Esta guía está dirigida a los administradores ManageBac+ que necesiten ayuda con la facturación, las facturas, los métodos de pago, las órdenes de compra, los acuerdos plurianuales y los cambios de suscripción.

Tenga en cuenta que esta información se aplica a la suscripción ManageBac+ de su escuela. Si usted es padre o madre y desea obtener más información sobre las facturas escolares, comuníquese directamente con su escuela.

Descripción general

Las facturas ManageBac+ se generan anualmente según el mes de renovación de su centro educativo y se envían al contacto de facturación registrado. Esta guía explica cómo funciona la facturación, cómo enviar órdenes de compra, qué métodos de pago se aceptan y cómo se gestionan los contratos plurianuales.

También incluye información sobre contactos de facturación, recibos, número de estudiantes, pagos atrasados ​​y a quién contactar para consultas sobre suscripciones, facturación y asistencia técnica.

Conceptos clave / Novedades

• Las facturas se emiten anualmente y normalmente se envían al menos 30 días antes de la fecha de renovación.
• Las condiciones de pago estándar son a 30 días netos, lo que significa que el pago debe realizarse dentro de los 30 días posteriores a la fecha de emisión de la factura.
• Cualquier administrador puede pagar con tarjeta de crédito a través de Configuración > Facturación .
• Los centros educativos pueden enviar órdenes de compra y actualizar su contacto de facturación a través de Configuración > Facturación .
• Se ofrecen contratos plurianuales, con un 5% de descuento para pagos anticipados de dos años y un 10% de descuento para pagos anticipados de tres años.
• La facturación de algunas escuelas puede basarse en un número ajustado de estudiantes en lugar de solo en el número de cuentas activas en el sistema.

Navegación paso a paso

Pagar una factura con tarjeta de crédito

Configuración > Facturación

1. Inicie sesión en su cuenta ManageBac+ como administrador.
2. Dirígete a Configuración > Facturación .
3. Introduzca o actualice los datos de su tarjeta de crédito.
4. Si existe una factura pendiente, el pago se procesará de inmediato. Las tarjetas de crédito guardadas se cargarán en la fecha de renovación de la cuenta.

Enviar una orden de compra

Configuración > Facturación > Tarjeta de crédito > Número de pedido > Guardar cambios

1. Dirígete a Configuración > Facturación .
2. Seleccione la casilla de verificación de Tarjeta de Crédito .
3. Ingrese el número de orden de compra y cargue el archivo de la orden de compra.
4. Haz clic en Guardar cambios .
5. Si no tiene acceso a la cuenta, envíe la orden de compra por correo electrónico a invoice@managebac.com .

Actualiza la información de contacto de facturación de tu escuela.

Configuración > Facturación

1. Inicia sesión en la cuenta ManageBac+ de tu escuela.
2. Dirígete a Configuración > Facturación .
3. Actualiza los datos de contacto de facturación y guarda los cambios. Ten en cuenta que solo se permite un contacto de facturación por cuenta.

Seleccione una opción de descuento plurianual.

Configuración > Facturación > Opción de descuento > Suscribirse

1. Dirígete a Configuración > Facturación .
2. Seleccione su opción de descuento preferida.
3. Haz clic en Suscribirse .
4. Una vez confirmada la solicitud, el equipo de finanzas enviará la factura. También puede confirmar un plan plurianual enviando un correo electrónico a invoice@managebac.com .

Consejos y buenas prácticas

• Mantén actualizada tu información de contacto para facturación para que las facturas y la correspondencia relacionada con la facturación lleguen a la persona correcta.
• Al comienzo de cada año escolar, archive los datos de los estudiantes graduados, los que se dieron de baja y otros estudiantes inactivos para ayudar a evitar discrepancias en la facturación.
• Si necesita una factura anticipada, póngase en contacto con invoice@managebac.com e incluya el número de estudiantes por programa.
• Envíe las órdenes de compra y la documentación requerida del proveedor lo antes posible para evitar demoras.
• Antes de confirmar un plan con descuento, revise los beneficios y el calendario de pagos de los acuerdos plurianuales.

Advertencias y notas importantes

Preguntas frecuentes

¿Cuándo se emiten y vencen las facturas?

Las facturas se emiten anualmente según el mes de renovación y, por lo general, se envían al contacto de facturación de la escuela al menos 30 días antes de la fecha de renovación. Las condiciones de pago estándar son a 30 días netos, lo que significa que el pago vence dentro de los 30 días posteriores a la fecha de emisión de la factura.

¿Qué métodos de pago aceptan?

ManageBac+ acepta pagos con tarjeta de crédito, cheque y transferencia bancaria. Los pagos con tarjeta de crédito se pueden realizar a través de Configuración > Facturación . Las instrucciones para pagos con cheque y transferencia bancaria se incluyen en la factura. Actualmente, la transferencia bancaria solo está disponible para escuelas en China.

¿Cómo envío mi orden de compra?

Los pedidos de compra se pueden enviar a través de Configuración > Facturación. Para ello, seleccione la casilla de Tarjeta de crédito , introduzca el número de pedido, cargue el archivo y guarde los cambios. Si no tiene acceso a la cuenta, envíe el pedido de compra por correo electrónico a invoice@managebac.com .

El número de alumnos que aparece en mi factura es incorrecto. ¿Cómo puedo corregirlo?

