Gestión continua mediante la sincronización OpenApply y ManageBac+
Casos de uso
Hay tres acciones que pueden ocurrir durante la sincronización:
- Actualización de usuario: Es posible que los datos demográficos de un usuario (por ejemplo, su número de teléfono) se hayan actualizado en un sistema. Durante la sincronización, esta información se transferirá al otro sistema.
- Creación de usuario: Si un estudiante está inscrito en OpenApply para el presente año académico o anterior, se creará una cuenta en ManageBac+ junto con la de sus padres. Los nuevos estudiantes creados en ManageBac+ se sincronizarán con OpenApply como estudiantes inscritos.
- Archivo de usuarios : Si un estudiante está marcado como retirado o graduado en cualquiera de los sistemas, se archiva en la siguiente sincronización, junto con sus padres (si estos ya no tienen hijos activos en la escuela).
Esta sección de la documentación detalla el comportamiento esperado para cada una de estas acciones, junto con los errores comunes y las áreas que los administradores deben revisar.
Recomendamos encarecidamente a los administradores que trabajen en estrecha colaboración con nuestro equipo de soporte para:
- Revise cuidadosamente los privilegios de acceso y edición para todos los usuarios en ManageBac+ y OpenApply ,
- revisen cuidadosamente sus formularios de solicitud en OpenApply para confirmar dónde tienen los padres acceso para editar los campos demográficos principales y
- Desarrollar un flujo de trabajo de mejores prácticas sobre cómo se actualizan los datos en sus sistemas.
1. Actualización del usuario
Es entonces cuando se actualizan los datos demográficos de un usuario en ManageBac+ o OpenApply , y los datos se sincronizan.
Recomendamos encarecidamente que los administradores revisen el acceso y los permisos en ambos sistemas para garantizar que estas actualizaciones de datos estén controladas.
ManageBac+
Por defecto, todos los usuarios de ManageBac+ pueden modificar los datos en los campos de sincronización principales:
- Administradores : Tienen acceso y derechos de edición a todos los datos en ManageBac+
- Profesores : Pueden actualizar la información del perfil del alumno si tienen acceso de edición.
- Padres : Pueden actualizar la información de su propio perfil si tienen acceso de edición.
- Estudiantes : Pueden actualizar la información de su propio perfil si tienen acceso de edición.
Si tiene la sincronización habilitada, le recomendamos encarecidamente que restrinja el acceso y los permisos para profesores, padres y alumnos. (Consulte Configuración > Acceso y permisos en su cuenta ManageBac+ o la página 6 de este documento).
OpenApply
Los cambios en los datos de OpenApply pueden introducirse mediante:
(A) Administradores con permisos para “Crear, editar y eliminar perfiles de solicitantes”
Para revisar los permisos del personal , vaya a Configuración > Directorio de personal .
(B) Padres en OpenApply que pueden editar directamente los siguientes campos principales en cualquier momento:
- Nombre de pila
- Apellido
- Género
- Correo electrónico
- Foto de perfil
- Dirección de la calle de la casa 1
- Dirección de la calle de casa 2
- Ciudad
- Estado
- Código Postal
- País
Los padres pueden acceder a la información principal de su perfil a través de su cuenta OpenApply > Administrar su perfil > Editar perfil .
(C) De los padres a través de los formularios en OpenApply , en los siguientes casos:
- La información del estudiante está desbloqueada y, por lo tanto, se puede editar directamente.
- Los padres completan formularios (de cualquier tipo) que incluyen campos de sincronización.
Por ejemplo, durante la reinscripción, se le puede pedir a un padre que revise o actualice la información de la dirección. Una vez guardada en OpenApply , esta información actualizada se sincronizará con ManageBac+ .
2. Creación de usuarios
Las condiciones bajo las cuales se crea una nueva cuenta de estudiante o padre en ManageBac+ u OpenApply .
(A). Un nuevo estudiante matriculado en OpenApply
El estudiante está matriculado para el presente año académico (o un año anterior) y tiene padres.
El estudiante se sincronizará con ManageBac+ si:
- El carné de estudiante es válido y único.
- El correo electrónico del estudiante es válido y único.
Los padres del estudiante sincronizarán sus datos con ManageBac+ si:
- El correo electrónico del padre es válido y único.
- El padre/madre tiene una cuenta OpenApply activada.
Para obtener más información sobre cómo activar las cuentas de los padres, consulte aquí.
