Esta guía proporciona un paso a paso para registrar a los estudiantes en sus Exámenes IB a través de ManageBac+.
Registrar Estudiantes para sus exámenes IB a través de ManageBac+
Beneficios clave de usar ManageBac+
- Los estudiantes pueden ver e incluso ayudar a añadir su propia información personal
- Ver rápidamente quiénes aún necesitan agregar información
- Proceso de registro con un solo clic una vez que los detalles del estudiante están en el sistema
- Crear calendarios de exámenes fáciles de seguir basados en los registros de los estudiantes
- Facturar a los padres usando nuestra opción Exportar a PDF
Configuración de la Escuela y del Diploma
Configuración de la Escuela
1.Verifique su sesión de exámenes en Configuración > Configuración de la Escuela > Nombre, Dirección y Logo
2.Verifique que su Código de Escuela IB sea exacto/actual
Tenga en cuenta que como medida de seguridad de datos, estos campos no son configurables. Por favor, envíe un correo electrónico a support@ManageBac.com para solicitar cambios en su Código de Escuela IB o en la Sesión.
Consejo: Solo es posible registrarse para exámenes en una sesión a través de ManageBac+. La sesión disponible para su escuela será la que coincida con la configuración de su escuela.
3.Configure el idioma de instrucción en Configuración > Configuración de la Escuela > Nombre, Dirección y Logo
Si su escuela ofrece el Diploma IB en más de un idioma de trabajo, primero deberá habilitar idiomas adicionales de instrucción en la Configuración de la Escuela para establecer asignaturas en esos idiomas.
Consejo: Ahora múltiples idiomas también son una opción para los registros IBIS de Teoría del Conocimiento, así que asegúrese de habilitar primero el idioma adicional de instrucción.
Configuración del Diploma
1.Configure las asignaturas del Diploma en Configuración > Diploma IB > Asignaturas
- Confirme sus asignaturas autorizadas en Configuración > Diploma IB > Asignaturas
- Sus asignaturas en ManageBac+ deben coincidir exactamente con sus asignaturas IBIS, o verá un código de error al intentar registrar a los estudiantes
2.Configure opciones y niveles en Configuración > Diploma IB > Asignaturas > Opciones y Niveles
- Especifique las opciones (por ejemplo, ab initio) y niveles (por ejemplo, SL) para sus asignaturas
- Solo aparecerán aquí las asignaturas habilitadas en su cuenta bajo Asignaturas
Consejo: No olvide seleccionar sus temas para las asignaturas relevantes. Ejemplo: Individuos y Sociedades > Historia, habilite SL/HL y las corrientes HL apropiadas, es decir, “Asia y Oceanía”.
3.Configure las asignaturas de ensayo extendido en Configuración > Diploma IB > Asignaturas >
Asignaturas de Ensayo Extendido
- Habilite Asignaturas de Ensayo Extendido para permitir que los estudiantes seleccionen a través de sus hojas de trabajo de Ensayo Extendido y en sus Hojas de Trabajo de Planes
- Solo aparecerán aquí las asignaturas habilitadas en su cuenta bajo Asignaturas.
Consejo: Si los estudiantes informan que no pueden seleccionar una asignatura a través de su Propuesta de Ensayo Extendido, asegúrese de que esté habilitada tanto en Asignaturas DP como en Asignaturas EE.
4.Configure el número de asignaturas adicionales permitidas en Configuración > Diploma IB > Asignaturas
- Si el número de asignaturas está configurado en 0, los estudiantes no podrán añadir asignaturas adicionales a su hoja de trabajo de planes
- Seleccione entre 0, 1, 2 o 3 asignaturas adicionales
Consejo: La pestaña Asignatura Adicional es para estudiantes que toman más de las 6 asignaturas prescritas y no se contará para el Diploma IB completo. Si los estudiantes toman dos asignaturas que contarán para sus créditos del Diploma IB bajo Grupo 1, Grupo 3 o Grupo 4, puede usar el botón 'Agregar Nueva Asignatura' en su hoja de trabajo de Planes en su lugar.
Hojas de Trabajo de Planes
Organizando Información Personal del Candidato y Elecciones de Exámenes
Configuración del Grupo de Año
Con la integración entre ManageBac+ e IBIS, los coordinadores pueden enviar la información de registro de exámenes de los estudiantes directamente a IBIS, registrando a los estudiantes en masa con un solo clic.
