OneRoster CSV
Descripción
ManageBac+ permite a los administradores importar y exportar usuarios, clases, inscripciones y datos relacionados mediante una versión personalizada del estándar OneRoster 1.2 . Esta función está disponible en Configuración > Intercambio de datos e incluye informes de validación para garantizar que los datos sean correctos antes de la importación.
El estándar OneRoster es desarrollado y mantenido por IMS Global Learning Consortium y proporciona un marco para este intercambio de datos. El recurso que describe la implementación técnica se puede consultar aquí:
Especificación personalizada CSV ManageBac+ OneRoster 1.2
Exportador
En ManageBac+ la exportación se refiere al proceso de transferir datos del sistema a un formato externo, lo que permite a los usuarios compartir, realizar copias de seguridad o integrar información con otros sistemas.
Para iniciar la exportación, vaya a la pestaña Exportar en el Administrador de intercambio de datos.
Si ve el Paso 2 - Opciones de modo (BULK y DELTA), significa que otro administrador ya ha realizado una exportación. Seleccione el método de exportación deseado y haga clic en Proceder a la exportación.
Las funciones de exportación masiva y exportación incremental en ManageBac+ cumplen diferentes propósitos en la gestión de datos:
- Exportación masiva : Este proceso exporta todos los registros relevantes de una sola vez. Se suele utilizar cuando se necesita un conjunto de datos completo, como durante la configuración inicial o al migrar a un nuevo sistema. Este método garantiza que todos los datos existentes se capturen y transfieran.
- Exportación Delta : Este proceso exporta únicamente los registros que han cambiado desde la última exportación, como las entradas recién creadas, actualizadas o eliminadas. Esto ayuda a mantener los datos actualizados sin transferir el conjunto de datos completo, lo que optimiza la sincronización continua. La exportación Delta solo se puede realizar después de haber completado una exportación masiva.
Una vez que se haya hecho clic en "Proceder a la exportación", el proceso de exportación se iniciará en segundo plano y dirigirá al usuario a la pestaña "Historial de Exchange" .
Cuando haya terminado, localice su última exportación y haga clic en el botón Descargar (flecha hacia abajo) para obtener el archivo ZIP.
Revise el archivo descargado. El contenido del archivo incluirá todas las entidades y cómo están representadas en la Especificación personalizada de ManageBac+ .
Importador
Para iniciar el proceso de importación a través del Administrador de Intercambio de Datos , seleccione su archivo ZIP en la pestaña Importar .
Seleccione el archivo ZIP de OneRoster desde su computadora y cárguelo haciendo clic en Guardar .
Introduzca los campos obligatorios :
Si su archivo manifest.csv no incluye source.systemname ni source.systemcode , aparecerán dos campos debajo del área de carga para que los complete. Para obtener más detalles, consulte la sección Especificaciones del archivo > manifest.csv .
Si estos valores ya se encuentran en el archivo manifest.csv , los campos se rellenarán automáticamente y no podrá introducirlos.
Una vez configurado todo, haga clic en el botón «Proceder con la validación» en la parte inferior. Esto inicia el proceso de importación, que ejecuta las validaciones de OneRoster y ManageBac+ en segundo plano.
Solo se puede realizar una importación de OneRoster a la vez.
Compruebe el estado de la importación en la pestaña Historial de Exchange, en la parte superior. Una vez finalizada la importación, localice la última importación realizada y revise las validaciones.
Se abrirá la página del Informe de Intercambio, donde se mostrará un resumen y todos los archivos CSV cargados desde su archivo ZIP de OneRoster.
En cada pestaña CSV, los errores y las advertencias se resaltarán con los colores correspondientes dentro de las celdas donde existan los problemas.
Hay tres pestañas, siendo "Inválido" la pestaña seleccionada por defecto:
Válido : contiene todas las filas sin advertencias ni fallos de validación.
Advertencia : contiene todas las filas con al menos una advertencia.
Inválido : contiene todas las filas con al menos un valor inválido.
Para comprender el mensaje asociado a la advertencia o invalidación, haga clic para expandir la información de la fila:
Las advertencias indican posibles problemas que no impiden la importación. Los administradores pueden optar por ignorarlas o realizar ajustes, según el contexto.
Los registros no válidos no cumplen con los requisitos funcionales y la importación no puede continuar.
Tras solucionar todos los problemas que provocaron la invalidación, realice una nueva importación utilizando el archivo ZIP actualizado.
