Importante
Completar la transición de su colegio en ManageBac+ es un paso vital para mantener la calidad de sus datos año tras año. Los Administradores del colegio son los encargados de completar anualmente esta transición. Por favor, siga los pasos descritos a continuación, y considere las recomendaciones pre-transición y post-transición para mantener su cuenta en condición óptima.
Transición de la Cuenta del Colegio en ManageBac+
- Si su cuenta está integrada con otros sistemas como SIS, OpenApply, iSAMS, etc., con las cuentas de esos usuarios originadas en esos sistemas, se recomienda completar la transición de esas cuentas primero (ej. actualizar el nivel del grado del alumno o archivar usuarios) antes de hacer la transición de ManageBac+.
- Si su colegio está registrado en Cursos Online de Pamoja, necesitará hacer la transición de sus grupos de año antes de poder enviar la solicitud de su nuevo curso.
Introducción a la Transición
¿Por qué necesitamos completar la transición de nuestro colegio en ManageBac+? Necesitará completar la transición de su cuenta ManageBac+ para configurar periodos académicos y vacaciones cada año, pasar alumnos a un grado superior, revisar cambios en temas o currículo, añadir o eliminar miembros del centro y mantener datos históricos.
¿Cómo podemos usar esta guía para nuestra transición? Aquí facilitamos una serie de prácticas recomendadas y recursos para que su equipo administrativo pueda completar la transición de su cuenta con el método que mejor se adapte a sus necesidades.
¿Quién debería estar involucrado en la Transición?
¿Quién puede completar la transición de la cuenta ManageBac+? Cualquier usuario de tipo Administrador puede completar todos los pasos de la lista de control.
¿Quiénes son las personas recomendadas para completar la transición? Recomendamos que sea su Director Técnico, Coordinadores IB o de Programa, o el Administrador responsable de su cuenta ManageBac+.
¿La transición debe completarse por una persona? Dependiendo del tamaño de su colegio y el número de programas y servicios que usan, es posible que la mejor opción sea que un solo administrador realice la transición completa, o incluso un administrador por programa académico. Si, por ejemplo, sus programas PD, PAI y PEP van a hacer la transición en fechas distintas, o quizás su colegio de Primaria y Secundaria se encuentran en campus diferentes y sus necesidades son distintas, en estos casos los pasos pueden completarse en fechas diferentes y por usuarios distintos.
¿Se requiere que los usuarios hagan algo durante la transición, como modificar su cuenta personal? No, no se requiere participación por parte de la comunidad del colegio. Una vez la transición se ha completado, los Alumnos y Padres tendrán acceso a sus nuevas clases y grupos de años, y los Profesores encontrarán sus unidades, tareas y recursos disponibles en su banco de recursos. Por favor revise nuestra guía acerca del nuevo año académico para profesores.
¿Cuándo es es el mejor momento y cuánto se tarda?
¿Cada cuánto debe hacerse la transición? El colegio debe completar la transición una vez por año académico.
¿Cuándo se recomienda hacer la transición? Bien al final del año académico actual, al principio de su nuevo año académico, o en algún momento entremedio. Un periodo con menor uso del portal ManageBac+ sería ideal, para evitar confundir a los usuarios, que podrían notar cambios en sus clases, grupos de años o permisos.
¿Cuánto tarda en completarse la transición? El tiempo variará dependiendo del tamaño de su colegio (número de usuarios), integraciones (¿necesita considerar la sincronización con otros servicios?), servicios que están utilizando (Asistencia, Reportes) y el número de programas (PD, PAI, PEP, no IB, etc.). Generalmente recomendamos reservar unos días antes del comienzo de las clases para realizar los pasos de la transición y revisar permisos de usuarios y tareas de clases una vez completado.
Ayuda y Recursos para la Transición
Seminarios Web
Vea seminarios web grabados o regístrese para próximos seminarios. Seminarios web sobre la transición se organizan cada Jun-Sep y Nov-Ene para adaptarse a los horarios de los hemisferios Norte y Sur.
Talleres
Regístrese en los talleres de la Academia de Formación ManageBac+ para participar en experiencias prácticas en vivo. Las sesiones recomendadas de mayo "Limpieza de Datos & Gestión de Registros", y julio, "Gestión de Integraciones y Horarios", contarán con conferenciantes invitados de los colegios ManageBac+.
Soporte
Por favor, envíe una solicitud de soporte con cualquier pregunta o para contactar con su administrador de cuenta directamente.