Consejo: ¿No ve la pestaña Planes en el menú de su grupo de año? Habilítela en Grupo de Año > Editar Configuración del Grupo de Año.
Hojas de Trabajo de Planes
A través de Grupos de Año > Seleccione un Grupo de Año > Planes, los coordinadores pueden ver una lista de sus estudiantes y los requisitos que han cumplido.
- Por defecto, los estudiantes están agrupados por asesor, con Sus Estudiantes en la parte superior de la página
- Haga clic en el menú desplegable de vista para ordenar su lista de estudiantes alfabéticamente
Consejo: Use el Listado de Planes para rastrear si sus estudiantes han cumplido con sus requisitos.
Las hojas de trabajo de planes, incluyendo Información Personal del Candidato y Asignaturas y Niveles, deben completarse primero antes de registrar a los estudiantes para los exámenes IBIS.
- Haga clic en Desbloquear todas las hojas de trabajo para permitir que los estudiantes completen sus propias hojas de trabajo de Planes
- Si hace clic en el nombre de un estudiante, se mostrará la hoja de trabajo del Plan de Diploma de ese estudiante
Consejo: Si prefiere completar las hojas de trabajo usted mismo, manténgalas bloqueadas para que los estudiantes no puedan hacer cambios.
Bloquee o desbloquee los perfiles de estudiantes en Configuración > Permisos, Seguridad y Privacidad
- Los datos personales se sincronizan entre la Hoja de Trabajo del Plan del estudiante y su Perfil de Usuario
Nota: Aunque las Hojas de Trabajo de Planes estén desbloqueadas, si los Perfiles de Estudiantes están bloqueados, los estudiantes no podrán editar su información personal.
Los estudiantes o asesores pueden completar sus hojas de trabajo de planes a través de la pestaña Planes del Gestor de Grupo de Año en sus propias cuentas, completando sus detalles personales y asignaturas y niveles.
- Los administradores o asesores pueden hacer cambios adicionales no disponibles para los estudiantes, como cambios en los códigos de sesión o números PIN
Consejo: Use la cuenta demo para sesiones con sus estudiantes, iniciando sesión a través de Roles y Enlaces del Navegador > y seleccionando el nombre del estudiante. Envíe un correo a support@ManageBac.com para acceso a la cuenta demo
Nota: Los campos obligatorios están indicados con una estrella roja. Los nombres y apellidos deben ingresarse tal como aparecen en su identificación legal.
Consejo: Actualice información masivamente a través de Configuración > Importar > Estudiantes > marcando “Actualizar Usuarios Existentes” para ayudar a prellenar la información personal.
Como administrador, puede ingresar el Código Personal IBIS de un estudiante. Este código se usa para identificar a cualquier estudiante registrado anteriormente como candidato anticipado o en el MYP. Este campo es obligatorio si el estudiante ha sido registrado previamente.
También puede ingresar el Número de Sesión del Candidato. Los estudiantes no pueden editar estos campos.
Seleccione el Estado del Candidato como Diploma o Curso DP. Tenga en cuenta que los estudiantes de Curso DP no pueden registrarse para EE, ToK o CAS a través de ManageBac+ - si sus estudiantes de Curso optan por estos componentes, deberán registrarse directamente a través de IBIS.
Consejo: El estado de Curso DP no puede combinarse con registros anticipados.
Bajo Asignaturas y Niveles, haga clic en Editar. Haga clic en el Grupo de Asignatura y use los menús desplegables
para seleccionar la asignatura apropiada, nivel (HL o SL) o idioma, luego haga clic en Confirmar Asignatura.
- Haga clic en el nombre de un estudiante para ver y Editar una hoja de trabajo completada
- Los planes pueden bloquearse individualmente a través de Bloquear Hoja de Trabajo, evitando que los estudiantes hagan cambios
Consejo: Evite bloquear hojas de trabajo con información personal faltante o desactualizada. La Información Personal del Candidato se usará para el registro de exámenes y debe ser precisa.
Adaptado a los Requisitos del IB
Guía y Escenarios: Diploma versus Curso
Como candidato completo al Diploma, ManageBac+ verificará automáticamente que haya seleccionado al menos 3 asignaturas HL.