Entidades de datos
La tabla que aparece a continuación ilustra cómo las diferentes entidades ManageBac+ se corresponden con las entidades de OneRoster 1.2 y los archivos CSV, lo que garantiza un intercambio de datos sin problemas y tiene en cuenta las variaciones en los modelos de datos.
| OneRoster 1.2 Entidad(es) | Entidad ManageBac+ | Archivo(s) CSV de OneRoster |
| Organizaciones -> Distrito | n / A | organizaciones |
| Organizaciones -> Escuela | Escuela | organizaciones |
| Organizaciones -> Extensión del programa | Programas | organizaciones |
| Sesiones académicas -> Año escolar | Años académicos | sesiones académicas |
| Cursos | Grupos temáticos | cursos |
| Cursos -> Asignaturas | Temas | cursos |
| Clases | Clases | clases |
| Usuarios, Roles -> Estudiante, Datos demográficos | Estudiantes | usuarios, roles, datos demográficos |
| Usuarios, Roles -> Profesor | profesores | usuarios, roles |
| Usuarios, Roles -> Padre | Padres | usuarios, roles |
| Usuarios, Roles -> Administrador | Administradores | usuarios, roles |
| Usuarios -> Agentes | Relación padre/hijo | usuarios |
| Inscripciones | Membresías de clase | inscripciones |
Por ejemplo, un estudiante ManageBac+ corresponde a un usuario de OneRoster con el rol "Estudiante". En OneRoster, los usuarios y los roles se definen en users.csv y roles.csv , respectivamente.
El gestor de intercambio de datos solo actualiza los registros mencionados anteriormente y no modifica ningún otro dato.
Importación Delta vs. Importación a granel
Una distinción clave en el proceso de intercambio de datos es la diferencia entre una importación incremental y una importación masiva .
- Importación Delta :
- Busca coincidencias y actualiza los registros existentes ManageBac+ .
- Crea nuevos registros si aún no existen.
- Deja sin cambios los registros que no están incluidos en los datos de origen .
- Importación a granel :
- Realiza las mismas acciones que una importación delta (coincidencia, actualización y creación de registros).
- Además, archiva cualquier registro activo en ManageBac+ que no esté presente en los datos de origen.
- Por ejemplo, si una asignatura como "Biología IB" está activa en ManageBac+ pero no figura en los datos de origen, se archivará una vez procesada la importación.
En resumen, una importación masiva no solo crea y actualiza registros a partir de los datos de origen, sino que también archiva cualquier registro que falte en ellos.
Si realiza una importación masiva durante una transición de año académico , tenga en cuenta que OneRoster no incluye los grupos de año , por lo que estos deben gestionarse por separado.
Coincidencia de registros en la importación
Durante las importaciones tanto incrementales como masivas, ManageBac+ utiliza dos estrategias principales para hacer coincidir los registros de los datos de origen con los del sistema:
- Si un sourcedId se ha utilizado previamente, se compara directamente con el registro correspondiente mediante el método de comparación descrito en el siguiente punto.
- Si la coincidencia por sourcedIds no está disponible o es el primer encuentro, la siguiente tabla describe la estrategia de coincidencia para cada entidad:
| Entidad | Columna de origen (O) | Coincide con (MB) |
| Escuela | orgs.types == "school" | Coincidido con la escuela actual (solo 1 registro) |
| Programa | orgs.sourcedId , que coincide con el sufijo después del primer guion bajo. | Coincide con el código del programa (es decir, abc-dedf_diploma es el Diploma del IB ) |
| Sesiones académicas | SesionesAcadémicas.FechaInicio , SesionesAcadémicas.FechaFin | Coincide con las fechas de inicio y fin del año/trimestre. |
| Cursos | cursos.título | Coincidencia con el título del grupo temático |
| Temas | cursos.materias[] | Cada cadena en la matriz se corresponde con el título del asunto. |
| Clases | clases.classCode | Coincide con el ID de clase |
| Usuarios | usuarios.nombredeusuario | Coincidido con el correo electrónico del estudiante/profesor/padre |
Preguntas frecuentes
Pregunta: ¿Qué es OneRoster y por qué ManageBac+ utiliza una especificación personalizada del mismo?
OneRoster es una especificación ampliamente adoptada, desarrollada por el IMS Global Learning Consortium para estandarizar el intercambio de datos educativos, como información de estudiantes, datos de cursos e inscripciones, entre diferentes sistemas. La implementación de OneRoster 1.2 ManageBac+ utiliza una especificación personalizada, denominada "Dialecto OneRoster ManageBac+ " (Dialecto MB OR), debido a que el modelo de datos de la especificación base de OneRoster difiere de los requisitos funcionales de ManageBac+ . Esta personalización permite ManageBac+ importar y exportar registros de forma que se ajuste a su estructura de datos y funcionalidades internas.
Pregunta: ¿Qué archivos se incluyen en una importación/exportación ManageBac+ OneRoster y cuáles son obligatorios?