Si el elemento principal ya existe en ManageBac+
Hay dos posibilidades:
1. Si todos los datos coinciden , las cuentas se vincularán automáticamente. Esto suele ocurrir con mayor frecuencia entre hermanos. Por ejemplo, Ann Epelbuam ya tiene una cuenta ManageBac+ porque su hija Chloe está matriculada en la escuela.
Cuando Samuel, el hermano de Chloe, se matricule, la cuenta ManageBac+ de Anne se actualizará para reflejar la incorporación del nuevo niño.
2. Si no coinciden todos los datos , la cuenta se marcará como duplicada y no se vinculará. Samuel se sincronizará con ManageBac+ como un niño inscrito sin madre.
Por favor, solucione el problema de los duplicados en la consola de administración.
Escenarios comunes
Si no ve que se sincronicen los datos de un estudiante o padre/madre, exporte la información desde ManageBac+ a través de Configuración > Directorio escolar. Haga clic en los tres puntos y seleccione Exportar estudiantes y padres/madres. Puede usar la función "Buscar" en el archivo para verificar los ID de los estudiantes y las direcciones de correo electrónico.
En la mayoría de los casos, cuando un estudiante no se sincroniza, la dirección de correo electrónico ya estaba en uso (a menudo por un padre que ya figuraba en el sistema) o el estudiante ya existía en el sistema (y actualmente está archivado).
Tenga en cuenta también que ManageBac+ no acepta direcciones de correo electrónico con acentos.
(B). Un nuevo estudiante en ManageBac+
Se crea un nuevo estudiante en ManageBac+ . El estudiante se sincronizará con OpenApply como estudiante matriculado con un perfil básico.
(C). Un nuevo padre en ManageBac+
Se crea un nuevo elemento principal en ManageBac+ . Este elemento principal se sincronizará con OpenApply con un perfil básico.
Tenga en cuenta que esta cuenta principal deberá ser activada.
Notas finales :
- En ManageBac+ , todos los administradores pueden crear nuevos estudiantes o padres.
- En OpenApply , cualquier administrador con “Capacidad para crear, editar y eliminar” (consulte la página 28 para obtener más información) puede crear nuevas cuentas y cambiar el estado de los solicitantes.
3. Archivo de usuarios
Las condiciones bajo las cuales una cuenta de estudiante o padre existente puede archivarse en ManageBac+ u OpenApply .
A través ManageBac+
- Todo un grupo de alumnos de un año se archiva en ManageBac+ .
Esto es más común al graduarse.
Todos los estudiantes del curso están archivados (a través de la opción "Editar configuración del grupo "). Estos estudiantes quedarán archivados en el sistema y marcados como graduados con la fecha de archivado.
El estado de estos estudiantes se actualizará en OpenApply tras la sincronización.
- El estudiante aparece marcado como retirado en ManageBac+ .
El estado del estudiante se actualizará en OpenApply al sincronizarse.
- El padre está archivado en ManageBac+ .
En OpenApply no ocurre nada.
- El estudiante se da de baja o se gradúa en ManageBac+ . ¿Qué sucede con los padres?
Si un padre no tiene hijos activos en ManageBac+ , estos se archivan automáticamente. La cuenta del padre permanecerá activa si al menos un hijo sigue matriculado en la escuela.
Por ejemplo, si Chloe se gradúa pero su hermano menor, Samuel, sigue matriculado, sus padres conservarán sus cuentas ManageBac+ .
OpenApply no archiva la información de los padres bajo ninguna circunstancia. Al iniciar sesión en OpenApply , los padres seguirán viendo el estado de los estudiantes y tendrán acceso a cualquier formulario (por ejemplo, formularios para exalumnos) que la escuela solicite.
A través de OpenApply
- El estudiante aparece marcado como graduado en OpenApply .
Se archivan en OpenApply . Al sincronizarse, la fecha y el estado se actualizan en ManageBac+ .
- El estudiante aparece como retirado en OpenApply .
Igual que lo anterior.
4. Eliminaciones
La sincronización no admite la eliminación de usuarios.
Una vez al día, nuestro sistema comprueba si hay usuarios eliminados y, a continuación, detiene cualquier sincronización posterior entre sistemas. En otras palabras, no sincronizaremos las eliminaciones.
(A) Creé por error un estudiante en ManageBac+ que se sincronizó con OpenApply . ¿Puedo eliminar al estudiante?
Si eliminas al estudiante en ManageBac+ , no ocurrirá nada con él en OpenApply . El perfil restante simplemente se excluirá de la sincronización. (Lo mismo ocurre a la inversa).