Por lo tanto, querrá completar sus Asignaturas y Niveles en una sola sesión, recordando hacer clic en Guardar Cambios para confirmar.
Consejo: Si cometió un error y necesita comenzar de nuevo, haga clic en Restablecer Plan al final de la página para iniciar sus selecciones desde cero.
Guía y Escenarios: Añadir Asignaturas Adicionales
Los estudiantes de Diploma que se registran para más de una asignatura del mismo grupo deben añadir la asignatura como una asignatura de Artes o haciendo clic en Añadir Nueva Asignatura.
Si está tomando dos exámenes de Lengua A, la segunda asignatura de Lengua A puede seleccionarse haciendo clic en Añadir Nueva Asignatura y seleccionando “Segunda Lengua y Literatura”.
Los estudiantes de Diploma que se registren para asignaturas adicionales fuera o además de sus 6 asignaturas de examen, o estudiantes de Curso que tomen múltiples asignaturas del mismo grupo, deben añadirlas haciendo clic en Asignatura Adicional.
Guía y Escenarios: Candidatos Anticipados
Para estudiantes que presentan exámenes en su año DP 1, marque la casilla de Candidato Anticipado
en la pestaña DP 1.
Seleccione la asignatura y niveles para el examen anticipado, marque la casilla Asignatura de Examen y Confirme la Asignatura. Aparecerá una E junto a la asignatura correspondiente.
En su hoja de trabajo DP2, debe marcar sus asignaturas de examen anticipado (por ejemplo, Chino B HL) o seleccionar una asignatura y nivel nuevos para sus exámenes finales del Diploma.
Debe verificar dos veces su paquete de asignaturas para asegurarse de su precisión y garantizar que los exámenes apropiados estén indicados como Examen Anticipado. Aparecerá una A junto a la asignatura correspondiente.
Guía y Escenarios: Programa Bilingüe
Para estudiantes del programa bilingüe, debe seleccionar dos asignaturas de Lengua y Literatura, o seleccionar una asignatura de un idioma diferente bajo el Grupo 3 o 4.
Próximos Pasos para Cursos en Línea Pamoja
- Dado que todas las presentaciones en IBIS para los estudiantes Pamoja de mayo de 2021 serán realizadas por Pamoja Education, Pamoja enviará las calificaciones de IA de sus estudiantes, las calificaciones previstas y generará y cargará muestras de moderación y cualquier componente evaluado externamente, donde sea aplicable en IBIS.
- Por lo tanto, es necesario que al registrar a su(s) estudiante(s) a través de ManageBac+ para sus Exámenes IB indique que el/los estudiante(s) han tomado su(s) curso(s) en línea.
- Esto debe indicarse usando la opción Cursos en línea DP. Después de completar el registro de candidatos para una sesión, navegue a IBIS y a la opción ‘Cursos en línea DP’.
- Busque al candidato usando las opciones de búsqueda proporcionadas o seleccione Listar todos los candidatos para ver todos los registros de candidatos para asignaturas disponibles a través de un proveedor en línea DP. Haga clic en el botón “Buscar candidatos”. Los resultados de la búsqueda se mostrarán en la tabla.
- Marque la casilla Indicar curso en línea, seleccione el proveedor del curso y luego haga clic en el botón “Guardar cambios”.
Gestión del Listado
- Insta a los estudiantes a completar sus hojas de trabajo haciendo clic en Enviar Recordatorios por Correo Electrónico en el panel de navegación derecho del listado de Planes
- Los estudiantes recibirán una notificación por correo electrónico como se indicó arriba
- Pueden acceder y completar sus hojas de trabajo a través de la pestaña Planes en sus propias cuentas
Consejo: Envíe recordatorios mientras los estudiantes están en clase, ¡para que puedan seguir los pasos juntos!
- A medida que los estudiantes completan sus hojas de trabajo, rastree el progreso mediante las marcas de verificación en el listado
- Haga seguimiento con quienes faltan información, que pueden requerir asistencia adicional
- La marca de verificación de CAS aparecerá cuando la hoja de trabajo CAS del estudiante esté marcada como “El estudiante ha completado exitosamente el programa CAS.”
Consejo: No necesita obtener una marca de verificación para CAS para registrar exitosamente a un estudiante, ya que los estudiantes del Diploma se registran automáticamente para CAS.