Si detecta alguna discrepancia, póngase en contacto con invoice@managebac.com . Si el número de estudiantes es demasiado elevado, asegúrese de que los usuarios inactivos se hayan archivado antes de ponerse en contacto con el equipo. Si necesita ayuda para archivar usuarios, póngase en contacto con nosotros mediante la opción «Enviar una solicitud» .

¿Cuál es la diferencia entre el número real y el número ajustado de estudiantes?

El valor real se refiere al número de cuentas de estudiantes activas en el sistema para un servicio determinado. El valor ajustado se refiere al número de estudiantes matriculados que la escuela reporta para ese servicio. Algunas escuelas reciben la facturación en función del número ajustado, cuando no todos los estudiantes están registrados en la plataforma.

Necesito un presupuesto antes de poder pagar la factura. ¿Con quién debo ponerme en contacto?

Envíe sus solicitudes de cotización a invoice@managebac.com . El procesamiento puede tardar entre uno y dos días hábiles.

Tengo documentación que debe completarse, como un formulario W-9, una carta de proveedor único o un formulario de proveedor. ¿Con quién debo ponerme en contacto?

Envíe las solicitudes de documentación a invoice@managebac.com .

¿Cómo puedo obtener un recibo por el pago de una factura?

Los recibos se generan automáticamente entre tres y cinco días hábiles después de recibir el pago. Se envían por correo electrónico al contacto de facturación y también se publican en la página de facturación. Para las escuelas en China, se proporciona un Fapiao después de recibir el pago, una vez que se hayan facilitado el nombre oficial chino, el número de identificación fiscal y la dirección postal.

¿Cómo actualizo la información de contacto para la facturación de nuestra escuela?

Los centros educativos pueden actualizar la información de contacto para la facturación iniciando sesión y accediendo a Configuración > Facturación . Solo se permite un contacto por cuenta, y esa persona recibirá la factura inicial y la correspondencia relacionada.

¿Existen penalizaciones por pago tardío?

Sí. Las facturas con más de 30 días de retraso generan intereses de demora del 2 % mensual hasta su pago. En casos excepcionales, las cuentas con más de 60 días de retraso pueden suspenderse si la escuela no mantiene comunicación y no proporciona una fecha de pago prevista en un plazo de 10 días hábiles.

Me gustaría añadir o eliminar módulos en mi cuenta ManageBac+ . ¿Con quién debo ponerme en contacto?

Las solicitudes para modificar su suscripción pueden enviarse a sales@managebac.com .

¿Existen planes plurianuales o descuentos disponibles?

Sí. Los centros educativos que se suscriban por dos años y paguen por adelantado recibirán un 5 % de descuento. Los centros que se suscriban por tres años y paguen por adelantado recibirán un 10 % de descuento. El pago completo se debe realizar al inicio de la suscripción. Para más detalles, consulte las preguntas frecuentes sobre suscripciones plurianuales .

¿Cuándo debo realizar el pago de un plan plurianual?

Para que se aplique el descuento, el pago de un plan de dos o tres años debe recibirse en la fecha de inicio de la suscripción o antes.

¿Qué ocurre si aumenta el número de alumnos en segundo o tercer año?

Si el número de estudiantes aumenta durante el segundo o tercer año, se emitirá una factura complementaria utilizando la misma tarifa con descuento para el resto del período de suscripción.

¿Puedo seleccionar un servicio parcial para un plan plurianual y que los servicios restantes se facturen anualmente?

Sí. ManageBac+ puede respaldar un plan plurianual para un programa específico, manteniendo al mismo tiempo otros servicios con un ciclo de renovación anual.

Ya he pagado el presente año académico, pero me gustaría un plan plurianual para los próximos dos o tres años. ¿Puedo gestionarlo ahora?

Sí. Se puede emitir una factura anticipada para cubrir los próximos dos o tres años académicos. Para obtener ayuda, póngase en contacto con invoice@managebac.com .

¿Qué beneficios aporta un plan plurianual a mi escuela?

Un plan plurianual reduce los costes de las renovaciones anuales de los servicios existentes y proporciona una mayor estabilidad de precios al mantener la estructura de precios actual durante la vigencia del plan, salvo los cambios provocados por el aumento del número de estudiantes.

¿Cómo puedo suscribirme a un plan plurianual?

Puede confirmar un plan plurianual enviando un correo electrónico a invoice@managebac.com o contactando con el equipo de Ventas o Soporte. También puede seleccionar la opción de descuento en Configuración > Facturación y, a continuación, hacer clic en Suscribirse . El equipo de finanzas emitirá la factura.

¿Puedo recibir un reembolso si cancelo mi suscripción antes de que caduque?

No. Según los términos del servicio, las tarifas del servicio ManageBac+ no son reembolsables.

¿Con quién debo ponerme en contacto para consultas sobre suscripción, facturación o asistencia técnica?

Consultas sobre suscripciones: sales@managebac.com
Consultas sobre facturación: invoice@managebac.com
Consultas de soporte: Envíe una solicitud

En resumen

• La facturación ManageBac+ abarca las facturas anuales, los métodos de pago, las órdenes de compra, los ajustes en el número de estudiantes y los contactos de facturación.
• Los contratos plurianuales ofrecen precios con descuento si se pagan íntegramente al inicio del período de suscripción.
• Los centros educativos pueden gestionar las acciones de facturación clave a través de Configuración > Facturación o poniéndose en contacto con el equipo ManageBac+ correspondiente.

Utilice esta guía para gestionar sus procesos de facturación ManageBac+ , revisar las opciones de pago y comprender cómo funcionan los acuerdos plurianuales.