Preparando la Sincronización entre ManageBac+ y OpenApply
Aprenda cómo preparar sus cuentas de ManageBac+ y OpenApply para la sincronización revisando los requisitos clave de configuración, controles de calidad de datos y ajustes de cuenta.
Sincronizar ManageBac+ y OpenApply ayuda a las escuelas a mantener información coherente de estudiantes y familias en ambas plataformas. Antes de habilitar la sincronización, las escuelas deben confirmar que los ajustes clave y los requisitos de datos estén alineados.
Esta guía recorre los pasos de preparación necesarios para asegurar una sincronización exitosa, incluyendo la configuración de niveles escolares, comprobaciones de información estudiantil, activación de cuentas de padres y la realización de una revisión de calidad de datos.
Resumen
Esta guía está destinada a escuelas que utilizan tanto ManageBac+ como OpenApply y que se preparan para habilitar la sincronización entre ambos sistemas.
Para habilitar la sincronización con éxito, ambas plataformas deben tener configuraciones coincidentes y datos compatibles. El soporte de ManageBac+ puede ayudar a revisar su configuración mediante un análisis complementario de calidad de datos antes de la activación.
Lista de Verificación
- Los Niveles Escolares configurados en ManageBac+ y OpenApply deben coincidir en número y secuencia.
- Todos los estudiantes inscritos deben tener direcciones de correo electrónico únicas en ambos sistemas.
- Todos los estudiantes inscritos deben tener IDs de estudiante únicos en ambos sistemas.
- Las cuentas de padres en OpenApply deben estar activadas. (Padres de estudiantes inscritos.) Esto asegura que sus direcciones de correo electrónico sean únicas.
- Las cuentas en ManageBac+ y OpenApply deben estar en el mismo año académico (actual).
- El soporte de ManageBac+ proporcionará un análisis complementario de calidad de datos.
Cronograma
En promedio, recomendamos asignar de 1 a 2 semanas para confirmar los seis pasos y activar la sincronización entre ambos sistemas. Este tiempo se reduce significativamente si uno o ambos sistemas son cuentas nuevas.
Revisar la Correspondencia de Niveles Escolares
Para ManageBac
ManageBac+ > Configuración > Configuración Escolar > Grados y Niveles
- Revise los niveles escolares habilitados en ManageBac.
- Confirme que OpenApply tenga habilitados el mismo número y secuencia de niveles escolares.
- Asegúrese de que exista una correlación uno a uno entre los niveles escolares en ambos sistemas.
Para OpenApply
OpenApply > Configuración > Admisiones
Para revisar los años habilitados en OpenApply, navegue a Configuración > Admisiones > Programa.
Consejos y Mejores Prácticas
- Revise y limpie los datos de estudiantes y padres antes de solicitar la sincronización.
- Asegúrese de que las direcciones de correo electrónico y los IDs de estudiante coincidan exactamente entre ManageBac+ y OpenApply.
- Complete la transición del año académico en ambos sistemas antes de habilitar la sincronización, especialmente al inicio o final del año escolar.
Advertencias y Notas Importantes
Verificar Direcciones de Correo Electrónico y IDs de Estudiantes
Verificar Direcciones de Correo Electrónico de Estudiantes
OpenApply > Configuración > Formularios
- Confirme que el campo Correo Electrónico del Estudiante haya sido añadido a sus formularios de solicitud en OpenApply.
- Revise la configuración del campo, incluyendo la etiqueta, el estado de obligatorio, instrucciones.
- Guarde los cambios y asegúrese de que el campo esté colocado correctamente en el formulario.
Exportar y Revisar Datos de Correo Electrónico de Estudiantes
OpenApply > Configuración > Importar y Exportar
- Exporte estudiantes con los estados Inscrito, Graduado y Retirado.
- Incluya los siguientes campos en la exportación:
- Campos de Estudiante
- OpenApply ID
- Nombre
- Apellido
- Correo Electrónico
- ID de Estudiante
- Revise si hay direcciones de correo electrónico en blanco o duplicadas.
Nota Importante: Los usuarios con direcciones de correo electrónico en blanco o duplicadas serán excluidos de la sincronización.
Por favor, asegúrese de incluir a los estudiantes Archivados.
El soporte de OpenApply puede ayudar con:
- Crear direcciones de correo electrónico ficticias donde sea necesario.
- Actualizar masivamente las direcciones de correo electrónico en blanco.
- Verificar direcciones de correo electrónico duplicadas.
Exportar y Revisar IDs de Estudiantes
Los IDs de estudiantes deben ser únicos. Como buena práctica antes de habilitar la sincronización, solicitamos a las escuelas que revisen los IDs de estudiantes en sus sistemas.
Nota Importante: Para las escuelas que no usan el campo ID de Estudiante, nuestro equipo de soporte puede ayudar a generar IDs únicos y actualizar sus sistemas directamente.
Solicitamos que los IDs de estudiantes coincidan exactamente en ambos sistemas antes de habilitar la sincronización.