- Los coordinadores pueden revisar el progreso de todos los estudiantes en conjunto haciendo clic en Exportar a PDF
Consejo: ¡Use la exportación para verificar doblemente la Información Personal de los Candidatos y las Selecciones de Asignaturas!
- Una vez satisfecho con las hojas de trabajo, regrese a Grupo de Año > Planes
- Haga clic en Bloquear Todas las Hojas de Trabajo para evitar que los estudiantes hagan más cambios
- Realice una revisión final a través de Exportar a PDF o Exportar IBIS a Excel
Cuando esté listo, haga clic en Registrar vía IBIS!
Consejo: No se preocupe, al hacer clic en Registrar vía IBIS se abre otra página donde puede revisar qué estudiantes registrar.
Las Etapas del Registro
Registro a través de IBIS
- Primero, es importante limpiar los candidatos anticipados a través de Registrados > Limpiar Candidatos Anticipados para sus grupos DP 2
- Limpiar los registros anticipados le permite registrar candidatos anticipados del Diploma para sus exámenes finales en el segundo año del programa de diploma
Consejo: Recomendamos limpiar los registros anticipados como primer paso en el proceso, si tiene candidatos anticipados previos.
En la página de Registro IBIS, los estudiantes se clasificarán en una de cinco categorías ordenadas por diferentes pestañas.
Pendiente
Estos estudiantes no han terminado de ingresar ni Asignaturas de Examen ni Información Personal y actualmente no son elegibles para el registro en IBIS.
Regrese a su hoja de trabajo y haga las revisiones necesarias para avanzar a Programado.
Programado
Estos estudiantes están listos para el registro de exámenes y han proporcionado toda la información requerida.
- Una vez que haya revisado sus hojas de trabajo para asegurar la selección correcta de asignaturas, puede registrar individualmente haciendo clic en 'Registrar Ahora' o seleccionando 'Registrar todos los Candidatos'
- Después de hacer clic en una de estas opciones, su proceso de registro de exámenes se iniciará de forma segura
En Proceso
Una vez que elija registrar estudiantes desde la pestaña programados, aparecerán temporalmente bajo la pestaña en proceso hasta que se muevan a Registrado o Fallido.
Nota: Por favor sea paciente y tal vez tome una taza de café mientras espera, ya que tomará de 5 a 10 segundos completar el proceso de registro para un estudiante individual, pero hasta 60 minutos para cientos de estudiantes.
Registrado
Estos estudiantes han sido registrados con éxito y no se requiere ninguna acción adicional. Los estudiantes previamente registrados para exámenes anticipados también aparecerán aquí.
Fallido
Estos estudiantes no pudieron ser registrados, y se proporciona un mensaje de error.
Consejo: Las escuelas pueden ver “La capacidad para registrar candidatos para esta sesión ha sido retirada ya que su escuela tiene deudas pendientes de más de 90 días. Por favor contacte a Finanzas vía myaccount@ibo.org para más discusión.”
Por favor contacte directamente al IBO si ve este mensaje en particular.
Notas Adicionales sobre el Registro
Una vez que los estudiantes estén registrados con éxito, los códigos personales se actualizarán automáticamente de inmediato y los números de sesión se actualizarán automáticamente en ManageBac+ en enero (para escuelas de sesión de mayo) y antes de finales de agosto (para escuelas de sesión de noviembre).
También puede actualizar estos manualmente o mediante importación masiva haciendo clic en Actualizar Códigos Personales IBIS.
Nota: Los códigos PIN no se extraen automáticamente de IBIS. Deberán actualizarse manualmente si desea que los estudiantes los accedan en ManageBac+
Consejo: Es importante que revise las hojas de trabajo de sus estudiantes individualmente antes de registrarlos. El IB aún requiere esto de los Coordinadores, y aunque ManageBac+ valida los registros para detectar errores básicos (por ejemplo, menos de 3 asignaturas HL), no indicar el código personal, elegir una asignatura para la cual su escuela no está autorizada, etc., puede resultar en registros fallidos.
Manejo de Escenarios Comunes
Gestión de Estudiantes con Registro Fallido
Haga clic en Fallido para ver a los estudiantes cuyo registro falló, habrá instrucciones sobre cómo corregir y volver a registrar.