Listado de Pasos para su Comprobación
Recomendado
¿Ha completado la transición de una cuenta anteriormente? ¿Está buscando simplemente un repaso? El listado de pasos y la guía siguiente le servirá como recordatorio de los pasos clave y prácticas recomendadas.
Listado de Control para la Transición
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Revise Opciones del Programa
A. Añada Periodos Académicos -
Revise Accesos Requeridos
A. Bloquee ManageBac+ / B. Archive Alumnos Graduados y Transferidos / C. Añada Alumnos de Nuevo Registro -
Configure Requisitos de Clases
A. Revise Asignaturas, Opciones y Niveles / B. Revise Estándares, Alcance y Secuencia / C. Inicie la Transición o Archive Clases Existentes / D. Cree Clases Nuevas -
Añada el Calendario de su Colegio
A. Configure Vacaciones / B. Configure Periodos / C. Importe Horarios / D. Añada Fechas de Entrega en Grupos de Año -
Actualice los Miembros de Clase & Tutoría
A. Añada Alumnos y Profesores a Clases / B. Asigne Alumnos a Asesores / C. Genere Horarios -
¡Dé Acceso a su Comunidad!
A. Desbloquee ManageBac+ / B. Envíe E-mails de Bienvenida
Guía Paso a Paso para la Transición
Recomendado
Para los usuarios que realizan la transición en ManageBac+ por primera vez, o para alguien buscando ayuda con el proceso, es recomendable seguir completos los pasos 1-6 siguientes.
Paso 1. Revise las Opciones de Programa
1A. Añada Periodos Académicos
Configure su nuevo Año Académico para cada programa del colegio. Navegue a Ajustes > Periodos Académicos > Seleccione su Programa > pulse sobre Agregar año académico.
Establezca las fechas de inicio y fin del periodo, asegurándose de que no se solapan. Las fechas de los periodos se utilizan para agrupar las tareas y las calificaciones dentro de cada clase. Se recomienda que estas fechas sean continuas (es decir, que incluyan las vacaciones escolares para evitar espacios entre periodos).
Asegúrese de configurar las fechas de los periodos académicos para cada programa académico utilizado en el colegio.
Importante
El año académico 2022-23 no aparecerá como "Actual" hasta el inicio del primer periodo académico. Cuando el nuevo año académico se convierta en "Actual", las tareas que estén dentro de esas fechas se mostrarán en el plan de las unidades y sus ajustes de asistencia para el año académico 2022-2023 entrarán en vigor.
Paso 2. Revise Accesos de Cuenta
2A. Bloquee el Acceso de ManageBac+ a Alumnos y Padres
Omita el paso 2A si no desea prevenir que Alumnos & Padres accedan mientras las listas de clase y los tutores son finalizados.
Es recomendable bloquear el acceso a ManageBac+ para alumnos y padres mientras completa el resto de pasos de la transición.
Esto es posible desde Ajustes > Seguridad & Permisos > General.
Aquí, marque la casilla "Impedir el acceso a ManageBac+ para alumnos y padres hasta" y elija la fecha de desbloqueo. Asegúrese de Guardar Cambios en la parte inferior de la página.
Si el acceso se ha bloqueado, alumnos y padres verán un mensaje indicando que su cuenta ha sido bloqueada temporalmente en preparación al siguiente año académico. La fecha de desbloqueo se les indicará para informarles de cuándo podrán conectarse de nuevo (vea arriba).
2B. Archive Grupo de Año Graduado & Pase Alumnos al Curso Siguiente
Cuando configure las actualizaciones de curso, se recomienda realizar la transición desde su curso más alto, continuando hacia abajo hasta su curso más bajo, para evitar mezclar alumnos.
Por lo tanto, es posible que quiera comenzar por archivar su grupo de año graduado en primer lugar. Si aún desea permitir que sus usuarios de PD2 accedan a su cuenta ManageBac+, puede omitir el archivo de este grupo de año en este momento.
I. Transición Grupos de Año IB PD, POP & PAI
Realice la transición de los grupos de año para cada programa, comenzando por el programa más alto (ej. IB Diploma). Archive los grupos de año graduados que dejan el colegio y pase los grupos de años inferiores al año siguiente.
- Seleccione el programa.
- Archive el grupo de año graduado.
- Pase grupos de año inferiores al año siguiente.
- Personalice el nombre del Grupo de Año (opcional).
- Pulse sobre Guardar Cambios para completar la transición.
