciones y la rotación según los días de la sesión.

Para escuelas que controlan la asistencia a las clases

HR1 Personalizar terminología

A través de Configuración > Configuración del centro > Terminología , puede personalizar el término "Aula" que sea relevante para su centro educativo.

Revisar:

• Nombre de la pestaña del aula
• Título del consejo asesor del aula
• Título adicional de asesor de aula
• Título de Asesores de Aula Adicionales

HR2 Asignar estudiantes a sus tutores de aula

Desde ManageBac+ panel de control de ManageBac+ , ve a Grupos de años y selecciona el grupo de años con el que deseas trabajar. Podrás asignar estudiantes manualmente a través de la pestaña Miembros haciendo clic en la pestaña Asesores de cada categoría.

Puedes asignar manualmente estudiantes a tutores adicionales a través de la pestaña Miembros > pestaña Tutores .

Puedes asignar el mismo tutor a todos los estudiantes del grupo de curso seleccionando el tutor del primer estudiante y haciendo clic en el icono de flecha desplegable > Guardar cambios .

Puede asignar masivamente el mismo tutor adicional a todos los estudiantes del grupo de año seleccionando el tutor adicional para el primer estudiante y haciendo clic en el icono de flecha desplegable > Guardar cambios .

Puedes asignar estudiantes de forma masiva a diferentes asesores a través de Miembros > Estudiantes > Asignación masiva de estudiantes .

Para escuelas que controlan la asistencia a clase

C1 Personalizar la terminología de la lección

A través de Configuración > Configuración de la escuela > Terminología , puede personalizar el término "Período de clase de asistencia" que sea relevante para su escuela.

C2 Configurar los períodos de asistencia por programa

A través de Asistencia y Calendario > Periodos > el programa , personalice el número y la duración de los Periodos para el año académico.

1. Seleccione el año académico .
2. Seleccione si desea personalizar los períodos de asistencia por día o por ciclo de rotación .
3. Indique si desea que el conteo de períodos comience desde 0 .
4. Habilite la opción " Diferenciar períodos por nivel de grado" si desea que la configuración del período sea específica para cada nivel de grado . Una vez habilitada, podrá seleccionar el grado para configurar la asistencia para cada nivel.
5. Seleccione el número de periodos para cada día y establezca la hora de cada uno. Marque la opción "Períodos personalizados" para los bloques de tiempo en el horario donde no se imparten clases. Los nombres de los periodos personalizados pueden ser texto libre y pueden tener una imagen de fondo de una lista predefinida.
6. También puede copiar las configuraciones de período de los días de la semana o de los ciclos de rotación. Las marcas de verificación verdes indicarán los días en los que se han guardado las configuraciones de período después de guardar los cambios.
7. También puede copiar las configuraciones de período de años académicos anteriores para cada programa académico.

Horarios de clases de importación C3

Para los centros educativos que utilizan ManageBac+ para controlar la asistencia, los periodos de clase con ubicaciones se pueden importar de forma masiva a través de Clases > Ver todas las clases > Gestor de clases > Importar horarios .

Paso 1: Haga clic en Descargar nuestra plantilla CSV.

Paso 2: Complete los campos obligatorios:

• ID de clase (debe ser único para cada clase)
• Año académico
• Día de rotación
• Número de período
• Ubicación (opcional)

Paso 3: Guarda el archivo como CSV.

Paso 4: Haga clic en Elegir archivo para cargar su archivo y luego haga clic en Próximo.

Debe haber una sola fila por día. Para los días laborables (columna B), el lunes es el día 1, el martes el 2, el miércoles el 3, etc. Para los días de rotación, simplemente agregue el número del día de rotación (por ejemplo, 1, 2, 3, etc.).

Consejo: Utilice la exportación de horarios existente como referencia para las listas de clases actuales. Vaya a Administrador de clases > Exportar horarios .

Consulte la hoja de formato de importación que se encuentra al final.

Reseña de C4: Conflictos en los horarios

Cargue el archivo CSV y revise el horario antes de hacer clic en Continuar para completar la importación.

Las clases no se pueden importar correctamente si el ID de la clase no coincide exactamente con el que aparece como ID de clase en ManageBac+ .

Consulta los ID de clase de toda la escuela en Clases > Ver todas las clases > Exportar a Excel . Corrige los ID de clase que no coincidan con los de tu cuenta y haz clic en Cargar nuevo CSV para volver a intentarlo.