Activación de Cuentas de Padres
Como ManageBac+ requiere que cada padre tenga una dirección de correo electrónico única, solo los padres activados en OpenApply se sincronizarán con ManageBac+.
Verificación de Padres Activados
OpenApply > Listados > Familias > Filtro > seleccione Inscritos.
Todos los padres con un símbolo de llave junto a su nombre tienen cuentas activadas.
Este símbolo de llave también aparece junto a los nombres de los padres en el perfil del estudiante > Padres y Tutores.
Una cuenta activada significa efectivamente que el registro puede iniciar sesión, es decir, los padres pueden acceder al sistema. Puede reenviar un correo electrónico de bienvenida a cualquier cuenta activada.
Activación Masiva de Cuentas de Padres
Activar una cuenta de padre generalmente significa que el padre recibirá un correo electrónico de bienvenida invitándolo a iniciar sesión en OpenApply por primera vez.
Para la mayoría de las escuelas que habilitan la sincronización entre ManageBac+ y OpenApply, no es necesario que los padres inicien sesión en OpenApply. En este caso, puede desactivar el correo electrónico de bienvenida antes de activar las cuentas.
- Navegue a OpenApply > Configuración > Admisiones > Estado y Notificación
- Desactive la opción de Correo de Bienvenida para Padres antes de activar las cuentas si no desea que los padres reciban nuevas invitaciones de inicio de sesión.
Tenga en cuenta que cuando termine de activar las cuentas de padres, deberá volver a activar esta opción. Esto permitirá que los nuevos solicitantes y familias reciban su correo electrónico de bienvenida.
- Navegue a Listado > Familias y filtre por estudiantes inscritos
- Seleccione todas las familias relevantes.
- Seleccione Activar Cuentas de Padres.
Un símbolo de llave aparecerá junto a los nombres de los padres activados. ¡Recuerde volver a activar los correos de bienvenida para padres! (Invierte los pasos anteriores).
Año Académico Actual
Antes de habilitar la sincronización, asegúrese de que tanto ManageBac+ como OpenApply hayan hecho la transición al mismo año académico actual.
Los niveles de grado de los estudiantes deben coincidir en ambos sistemas. Por ejemplo, un estudiante listado como Grado 12 en OpenApply también debe aparecer como Grado 12 en ManageBac+.
Hay tutoriales disponibles en nuestro centro de soporte en línea y enlazados a continuación:
Análisis de Calidad de Datos
Cuando sus sistemas estén listos para revisión, contacte al soporte de ManageBac+ para solicitar un Análisis Complementario de Calidad de Datos.
Incluya la siguiente información en su solicitud:
- Nombre de la escuela
- ManageBac+ subdominio
- OpenApply subdominio
- Título de la solicitud: Análisis de Calidad de Datos MB-OA
El soporte de ManageBac+ verificará:
- Que los niveles escolares habilitados en ManageBac+ y OpenApply coincidan en número y secuencia
- Que los correos electrónicos y IDs de estudiantes coincidan en ambos sistemas
- Que las cuentas de padres estén activadas
- Que ambos sistemas estén en el año académico actual
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Preguntas Frecuentes
¿Pueden sincronizarse ManageBac+ y OpenApply si los niveles escolares no coinciden?
No. Los niveles escolares deben coincidir uno a uno en número y secuencia antes de que se pueda habilitar la sincronización.
¿Se pueden sincronizar solo algunos niveles escolares?
Se admite la sincronización parcial.
¿Se sincronizarán estudiantes con direcciones de correo electrónico duplicadas?
No. Los estudiantes y padres con direcciones de correo electrónico en blanco o duplicadas serán excluidos de la sincronización hasta que se corrijan los datos.
¿Los padres necesitan iniciar sesión en OpenApply antes de la sincronización?
Los padres no necesitan iniciar sesión activamente, pero sus cuentas en OpenApply deben estar activadas para que sus registros se sincronicen con ManageBac+.
¿Cuánto tiempo toma el proceso de preparación para la sincronización?
Las escuelas generalmente deben permitir de 2 a 3 semanas para completar las comprobaciones requeridas y preparar ambos sistemas. El tiempo puede ser menor para cuentas nuevas.
¿Qué información debo proporcionar al solicitar un Análisis de Calidad de Datos?
Incluya el nombre de su escuela, el subdominio de ManageBac+, el subdominio de OpenApply y el título de la solicitud Análisis de Calidad de Datos MB-OA.
En resumen
- Confirme que las configuraciones de ManageBac+ y OpenApply coincidan antes de habilitar la sincronización.
- Revise los datos de estudiantes, padres y año académico para prevenir problemas de sincronización.
- Complete un Análisis de Calidad de Datos con el soporte de ManageBac+ antes de poner en marcha la sincronización.
Seguir estos pasos de preparación ayuda a asegurar una experiencia de sincronización fluida entre ManageBac+ y OpenApply.