Nota: solo archive los grupos de año graduados que no continúen. Grupos de año PAI que pasan a Diploma (ej. MYP5 a PD1) deben pasarse al siguiente nivel por medio de la pestaña IB Middle Years como se muestra a continuación:
Nota Importante:
Los pasos anteriores para realizar la transición pasarán al grupo de año entero a un nivel superior, junto con sus alumnos y recursos del grupo de año (ej. mensajes, archivos, eventos y fechas de entrega publicadas en el calendario del grupo de año). Si solo desea pasar a los alumnos a un nivel superior, manteniendo los recursos en el mismo curso en el que estaban el año anterior, por favor, vea la guía en III. Transición para otros Programas de grupos de año más abajo.
Grupos de año archivados pueden encontrarse en Grupos de Año > Mostrar Grupos Archivados y contienen toda la información en Servicio de Aprendizaje (SL) y Proyectos de Aprendizaje (PBL) de los alumnos archivados.
II. Transición de Grupos de Año IB PEP
Cree el Grupo de Año nuevo en el programa académico superior a PEP (ej. IB PAI) desde Grupos de Año > Ver todos los grupos de año > Agregar un nuevo grupo de año:
A continuación, pase los alumnos graduados en PEP al nuevo grupo de año PAI que ha creado desde Ajustes > Directorio del Colegio > Membresías. En esta página puede también pasar los alumnos PEP restantes al siguiente nivel (vea a continuación).
Para ello, seleccione alumnos por grado desde la columna ubicada a la izquierda "Alumnos Disponibles" y pase alumnos hacia el grupo de año correcto en la columna de la derecha. Puede pasar alumnos hacia múltiples grupos de año a la vez, pulse sobre Confirmar para guardar los cambios.
Nota:
Es importante transferir alumnos empezando desde el nivel más alto primero. Por ejemplo, si su PEP include grados 1-5, pase los alumnos en el siguiente orden:
- Primero, PEP Grado 5 > PAI Grado 6
- Siguiente PEP Grado 4 > PEP Grado 5
- Siguiente PEP Grado 3 > PEP Grado 4
- Siguiente PEP Grado 2 > PEP Grado 3
- Siguiente PEP Grado 1 > PEP Grado 2
III. Transición del Resto de Programas de Grupo de Año
Alumnos en el resto de programas académicos pueden pasarse al siguiente curso desde Ajustes > Directorio del colegio > Membresías.
Esta página muestra 2 columnas: "Alumnos Disponibles" (a la izquierda) donde puede seleccionar alumnos por grado o Tutoría. "Administrar sus Alumnos" (a la derecha) es donde puede añadir o eliminar alumnos en Grupos de año, Clases o Grupos.
To move students up a year level here, first In the screenshot below, for example, here students are being moved up from IGCSE Year 10 into Diploma Year 1.
2C. Añadir Alumnos de Reciente Matriculación
Si su colegio tiene activada la sincronización OpenApply-ManageBac+, omita este paso ya que los nuevos alumnos se sincronizarán desde OpenApply a ManageBac+, mientras que los alumnos marcados como graduados se archivarán en ManageBac+.
Cree cuentas para los nuevos alumnos. Consulte nuestros tutoriales sobre cómo añadir alumnos mediante Importación en grupo o Individualmente:
Añadir usuarios mediante Importación en Grupo
Añadir usuarios individualmente
Paso 3. Configurar los Requisitos de Clase
3A. Revisar Asignaturas, Fases y Niveles
Para establecer las asignaturas que su colegio ofrecerá para el nuevo curso, vaya a Ajustes > Seleccione su programa (por ejemplo, IB Primary Years) > Asignaturas.
A través de Asignaturas, puede activar sus asignaturas así como añadir asignaturas adicionales/personalizadas que su colegio ofrezca. Agregar nuevo grupo de asignatura le permite crear una categoría de asignaturas en la que se pueden añadir varias asignaturas. Por ejemplo, Grupo de asignaturas = Ciencias, Asignaturas = Biología, Química, Física.
Agregar asignatura le permite añadir las asignaturas personalizadas que desee.
Después de seleccionar/añadir asignaturas, asegúrese de pulsar sobre Guardar cambios en la parte inferior de la página.
Nota: Sólo podrá crear clases en aquellas asignaturas que estén habilitadas en su cuenta.
Asignaturas del IB PEP
Para el IB PEP, a través de Asignaturas pulse sobre Editar, especifique las líneas de asignatura, si están configuradas por fases o años, y cada fase o nivel de año para el que deben estar habilitadas.