El candidato existe en otra escuela y no puede registrarse nuevamente en ManageBac+. Por favor regístrelo vía IBIS.
Este error ocurre si el estudiante se transfirió de otra escuela y si fue registrado como candidato MYP o para exámenes anticipados en su primer año del Programa de Diploma. Como Coordinador IB, deberá contactar a la escuela anterior y solicitar el código personal IBIS del estudiante (por ejemplo, dmg891) y luego registrar directamente vía IBIS.
El candidato ya existe en IBIS. Por favor complete el Código Personal del Candidato desde IBIS e intente de nuevo.
- Esto significa que el estudiante ha sido registrado previamente para un examen anticipado del Diploma o para moderación MYP a través de su escuela. Deberá verificar en IBIS y asegurarse de que el código personal IBIS del estudiante esté actualizado en la pestaña Planes a través de Actualizar Códigos Personales IBIS
- Esto asegurará que el estudiante sea identificado correctamente y podrá reenviar las inscripciones de asignaturas de examen a través de la página Registrar vía IBIS haciendo clic en el botón Registrar a la derecha del nombre del estudiante
Este candidato ya está registrado en IBIS y no puede registrarse nuevamente desde ManageBac+.
Este error ocurre cuando los estudiantes son registrados manualmente en IBIS antes de ser registrados en ManageBac+. Si este es el caso, deberá hacer todas sus actualizaciones para ese estudiante directamente en IBIS.
Consejo: En este caso, aún puede mantener la Información Personal del Candidato y las Asignaturas Seleccionadas en ManageBac+ para referencia.
Asignaturas Autodidactas / Plan de Estudios Escolar / Asignaturas Piloto
- Las asignaturas autodidactas y otras solicitudes especiales deben registrarse directamente en el centro de ayuda IBIS
- Aunque las asignaturas pueden indicarse en las hojas de trabajo de Planes, ManageBac+ no puede automatizar ni confirmar estos registros
- Debe contactar al centro de ayuda IBIS para confirmar estos registros
Calendarios de Exámenes
Emitir Calendarios, Supervisores de Exámenes y Ubicaciones para Estudiantes y Profesores
Puede crear calendarios de exámenes a través de la pestaña Planes. Para cada examen, tendrá opciones para horarios, supervisores y ubicaciones.
Bajo la pestaña Planes, haga clic en el enlace Calendario de Exámenes en la barra lateral.
Consejo: Las fechas de examen están incorporadas anualmente para las sesiones de mayo y noviembre junto con las duraciones y fechas para cada prueba.
Se le pedirá ingresar la hora de inicio para cada examen junto con la ubicación y hasta tres supervisores de examen. Haga clic en Guardar Cambios al final de la página.
Los profesores y asesores pueden hacer clic en Calendario de Exámenes para ver todos los horarios, supervisores y ubicaciones de exámenes. Exámenes Asignados muestran las asignaciones individuales de exámenes del profesor.
Los estudiantes podrán acceder a sus horarios personalizados de exámenes a través del menú derecho de la Hoja de Trabajo del Plan DP. Como Coordinador DP o asesor del aula, haciendo clic en el nombre de un estudiante bajo Planes, puede ver el calendario de exámenes de ese estudiante.
Haga clic en Calendario de Exámenes en el menú derecho para ver el horario de exámenes del estudiante, que mostrará sus exámenes en orden cronológico.
Nota: Solo una vez que se hayan especificado horarios, ubicaciones y supervisores, estos se mostrarán en el calendario de exámenes del estudiante.
Facturación
Facturas automatizadas y personalizadas para sus familias DP
Habilite la facturación para los exámenes seleccionados de sus estudiantes a través de Grupo de Año > Editar Configuración del Grupo de Año > Opciones de Facturación.
Después de habilitar, configure sus opciones de factura a través del listado de Planes y el panel de navegación derecho. Puede hacer cambios en los siguientes campos:
- Tarifa por Asignatura
- Moneda
- Información de Pago
Navegando a la Hoja de Trabajo de Planes de un estudiante, encontrará:
- Tarifa individual de examen
- Tarifa de registro si aplica
- Total calculado automáticamente
Al hacer clic en Exportar a PDF desde el Listado de Planes o la Hoja de Trabajo de Planes, la información se incluirá para referencia del administrador. Este PDF puede descargarse y enviarse a los padres o estudiantes.