Consejo:

- Verifique nuevamente los ID de clase existentes a través de Clases > Administrar clases.
- Los horarios se pueden importar de forma masiva o actualizar individualmente a través de la clase específica.

Asistencia al aula

Registro de asistencia en el aula

A través de Tutoría > Asistencia > el programa , los tutores verán la lista de estudiantes asignados para los que deben registrar la asistencia.

• Si el padre o tutor del estudiante ha presentado una justificación de ausencia, aparecerá aquí. También puede ver un resumen del aula y la hora de la última actualización de la asistencia.
• Descargue los registros de asistencia diarios, semanales o mensuales y los datos de contacto mediante la exportación a Excel.
• Los profesores pueden seleccionar entre las etiquetas habilitadas, como Presente, Ausente, Tarde, Excursión, etc., así como dejar un comentario.
• Consulta la asistencia a lo largo de los días de la semana o selecciona un día específico del calendario.

Nota: 

• La asistencia a clase marcada como Ausente se reflejará en las clases del alumno para ese día, para dar contexto a los profesores.

• Si la función de registro de suplentes está habilitada en la configuración de asistencia, los tutores no solo verán a los alumnos que les han sido asignados, sino también a cualquier alumno que esté en una clase en la que ellos sean profesores.

• La asistencia no registrada se marca automáticamente como presente a medianoche en la cuenta de tu escuela. Esto significa que puedes centrarte en quienes no estuvieron presentes y actualizar la información según corresponda.

Actualizar un asesor asignado

A través del perfil del estudiante > Editar perfil , seleccionará al asesor en el menú desplegable Asesor de aula .

Asesores de revisión por grupo de años

Navegue a los grupos de año > seleccione un grupo de año > Miembros > Tutores de aula .

Seleccione el asesor en el menú desplegable "Asesor" .

Asesores de revisión en lote

Navegue a Miembros del grupo de año > Estudiantes > Asignar estudiantes en masa .

Asistencia a clases y horarios

Interfaz de usuario del panel de control

El diseño del panel de control le permite acceder rápidamente y obtener una visión general de lo más importante en sus clases y grupos de edad.

La sección de Resumen de Clases facilita el acceso a tus clases y el seguimiento de tu asistencia.

Registro de asistencia a clase

En Clase > Asistencia , los profesores pueden registrar la asistencia del día. Busque un alumno en particular o marque la asistencia de todos.

Actualice los registros históricos seleccionando la fecha en el calendario.

Si el alumno fue marcado como ausente en su aula, o si su padre o tutor ha presentado una justificación de ausencia, aparecerá aquí.

Gestión de horarios de clase

Establezca o actualice los períodos y días según sea necesario a través de la configuración de asistencia. Es posible configurar períodos dobles o clases que se repitan.

Los profesores pueden definir sus días de rotación indicando los días y períodos específicos en los que se reúne su clase. Ingrese la ubicación de las clases o los enlaces de Zoom para las clases en línea.

Gestión de horarios de estudiantes

Generar horarios en formato PDF para los estudiantes a través de Clases > Ver todas las clases > Gestor de clases > Generar horarios.

Esto creará un archivo ZIP que se guardará en el lado derecho. Podrás descargar y compartir archivos PDF con los estudiantes por correo electrónico o mensaje.
El código postal se organizará según el nivel de grado y el nombre del estudiante.

Como alternativa, los estudiantes pueden encontrar directamente su horario en directo o en formato PDF cuando inicien sesión en ManageBac+ .

Gestión de los horarios de los profesores

Utilice la búsqueda global en la parte superior de la página, introduzca el nombre del profesor y selecciónelo.

Haz clic en Horario en el panel de navegación superior del perfil del profesor:

• Desplácese hacia abajo para ver los horarios semanales.
• Enviar un correo electrónico al profesor de una clase específica.
• Haz clic en Exportar horarios a PDF para descargar su horario .

El gerente de asistencia

Registro a través del gestor de asistencia.

El gestor de asistencia permite a los administradores y profesores autorizados acceder a la pestaña y registrar la asistencia diaria sin necesidad de entrar personalmente en las clases o aulas.

A través de la tutoría por asesor o las clases por programa. Filtrar por nivel de grado y estado de asistencia.

Exportar formularios de asistencia y contacto de emergencia para toda la escuela

Realizar un seguimiento del estado de finalización del registro de asistencia y enviar recordatorios a los asesores que aún no lo hayan hecho.