Niveles de Asignaturas del PAI
Opciones y Niveles de las Asignaturas del IB PD
Vaya a Ajustes > IB Diploma > Asignaturas > Opciones y niveles, para especificar las opciones (por ejemplo, ab initio) y los niveles (por ejemplo, SL) de sus asignaturas.
Nota: Si su colegio ofrece el Diploma del IB en más de una lengua de trabajo, también puede especificar las lenguas para asignaturas individuales.
Plan de Currículo (EE.UU., Reino Unido, no IB)
En Opciones y Niveles, especifique las opciones (por ejemplo, Troncales) y los niveles (por ejemplo, Extendido) de sus asignaturas.
3B. Revisar los Estándares y el Alcance y Secuencia
Puede ajustar los estándares (y el Alcance y Secuencia en el IB PEP) configurados en su colegio en cualquier etapa del año, sin embargo, durante la transición suele ser un buen momento para hacer esto, especialmente si está considerando hacer una revisión en profundidad del nuevo año académico.
Puede importar directamente grupos de estándares de la base de datos de Faria (con más de 600 grupos de estándares) o solicitar una importación personalizada a través de Ajustes > Seleccione un programa > Currículo > Estándares. Para más información, consulte Añadir Estándares como Administrador.
3C. Transición o Archivación de las Clases Existentes
El siguiente paso es la transición de sus clases para cada programa y asignatura. ManageBac+ está diseñado para que todas las clases tengan una duración determinada, ya que están vinculadas a términos académicos y se archivan una vez completadas. ManageBac+ soporta los siguientes 4 tipos de transición:
- Archivar y recrear clases desde cero
- Archivar y duplicar en el grado siguiente
- Archivar y duplicar en el grado existente
- Transición de clases al curso siguiente (para clases de 2 años de IB PD, IB PC, IGCSE y A-levels)
Es posible utilizar ciertos tipos de transición para algunas clases pero no para otras. Por favor, vea nuestro video tutorial y revise los siguientes pasos para entender mejor qué tipo es el mejor para la transición de las clases en su colegio.
Opción 1: Archivar y Recrear Clases Desde Cero
Esta opción puede utilizarse para archivar clases en bloque y volver a crear clases desde cero.
Escenarios en los que puede desear archivar en bloque todas las clases y empezar de cero:
- Si desea hacer borrón y cuenta nueva cada año.
- Si no desea que los mensajes, archivos o listas de alumnos sean los mismos el próximo año, y ya tiene una lista de nuevas clases que desea añadir desde otro sistema de información de alumnos.
- Si desea cambiar las asignaturas o el número de clases ofrecidas.
Vaya a Clases > Ver todas las clases > Administrar clases:
- Seleccione el programa académico
- Archive clases individuales o seleccione la casilla Archivar en la parte superior para archivar todas.
- Pulse sobre Guardar cambios en la parte inferior de la página para procesar.
Repita los pasos 1-3 con el siguiente programa académico.
Una vez archivadas las clases, deberá crear nuevas clases a través de Clases > Ver todas las clases > Administrador de clases > Importar clases. Vea nuestro tutorial aquí sobre la creación de clases a través de Importación Masiva:
Opción 2: Archivar y Duplicar Clases en el Grado Siguiente
Esta opción archiva las clases existentes para preservar los datos históricos, y crea una nueva versión de cada clase en el grado superior. Esta opción se utiliza mejor para clases que no son PD ni IGCSE y que continuarán con los mismos alumnos el próximo año.
Ejemplo: Una clase de dos años de Biología en Secundaria puede elegir duplicar los mensajes, archivos y configuraciones de la clase del Año 1 al Año 2. Archivar y duplicar en el siguiente grado archivará todos los datos de la clase del Año 1 y creará una nueva clase de la misma asignatura en el grado superior, con la opción de transferir mensajes, archivos y alumnos de la clase del Año 1 a la del Año 2.
Primero archive las clases de nivel superior del programa a través de Clases > Ver todas las clases > Administrar clases.
- Seleccione su programa
- Filtre por el nivel más alto del año
- Archivar todas las clases
- Guardar cambios
A continuación, realice la transición de las clases de nivel inferior accediendo a Clases > Ver todas las clases > Administrador de clases > Transicionar clases:
- Seleccione el Programa.
- Seleccione Archivar y duplicar en el siguiente grado.
- Seleccione la Asignatura.
- Seleccione la Clase
- Confirme los periodos académicos de inicio y fin de las clases recién creadas. Las clases PD pueden durar hasta dos años, mientras que el resto de clases sólo pueden durar un año.