Los datos ManageBac+ OneRoster se intercambian como un archivo ZIP que contiene archivos CSV. El archivo manifest.csv es obligatorio. Los siguientes archivos son opcionales, pero deben estar presentes en el archivo comprimido si se incluyen sus entidades correspondientes: academicSessions.csv, orgs.csv, courses.csv, classes.csv, roles.csv, users.csv, enrollments.csv y demographics.csv. Tenga en cuenta que los archivos opcionales vacíos deben contener los encabezados de columna requeridos.
Pregunta: ¿Qué columnas necesita cada archivo y cuáles son los valores válidos?
Estos detalles se proporcionan en el recurso que describe la implementación técnica, al que se puede hacer referencia aquí:
Especificación personalizada CSV ManageBac+ OneRoster 1.2
Pregunta: ¿Cuáles son las reglas de validación para importar datos de OneRoster a ManageBac+ ?
ManageBac+ aplica varias validaciones universales a todos los archivos CSV importados. Los resultados de estas validaciones se muestran en la pestaña Historial de intercambio de datos. Cada entidad tiene un conjunto de validaciones, cuyos detalles se proporcionan en el recurso que describe la implementación técnica, al que se puede acceder aquí:
Especificación personalizada CSV ManageBac+ OneRoster 1.2
Pregunta: ¿Cuáles son las diferencias y las posibles incompatibilidades al intercambiar datos entre ManageBac+ y otros sistemas compatibles con OneRoster 1.2?
Al exportar datos de ManageBac+ a un sistema de terceros que implementa OneRoster 1.2 estándar, la exportación suele ser compatible. ManageBac+ incluye columnas de metadatos adicionales en archivos como Usuarios, Cursos y Clases, que normalmente el sistema receptor puede ignorar.
Sin embargo, al importar datos de un sistema de terceros a ManageBac+ , es necesario cumplir ciertos requisitos debido a las especificaciones personalizadas de ManageBac+ . Por ejemplo, las clases y los cursos deben estar asociados a organizaciones de un tipo específico (ext:program), y es posible que se requieran columnas meta adicionales en los archivos de usuario, curso y clase. Las sesiones académicas también presentan un cumplimiento parcial al importarlas.
Pregunta: ¿Cuál es la diferencia entre una exportación masiva y una exportación incremental en ManageBac+ Data Exchange Manager? Una exportación masiva exporta todos los datos seleccionados, proporcionando una instantánea completa de la información actual en ManageBac+ . Normalmente, esta se realiza como la exportación inicial. Una exportación incremental, por otro lado, solo exporta los cambios (adiciones, modificaciones y eliminaciones) que se hayan producido desde la última exportación masiva exitosa. Para realizar una exportación incremental, debe haber completado al menos una exportación masiva previamente.
Pregunta: ¿Dónde especifico el nombre y el código del sistema de origen al importar un archivo ZIP de OneRoster a ManageBac+ ?
ManageBac+ requiere los campos source.systemname y source.systemcode para identificar el origen de los datos de OneRoster, especialmente al importar datos de varios sistemas de información estudiantil. Si estos campos no están incluidos en su archivo manifest.csv, se le solicitará que los ingrese manualmente después de cargar el archivo ZIP en el Administrador de Intercambio de Datos. Estos valores deben ser consistentes en todas las importaciones desde el mismo sistema de origen.
Pregunta: ¿Por qué no puedo seleccionar el método Delta para mi exportación?
Respuesta: Para habilitar el método Delta, debe completar su primera exportación masiva. Una vez finalizada la exportación masiva inicial, el método Delta estará disponible. El método Delta exporta los cambios realizados desde la última exportación masiva completa.
Pregunta: ¿Dónde indico los grupos de años en la especificación personalizada OneRoster de ManageBac+ ?
Respuesta: Actualmente, la función de Grupos por Año no está disponible, aunque estamos explorando la posibilidad de colaborar con OneRoster para implementar las extensiones necesarias que cumplan con los requisitos de funcionalidad de ManagaBac. Se recomienda gestionar la pertenencia a los Grupos por Año a través de Configuración -> Lista de alumnos -> Membresías.
Pregunta: ¿Qué significa el estado que aparece en la página Historial de intercambios?
Respuesta: ManageBac+ tiene cuatro estados diferentes con las siguientes explicaciones:
Programado : Esto significa que el sistema ha programado correctamente la importación y la ha puesto en cola para que comience más tarde. Cuando comience, pasará al estado de Procesamiento.
Procesando : Esto significa que el sistema está trabajando en segundo plano en la tarea de exportación o importación. Es temporal y cambiará a uno de los estados que se indican a continuación.
Error : Si aparece este estado, significa que la tarea en segundo plano no se pudo completar. Para errores de exportación, póngase en contacto con el equipo de soporte ManageBac+ ( Enviar una solicitud ). Para errores de importación, haga clic en el icono del ojo para abrir la página de vista de informe, compruebe los errores de validación y corríjalos para la próxima importación.
Éxito : Esto significa que la tarea se completó sin errores.