Actualiza masivamente a los estudiantes y visualiza sus registros por día, semana o mes.

Gestión de registros e informes de asistencia

Consulte los registros trimestrales y anuales de todos los estudiantes a lo largo de los años académicos.

Revise y ajuste los registros antes de generar las boletas de calificaciones.

Permisos del administrador de subvenciones

El gestor de asistencia permite a los administradores y profesores autorizados acceder a la pestaña y registrar la asistencia diaria sin necesidad de entrar en las aulas. Este permiso puede resultar útil para auxiliares administrativos o responsables de recursos humanos que registran la asistencia diaria de un gran número de alumnos.

Otorgar permisos de administrador de asistencia de forma masiva

Puedes configurar los permisos de asistencia accediendo a Configuración > Seguridad y permisos > Profesores y asesores > Permisos individuales.

Nota: Esto otorga al usuario acceso completo para ver y actualizar los registros de asistencia de todos los estudiantes en todos los programas y niveles de grado, tanto actuales como anteriores.

Otorgar permisos al administrador de asistencia individualmente

También puedes otorgar ciertos permisos a un usuario accediendo directamente a su perfil > Editar perfil > Acceso y permisos.

Marcar asistencia, guardar cambios.

Nota: Esto otorga al usuario acceso completo para ver y actualizar los registros de asistencia de todos los estudiantes en todos los programas y niveles de grado, tanto actuales como anteriores.

Involucrando a la comunidad escolar

Opinión del estudiante

Vista del estudiante a través de los horarios:

Consultar el período y las ubicaciones o contactar a los profesores para notificarles si llegan tarde.

Exporta los horarios a PDF o consulta los horarios futuros.

Consulta los recuentos de asistencia a clase y a la tutoría.

Se comparten actualizaciones de estado en tiempo real con los estudiantes para fomentar su presencia oportuna.

Mostrar la asistencia en las boletas de calificaciones

A través de Informes > Plantillas > seleccione su plantilla > Asistencia.

Seleccione para mostrar:

• Asistencia a la clase y/o al aula
• Configure qué etiquetas incluir o excluir (es decir, solo Presente y Ausente).
• Opcionalmente, se pueden mostrar los porcentajes de asistencia.
• Seleccione entre registros de asistencia trimestrales o anuales.
• Configurar en la página de portada o resumen.

Portal para padres multilingüe

Proporcionar a los padres una interfaz en el idioma local.

Cada progenitor puede establecer preferencias de idioma individuales, con soporte para:

Chino | Árabe | Francés | Japonés | Español

Opinión de los padres

Vista para padres a través del panel de control:

Los padres pueden consultar el estado de asistencia en tiempo real y ver los comentarios.

Vista para padres a través de los horarios:

A través de su panel de control, los padres pueden ver y exportar los horarios como archivos PDF y consultar el recuento de asistencia a clase.

Los estados se reflejan en tiempo real en los cronogramas semanales, donde se indican los contactos clave para los siguientes pasos.

Justificantes de ausencia

Presentación de una justificación de ausencia:

A través del panel de control, los padres pueden hacer clic en "Enviar justificación de ausencia".

Esto les permitirá indicar los días en que su hijo/a estará ausente y proporcionar una razón (por ejemplo, un viaje de campamento de 10 días). Después de hacer clic en Enviar , se compartirá con el tutor asignado y se enviará por correo electrónico a los administradores ManageBac+ .

 

Recepción de justificantes de ausencia

Cuando los padres presenten una solicitud de justificación de ausencia, los administradores recibirán una notificación.

Los administradores pueden ver las excusas de ausencia para las tutorías y las clases a través del Gestor de Asistencia .

Resúmenes

Los resúmenes diarios de asistencia a la clase se pueden configurar y enviar a los administradores.

Además, habilite las notificaciones para que avisen automáticamente a los padres de que su hijo ha sido marcado como ausente en el aula.

Recursos de autoservicio

Enlaces útiles:

• Ayudar a los usuarios a acceder a ManageBac+ (envío de correos electrónicos de bienvenida o cambio de contraseñas)
• Configuración de los ajustes de asistencia
• Configuración de horarios de clase / días de rotación
• Registro de asistencia a la clase o al aula
• Registro de asistencia a través del gestor de asistencia.
• Recepción de justificantes de ausencia