- Añada un ID de clase único para cada clase (se recomienda encarecidamente, ya que le permitirá más tarde asignar alumnos a las clases de forma masiva).
- Marque la casilla Discusiones si desea reutilizar los mensajes de la clase actual en la clase recién creada.
- Marque la casilla Archivos si desea reutilizar los archivos de la clase actual en la nueva clase creada.
- Marque las casillas de Alumnos para utilizar la misma lista de alumnos de las clases actuales.
- Si el profesor asignado será diferente en la nueva clase, seleccione un nuevo profesor en el desplegable Profesor.
Repita estos pasos para cada asignatura del programa.
Opción 3: Archivar y Duplicar Clases en el Grado Existente
Esta opción archiva sus clases existentes para preservar los datos históricos, y crea una nueva versión de cada clase en el mismo grado. Esta es la forma más rápida de copiar las clases de este año en el año siguiente y se utiliza mejor para los programas en los que las clases ofrecidas en cada nivel de año son prácticamente las mismas cada año.
Ejemplo: Si las clases de Diseño de 9º curso del PAI del año pasado se ofrecen de nuevo en 9º curso el año que viene, archivar y duplicar la clase le permitirá archivar la clase antigua y crear una copia manteniendo los mismos mensajes, archivos y ajustes de clase.
En esta opción, no tiene que crear ninguna clase nueva si está satisfecho con su estructura de clases actual, ya que todas las clases seleccionadas se duplicarán en sus niveles de grado existentes.
Vaya a Clases > Ver todas las clases > Administrador de clases > Clases de transición.
- Seleccione el Programa.
- Seleccione Archivar y duplicar en el grado existente.
- Seleccione la Asignatura.
- Seleccione la Clase
- Seleccione los Periodos Académicos de Inicio y Fin para las clases recién creadas.
- Añada un ID de clase único para cada clase (se recomienda encarecidamente, ya que le permitirá asignar posteriormente alumnos a las clases de forma masiva).
- Marque la casilla Discusiones si desea copiar los mensajes en la clase del próximo año.
- Marque la casilla Archivos si desea copiar los archivos en la clase del próximo año.
- Si el profesor asignado será diferente en la nueva clase, seleccione un nuevo profesor en el desplegable Profesor.
Repita estos pasos para cada asignatura a través del desplegable Asignatura
Opción 4: Clases de Transición al Curso Siguiente (para clases de 2 años)
Esta opción es para clases de dos años, en las que las listas de clase siguen siendo las mismas del año 1 al año 2, como suele ser el caso de las clases de Diploma e IGCSE del año 1 que pasan al año 2.
Ejemplo: Si DP English Language & Literature es un curso de dos años, la clase no debe archivarse después del primer año. Utilice 'Transition Classes to the Next Year' (Transición de clases al siguiente año) para subir las clases un año, asegurándose de que todo el trabajo de los alumnos y los datos de la clase permanecen con la clase mientras se mueve.
Instrucciones:
- Archivar clases anteriores del 2° año.
- Exportar clases anteriores del 1er año a una plantilla CSV y guardar.
- Transición de clases del 1er año al 2° año.
- Cree nuevas clases del 1er año utilizando la exportación a Excel.
I. Archivar Clases Previas del 2° Año
En primer lugar, archive las clases de 2° año del IB PD, IB PC o IGCSE del año anterior, ya que estas clases han finalizado, a través de Clases > Ver todas las clases > Administrar clases.
- Seleccione el programa (IB Diploma, IB Career-related o IGCSE).
- Seleccione el nivel de año más alto (DP-2 o IGCSE-2).
- Marque la casilla Archivar en la parte superior para seleccionar todo y guarde cambios.
Cómo resolver los mensajes de error:
El ID de clase ya existe: Aparece si otra clase (activa o archivada) tiene el mismo ID de clase. Elimine o actualice el ID de la clase para que sea único e inténtelo de nuevo.
Los periodos de clase deben estar en el mismo año o en el siguiente: Edite los términos de la clase para que comiencen y terminen dentro del año académico anterior o siguiente.
II. Exportar Clases Anteriores de 1er Año a Plantilla CSV (formato archivo Excel)
Navegue a Clases > Ver todas las Clases:
- Filtre por Diploma o IGCSE.
- Filtre por 1er año.
- Pulse sobre Exportar y seleccione Exportar a plantilla CSV.
Guarde el archivo de exportación en su ordenador y continúe con el siguiente paso.
III. Transición de Clases de 1er Año a 2° Año
Vaya a Clases > Ver todas las clases > Administrador de clases > Transicionar clases para subir un curso las clases de nivel inferior.
