Les administrateurs et les enseignants autorisés peuvent prendre quotidiennement la présence en classe ou en salle de classe pour tous les élèves à partir du gestionnaire de présence.
Le Gestionnaire de présence permet aux administrateurs et aux enseignants autorisés à accéder à l'onglet d'enregistrer la présence quotidienne sans avoir à se rendre directement dans les classes ou les salles de classe.
Prise de présence quotidienne
Accédez à Statistiques > Gestionnaire de présence et sélectionnez l'onglet Classes ou Salles de classe. Choisissez l' année, la date et la période pour afficher les classes ou salles de classe, puis sélectionnez Modifier à côté de la classe ou de la salle de classe que vous souhaitez mettre à jour.
En plus de pouvoir modifier les informations ou prendre les présences quotidiennes ici, vous pouvez ajouter des commentaires en cliquant sur la bulle de dialogue à côté de chaque élève ; ces commentaires seront visibles par l’enseignant dans sa salle de classe ou sa classe principale via l’onglet « Présence ».
Envoi de rappels aux conseillers
Les utilisateurs ayant accès au Gestionnaire de présence peuvent envoyer des rappels de présence aux enseignants et conseillers pédagogiques sélectionnés via l'onglet « Courriels de rappel ». Sélectionnez le programme d'études concerné et cochez les cases correspondant aux enseignants et conseillers pédagogiques qui doivent recevoir les rappels de présence pour la classe principale.
Exportation des données de présence
Les présences en classe et en salle de classe peuvent être exportées via le menu Exporter situé en haut de l'onglet Salle de classe ou Classes. Pour chaque type de présence, quatre options d'exportation sont disponibles :
- Exporter le rapport de présence pour le niveau et la plage scolaire actuellement sélectionnés vers Excel
- Exporter le rapport de présence au format PDF pour le niveau et la tranche scolaire sélectionnés.
- Exporter les données de présence de l'ensemble de l'établissement pour la journée en cours vers Excel (le fichier sera envoyé à l'adresse électronique de l'administrateur ayant demandé l'exportation).
- Exporter les données de présence de l'ensemble de l'établissement pour la journée en PDF
Les données exportées pour l'ensemble de l'établissement concernant la présence des élèves varieront selon que la demande est effectuée dans la section « Salle de classe » ou « Cours » du Gestionnaire de présence.
Exportation des données de présence trimestrielles ou mensuelles
Utilisez les pages « Pourcentage » et « Rapports » pour exporter les données de présence sur une période supérieure à une semaine vers des feuilles de calcul Excel.
Mise à jour des présences pour une semaine
Pour mettre à jour les présences des élèves sur une semaine entière, en tenant compte à la fois de la classe principale et des cours, accédez à l'onglet « Classe principale » du Gestionnaire de présences. Sélectionnez ensuite le niveau scolaire concerné et définissez la période sur « Hebdomadaire ». Enfin, indiquez le premier jour de la semaine afin que tous les jours ouvrables soient pris en compte.
Ensuite, cliquez sur le nom d'un conseiller pour afficher la liste des étudiants qui lui sont affectés et faire apparaître le bouton Modifier.
Pour afficher la liste des cours d'un élève, cliquez sur son nom. Vous pourrez ensuite enregistrer sa présence à tous les cours et à sa classe principale, pour n'importe quel jour de la semaine, à l'aide du menu déroulant « Tout enregistrer ».
Le menu déroulant « Marquer tous les élèves » permettra de marquer la présence en classe principale pour tous les élèves ce jour-là, mais ne mettra pas à jour la présence en classe.
Retournez à l'écran précédent en utilisant la flèche blanche située en haut à gauche.
Enregistrement des présences en fin de trimestre
Pour enregistrer ou modifier les présences des étudiants par trimestre, sélectionnez l'onglet « Rapports ». Cliquez sur l' icône « Modifier » pour ajouter ou modifier les chiffres de présence du trimestre.
N'oubliez pas que si vous modifiez les chiffres d'une catégorie, ceux des autres catégories doivent également être ajustés afin de maintenir la cohérence du nombre total de jours de présence. Cliquez sur « Enregistrer les modifications » pour appliquer les valeurs modifiées des catégories.
Comment savoir quels jours un élève était absent
Pour savoir quels jours un élève était absent, accédez à Gestionnaire de présence > Pourcentage > Exporter vers Excel.
Le fichier Excel comprend un onglet « Quotidien » qui vous permettra de trouver les jours où un élève était présent ou absent de sa classe.