ManageBac+ Integración con OpenApply para Admisiones, Matrícula y Experiencia Familiar Unificada de Faria

¿Qué es la sincronización ManageBac+ <> OpenApply?

La integración entre ManageBac+ y OpenApply proporciona una sincronización de datos demográficos básicos de estudiantes y padres. Una vez habilitada, los datos se sincronizarán cada dos a cuatro horas.

La sincronización ManageBac+ OpenApply se habilita a través de nuestro Faria Sync Hub. Esto requiere solicitar a nuestro equipo de soporte que la active para su escuela.

La integración entre ManageBac+ y OpenApply permite a las escuelas:

• Crear automáticamente nuevas cuentas de ManageBac+ para estudiantes recién matriculados y sus padres
• Crear automáticamente nuevas cuentas de OpenApply para estudiantes y padres existentes en ManageBac+
• Retirar o graduar estudiantes en cualquiera de los dos sistemas
• Monitorear en tiempo real los números de matrícula
• Acceder a datos demográficos consistentes para estudiantes y padres
• Monitorear y resolver información de cuentas duplicadas o en conflicto
• Iniciar sesión mediante Single Sign-On para administradores y padres en ambos sistemas

OpenApply, al igual que ManageBac+, es un servicio dentro de la Suite Faria. Lea más sobre OpenApply y nuestra oferta de Experiencia Familiar Unificada.

¿Cómo se integra ManageBac+ con OpenApply?

La sincronización incluye los siguientes tipos de estudiantes, junto con sus padres:

• Estudiantes con estado Matriculado para el año académico actual o anterior. (por ejemplo, un estudiante marcado como Matriculado para 2025-2026 no se sincronizará).
• Estudiantes con estado Retirado* o Graduado.

La integración permite tres acciones:

• Actualización de Usuario: Los detalles demográficos de un usuario (por ejemplo, dirección) pueden haberse actualizado en un sistema. Durante la sincronización, estos se transferirán al otro sistema.
• Creación de Usuario: Si un estudiante está marcado como Matriculado en OpenApply para el año académico actual o anterior, se creará una cuenta en ManageBac+, junto con sus padres. Si se crea un nuevo estudiante en ManageBac+, la cuenta se sincronizará con OpenApply, junto con sus padres, como estudiante Matriculado. Los estudiantes deben tener un ID de estudiante y correos electrónicos de estudiante coincidentes en ambos sistemas.
  • Los estudiantes nuevos creados en ManageBac+ vía sincronización aparecerán en el nivel de año correcto, pero no se asignan a grupos o clases.
  • No se envían correos electrónicos de bienvenida cuando se crean usuarios. Los administradores deben generarlos por separado después de la creación de la cuenta.
• Archivado de Usuario: Si un estudiante está marcado como Retirado* o Graduado en cualquiera de los sistemas, se archiva automáticamente, junto con las cuentas de padres en ManageBac+ (si esos padres no tienen otros hijos matriculados en la escuela).

Además, ofrecemos Single Sign-On complementario a través de nuestro servicio Faria Accounts Portal. El Portal de Cuentas permite a usuarios con direcciones de correo electrónico verificadas en nuestros sistemas y/o sistemas asociados moverse fácilmente entre sistemas sin necesidad de iniciar sesión por separado. Administradores y padres con correos electrónicos verificados en ambos sistemas podrán usar esta función.

* Tenga en cuenta que Retirado se interpreta como un estudiante matriculado que abandonó la escuela. Si su oficina de Admisiones usa este estado para estudiantes que abandonaron el proceso de solicitud (por ejemplo, un estudiante que pasa de Pendiente > Aplicado > Retirado), recomendamos que usen el estado Rechazado en su lugar, para que los registros no se sincronicen con ManageBac+.

Cómo configurar la sincronización con OpenApply

La integración ManageBac+ - OpenApply es actualmente gratuita. Por favor contacte al Equipo de Soporte de ManageBac+ para solicitar la integración vía support@ManageBac.com.

En esta fase de solicitud, nuestro equipo de soporte requerirá información de su escuela y realizará verificaciones de datos en sus cuentas de ManageBac+ y OpenApply antes de habilitar la sincronización entre ellas.

Cómo gestionar la sincronización de OpenApply

¿Dónde se gestiona la integración?

En ManageBac+, navegue a Configuración > Integraciones > Sincronización
En OpenApply, navegue a Configuración > Integraciones > ManageBac+ 

Revisión de Prioridad de Grado

Aquí puede revisar si la integración entre ManageBac+ y OpenApply está habilitada para su cuenta, así como configurar la prioridad de sus grados donde corresponda.

Campos que se sincronizan

*Campos requeridos para la sincronización

¿Dónde puede ver los datos?

Navegue al perfil individual de un usuario a través de Configuración > Directorio Escolar.

Los campos mostrados en esta captura de pantalla se sincronizan con OpenApply, con la excepción de:

• Idioma de la interfaz
• Dominio del inglés
• Número de Seguro Social (SSN)

Perfil de Padre

Los campos mostrados en esta captura de pantalla arriba se sincronizan con OpenApply, con la excepción de:

• Segundo Nombre
• Idioma de la interfaz

Tenga en cuenta que en la sección Trabajo de los Padres, solo el campo Teléfono de Trabajo se sincroniza con OpenApply.

Nota Importante: Por defecto, los padres y estudiantes pueden editar su propia información de perfil. Para bloquear esto y restringir la edición solo a administradores, navegue a Configuración > Seguridad y Permisos > General.

Los profesores también podrían tener acceso para editar los Perfiles de Estudiantes. Recomendamos restringir el acceso de profesores a solo lectura para el Directorio de Estudiantes vía Configuración > Seguridad y Permisos > Profesores y Asesores y Guardar Cambios.