- Seleccione el Programa.
- Seleccione Transicionar clases al próximo año (para cursos de 2 años).
- Seleccione la Asignatura.
- Seleccione las Clases PD1 que desea pasar a PD2.
- Asegúrese de que el Periodo final es el último periodo del año académico.
- Añada/elimine Profesores según sea necesario.
- Pulse sobre Guardar cambios.
Repita estos pasos para cada asignatura.
IV. Crear Nuevas Clases de 1er Año
El último paso para la transición de programas de 2 años es crear nuevas clases de 1er año.
1. Vaya a Clases > Ver todas las clases > Administrador de clases > Importar clases.
2. Seleccione su programa (Diploma o IGCSEs).
3. Para importar las clases de 1er Año del año anterior, abra la exportación CSV del Paso 2 (ver más abajo).
4. Añada o elimine clases según sea necesario para que coincida con la configuración de las clases entrantes de Year-1. Asegúrese de añadir todos los campos obligatorios: Año, Grupo de asignaturas, Asignatura, Nivel. El ID de clase no es obligatorio pero se recomienda encarecidamente.
5. Una vez añadidos todos los datos de las clases, guarde el archivo en formato CSV y cárguelo a través de la página Importar Clases.
Si prefiere no volver a importar las clases del 1er Año del año anterior, también puede crear nuevas clases desde cero siguiendo nuestra guía sobre la importación de clases:
3C. Creación de Nuevas Clases de Nivel Inferior
A medida que hemos ido descendiendo desde las clases del grado más alto (que archivamos), y cada grado por debajo de éste (que o bien subimos de grado o recreamos en el grado existente), es probable que le queden algunos escenarios:
- Si su colegio sólo tiene PD, y siguió el punto 5B-4 anterior sobre la creación de nuevas clases PD 1, ya debería tener todas las clases creadas y puede omitir este paso.
- Si eligió Archivar y Duplicar en el nivel de grado existente para su nivel de grado más bajo, es posible que ya tenga todas las clases que necesita y puede omitir este paso.
- Si elige Archivar en grupo y empezar desde cero, o Archivar y duplicar en el siguiente nivel de grado para sus clases del nivel de grado más bajo, todavía tendrá que crear las clases del nivel de grado más bajo, como para el PAI 1 o el PEP 1. Consulte las guías siguientes:
Paso 4. Añada el Calendario de su Centro
Omita el Paso 4 si su colegio no está suscrito al módulo de Asistencia en ManageBac+.
4A. Configurar las Vacaciones
Vaya a Ajustes > Asistencia y calendario > Programa - nivel para configurar los ajustes de asistencia de cada uno de los programas de su centro educativo.
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Seleccione el programa.
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Seleccione el Año Académico.
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Establezca el horario de asistencia en días laborables o en un ciclo de rotación personalizado (por ejemplo, 10 días). Si lo desea, puede incluir las vacaciones en su rotación.
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Seleccione las Categorías que los profesores pueden seleccionar, incluyendo Retrasos, Salud, Código de Vestimenta, etc.
- Personalice las Categorías para cambiar los colores y las etiquetas.
- Las Vacaciones también se configuran por programa. Para ello:
- Pulse sobre las fechas dentro del calendario para configurar sus vacaciones escolares
- Para eliminar un día festivo, vuelva a pulsar sobre la fecha
- Las vacaciones y los días libres marcados en amarillo no se contabilizan en el total de asistencia
- Los profesores no podrán tomar asistencia en estos días
Ajustar el Primer Día del Ciclo de Rotación
Colegios que realizan un ciclo de rotación pueden pulsar sobre el número rojo del primer día de cada trimestre académico.
Una vez pulsado, podrá seleccionar el número de inicio del ciclo de rotación en el que comenzará el periodo.
Consejo: Recuerde ajustar primero sus Fechas de Periodo a través de Ajustes > Periodos Académicos, y luego configurar su calendario de vacaciones y rotación de acuerdo con los días de la sesión.
4B. Configurar Periodos
A través de Ajustes > Asistencia y Calendario > Periodos > seleccione el programa, personalice el número y la duración de los Periodos para el año académico.
- Seleccione el Año Académico.
- Marque si desea personalizar los periodos de asistencia por día o por ciclo de rotación.
- Marque si desea Iniciar el recuento de periodos desde 0.
- Habilite diferenciar periodos por grado si desea que la configuración del periodo sea específica para cada grado. Una vez habilitado, puede seleccionar el Grado para configurar la asistencia para cada nivel de grado.