En este caso, recomendamos eliminar al estudiante directamente en ambos sistemas.
(B) Creé un estudiante en ManageBac+ que se sincronizó con OpenApply . ¡Lo eliminé en OpenApply por accidente!
El perfil en ManageBac+ no sufrirá ningún cambio, pero quedará excluido de futuras sincronizaciones. (Lo mismo ocurre a la inversa).
Si se trató de un error y necesita volver a habilitar la sincronización, por favor, háganoslo saber y reactivaremos el flujo manualmente.
Preguntas frecuentes sobre la sincronización OpenApply y ManageBac+
Estudiantes
- Acabo de inscribir a un nuevo estudiante en OpenApply . Han pasado más de dos horas y no lo veo en ManageBac+ . ¿Qué ha pasado?
Por favor, revise la siguiente información en OpenApply :
- Tienen un nombre y apellido en su perfil.
- Tienen una dirección de correo electrónico válida y única (no utilizan el correo electrónico de sus padres).
- Tienen un carné de estudiante válido.
- Están marcados como inscritos con la fecha de inscripción actual.
- Están inscritos en un año académico que está en curso.
Si el correo electrónico o la identificación del estudiante ya se utilizan en ManageBac+ , el estudiante no se sincronizará.
- Acabo de inscribir a un nuevo estudiante en OpenApply . Se ha sincronizado con ManageBac+ , pero le falta información.
Por favor, revise cuidadosamente los campos que utiliza en sus formularios para confirmar que se trata de campos globales correctos. Si son campos personalizados, se excluirán de la sincronización.
- Acabo de inscribir a un nuevo estudiante en OpenApply . Ya se ha sincronizado con ManageBac+ , pero no ha recibido un correo electrónico de bienvenida.
Los correos electrónicos de bienvenida no se envían automáticamente. Para enviarlos, vaya a Configuración > Directorio de la escuela .
Padres
- Mis alumnos recién matriculados se sincronizaron correctamente con ManageBac+ , pero no veo que aparezcan los padres.
Solo los padres con cuentas OpenApply activadas sincronizarán sus cuentas con ManageBac+ .
- Los padres han sincronizado su cuenta con ManageBac+ , pero no han recibido un correo electrónico de bienvenida.
Los correos electrónicos de bienvenida no se envían automáticamente. Para enviarlos, vaya a Configuración > Directorio de la escuela .
- Notificaciones por correo electrónico de cambio de padres
Como medida de seguridad, ManageBac+ y OpenApply envían notificaciones de cambio de dirección de correo electrónico a todos los padres cuya dirección de correo electrónico haya cambiado.
Misceláneas
- Necesito agregar o eliminar un nivel de año.
Le ayudaremos a crear o eliminar este nuevo nivel de año. Por favor, no lo haga por su cuenta.
- ¿Cuál es la diferencia entre la activación y la verificación del correo electrónico?
Permitimos la creación de cuentas de usuario tanto en ManageBac+ como OpenApply , ya sea de forma individual o masiva, pero los usuarios no pueden iniciar sesión hasta que sus cuentas estén activadas .
Las cuentas se activan mediante un correo electrónico de bienvenida que invita al usuario a iniciar sesión y establecer su contraseña por primera vez.
Cuando un usuario inicia sesión por primera vez, le enviamos un correo electrónico de verificación a su dirección de correo electrónico para confirmar de forma independiente que dicha dirección es correcta.
Solo las cuentas verificadas tienen acceso a la plataforma de inicio de sesión único.
- ¿Puedo actualizar la información de la cuenta de forma masiva?
Sí, por supuesto. En ambos sistemas existen varias opciones para actualizar información principal de forma masiva, ya sea mediante una pantalla de edición masiva o importando un archivo CSV. Le recomendamos que se ponga en contacto con nuestro equipo de soporte para solucionar este problema.
- Marqué a un estudiante como inscrito en OpenApply y luego lo marqué como en lista de espera. Sin embargo, sigo viendo el registro en ManageBac+ .
Lamentablemente, nuestros sistemas solo sincronizarán a los estudiantes con los siguientes estados:
- matriculado
- Graduado
- Retirado
Dado que el estado "En lista de espera" en OpenApply no tiene un estado correspondiente en ManageBac+ , no se puede sincronizar. En este caso, recomendamos eliminar o archivar ManageBac+ registro de ManageBac+ hasta que el estudiante sea (posiblemente) matriculado en el futuro.