Mini Perfiles de OpenApply en ManageBac

Una sección plegable de Mini Perfil aparece en la barra lateral de cada perfil de estudiante en ManageBac, para estudiantes sincronizados con OpenApply.

El mini perfil muestra hasta tres secciones dependiendo de lo que el administrador haya configurado:

• Etiquetas — Etiquetas aplicadas al estudiante en OpenApply (por ejemplo, ESL, SEN, Alerta Médica)
• Historial del Solicitante — Una línea de tiempo de los cambios en el estado de la solicitud del estudiante
• General — Valores de campos personalizados, incluyendo campos agrupados como información de padres/tutores

Si un estudiante no está sincronizado con OpenApply, la sección Mini Perfil no aparece.

Configuraciones de Intercambio de Datos en ManageBac

Un módulo de Intercambio de Datos aparece bajo Configuración > SyncHub (visible solo para escuelas con SyncHub habilitado).

La página Faria SyncHub contiene cuatro pestañas:

• Campos Incorporados — Una tabla de referencia de solo lectura que muestra qué campos estándar se sincronizan automáticamente entre ManageBac y OpenApply (nombre, correo electrónico, ID de estudiante, grado, estado de matrícula, detalles de padres)
• Campos Configurables — Elija qué etiquetas de OpenApply, estados de historial de solicitud y campos personalizados se muestran en el mini perfil. Puede seleccionar los campos que los profesores de ManageBac pueden ver en el perfil del estudiante en la izquierda bajo Etiquetas disponibles y seleccionar Añadir y luego Guardar Cambios.
• Presentación — Vista previa en vivo: seleccione un grupo de año y un estudiante para ver exactamente cómo se verá el mini perfil para ellos
• Horario — Muestra cuándo se ejecuta la sincronización nocturna y cuándo se completó por última vez

Toda la información en OpenApply se almacena en campos, que se incluyen en formularios. Los campos en cada formulario pueden personalizarse dentro del Editor de Formularios, al que un administrador puede acceder vía Configuración > Formularios.

Todos los campos que se sincronizan entre ManageBac+ y OpenApply son campos globales, lo que significa que están estandarizados en nuestros sistemas. Dentro del editor de formularios, puede hacer doble clic en un campo para editarlo. Si el campo es un campo global, verá una pantalla como esta:

Tenga en cuenta que ciertos campos son tanto globales como obligatorios – por ejemplo, Nombre y Apellido son siempre campos requeridos para todos los solicitantes.

Nota Importante: Debido a que OpenApply permite campos personalizados, es importante revisar sus formularios para asegurarse de que está utilizando campos globales para almacenar sus datos. Nuestro Equipo de Soporte puede ayudar con esta verificación. Tenga en cuenta que puede renombrar las etiquetas para campos globales, por ejemplo, si prefiere pedir Apellido en lugar de Last Name. Si desea recopilar información como Teléfono de Trabajo del Padre vía OpenApply y no quiere que se sincronice con ManageBac+, recomendamos usar un campo personalizado en OpenApply en lugar del campo global. Al editar un campo, también tiene la opción de hacer que ciertos campos globales sean Solo para Uso Administrativo, por ejemplo, si no desea que los padres proporcionen un correo electrónico del estudiante y prefiere que un administrador ingrese estos datos. Para más información, por favor consulte las Preguntas Frecuentes.

Transición al Nuevo Año Académico con Sincronización Activada

Se recomienda a las escuelas con sincronización activada seguir estos pasos para el proceso de Transición al nuevo Año Académico.

1. Generar Reportes de Fin de Periodo en ManageBac+ (si los reportes están habilitados).
2. Transicionar OpenApply como se describe en el tutorial Transición de Años para OpenApply.
3. Continuar con el resto de los pasos de Transición como se describe en el tutorial ManageBac+ Transición al Siguiente Año Académico

¿Qué es la Experiencia Familiar Unificada de Faria?

El Grupo Educativo Faria ofrece una suite tecnológica integrada que abarca Gestión de Admisiones (OpenApply), Aprendizaje y Enseñanza (ManageBac+), y Gestión de Actividades y Pagos en Línea (SchoolsBuddy) para más de 3000 escuelas en 120 países.

Proporcionamos a estudiantes y familias una experiencia de usuario consistente, moderna e intuitiva desde la consulta inicial hasta la matrícula, la vida escolar y más allá. Lea más sobre la Experiencia Familiar Unificada y cómo puede ayudar a su escuela hoy.

Preguntas sobre Integraciones y Soporte

¿Puedo actualizar la información de cuentas en masa?

Sí, absolutamente. Hay varios lugares en ambos sistemas donde puede actualizar información básica en masa, ya sea mediante una pantalla de edición masiva o a través de una importación CSV. Recomendamos trabajar junto con nuestro equipo de soporte para realizar esto.

Estoy trabajando en la configuración y necesito agregar o eliminar un nivel de año. ¿Puedo ajustarlo?

Le ayudaremos a crear o eliminar este nuevo nivel de año. Por favor, no lo haga de forma independiente.

Marqué a un estudiante como Matriculado en OpenApply, luego lo marqué como en Lista de Espera.

Sin embargo, todavía veo el registro en ManageBac+. Desafortunadamente, nuestros sistemas solo sincronizan estudiantes con los siguientes estados: Matriculado, Graduado, Retirado.

Dado que Lista de Espera en OpenApply no tiene un estado correspondiente en ManageBac+, no puede sincronizarse. En este caso, recomendamos eliminar o archivar el registro en ManageBac+ hasta que el estudiante (posiblemente) se matricule en el futuro.

Contacte a support@ManageBac.com para obtener orientación adicional sobre consultas relacionadas con la sincronización.