- Seleccione el número de Periodos para cada día y configure los tiempos para esos periodos. Marque Periodos Personalizados para bloques de tiempo en el horario donde no se imparten clases. Los nombres de los Periodos Personalizados se pueden establecer como texto y pueden tener una imagen de fondo de una lista preestablecida de imágenes.
- También puede Copiar Configuraciones de periodos de días de la semana o ciclos de rotación. Las marcas de verificación verdes indican los días en los que se han guardado los cambios de las configuraciones.
- También puede Copiar configuraciones de periodos de años académicos anteriores por programa académico.
4C. Importar Horarios
Los Horarios de Asistencia a clase pueden configurarse manualmente (clase por clase) o mediante una importación masiva.
Tenga en cuenta que no es necesario configurar los horarios de clase para los programas en los que sólo se controla asistencia a la Tutoría. Por ejemplo, si está registrando la asistencia a clase en su grupo de secundaria, pero la asistencia a Tutoría sólo en el grupo de primaria, puede omitir este paso para el grupo de primaria.
Manualmente
Para configurar manualmente los horarios de asistencia a clase, vaya a la pestaña Asistencia de cada clase. Seleccione los Días, Periodos e introduzca la ubicación de la clase. Pulse sobre Guardar Cambios y repita el proceso para todas las clases.
Importación Masiva
La importación masiva es el método más rápido para configurar los horarios de clase y puede realizarse a través de Clases > Ver todas las clases > Administrador de clases > Importar horarios.
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Descargue nuestra plantilla CSV.
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Añada los campos obligatorios a la plantilla: ID de clase, número de día de rotación y número de periodo (la ubicación de la sala es opcional).
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ManageBac+ no permite la integración directa con sistemas de horarios de terceros. Si su colegio utiliza otro sistema de horarios con una función de exportación a XLS o CSV, es mejor hacer coincidir los ID de clase en ManageBac+ con su sistema de horarios. Esto facilitará la exportación de datos desde su sistema de horarios y añadirlos a nuestra plantilla de horarios CSV, utilizando el ID de clase como identificador único común en ambos sistemas.
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Los días y periodos de rotación para cada programa se establecen a través de Ajustes > Asistencia y calendario.
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Si su programa se ejecuta en un ciclo de 5 días (días laborables), entonces el lunes es el día de rotación 1, el martes es el día de rotación 2, y así sucesivamente.
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Guarde el archivo en formato CSV, cárguelo y pulse sobre Siguiente.
Si necesita ayuda con alguna de las importaciones anteriores o tiene alguna pregunta sobre las mejores opciones de transición para su colegio, envíenos un correo electrónico a support@ManageBac.com y estaremos encantados de ayudarle.
4D. Añadir Fechas de Entrega al Grupo de Año
El repositorio de fechas de entrega del IB permite a los administradores añadir fechas de entrega recomendadas en todos los grupos de año del IB para los calendarios de los alumnos. Para ello, los administradores pueden ir a Grupo de año > Calendario > Importar ejemplos de fechas de entrega:
El repositorio contiene las fechas de entrega predeterminadas de IB, que pueden filtrarse por categoría y años de exámenes. Puede seleccionar una fecha mediante la casilla de verificación y seleccionar Añadir recursos para importar el plazo. También puede pulsar sobre Añadir nueva fecha límite en el menú de la derecha para crear una nueva fecha límite personalizada, que se almacenará en el repositorio de fechas límite del IB. Este tema se tratará con mayor profundidad más adelante en el tutorial.
Paso 5. Actualizar los Miembros de Clases y Tutorías
5A. Añadir Alumnos a Clases
Una vez que se han transferido todas las clases de todos los programas, el siguiente paso es añadir alumnos a las nuevas clases. Los alumnos pueden añadirse a las clases manualmente o en grupo.
Añadir Alumnos Manualmente
Vaya a cada clase individualmente y añada alumnos a través de la pestaña Miembros (vea más abajo).
Los alumnos se organizan según el nivel y el programa de su curso (vea más abajo). Es posible añadir alumnos de varios niveles y programas a la clase si es necesario.
Añadir Alumnos en Grupo
Vaya a Clases > Ver todas las clases > pulse sobre Asignar alumnos en grupo.
Descargue nuestra plantilla CSV y complete los campos requeridos para asignar alumnos a las clases:
- ID o Email del alumno
- ID de clase
Guarde el archivo en formato CSV y cárguelo. A continuación, elija entre Asignación en grupo, añadiendo alumnos a las listas existentes, o Asignación en grupo y eliminación, sustituyendo las listas de alumnos existentes.
Al pasar al año siguiente, la opción más común es la de Asignación en grupo, ya que está añadiendo alumnos a clases recién creadas para el nuevo año.
5B. Asignar tutores a alumnos
Asigne tutores a alumnos a través de Grupos de año > Ver todos los grupos de año > Asignar alumnos en grupo.
Este paso es necesario si los tutores para los alumnos han cambiado del año pasado a este año, o si hay alumnos que aún no están asignados a un tutores.
Descargue nuestra plantilla CSV y rellene los campos obligatorios para asignar alumnos a los tutores:
- ID o E-mail del alumno
- E-mail del tutor
Guarde el archivo en formato CSV y cárguelo pulsando sobre Asignar alumnos en grupo. Esto asignará de forma masiva los tutores a los alumnos, permitiéndoles realizar un seguimiento de sus alumnos a través de la pestaña de tutoría. Consulte aquí para obtener más información.
5C. Generar horarios
Los horarios serán visibles para los alumnos, padres y profesores en ManageBac+ automáticamente después de que los alumnos y profesores hayan sido asignados a sus clases. Sin embargo, es posible que desee proporcionar más PDF generados para ellos, como por ejemplo en la impresión de cualquier evento del día de apertura.
Genere horarios en PDF para los alumnos a través de Clases > Ver todas las clases > Gestor de clases > Generar horarios.
Esto creará un archivo ZIP almacenado en la parte derecha. Puede descargar y compartir los archivos PDF con los alumnos por email o mensaje.
El ZIP se organizará según el Nivel de Grado y el Nombre del Alumno.
Alternativamente, los alumnos pueden ver su propio horario en el portal o en PDF al iniciar sesión en ManageBac+.
Paso 6. Dé Acceso a su Comunidad
6A. Desbloquear ManageBac+
No olvide eliminar la restricción para Alumnos y Padres, si la añadió en el paso 2A. Se desbloqueará automáticamente a las 00:00 GMT de la fecha seleccionada, por si se le olvida.
6B. Enviar Correos Electrónicos de Bienvenida
Si los usuarios no han recibido sus e-mails de bienvenida, tiene dos opciones:
1. Reenviar a todos los usuarios que aún no han iniciado sesión.
2. Reenviar a un usuario individualmente.
Nota: Los correos electrónicos introducidos en el sistema distinguen entre mayúsculas y minúsculas. La dirección de correo electrónico de los usuarios generalmente se escriben en minúscula.
Reenvío a todos los usuarios que aún no han iniciado sesión
A través de Ajustes > Directorio del colegio > Lista > Enviar correos electrónicos de bienvenida.
Elija el tipo de usuario al que desea enviar los correos electrónicos de bienvenida en el menú desplegable. Si selecciona alumnos, también puede especificar un Grupo de Año. Una vez confirmada la selección, se enviarán los correos electrónicos de bienvenida.
¡Ha completado su transición!
Enhorabuena por haber completado los pasos cruciales de la transición.
Si desea ver los pasos recomendados para garantizar que su cuenta se mantiene ordenada, consulte nuestra lista de comprobación previa a la transición aquí y la lista de comprobación posterior a la transición aquí.
Revisión de la Cuenta
Si desea que su gestor de cuenta revise la cuenta de su centro, vaya a Ajustes > Gerente de servicios, donde encontrará los datos de su Gestor de Cuenta a la derecha. Contacte con su gestor por email usando como asunto "Revisión de transición de cuenta" y le contactará en breve para confirmar el estado de su cuenta, así como para facilitarle cualquier consejo de mejores prácticas.
Preguntas Sobre la Transición
Si tiene preguntas sobre cualquiera de los pasos de esta guía, no dude en enviar una solicitud de asistencia al equipo de asistencia de ManageBac+.
Opciones de Formación para Nuevos Usuarios
Los administradores pueden reservar sesiones de formación 1-1 sobre el manejo de su cuenta ManageBac+, u organizar sesiones de formación en grupo para que los profesores se familiaricen con ManageBac+. Las sesiones de formación son gratuitas y pueden reservarse con 24 horas de antelación.
Únase a una Academia de Formación
Para aquellos que deseen formarse como Educador Certificado o estén interesados en ser Embajadores de la Comunidad, recomendamos unirse a una Academia de Formación ManageBac+, que sirve como punto de entrada a estas nuevas iniciativas en 2022.